Raadscommunicatieplan.pdf

1

1. Inleiding 1.1 Aanleiding De gemeenteraad van Dronten wil de communicatie vanuit de gemeenteraad verbeteren om inwoners beter te betrekken bij de lokale politiek. Dit wil de raad o.a. bereiken door inwoners en bedrijven te infomeren over wat er speelt in de gemeente en welke besluiten genomen worden. Daarnaast wil de gemeenteraad meer zichtbaar zijn voor de inwoners. Mede door de corona pandemie is de raad nog niet in staat geweest planmatig te oefenen met verschillende manieren van communiceren met de inwoners. Dit communicatieplan gaat daar verandering in brengen.

1.2 Wat is raadscommunicatie? Raadscommunicatie definiëren we als: “Communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel”’. Partijpolitieke standpunten communiceren is een verantwoordelijkheid van de politieke partijen en fracties zelf en valt dus niet onder raadscommunicatie. Raadscommunicatie is hierdoor a-politiek en neutraal. De gemeenteraad kan de diverse standpunten noemen namens de gehele raad. Bij raadscommunicatie zal het gaan over: Het vergroten van de bekendheid van de raad, het laten zien hoe een gemeenteraad werkt, het vergroten van de betrokkenheid van de inwoners bij politieke besluitvormingen en inwoners informeren over besluitvormingen en beleidskeuzes. Raadscommunicatie is tweerichtingsverkeer: het is belangrijk om informatie te verzenden naar de samenleving en informatie op te halen vanuit de samenleving.

1.3 Waarom raadscommunicatie? Goede communicatie vanuit de gemeenteraad is belangrijk. De gemeenteraad wil de kloof tussen inwoner en de lokale politiek zo klein mogelijk maken. Steeds meer onderzoeken geven aan dat raadscommunicatie van waarde is binnen een gemeente. Wanneer er consistent wordt gecommuniceerd naar de inwoners over bijvoorbeeld genomen besluiten, geeft dit het signaal dat de gemeenteraad waarde hecht aan de goed geïnformeerde inwoners. Inwoners raken op deze manier geïnteresseerd en beter betrokken bij de politiek. Raadscommunicatie kan er daarnaast voor zorgen dat de inwoners een beter beeld krijgen over de rolverdeling binnen de gemeente en hoe burgers zelf ook een rol kunnen spelen.

1.4 Doelstellingen Met dit raadscommunicatieplan wil de gemeenteraad de volgende doelstellingen bereiken: 1. De bekendheid van de raadsleden van de gemeente Dronten en informatie over wat de raad doet vergroten in de huidige bestuursperiode. 2. Inwoners van de gemeente Dronten (op een actieve manier) informeren over het politieke nieuws en de genomen besluiten van de raad. 3. Inwoners van de gemeente Dronten meer betrekken bij de politieke besluitvormingen in de huidige bestuursperiode.

2

1.5 Doelgroep Voor de lokale overheid zijn de inwoners, ondernemers en organisaties de belangrijkste doelgroep voor raadscommunicatie. De participatie van deze groep, de betrokkenheid en het hebben van draagvlak, zijn essentieel voor het reilen en zeilen van de gemeenteraad. De communicatie naar de inwoners toe is noodzakelijk voor de legitimiteit van de gemeenteraad en het vertrouwen van de inwoners in de gemeenteraad. De gemeenteraad is verantwoordelijk voor deze communicatie naar de inwoner toe en het informeren van de inwoner.

2. Uitvoering De handelingen en activiteiten zijn onderverdeeld per doelstelling. Er zal daarbij slechts marginaal op de investeringen/kosten worden ingegaan, omdat deze afhangen van het ambitieniveau per activiteit, bijvoorbeeld: het inhuren van een extern social media bureau is kostbaarder dan de inzet van binnen de organisatie beschikbare capaciteit.

