Memo bij raadsvoorstel Bremerbergzaal__772735__.pdf

MEMO Datum Aan Van Betreft Kenmerk Documentnummer

: 14 april 2025 : Griffier, Burgemeester, Gemeentesecretaris, fractievoorzitters gemeenteraad Dronten : Berto Smit : Ombouw Bremerbergzaal tot volwaardige 2e vergaderkamer voor beelden oordeelsvormende vergaderingen : Zaak 757542 : 757543

Hierbij ontvangt u het voorstel voor de herindeling van de grote vergaderzaal, de Bremerberg. Het betreft een schets met herziene ruimtelijke indeling, een eerste projectie van de audio visuele middelen en een kostenraming voor de realisatie op hoofdlijnen. Het voorstel is opgesteld op basis van de volgende uitgangspunten. Uitgangspunten  Geen bouwkundige verbouwing;  Nieuwe tafel met meer zicht op de sprekers en elkaar, voorkeur voor ovaal;  Nieuwe tafel geschikt voor 20 personen;  Audio visuele middelen gelijk als in de raadzaal;  Goede verwerking van kabels en leidingen;  Gelijktijdig uitzenden van raadsvergaderingen;  Stoelen voor publiek in de ruimte;  Klimaat- en verlichtingsinstallatie passend bij ruimte  Ruimte blijft ook geschikt voor andere gebruikers en doeleinden (crises, rampen en intern grote vergaderruimte).  Het meubilair mag/moet sober en doelmatig zijn; Huidige ruimtelijke indeling

Globale weergave ruimtelijke indeling Onderstaand een weergave van de nieuwe vergadertafel in relatie tot de ruimte. Deze weergave betreft de maximaal mogelijke maat. Op basis van de uitwerking van de audio visuele middelen kan de lengte en breedte van de tafel definitief worden vastgesteld. Aan de linkerzijde van de ruimte is er plaats voor publiek, er is ruimte voor ca. 8-10 plekken. Twee alternatieve tafels worden aangeboden. Hergebruik van de bestaande vergaderstoelen is daarnaast het uitgangspunt. Hergebruik van het onderstel van de huidige tafel is bekeken maar niet geadviseerd i.v.m. wijzigende vorm en daarmee een zit beperking aan de smalle zijde.

Meubilair Voorstel één - maatwerk  Tafel met een fins vuren basis en kolompoot van buigtriplex met servicedeur;  Blad van zwart MDF met verjongde rand;  Blad en kolompoot afgewerkt met Eiken fineer, afgewerkt met Monocoat Pure;  Discussieposten worden uitgespaard in het blad omschuiven tegen te gaan;  Lengte tafel tussen 7000mm en 7600mm, breedte tafel tussen 2000 en 2200mm

Overwegingen  De afmetingen van de tafel is exact passend te maken voor de ruimte en de audiovisuele middelen  De bekabeling wordt over de gehele breedte netjes wegwerkt in de poot dat voorzien is van een serviceluik  Het heeft de uitstraling van een massief eiken tafel maar is daarmee (gelijk aan een houten tafel) gevoeliger voor beschadigingen t.o.v. een tafel met een HPL afwerking  De positie voor de discussieposten wordt in gefreesd in het blad waardoor posities niet verschuiven  Naadovergangen zijn minimaal zichtbaar Meubilair Voorstel twee - inkoop  Blad van MDF met rechte rand;  Blad en kolompoot afgewerkt met HPL Formica, eiken uitstraling  Discussieposten moeten gefixeerd worden op het blad om omschuiven tegen te gaan;  Lengte tafel 7600mm en breedte 2200mm

