Raadsvoorstel renovatie Bremerbergzaal.pdf

RAADSVOORSTEL Renovatie Bremerbergzaal Zaaknummer: Documentnummer: Indiener: Fractievoorzitters Datum: 04/12/2025 Portefeuille(s): Gemeentelijk vastgoed Portefeuillehouder(s): S.J. Lap Begrotingsprogramma: 0 Begrotingsdoel (nummer + duiding) Onderwerp Renovatie Bremerbergzaal tot een volwaardige vergaderzaal voor beeld en oordeelsvormende vergaderingen van de gemeenteraad Te besluiten om 1. De Bremerbergzaal te renoveren tot een volwaardige vergaderzaal voor beeld- en oordeelsvormende vergaderingen, conform de uitgangspunten zoals vastgelegd in bijgevoegde memo met documentnummer 772735; 2. Hiertoe in 2026 een investeringsbudget van 192.000 euro, exclusief BTW beschikbaar te stellen en de hieruit volgende financiële lasten op te nemen in de begroting 2026 e.v. 3. Het college te verzoeken ten aanzien van de aanschaf en het onderhoud van de benodigde apparatuur af te wijken van het inkoopbeleid. Inleiding De fractievoorzitters hebben diverse malen aangegeven dat er een wens bestaat de Bremerbergzaal op te waarderen tot volwaardige vergaderruimte voor beeld- en oordeelsvormende vergaderingen. Op dit moment is de inrichting van de ruimte alsmede de kwaliteit van het beeld en geluid verre van optimaal. De ruimte wordt met enige regelmaat bij parallelle beeld- en oordeelsvormende vergaderingen door de gemeenteraad.

De vergaderopstelling is niet optimaal omdat niet alle deelnemers elkaar kunnen zien. Met de huidige techniek kunnen deelnemers niet goed in beeld en geluid worden gebracht, waardoor de uitzending voor publiek moeilijk te volgen is. De wens is uitgesproken de Bremerbergzaal op te waarderen naar een volwaardige vergaderruimte met voorzieningen die gelijk zijn aan die in de Raadzaal. De ambtelijke organisatie heeft hiertoe een voorstel ontwikkeld (memo met documentnummer 772735). Dit voorstel is tweemaal besproken in het fractievoorzittersoverleg en uitgewerkt in bijgaand raadsvoorstel. Argumenten 1.1 Heringerichte Bremerbergzaal straks toereikend als volwaardige vergaderkamer voor beeld- en oordeelsvormende vergaderingen Door de renovatie van de Bremerbergzaal is deze vergaderruimte geschikt als volwaardige vergaderkamer voor beeld- en oordeelsvormende vergaderingen. Met de verdere groei van de gemeente en het aantal raadsleden is een tweede volwaardige vergaderruimte wenselijk, ook vanuit het oogpunt van een transparante, politieke besluitvorming. 2.1. Investeringsbudget De kosten van de investering worden geraamd op 192.000 euro. Bijlage(n):

De Rede 1 8251 ER Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon 14 0321

www.dronten.nl

2.2. Afschrijven conform financiële verordening Conform onze financiële verordening wordt deze investering in 10 jaar afgeschreven. 2.3. Financiële lasten (kapitaallasten) De met deze investering samenhangende kapitaallasten worden verwerkt in de begroting. In 2026 bedragen de jaarlijkse kapitaallasten € 25.920 en deze zijn dalend naar € 19.872 in 2035 (afschrijving € 19.200 per jaar vermeerderd met de rekenrente). 2.4. Vernieuwde Bremerbergzaal wordt opgenomen in accommodatiebeheerplan De aangepaste Bremerbergzaal wordt opgenomen worden in het accommodatiebeheerplan. Kanttekeningen De benodigde apparatuur moet vanzelfsprekend gekoppeld worden aan het reeds bestaande systeem (van de firma AVEX) in de raadszaal en het raadsinformatiesysteem (Gemeenteoplossingen). Voor beiden heeft in een eerder stadium reeds een aanbesteding plaatsgevonden. Dit vraagt op dit punt om een afwijking van het inkoopbeleid. De bevoegdheid af te wijken van het inkoopbeleid ligt bij het college van BenW en niet bij de gemeenteraad. In afstemming met de afdeling inkoop wordt daarom separaat aan het college het verzoek gedaan in dit geval af te wijken van het inkoopbeleid. De ruimte voor publiek om vergaderingen bij te wonen is (zeer) beperkt en blijft ook in de nieuwe situatie onveranderd.

Meer ruimte voor publiek kan alleen met een bouwkundige aanpassing worden gerealiseerd, die aanzienlijk ingrijpender is. Omdat na de renovatie wel een volwaardige uitzending mogelijk is, wordt het wel beter mogelijk de vergadering buiten de ruimte te volgen en publiek elders op te vangen. De geschatte kosten zijn geraamd op prijspeil 2025. Vervolg Na besluitvorming door de gemeenteraad zal het proces van inkoop en realisatie gestart worden. Er dient rekening gehouden te worden met circa 20 weken levertijd. Bijlagen Bijlage(n) bij dit voorstel: 1. memo van uitgangspunten (documentnummer 772735). De griffier,

De burgemeester,