Raadsvoorstel Vastellen Programma van eisen - Aanbesteding Accountantsdiensten (686456).pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: Documentnummer: Indiener: College van B&W Datum: 12 november 2024 Portefeuille(s): Inkoop Portefeuillehouder(s): Drs. J.P. Gebben Begrotingsprogramma: nvt Begrotingsdoel (nummer + duiding): nvt E-mailadres: m.van.der.molen@dronten.nl Onderwerp: Vastellen Programma van eisen - Aanbesteding Accountantsdiensten Te besluiten om 1. Het programma van eisen aanbesteding Accountantsdiensten en de scope van de dienstverlening vast te stellen. 2. Twee leden van de auditcommissie als onderdeel van de beoordelingscomissie aan te wijzen; 3. Deze twee leden het mandaat te geven voor de verdere voorbereiding van de aanbesteding tot en met het doen van een gunningvoorstel. Inleiding Op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet en de Controleverordening is de raad opdrachtgever voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In deze verordening staat tevens dat de raad het programma van eisen vaststelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Het huidige contract met de accountant loopt na het boekjaar 2024 af. Vanaf boekjaar 2025 zal er opnieuw een Overeenkomst met een accountant gesloten moeten worden. Een projectgroep bestaande uit twee leden van de Auditcommissie en enkele ambtelijk medewerkers hebben de aanbesteding voorbereid en afgestemd met de Auditcommissie. Argumenten 1.1 Het Programma van Eisen bevat de functionele eisen van de opdracht.

In het Programma van eisen is bepaald waaraan de opdrachtnemer moet voldoen. Hierin is de omvang van de door de accountant te leveren diensten en de wijze waarop dit moet plaatsvinden beschreven, inclusief de daarbij behorende plannings- en prijscomponenten. Het programma van eisen vormt na de gunning een onderdeel van de te sluiten Overeenkomst. 1.2 Voor de jaarlijkse dienstverlening geldt een duidelijke planning. Voor een goede samenwerking is het van belang dat enerzijds de raad, het college en de ambtelijke organisatie en anderzijds de accountant kunnen uitgaan van een duidelijke planning van de dienstverlening door de accountant. In het Programma van Eisen is een eis opgenomen waarin de diensten en de uiterlijke oplevering daarvan is vastgesteld. 1.3. Vastgelegd wordt op welke momenten de accountant geacht wordt aanwezig te zijn. De communicatie en afstemming met de raad, de auditcommissie en de ambtelijke organisatie vormt en belangrijk aspect binnen de dienstverlening door de accountant. De Bijlage(n):

De Rede 1 8251 ER Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon 14 0321

www.dronten.nl

afstemmingsgesprekken en frequentie van de aanwezigheid van de accountant is dan ook concreet gemaakt in het Programma van Eisen. 1.4 Voor de gemeente Dronten worden duidelijke prijsafspraken gemaakt om de kostenstructuur helder te houden. Voor de vaste dienstverlening, waaronder de jaarrekeningcontrole en de natuurlijke adviesfunctie, geldt een vaste prijs zonder ruimte voor meerwerk. Dit omvat onder meer de interim-controle, de managementletter, de jaarrekeningcontrole inclusief SiSa, en het bespreken van de resultaten. Voor variabele diensten, zoals losse advieswerkzaamheden op afroep, geldt vastgestelde uurtarieven. 1.5 De gunningscriteria en de weging zijn bepalend voor de keuze van de te contracteren accountant. Het gunningscriterium Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding wordt gevormd door een aantal kwaliteitsaspecten, de zogenaamde wensen en de prijs. Voor de beoordeling is aan deze aspecten een wegingspercentage gekoppeld. De uitkomst daarvan vormt het resultaat van de beoordeling. 1.6 De duur van de overeenkomst voor de accountantsdiensten is bepaald. Om de relatie met de accountant duurzamer en efficiënter te maken, kiest de gemeente Dronten voor een overeenkomst met een vaste looptijd van twee jaar en een optionele verlenging van maximaal vier jaar. Deze langere looptijd biedt voordelen voor beide partijen.

