Eindverslag evaluatie BOB model - 12 juni 2023__555130__.pdf

2023

“Van Lief naar Lef” EVALUATIE BOB-MODEL PETER BENTUM & MICHAEL VAN DER PLOEG

Eindverslag Evaluatie BOB-model Gemeenteraad Dronten – 12 juni 2023 Aanleiding Begin 2019 heeft de toenmalige raad aangegeven over te willen stappen naar een BOBmodel. De werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing is daarmee toentertijd aan de slag gegaan. De vorige werkwijze kende een aantal knelpunten: Cultuur -

Raad heeft t.o.v. college een te reactieve opstelling Te veel focus op het college Raad wordt in algemene zin (te) laat betrokken bij beleids- en besluitvorming Te weinig ruimte voor participatie vanuit inwoners en organisaties

Structuur -

Fasen van informatie inwinnen en opiniëren lopen te veel en te vaak door elkaar heen Commissievergadering duurt relatief lang Weinig platform om met inwoners en organisaties als raad/commissie het gesprek aan te gaan.

Na een Corona-periode van 1,5 jaar is dit in 2021 weer opgepakt en is er een variant uitgedacht met de volgende uitgangspunten: - Gebruik BOB-model (Beeld-, Oordeels- en Besluitvormend) - Inwoners hebben een nadrukkelijke rol in het besluitvormingsproces - Flexibel – behoeftegericht - Raad heeft regie op de ‘politieke agenda’ - Formeel indien nodig, informeel daar waar het kan

Met die variant zijn we vanaf november 2021 gaan experimenteren (tot op heden). Vanuit de huidige werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing bestaat thans de behoefte om te peilen naar de ervaringen van de afgelopen 1,5 jaar (structuur & cultuur) om zodoende te leren van elkaar en waar nodig zaken verder te optimaliseren. Onze aanpak Michael v.d. Ploeg en Peter Bentum zijn in gesprek gegaan met alle fracties, de griffie en het presidium. Hierbij hebben zij een aantal richtinggevende vragen (wat gaat goed en wat kan beter/anders) gebruikt waarbij aan de ene kant de structuur (proces) en anderzijds de cultuur (houding & gedrag) aan de orde zijn gekomen. Op deze manier belichten we zoveel als mogelijk de effectiviteit (draagt het model in voldoende mate bij aan de kwaliteit van de besluitvorming) en efficiency (wordt het model handig/praktisch ingezet, ‘halen we het maximale eruit’).

1

Vervolgens zal er een eindverslag met bevindingen/conclusies en aanbevelingen worden opgeleverd aan de Werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing. Genoemde werkgroep komt daarna met verbetervoorstellen richting de raad/fracties.

Bevindingen Structuur Wat gaat goed? Het BOB-model heeft in het algemeen meer verdieping en structuur gebracht maar is nog onvoldoende uit de verf gekomen. Het biedt in het bijzonder voor burgerraadsleden kansen om het podium te pakken. Het merendeel van de fracties zou graag verder willen met het gebruik van het BOB-model als hulpmiddel (en niet als doel op zich) maar is kritisch op een aantal onderdelen waar meer aandacht voor moet komen. De raadsvergaderingen duren in zijn algemeenheid minder lang. De strikte scheiding tussen de beeld- en oordeelsvorming werpt zijn vruchten af en het helpt het merendeel van de raad bij een effectieve besluitvorming. In de vergadering richt men zich wat minder naar het college waardoor het gesprek in de raad meer op gang is gekomen. De raad ontmoet elkaar vaker en we raken beter op elkaar ingesteld. Het betrekken van stakeholders/inwoners bij de ‘beeldvorming’ wordt als waardevol ervaren maar kan nog veel beter.

Wat kan anders/beter? Voor niet ieder raadslid is het verschil tussen de beeldvorming en oordeelsvorming voldoende helder. Er is voldoende ruimte voor participatie van stakeholders en inwoners. Echter, deze ruimte wordt door de raad te vaak onbenut. Het helpt dat de langetermijnagenda nu sinds een aantal maanden inzichtelijk is. Het momentum (de inventarisatie van de behoefte aan stakeholders/inwoners) wordt nadrukkelijk gemist. De meerderheid deelt de mening dat voor wat de beeldvorming betreft de puur technische vragen alleen maar vooraf schriftelijk moeten worden gesteld. Dit komt de beeldvormende sessie (en de dito vragen die daar mondeling gesteld kunnen worden) alleen maar ten goede. Met betrekking tot het uitnodigen van stakeholders/inwoners is meer diversiteit gewenst. Inwoners die een nadrukkelijk belang hebben weten ons te vinden, de overige inwoners (wier input ook van belang kan zijn) worden dan gemist. De meerderheid van de fracties benoemd nadrukkelijk dat het BOB-model niet als doel op zich maar als hulpmiddel moet dienen bij de uiteindelijke besluitvorming. Verhef de aandacht voor het gesprek/debat over het betreffende thema/onderwerp boven het strak hanteren van het BOB-model want dat kan belemmerend werken.

