Raadsvoorstel nieuwe vergaderwijze gemeenteraad - BOB systematiek.pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: 519379 Documentnummer: 519383 Indiener: werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing Datum: 18 juni 2024 Portefeuille(s): raadsaangelegenheden Portefeuillehouder(s): Marloes Hotting Begrotingsprogramma: 0 Bestuur Begrotingsdoel: versterking lokale democratie Contactpersoon: E. Geldorp Tel.nr.: 0321-388288 Emailadres: griffie@dronten.nl Onderwerp nieuwe vergaderwijze gemeenteraad – BOB systematiek Samenvatting De raad spreekt al langere tijd over het aanpassen van de eigen werkwijze. Destijds is bepaald dat de werkwijze gebaseerd zou moeten worden op een -bij de gemeenteraad van Dronten passende- BOB-systematiek. BOB staat in dit kader voor de fasen beeldvormingoordeelsvorming-besluitvorming. Aan het einde van de vorige raadsperiode zijn er diverse experimenten geweest om te oefenen met deze systematiek en te bepalen wat past bij de Drontense cultuur. Via dit voorstel wordt de raad voorgelegd de vergaderwijze, die de BOBsystematiek ten grondslag heeft, definitief vast te stellen. Voorstel De raad wordt voorgesteld: 1. Het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Dronten 2024 vast te stellen; 2. De Verordening beeld- en oordeelsvormende vergaderingen Dronten 2024 vast te stellen. Inleiding De vorige raadsperiode is besloten om over te stappen op een nieuwe werkwijze van de gemeenteraad en de raadscommissie.

Die nieuwe werkwijze dient gebaseerd te zijn op de BOB-systematiek, waarin drie verscheidene fasen worden onderscheiden om te komen tot besluitvorming. Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Elke fase heeft een bepaald doel in het geheel. De volgende fase kan pas starten als de voorgaande fase is afgerond. De huidige gemeenteraad heeft eveneens aangegeven deze systematiek als uitgangspunt voor de nieuwe werkwijze te willen hanteren. Knelpunten en uitgangspunten De volgende knelpunten in de huidige werkwijze zijn/worden ervaren die reden zijn voor de aanpassing van de werkwijze. Daarnaast wil de raad ook een aantal uitgangspunten faciliteren. Bijlage(n):

De Rede 1 8251 ER Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon 14 0321

www.dronten.nl

Knelpunten: • Raad heeft t.o.v. college een te reactieve opstelling • Te veel focus op het college • Raad wordt in algemene zin (te) laat betrokken bij beleids- en besluitvorming • Te weinig ruimte voor participatie vanuit inwoners en organisaties • Fasen van informatie inwinnen en opiniëren lopen te veel en te vaak door elkaar heen • Commissievergadering duurt relatief lang • Weinig platform om met inwoners en organisaties als raad / commissie het gesprek aan te gaan Uitgangspunten: • BOB-model • Inwoners hebben een nadrukkelijke rol in het besluitvormingsproces • Flexibel – behoeftegericht • Raad heeft regie op de “politieke agenda” • Formeel indien nodig, informeel daar waar het kan Juni vorig jaar is het rapport "Van lief naar lef" opgesteld, waarin eveneens actuele knelpunten en verbeterpunten worden benoemd. De aanbevelingen die daarin zijn benoemd zijn daar waar van toepassing verwerkt in de werkwijze. Overigens zij opgemerkt dat een aantal aanbevelingen vooral de cultuurkant raken. Datzelfde geldt voor andere informatiebronnen, zoals de input die is verkregen tijdens het werkbezoek aan de raad van de gemeente Gooise Meren. Argumenten Er is bewust voor gekozen om een apart reglement van orde voor de raadsvergadering (besluitvormende fase) op te maken en een apart document (verordening) voor de beeld- en oordeelsvormende vergaderingen.

In het kader van de BOB-systematiek dienen deze in zekere samenhang te worden gezien. Reglement van Orde voor de raad (RvO) Als uitgangspunt is het huidige RvO genomen en het model-RvO van de VNG/Vereniging van raadsleden. Daar waar nodig is deze geactualiseerd, bijvoorbeeld vanwege wetswijzigingen. Zo is recent de regelgeving omtrent geheimhouding in de gemeentewet aangepast. Hieronder de meest relevante wijzigingen van het RvO ten opzichte van de huidige versie: • Benoeming wethouders (artikel 6): Onder zorg van de burgemeester vindt een risicoanalyse integriteit plaats van de kandidaat-wethouders. Dit was overigens al de praktijk, maar is nu ook formeel vastgelegd. • Intrekken voorstel door college (artikel 30): In het nieuwe RvO is vastgelegd dat totdat een voorstel op de voorlopige agenda van de raad staat, het college dit voorstel nog kan intrekken. Het ligt voor de hand dat dit via een raadsinformatiebrief geschiedt. M.b.t. een voorstel dat al wel op de voorlopige agenda van de raad staat, kunnen ondergeschikte aanpassingen worden gedaan n.a.v. de behandeling in een beeld- en of oordeelsvormende vergadering. • Actualiteitendebat (artikel 32): Als "nieuw" instrument wordt geïntroduceerd het actualiteitendebat. Dit kan worden ingezet indien er geen concrete vragen aan het college zijn (mondelinge vragen of interpellatie), maar de raad wel behoefte heeft om

•

over een actueel thema te spreken. Bijvoorbeeld over een ingrijpende gebeurtenis of bepaalde ontwikkelingen. In het vorige RvO was dit ook opgenomen onder het artikel dat het interpellatierecht regelde, maar daar werd het als spoeddebat geduid. Vragenhalfuur (artikel 35): De huidige gewoonte, dat vragen voor het vragenhalfuur uiterlijk op de dag van de vergadering om 9.00 uur moeten zijn aangemeld, is nu in het artikel opgenomen. Verder is bepaald dat naast vragensteller ook andere raadsleden gelegenheid krijgen over het zelfde onderwerp vragen te stellen.