2.1 Doelstelling 1 De eerste doelstelling is: “De bekendheid van de raadsleden van de gemeente Dronten vergroten in de huidige bestuursperiode.”. Er zijn verschillende manieren om de bekendheid van de raadsleden te vergroten. Hieronder zijn de manieren uitgelegd.

2.1.1 Bord met foto’s De eerste manier om de bekendheid van de raadsleden van de gemeente Dronten te vergroten, is om een bord of een scherm met de foto’s van de raadsleden op te hangen in de ontvangsthal van het gemeentehuis. Het nadenken over hoe je de foto’s wil projecteren is belangrijk. Dit kan bijvoorbeeld via een prikbord of via een TV-scherm. Het bord plaatsen zal een incidentele uitgave zijn. Wijzigingen in beeldmateriaal, bijvoorbeeld bij wisseling van raadsleden, brengt kosten met zich mee.

2.1.2 Op stap met Een videoreeks starten met de naam ‘Op stap met’. Hierbij vertelt het raadslid iets over zichzelf en waarom het raadslid juist die plek heeft gekozen. De inwoners zullen hierdoor de raadsleden eerder herkennen en ze krijgen zo ook de persoon achter het raadslid in beeld. De filmpjes worden via social media en de website verspreid.

2.1.3 Nieuwsbericht Een aantal keer per jaar zal op fractieniveau een bepaald onderwerp, denk hierbij bijvoorbeeld aan de Kadernota en de begroting, worden uitgelicht in de lokale media.

3

2.1.4 Lesprogramma’s Het aanbieden van een lesprogramma over hoe de gemeenteraad werkt kan ervoor zorgen dat leerlingen een beter beeld krijgen over de gemeenteraad. Voor verschillende klassen zijn verschillende programma’s gemaakt. We richten ons op de scholieren van de middelbare scholen. Middelbare school Onder de noemer “The Game” organiseren we een programma voor middelbare scholieren, met als doel hen te informeren over de werking van lokale democratie en het belang ervan. Raadsleden geven gastlessen en vertellen over het gemeenteraadswerk. Samen met hun “raadscoach” stellen scholieren zelf een concreet en uitvoerbaar voorstel op, dat later in de raadzaal in een simulatieraadsvergadering wordt behandeld. De scholieren bepalen zelf uit een bepaald aantal ingediende voorstellen het winnende voorstel, dat daadwerkelijk met hulp van de gemeente wordt uitgevoerd. Hiervoor dient een budget beschikbaar te worden gesteld. De kosten voor de cursus ‘The Game’ zullen jaarlijks worden meegenomen.

2.1.5 Cursus Politiek Actief / “Ja, ik wil” Voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 is de cursus “Ja, ik wil” aangeboden. De griffie ervaart het geven van deze cursus als positief. Het aanbieden van de cursus zal een ruime tijd voor de verkiezingen zijn, zodat de de inwoners zich nog voor de verkiezingen kunnen inschrijven bij een politieke partij. De cursus “Ja, ik wil” zal in Q1 2025 aangeboden worden. Dit is ruim voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2026. In Q1 2024 zal een aangepaste vorm van deze cursus aangeboden worden onder de noemer Politiek Actief. Aan deze cursus zitten kosten verbonden. 2.1.6 Gast van de raad De activiteit ‘gast van de raad’ heeft als doel inwoners kennis te laten maken met de lokale politiek en de gemeenteraad meer zichtbaar, herkenbaar en benaderbaar te laten zijn voor de inwoners. Daarnaast is ook het informeren van de inwoners over wat de gemeenteraad doet een doelstelling. ‘Gast van de raad’ is een activiteit waarbij inwoners een raadsvergadering bijwonen en de raadsleden vertellen over de werkzaamheden van een raadslid. Als inwoner van de gemeente Dronten kan je jezelf aanmelden om ‘gast’ te zijn van de raad. Daarnaast krijgen voor elke raadsvergadering willekeurige inwoners een uitnodiging om deze vergaderingen bij te wonen.

