Raadsvoorstel Ontwerp programmabegroting 2025-2028 Het Flevolands Archief.pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: 581761 Documentnummer: 585065 Indiener: S. Schoenmakers Datum: 01-05-2024 Portefeuille(s): Informatievoorziening Portefeuillehouder(s): S.J. Lap Begrotingsprogramma: Paragraaf digitalisering en informatisering Begrotingsdoel (nummer + duiding): Niet van toepassing Contactpersoon: S. Schoenmakers Tel.nr.: 0321-388609 Emailadres: S.schoenmakers@dronten.nl

Onderwerp Zienswijze ontwerp programmabegroting 2025 Het Flevolands Archief Samenvatting Op 9 april 2024 ontving Gemeente Dronten de Jaarrekening 2023 en ontwerp programmabegroting 2025-2028 van Het Flevolands Archief. Zij stelt onze gemeenteraad in de gelegenheid om een zienswijze in te dienen op het laatstgenoemde. Het college stelt voor om een positieve zienswijze in te dienen, aangezien de ontwerp programmabegroting 2025-2028 naar onze mening de inhoud bevat die het zou dienen te bevatten en er blijk van geeft dat HFA financieel gezond is. Voorstel De raad besluit: 1. Kennis te nemen van de Jaarrekening 2023 van Het Flevolands Archief (585460). 2. Een positieve zienswijze in te dienen ten aanzien van de ontwerp programmabegroting 2025 (585461) van Het Flevolands Archief. 3. De zienswijzebrief (585487) vast te stellen en te verzenden aan het dagelijks bestuur van Het Flevolands Archief. Inleiding Zoals gebruikelijk stuurt Gemeenschappelijke Regeling Het Flevolands Archief (HFA) jaarlijks een jaarrekening en begroting naar Gemeente Dronten als deelnemer. De jaarrekening geldt ter verantwoording en de begroting blikt vooruit op de aanwending van middelen. Het eerstgenoemde document wordt toegezonden ter kennisname en voor het laatstgenoemde document wordt zoals gebruikelijk om een zienswijze van de gemeente gevraagd.

Met deze brief doen we een voorstel voor het college hiertoe. Het beheer voor overgebrachte archiefbescheiden en het toezicht op niet-overgebrachte archiefbescheiden van Gemeente Dronten is sinds 2017 belegd bij HFA. Gemeente Dronten is deelnemer van dit openbaar lichaam, dat als doel heeft om de taken uit te voeren die worden bepaald door de Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving. Daarnaast ontwikkelt en onderhoudt zij een e-depot ten bate van het toekomstig beheer van de digitale archieven van onder andere Gemeente Dronten. Argumenten Bijlage(n):

De Rede 1 8251 ER Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon 14 0321

www.dronten.nl

Wat volgt zijn overwegingen die ten grondslag liggen aan het voorstel om een positieve zienswijze kenbaar te maken over de ontwerp programmabegroting 2025: • Gemeente Dronten neemt deel aan de regeling voor toezicht en advies over archiefbescheiden die (nog) niet zijn overgebracht en beheer over archiefbescheiden die wel zijn overgebracht. In de programmabegroting wordt benoemd welke reguliere en projectmatige werkzaamheden worden verricht om aan deze afspraken te voldoen, hetgeen overeenstemt met de normen die hiervoor worden gesteld. • HFA voldoet aan de normen op het gebied van kasgeldlimiet, schatkistbankieren, netto schuldquote, solvabiliteit en structurele exploitatieruimte, hetgeen een indicatie is dat de organisatie gezond is qua financiering. • Het verwachte saldo van de programmabegroting 2025 is €0 na onttrekkingen aan bestemmingsreserves. • De algemene reserve van de Gemeenschappelijke Regeling valt binnen de norm van het maximum van 10% van de bijdragen van de deelnemers. • De jaarrekening van 2023 van HFA laat een gerealiseerd resultaat zien van €116.417. Het dagelijks bestuur stelt aan het algemeen bestuur voor om dit bedrag te laten toevoegen aan de bestemmingsreserves. Kanttekeningen, risico’s en alternatieven De raad kan ervoor kiezen om een zienswijze in te dienen ten aanzien van de programmabegroting 2025-2028 HFA.

De voorkeur van het college gaat hier niet naar uit aangezien HFA financieel gezond is en voorlopig vooruit kan met haar bestemmingsreserves. In de Financiële Bijlage van de GR RHC HFA is opgenomen dat zich “calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden kunnen voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien.” Gelet op de structurele bijdragen worden de kosten alsdan in beginsel zodanig verdeeld dat het percentage voor Gemeente Dronten is vastgesteld op 10,5%. Omdat Gemeente Dronten deelnemer is geldt dat bij grote tegenvallers de Gemeente aansprakelijk is om daaraan bij te dragen. Op basis van de schattingen die zijn gegeven is HFA vooralsnog voldoende financieel gezond dat zo’n tegenvaller niet wordt verwacht. Voor het ogenblik kan zij rondkomen met de middelen die ze heeft. Participatie Niet van toepassing. Financiële gevolgen Het geheel van de organisatie met producten en diensten is dusdanig kostenefficiënt dat zij een besparing vormen voor Gemeente Dronten ten opzichte van het individueel uitvoeren van deze werkzaamheden. Vanaf 2024 verkrijgt HFA voor de e-depotvoorziening jaarlijkse bijdragen vanuit alle deelnemers, waaronder Gemeente Dronten, ter dekking van de structurele kosten van deze voorziening.

De aansluiting op het e-depot verlangt een structureel hogere bijdrage van €59.307, welke bijdrage via het kostenmodel is berekend op basis van inwonersaantallen van de deelnemers. Dit werd reeds aangekondigd in het college- en raadsvoorstel aangaande de programmabegroting HFA van 2023 en is opgenomen in de Programmabegroting 2024 van Gemeente Dronten onder programma 0 (Pakket C Overhead).

Daarnaast is de bijdrage van Gemeente Dronten (conform Programmabegroting 2024 van Gemeente Dronten) in 2024 €101.117 en zal na indexatie in 2025 neerkomen op €105.162. Deze bedragen betreffen reguliere bijdragen. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie en vervolgproces Het dagelijks bestuur van HFA wordt door bijgaande ontwerpbrief met documentnummer 585656 na collegebesluitvorming op de hoogte gesteld van het voorstel dat het college doet aan de raad. Vervolgens zal het dagelijks bestuur van HFA door bijgaande ontwerpbrief met documentnummer 585487 na raadsbesluitvorming op de hoogte worden gesteld van de reactie van onze gemeenteraad inzake de zienswijze. Evaluatie Niet van toepassing. Samenhang met regio en andere beleidsdoelen Niet van toepassing. Bevoegdheid gemeenteraad Gelet op artikel 21 lid 6 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum HFA in samenhang met artikel 81 lid 1 en 3 van de Wgr stelt het dagelijks bestuur van de GR onze gemeenteraad in de gelegenheid om een zienswijze kenbaar te maken op haar ontwerp-programmabegroting 2025-2028. Bijlagen Bijlagen bij dit voorstel: 1. Aanbiedingsbrief programmabegroting 2025-2028 Het Flevolands Archief (585463) 2. Jaarrekening 2023 Het Flevolands Archief (585460) 3. Ontwerp Programmabegroting 2025-2028 Het Flevolands Archief (585461) 4.

Uitgaande zienswijzebrief Dronten aan DB HFA (585487) De Secretaris,

De Burgemeester,