Raadsvoorstel Ontwerp‑programmabegroting 2027–2030 HFA (inclusief jaarrekening 2025).pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: 1000392 Documentnummer: 1001897 Indiener: Scott Schoenmakers Datum: 6 mei 2026 Portefeuille: Informatiemanagement Portefeuillehouder: Siert Jan Lap Begrotingsprogramma: 0 Bestuur en ondersteuning

Onderwerp Ontwerp-programmabegroting 2027-2030 en jaarrekening 2025 Het Flevolands Archief Te besluiten om 1. Kennis te nemen van de jaarrekening 2025 van Het Flevolands Archief. 2. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-programmabegroting 2027-2030 van Het Flevolands Archief. 3. De brief met documentnummer 1001854 vast te stellen en te verzenden aan Het Flevolands Archief. Inleiding Het Flevolands Archief (HFA) voert sinds 2017 voor Gemeente Dronten het beheer uit van overgebrachte archiefbescheiden en houdt toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze taken zijn belegd via de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Regionaal Historisch Centrum HFA. Het Dagelijks Bestuur van HFA biedt onze gemeenteraad de gelegenheid om een zienswijze in te dienen op de ontwerp-programmabegroting 2027-2030, conform artikel 21 lid 6 van de GR en artikel 81 lid 1 en 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Daarnaast is de jaarrekening 2025 ter kennisname toegezonden, conform artikel 25 lid 1 van de GR. Het Dagelijks Bestuur van Het Flevolands Archief heeft de ontwerp-programmabegroting 2027-2030 en de jaarrekening 2025 vastgesteld. Het college legt nu het voorstel, om geen zienswijze op de ontwerp-programmabegroting in te dienen, ter besluitvorming voor aan de raad.

De financiële positie en agenda van HFA worden de komende jaren beïnvloed door: • de nieuwe archiefwet; • technologische ontwikkelingen; • geopolitieke risico’s; • veranderende samenwerking met het Rijk en regionale partners. Argumenten 1.1 Jaarrekening 2025 is financieel in orde en ter kennisname De jaarrekening is opgesteld conform het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het gerealiseerde saldo bedraagt €150.536 negatief. Na onttrekking aan de bestemmingsreserves resulteert dit in een negatief resultaat van €19.401. Dit verlies neemt Bijlage(n):

De Rede 1 8251 ER Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon 14 0321

www.dronten.nl

Het Flevolands Archief ten laste van de Algemene Reserve. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van de financiële positie en vraagt geen besluitvorming van de raad. 2.1 De begroting voldoet aan de wettelijke vereisten voor rechtmatigheid HFA voldoet aan de normen voor schatkistbankieren, renterisico, kasgeldlimiet en solvabiliteit. De netto schuldquote is nagenoeg nul; er zijn geen langlopende schulden. De exploitatie is structureel dekkend en de algemene reserve blijft binnen de norm van maximaal 10% van de deelnemersbijdragen. 2.2 Er is sprake van een evenwichtige (meerjaren)begroting Voor 2027 wordt een positief saldo van €34.667 verwacht, dat wordt toegevoegd aan de reserves. Het Algemeen Bestuur mag te zijner tijd beslissen over de verdeling hiervan tussen bestemmings- en/of algemene reserves. De meerjarenbegroting 2027-2030 toont structureel evenwicht tussen baten en lasten. HFA verwacht structurele inkomsten uit dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met vier overheidsorganisaties. Twee organisaties betalen reeds; twee nieuwe organisaties worden naar verwachting in 2027 toegevoegd. Deze partijen zijn geen deelnemers, maar verbonden partijen van de deelnemende gemeenten, voor wie HFA al inspectie‑ en toezichttaken uitvoerde die tot nu toe niet afzonderlijk werden vergoed. Door het afsluiten van DVO’s worden deze werkzaamheden voortaan vergoed.

De DVO-inkomsten zijn opgenomen in de totale baten en hebben geen impact op de structurele bijdragen van de deelnemende gemeenten. 2.3 De indexatie van de bijdrage is conform de norm van het CPB Conform artikel 19, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling past HFA de bijdragen jaarlijks aan op basis van de loon- en prijsstijgingen. Hiervoor wordt een prijsindex van 3% gehanteerd, gebaseerd op de nationale consumentenprijsindex (cpi) van het Centraal Planbureau (CPB). Voor de gemeente Dronten betekent dit een aanpassing van de bijdrage voor reguliere taken met €4.111 van €140.358,- naar €144.569. 2.4 Het Rijk blijft na uittreding financieel bijdragen Het Rijk treedt uit als deelnemer, maar blijft financieel bijdragen via een Specifieke Uitkering (SPUK). De indexatie van deze bijdrage wordt door het Rijk bepaald. Door de uittreding verschuiven de risicodragerschapspercentages naar de overige deelnemers, waaronder Dronten. De financiële impact hiervan blijft beperkt door de omvang van de risico’s en de bestaande reserves. Uit de risico-inventarisatie in de begroting (pagina 28) blijkt dat zeven risico’s zijn geïdentificeerd. Bij het manifest worden van alle zeven risico’s bedraagt het benodigd weerstandsvermogen € 62.000. Het beschikbare weerstandsvermogen bedraagt momenteel € 68.000.