Verordening beeld- en oordeelsvormende vergaderingen Op dit moment is er een verordening op de raadscommissie. Omdat ervoor gekozen is niet meer de term commissie te gebruiken, maar beeld- en oordeelsvormende vergadering, wordt de verordening ook als zodanig genoemd. In vergelijk met de vorige werkwijze wordt de vroegere raadscommissie opgesplitst in een beeldvormende en een oordeelsvormende vergadering. De beeldvormende vergaderingen hebben tot doel alle relevantie informatie op te halen en alle relevante belangen in beeld te krijgen. Er worden geen standpunten ingenomen en er wordt geen discussie gevoerd. Er worden drie verschillende beeldvormende vergaderingen onderscheiden: • Het gesprek (met als basis een (initiatiefvoorstel) • Themasessie • Presentatie (ruimte voor inwoners/organisatie/bedrijven) Indien gewenst en het een toegevoegde waarde heeft, kunnen beeldvormende vergaderingen op locatie plaatsvinden. In de oordeelsvormende vergadering ligt de nadruk op het politieke debat en de advisering aan de gemeenteraad, over voorstellen of anderszins. Tevens worden een aantal "vaste" agendapunten besproken, zoals follow-up moties, toezeggingen en de termijnagenda en regionale aangelegenheden. Dit laatste onderdeel is nieuw en biedt platform voor gemeenteraad én college om relevante informatie te vragen cq te geven. Verder is er tijdens elke vergadering een vragenhalfuur.

Rol Presidium Net als nu het geval is stelt het presidium de agenda van de beeldvormende vergaderingen op en de voorlopige agenda van de oordeelsvormende vergaderingen. Daar hoort ook bij het bepalen van de vergaderlocatie, vergadersetting, het actief uitnodigen van derden, etc. Uiteraard kunnen anderen (college/fracties) hieromtrent suggesties doen, het is aan het presidium om te bepalen. Mede om die reden wordt voorgesteld -net als nu- elke fractie de gelegenheid te geven zitting te nemen in het presidium. Op die wijze kan de wens van elke afzonderlijke fractie betrokken worden bij de agendavoorbereidingen. Kanttekeningen, risico’s en alternatieven Het vastleggen van regels en bepalingen betreft vooral de structuurkant. Daarmee kunnen een aantal knelpunten geheel of gedeeltelijk worden weggenomen en een aantal uitgangspunten geheel of gedeeltelijk gefaciliteerd. Naast de structuuraanpassing vraagt het wegnemen van de knelpunten en het faciliteren van de uitgangspunten een cultuuraanpassing. Daar zijn alle vergaderdeelnemers (burger)raadsleden, collegeleden- gezamenlijk verantwoordelijk voor. En in het verlengde daarvan ook de medewerkers van de ambtelijke organisatie en de griffie.

Als het gaat om de cultuur zal de recent opgemaakte besturingsfilosofie daarin mede ondersteunend kunnen zijn. Bereiken van inwoners, bedrijven en organisaties De raad vergadert en neemt besluiten ten dienste van de samenleving. Daarom is het van groot belang dat het gehele besluitvormingsproces begrijpelijk, duidelijk en transparant is. Om inwoners, bedrijven en organisaties te bereiken zal er op verscheidene wijzen worden gecommuniceerd over de vergaderwijze en werkwijze van de raad. Niet alleen nu bij het vaststellen van de herziene reglementen, maar op meer permanente basis: • In (semi)publieke gebouwen wordt een beknopte folder over de werkwijze van de raad gelegd. • Op de website van de gemeenteraad wordt een "handleiding vergaderwijze gemeenteraad Dronten" gepubliceerd, waarin is opgenomen wat de kern van de werkwijze is. Deze handleiding is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. • Via de social media en lokale gedrukte media wordt aandacht aan de werkwijze en actuele politieke agenda's geschonken. Evaluatie Net als nu blikt het Presidium tijdens elke vergadering kort terug op de voorgaande vergaderingen. Mochten er structurele verbeterpunten zijn, dan kan het Presidium deze onder de aandacht van de raad brengen.

Bevoegdheid gemeenteraad Artikel 16 van de gemeentewet schrijft voor dat de raad een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Artikel 82 van de gemeentewet geeft de raad de mogelijkheid raadscommissies in te stellen. In Dronten noemen we deze beelden oordeelsvormende vergaderingen. Bijlagen 1. Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Dronten 2024 (622700) 2. Verordening beeld- en oordeelsvormende vergaderingen Dronten 2024 (662701) 3. Handleiding vergaderwijze gemeente Dronten (622706) 4. Rapport "Van Lief naar Lef" d.d. juni 2023 (555130) De Griffier, Vernieuwing, E. Geldorp,M. Hotting

De voorzitter werkgroep Bestuurlijke