Een duurzame samenwerking bevordert de opbouw van een vertrouwensrelatie, waardoor de accountant beter kan inspelen op de specifieke behoeften en uitdagingen van de gemeente. Tevens zorgt de langere looptijd voor stabiliteit en continuïteit in de dienstverlening, wat de kwaliteit van controles en advies ten goede komt en een positieve invloed heeft op de gemeentelijke bedrijfsvoering. 2.1 Vertrouwen in de aanpak van de auditcommissie Twee leden van de auditcommissie hebben de aanbestedingsstukken beoordeeld en heeft het vertrouwen uitgesproken dat deze kan leiden tot een overeenkomst met een geschikte accountant in de specifieke context van de gemeente. Kanttekeningen 1.1 Er schrijft geen accountant in op de aanbesteding. Door het terugtreden van grote accountantskantoren uit de gemeentemarkt is er een tekort aan accountants voor gemeenten. Hierdoor bestaat de kans dat er geen inschrijvingen binnenkomen, waardoor de gemeente mogelijk niet op tijd voldoet aan de wettelijke verplichting om de jaarrekening te laten controleren door een accountant. Om dit te voorkomen, heeft de gemeente ervoor gekozen om realistische en haalbare eisen te stellen. Daarnaast wordt de aanbesteding tijdig gepubliceerd, zodat de gemeente daar vroeg op kan anticiperen. Veel gemeenten ervaren dat slechts enkele kantoren inschrijven op aanbestedingen.

1.2 Vertraging aanbestedingsprocedure Het is mogelijk dat er vertraging optreedt in de aanbestedingsprocedure met name door mogelijke juridische procedures rondom het aanbestedingsproces. Het risico is klein, omdat de gemeente zorgvuldig heeft gezorgd voor transparante en realistische aanbestedingsstukken. Daarnaast zijn de eisen en voorwaarden duidelijk geformuleerd, wat het risico op juridische procedures verkleint. 1.3 Het werk van de accountant voldoet niet aan de verwachting.

Het risico bestaat dat het werk van de accountant niet voldoet aan de verwachtingen. Dit risico wordt beheerst middels het Programma van Eisen en hetgeen beschreven staat in het Beschrijvend document. In het Programma van Eisen zijn daarom, in aanvulling op de wettelijke eisen, specifieke eisen opgenomen met betrekking tot contactmomenten met de accountant. Deze contactmomenten bieden gelegenheid om lering te trekken uit het controleproces en de bevindingen en om richting te geven aan verbeteringen. Vervolg Het programma van eisen wordt opgenomen in de aanbestedingsdocumenten. Voor verdere afstemming over het proces en de voortgang werken we samen met twee vertegenwoordigers van de auditcommissie. Dit omvat ook het samenstellen van de beoordelingscommissie die de inschrijvingen zal beoordelen. Volgens de planning wordt de aanbesteding in december 2024 gepubliceerd. In februari 2025 worden de inschrijvingen beoordeeld, en de mondelinge toelichtingen vinden ook in februari 2025 plaats. Na de mondelinge toelichtingen kan een voornemen tot gunning bekendgemaakt worden. De besluitvorming over de gunning van de opdracht vindt plaats in de raadsvergadering van 8 mei 2025 of in overleg eerder, maar daarover zult u nader worden geïnformeerd. Bijlagen Alleen de onder dit kopje genoemde bijlagen worden tezamen met het voorstel aan de raad aangeboden.

Het collegevoorstel/besluit is nooit een bijlage bij het raadsvoorstel. Bijlage(n) bij dit voorstel: 1. Programma van eisen, aanbesteding Accountantsdiensten De Secretaris,

De Burgemeester,