Op basis hiervan kan worden geconcludeerd dat de financiële impact van het manifest worden van de risico’s door HFA kan worden opgevangen binnen het aanwezige weerstandsvermogen. 2.5 Het programma is doelmatig De ontwerp-programmabegroting beschrijft correct hoe HFA toezicht houdt op nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer uitvoert van overgebrachte archiefbescheiden. De reguliere en projectmatige werkzaamheden sluiten aan op de Archiefwet en de afspraken binnen de Gemeenschappelijke Regeling (GR). 2.6 Geen inhoudelijke aanleiding voor een zienswijze

De begroting is rechtmatig, financieel evenwichtig en vakinhoudelijk passend. Er zijn geen beleidsmatige, financiële of organisatorische gevolgen voor Gemeente Dronten die aanleiding geven tot het indienen van een zienswijze. De eventuele verhoging van de kosten voor het e-depot wordt niet via zienswijze op de begroting maar via bestuurlijk besluitvorming behandeld. Dat heeft wel financiële gevolgen voor Dronten maar is geen aanleiding voor een zienswijze op de begroting. 3.1 Met een brief van de raad wordt het Algemeen Bestuur van HFA geïnformeerd Na het raadsbesluit wordt het Algemeen Bestuur van HFA via een brief geïnformeerd over de reactie van de gemeenteraad. Kanttekeningen 2.1 Capaciteit en uitvoerbaarheid bij HFA HFA signaleert dat de huidige formatie en middelen onder druk staan door toenemende ICT-vereisten, werkdruk en de ambities uit het meerjarenbeleidsplan. Zonder formatiegroei kan dit gevolgen hebben voor de uitvoerbaarheid van toekomstige plannen. Het bestuur van HFA monitort dit en kan het budget bijstellen indien nodig. Net als andere overheidsorganisaties geldt dat HFA meer taken heeft gekregen en daardoor meer middelen kan gebruiken. 2.2 Weerstandsvermogen blijft aandachtspunt Het eigen vermogen bedraagt circa €68.000, terwijl de risico inschatting circa €60.000 bedraagt. Hoewel dit binnen de norm blijft, is de buffer beperkt.

Weliswaar laat de meerjarenbalans een lichte groei van het eigen vermogen zien, maar het weerstandsvermogen blijft een structureel aandachtspunt. 2.3 Er volgt mogelijk een verhoging van de e‑Depotbijdrage De bijdrage aan de e-Depotvoorziening wordt berekend via het bestaande kostenmodel op basis van inwonersaantallen vermenigvuldigd met het prijstarief van €1,10 en vervolgens met een index voor archivering van 1,25, hetgeen vanaf 2027 neerkomt op €61.677,00. HFA heeft aan het Algemeen Bestuur voorgesteld om de bijdrage van deelnemers voor het e-Depot te actualiseren van €1,10 naar €1,35 per inwoner, omdat deze sinds 2024 niet is geïndexeerd. Over dit voorstel heeft het bestuur van HFA nog geen besluit genomen (pagina 39). De eventuele verhoging van de bijdrage voor het e‑Depot wordt niet via een zienswijze op de begroting behandeld, maar via een afzonderlijk bestuurlijk besluit. Hoewel dit besluit financiële gevolgen kan hebben voor Dronten, vormt het geen aanleiding voor een zienswijze op de begroting. 2.4 Er kan worden gekozen om een zienswijze in te dienen De raad kan ervoor kiezen een zienswijze in te dienen. Gezien de financiële gezondheid, rechtmatigheid en doelmatigheid van de begroting is er echter geen directe aanleiding om dit te doen. Vervolg Na vaststelling van het raadsbesluit wordt de brief verzonden aan Het Flevolands Archief.

Bijlagen • Ontwerp-programmabegroting Het Flevolands Archief 2027-2030 (1001898) • Gewaarmerkte jaarrekening 2025 inclusief controleverklaring (1001899) • Aanbiedingsbrief Ontwerp-programmabegroting 2027 HFA voor zienswijze

•

gemeente Dronten (1001900). Uitgaande brief Dronten Ontwerp-programmabegroting 2027-2030 en Jaarrekening 2025 Het Flevolands Archief (1001854)

De Secretaris,

De Burgemeester,