Overwegingen  De tafel is niet exact passend te maken voor de ruimte. Je bent gebonden aan vaste lengte en breedte maten.  De bekabeling kan over de gehele breedte netjes worden wegwerkt middels voorzieningen te maken onder het blad.  Frezen in het blad is niet mogelijk. Discussieposten kunnen alleen gefixeerd worden middels andere fixeermiddelen  De HPL afwerking is zeer sterk maar heeft een minder natuurlijke uitstraling  Naadovergangen zijn zichtbaar Audiovisuele middelen De benodigde audiovisuele componenten en werkzaamheden zijn besproken met de AV-leverancier. Bij realisatie is overleg met SLTN en Van Dorp Installaties over ophanging, kabelroutes, ruimte techniekrack en samenwerking/afspraken noodzakelijk. Uitgangspunten voorstel AV-middelen  Twee extra LCD schermen aan weerszijde van de ruimte, uitgaande van plafond montage  Discussiesysteem van Televic (gelijk aan het type van de raadzaal) bestaande uit: o Centrale unit met Dante kaart; o Discussieposten (20 stuks) met zwanenhals microfoon en aansluitkabel; o Identificatie licentie; o RFID badges; o Koppeling software.  User-interface zal nagenoeg gelijk zijn aan die van de raadzaal. Projectie schets AV-leverancier De AV-leverancier (die ook raadszaal heeft geleverd) heeft een eerste projectie opgeleverd van audio visuele middelen.

Bij uitwerking kan er nog met de tafel geschoven worden en wordt de definitieve lengte van de tafel bepaald.

Technische aanpassingen Bouwkundig De bouwkundige aanpassingen voor deze realisatie zijn beperkt. Bouwkundige werkzaamheden hebben betrekking op montage van ophangsteunen, het openen, aanpassen en sluiten van plafonds en schilderwerken. Het wijzigen van het type vloerbedekking zit niet in deze scope. Installatietechnisch In de huidige situatie wordt nu ventilatie voor 24 personen binnengebracht á 35m³/h per persoon. Bij een zwaardere belasting van de ruimte is het ophogen van de ventilatie geadviseerd. De CO2 kan in dat geval relatief snel op lopen en het klimaat in de ruimte verstoren. In de kostenraming is een post opgenomen op de capaciteit te verhogen in geval uitbreiden van stoelen t.b.v. publiek een eis betreft. Voor de implementatie van de audio visuele middelen is uitbreiding van de infrastructuur noodzakelijk. De AV-leverancier levert de benodigde bekabeling conform kabellijsten en specificaties. De huisinstallateur wordt gevraagd de elektra en data aansluitingen uit te breiden conform opgave van de AV-leverancier. Kostenraming Onderstaand de globale kostenraming. Voorstel één heeft de voorkeur. De tafel is exact passend maken bij de ruimte en de audio visuele middelen, daarnaast heeft het een natuurlijke uitstraling. Het financieel verschil ten op zichtte van een inkoop tafel is klein.

1. Meubilair voorstel maatwerk (aanpassen tafel) 2. Meubilair stoelen 3. AV componenten 4. Technische aanpassingen bouwkundig 5. Technische aanpassingen installatietechnisch 6. Project-, inkoop en bouwbegeleiding 7. Onvoorzien 5% (over de posten 1 t/m 5) Totaalbedrag exclusief BTW

Raming o.b.v. uitgangspunten € 20.500,hergebruik € 130.000,€ 5.000,€ 15.000,€ 12.500,€ 9.000,€ 192.000,-

Planning Levertijd De levertijd van de audio visuele componenten bedraagt circa 8 tot 16 weken na ontvangst van een getekende opdracht. De levertijden van alle AV-fabrikanten fluctueren enorm. De levertijden kunnen met de meest actuele informatie bekeken worden bij opdrachtverstrekking. Realisatie De periode van daadwerkelijke inrichting, de montage van de nieuwe systemen, het afregelen en bedrijfsklaar maken van de ruimte duurt naar verwachting ca. 2 weken.

Risico’s De kostenstijgingen van materialen fluctueren sterk. De genoemde prijzen zijn gebaseerd op prijsniveau maart 2025. Er kan zich het risico voordoen van prijsstijgingen. Daarom is een mede een post onvoorzien opgenomen.