Verschillende gemeenten hebben de activiteit ‘gast van de raad’ ook eerder gedaan, net zoals het lesgeven, en beschouwen deze activiteit als positief. Wel geven meerdere gemeenten aan dat er kans is dat er weinig aanmeldingen komen, hierdoor is het verstandig om inwoners persoonlijk te benaderen of verenigingen te benaderen of ze mee willen doen aan ‘gast van de raad’. De kosten voor ‘gast van de raad’ hangen af van hoeveel animo er voor is. De frequentie zal 2 tot 3 keer paar jaar zijn. Ook hangen de kosten af van het medium van de uitnodiging; per brief, 4

mail of sociale media. 2.1.7 Informatieboek gemeenteraad Een informatieboekje dat uitleg geeft over o.a. wat doet de gemeenteraad, hoe vergadert de gemeenteraad en hoe kunnen inwoners invloed hebben op het besluitvormingsproces kan bij iedere vergadering klaargelegd worden op de tribune in de raadzaal. Inwoners kunnen het boekje ter informatie mee nemen. Ook kan het boekje neergelegd worden bij de servicebalie en op servicepunten van de gemeente in de kernen. Daarnaast wordt een digitale versie aan de website toegevoegd. Het maken van het informatieboekje brengt o.a. drukkosten met zich mee.

2.1.8 Video’s Door video’s te maken over wat de gemeenteraad is en wat de raad doet worden er stappen gezet om de inwoners een beter beeld te laten krijgen over de gemeenteraad. Ook zullen er video’s komen over hoe een inwoner kan mee- en inspreken tijdens vergaderingen. De video’s worden ondertiteld, zodat het bereik van de video’s groter zal zijn. Het uitleggen van hoe een gemeenteraad werkt kan met een animatie of een persoon die het verhaal verteld. Tijdens het gesprek met verschillende raadsleden kwam naar voren dat ze het belangrijk vinden dat het proces van bijvoorbeeld een motie ook in beeld wordt gebracht. Een voorbeeld van een video met uitleg over wat de gemeenteraad doet is hier te zien1: Klik hier. We maken dan een Drontense variant. Het maken van de video’s zal incidentele kosten met zich meebrengen. Wanneer er wordt gekozen voor geanimeerde video’s zullen de kosten hoger zijn. Ook valt te denken aan de inzet van een stagiair of afstudeerder voor het maken van de ‘bedrijfsfilm’ van de gemeenteraad.

2.2 Doelstelling 2 “Inwoners van de gemeente Dronten (op een actieve manier) informeren van het politieke nieuws en de genomen besluiten van de raad.”. Inwoners weten vaak niet welke onderwerpen er spelen in de gemeenteraad en weten niet waar ze iets moeten melden. Doelstelling 2 is om de inwoners te laten weten wat er speelt en waar ze iets kunnen melden.

1 https://lesmateriaal.prodemos.nl/leren/video-hoe-werkt-de-gemeenteraad-met-ondertiteling/.

5

2.2.1 Communicatie - Heldere communicatie De eerste manier om de inwoners van de gemeente Dronten te informeren is om de manier van schrijven te bevorderen. De gemeente Dronten zal de berichten op haar website en sociale media kanalen in begrijpelijke taal moeten schrijven. 80% van de Nederlanders bevolking kan het taalniveau B1 lezen. Inwoners kunnen gebruik maken van een voorleesknop. Deze knop leest de pagina of artikel voor die de inwoner open heeft staan. De gemeenteraad heeft de “raadspen” al ingevoerd, wat een goed initiatief is. De raadspen is een prijs voor de ambtenaar die een mooi en leesbaar plan heeft geschreven. Dit motiveert ambtenaren om zo leesbaar mogelijk te schrijven zodat de meeste inwoners het artikel wel kunnen lezen. - Tijdige communicatie Uit onderzoek blijkt dat wanneer alleen over besluiten wordt gecommuniceerd inwoners zich niet betrokken voelen bij de gemeentepolitiek. Omdat beslissingen dan toch al zijn genomen. Door tijdig te communiceren over dat de raad beslissingen gaat nemen bijvoorbeeld op de website of op de sociale media kanalen, raken inwoners meer betrokken bij besluitvormingsprocessen.

2.2.2 Aparte kanalen Er komt voor de gemeenteraad een eigen account van LinkdIn en Instagram. Hier is voor gekozen omdat content van de gemeenteraad kan ondersneeuwen wanneer de raad posts plaatst op de accounts van de gemeente zelf, hierdoor is er een mogelijkheid dat de inwoners veel belangrijke informatie missen over actuele thema’s of vergaderingen enz. De bestaande accounts van de gemeente hebben een basis qua volgers. Deze accounts zullen gebruikt worden om de nieuwe accounts van de gemeenteraad onder de aandacht te brengen bij inwoners.

2.2.3 Raadsinformatiesysteem Tijdens het benoemen van raadscommunicatie mag het Raadsinformatiesysteem (RIS) niet ontbreken. Hierin staan belangrijke onderwerpen die een directe impact hebben op inwoners. In het boek van David Kok ”nudging de gemeenteraad”, wordt het RIS als een ruwe diamant van de gemeenteraad neergezet. In de huidige opzet is het RIS een communicatiekanaal dat is bedoeld om transparant te zijn over besluitvormingsprocessen. Hierdoor is het meer eenrichtingsverkeer. De term ruwe diamant geeft aan dat het RIS veel belangrijke informatie bevat die verstrekt kan worden aan de inwoner en dat de informatie actueel is. Er zijn echter een aantal knelpunten waardoor het RIS een ruwe diamant blijft als deze niet opgepakt worden. Bijvoorbeeld de vindbaarheid van de informatie. Het RIS zal een prominentere plek moeten krijgen op de website. Een ander knelpunt sluit aan bij wat er eerder is benoemd: Het schrijven in begrijpelijke taal, zodat elke inwoner begrijpt waarover besluiten zijn genomen. Het laatste knelpunt is dat de informatie niet aantrekkelijk of herkenbaar is. Inwoners willen graag informatie over de wijken 6

waarin ze wonen of thema’s die in de gemeente van belang zijn. Tijdens het gesprek met de raadsleden kwam naar voren dat sommige raadsleden het al moeilijk vinden om stukken te vinden op het RIS, laat staan dat het voor de inwoner makkelijk is om stukken te vinden over vergaderingen. Raadsleden vinden het belangrijk dat de inwoners op een gebruiksvriendelijke manier gebruik kunnen maken van het RIS.

2.2.4 Sociale media Inwoners via sociale media informeren is belangrijk. Omdat er veel verschillende sociale media kanalen zijn, is het belangrijk om na te denken met welk medium welke doelgroepen je wilt bereiken. De verschillende sociale media kanalen zijn in kopjes onderverdeeld, waarbij voor elk medium een toelichting wordt gegeven waar ze voor kunnen dienen en op welke manier ze gebruikt kunnen worden. Een algemeen advies is dat raadsleden en de griffier in de handtekening van hun mail een verwijzing zetten naar de sociale media accounts van de gemeente(raad) en naar het RIS. Zodat de inwoner die een mail krijgt ook weet dat de raad op een van die sociale media kanalen beschikbaar is. Op elk medium is het van belang om reacties uit te lokken op de post die is geplaatst. In de posts moet ook een call to action zitten, dit kan zijn dat de post aandringt om te ‘liken’ of te volgen maar ook om aan te dringen op het bijwonen of spreken tijdens een vergadering. Instagram Bij Instagram is het beeld erg belangrijk, de gebruiker scrolt en ziet eerst het beeld en zal daarna pas de tekst lezen van de post. Het is belangrijk om een herkenbaar beeld te hebben voor de gemeente Dronten. Een format wat voor elke post wordt gebruikt, om zo het account bekender te maken bij de gebruiker en duidelijk te maken dat die post van de gemeenteraad komt.

Het beeld is een foto van die de tekst in één keer samenvat. In de tekst zelf is het verstandig om een link naar het RIS (n.b. let op B1 niveau) te zetten zodat de inwoner zelf meer informatie zou kunnen verzamelen als deze dat willen. Dit geldt niet alleen voor Instagram maar ook voor de andere sociale media kanalen. De gemeente zou ook story’s kunnen plaatsen op Instagram. Om evenementen aan te kondigen kunnen story’s belangrijk zijn. Met Instagram zal de gemeenteraad een jonge doelgroep bereiken. LinkedIn LinkedIn is het meest formeel van alle sociale media accounts. Volgers van het LinkedIn account zullen eerder verschillende termen begrijpen dan mensen die op Twitter of Facebook gebruiken. Dit komt omdat het werkgerelateerd is. De doelgroep voor LinkedIn is heel verschillend. LinkedIn is vooral gericht op bedrijven en werkgerelateerd. Het plaatsen van posts dat gericht is op het werven van mensen of op het bedrijfsleven. In de raadscommunicatie zal de gemeenteraad gebruik maken van Facebook, Instagram en LinkedIn.

7

2.3 Doelstelling 3 De derde doelstelling van dit raadscommunicatieplan is: “Inwoners van de gemeente Dronten meer betrekken bij besluitvormingen in de huidge bestuursperiode”.

2.3.1 Werk/wijk bezoeken en themabijeenkomsten Uit evaluaties van verschillende gemeenten komt naar voren dat werkbezoeken en themabijeenkomsten een positief effect hebben op de betrokkenheid van de inwoners. Inwoners vinden het belangrijk dat raadsleden in de wijk met hen gaan discussiëren. Bij werkbezoeken gaan raadsleden naar een vereniging of een bedrijf toe en houden hier discussies en gesprekken met inwoners over onderwerpen die belangrijk zijn voor die vereniging, bedrijf of wijk. Het is belangrijk dat de raadsleden de inwoners goed aan het woord laten en de inwoners serieus nemen. De inwoners moeten merken dat er echt geluisterd wordt naar de ideeën of problemen die ze hebben en dat er iets gedaan mee wordt. De raadsleden moeten ook communiceren dat ze op werkbezoek gaan en zijn gegaan. Hierdoor laat de gemeenteraad zien dat ze meer doen dan alleen op het gemeentehuis vergaderen en echt de inwoners willen betrekken bij de besluitvormingsprocessen.

2.3.2. Inspreken en meespreken tijdens vergaderingen In de vergadercyclus zijn er drie terugkerende vergaderingen, namelijk: De raadsvergadering, de oordeelsvormende en de beeldvormende vergadering. Het is van belang dat de inwoners weten wanneer, hoe laat deze vergaderingen zijn en de onderwerpen die aan bod komen tijdens de vergaderingen. De verschillende vormen van vergaderingen zijn belangrijk om uit te leggen aan de inwoners. Vooral om te laten weten bij welke vergaderingen ze wel en niet kunnen in- of meespreken. Want wanneer de inwoner wil in- of meespreken en de cyclus is al bij de raadsvergadering over dat onderwerp dan is de inwoner al te laat. Door hierover duidelijk te zijn kunnen de inwoners bedenken of ze het een belangrijke vergadering vinden en of de inwoners de vergaderingen willen bijwonen.

2.3.3 Terugkoppeling Voor elke doelstelling is het belangrijk dat de inwoners een terugkoppeling krijgen van de gemeente. Zo zullen de inwoners zich gehoord voelen en zich meer betrokken voelen bij de gemeente.

3. Activiteitenmatrix Per doelstelling is een tijdspad gemaakt om aan te geven wanneer een activiteit moet worden uitgevoerd. Tijdens en na de uitvoering van de activiteiten worden de activiteiten geevalueerd. Hierdoor kan er worden gekeken wat wel en niet werkt. Door het evalueren kunnen er handelingen ook worden aangescherpt. De activiteitenmatrix is een dynamisch werkdocument.

8