Bij de beeldvorming is het raadzaam om een andere benaming voor de sessie te kiezen, in deze context worden termen genoemd als ‘informatiesessie’, ‘bijpraatbijeenkomst’ of ‘verdiepingssessie’ (bijv. over een groot thema eens per maand vanuit de langetermijnagenda). Op deze wijze dekt de juiste vlag de juiste lading, worden de verwachtingen over en weer beter gemanaged en komt dit de bedoeling van de betreffende bijeenkomst alleen maar ten goede. Een paar fracties zijn van mening dat een goede beeldvormende sessie kan voorkomen dat er vooraf moet worden ingelezen/voorbereid en dat scheelt tijd. Een aantal fracties vindt dat er een te strakke tijdsdiscipline wordt gehanteerd bij de beeld- en oordeelsvorming, dit doet in hun beleving

2

afbreuk aan het gesprek of debat. De voorzitter zou dan meer de rol van gespreksleider/facilitator moeten pakken. Daar waar het kan is de raad een voorstander van het combineren van de beeld- en oordeelsvormende vergadering (al dan niet parallel) om zodoende de avonden beter te vullen. Dit kan het aantal vergaderavonden terugbrengen. Het presidium zal dit vooraf dan goed moeten inschatten. De omvang van de kleinere fractie is hierbij overigens wel een aandachtspunt.

De setting en locatie van de bijeenkomst of vergadering is medebepalend voor de aard en sfeer van het gesprek dat ontstaat. De raadzaal wordt doorgaans als meer formeel ervaren, voor de Bremerbergzaal is dat juist minder formeel. De behoefte om ons als raad te informeren buiten het gemeentehuis op locatie is zondermeer groot. Overigens is het merendeel van mening dat de beeld- en geluidsfaciliteiten in de Bremerbergzaal ondermaats zijn. Voor wat de suggestie betreft om eens te experimenteren met een spreekgestoelte/interruptiemicrofoon moet nu maar eens de daad bij het woord gevoegd worden. Om het gesprek en/of debat zo goed mogelijk aan te kunnen gaan wordt in diverse fracties de behoefte aan permanente educatie/training genoemd (debatteren, leren vergaderen etc.). Bij de oordeelsvorming wordt het rondje ‘standpunt fractie’ niet altijd als zinnig en functioneel ervaren. Eén fractie merkt expliciet op dat de raad nog te weinig wordt betrokken bij de besluitvorming (de raad zou vooraf bij de totstandkoming van het raadsvoorstel of een inwonersparticipatie ook (meer) betrokken kunnen worden). Bij de start van dit model is gekozen voor 4 typen bestuurlijke stukken. De bestuurlijke startnotitie (langer project in tijd uitzetten, hoe komen we tot een visie, wat is daarvoor nodig etc.).

wordt niet gebruikt, wellicht biedt dit voor lange termijn thema’s meer houvast en politieke betrokkenheid vanaf het begin. Verder wordt opgemerkt dat het wenselijk zou zijn om alle fracties te vertegenwoordigen in het presidium. De ambtelijke ondersteuning bij met name de beeldvorming is enkel bedoeld voor de beantwoording van puur technische vragen. Bij ook maar een vleugje politiek komt de wethouder in beeld die politieke verantwoordelijkheid draagt. Cultuur Wat gaat goed? Het gedachtengoed van BOB wordt in zijn algemeenheid als positief ervaren. Het raadslid wordt zich meer bewust van het type vragen dat gesteld wordt in verschillende fasen. Als wij ons als raadslid in de spiegel kijken m.b.t. het zo goed mogelijk toepassen van het model dan is de constatering dat deze niet altijd correct wordt toegepast.

Wat kan anders/beter? De raad volgt te veel wat geagendeerd wordt, de eigen regie wordt onvoldoende genomen. De langetermijnagenda is van ons als raad, de raad mag hierop (met name daar waar het gaat om de inrichting/invulling van de beeldvorming) meer het initiatief nemen. Alhoewel er lichte verbeteringen waarneembaar zijn wordt het aangaan van het gesprek/debat nog immer als een uitdaging ervaren. In de lijn van de aanpak van de Strategische Raadsagenda kunnen woordvoerders elkaar meer opzoeken in plaats van de lijn ‘via de fractievoorzitter’. Uit de gesprekken blijkt ook dat er in plaats van te zenden er meer naar elkaar geluisterd 3

mag worden. Ook het instrument feedback wordt nog te weinig ingezet. In zijn algemeenheid wordt gesteld dat we ‘lief’ zijn naar elkaar en meer ‘lef’ mogen tonen. Het gesprek/debat mag boeiender en de scherpte mag meer worden opgezocht. Ook met de aanwezigheid bij vergaderingen mag meer flexibel worden omgegaan, ‘altijd aanwezig zijn’ is immers niet verplicht. Een aantal fracties merkt op dat thema’s in hun ogen vooraf onvoldoende worden voorbereid hetgeen ook niet positief van invloed is op het debat. Door gewoon te leren en experimenteren (en dus te doen) kunnen we een en ander gaan ervaren om uiteindelijk te bepalen wat al dan niet effectief is.

Conclusies - Het merendeel van de gesprekspartners ondersteunt het BOB gedachtengoed en is van mening dat het gebruik van het BOB-model gecontinueerd moet worden met dien verstande dat genoemd model als flexibel hulpmiddel dient bij een effectieve en efficiënte besluitvorming per thema/onderwerp. - Het BOB-model wordt tot op heden door niemand feilloos toegepast - Het verschil tussen de Beeld- en Oordeelsvorming is niet voor ieder raadslid helder. - Het betrekken van stakeholders/inwoners bij de ‘beeldvorming’ is zeer waardevol maar wordt onvoldoende benut. - De raad moet meer regie pakken als het gaat om haar eigen (lange termijn) agenda. - De titel die gebruikt wordt voor de sessie in het kader van de beeldvorming dekt niet altijd op een juiste wijze de lading. - De locatie en/of de setting van een bijeenkomst is medebepalend voor de kwaliteit van de beeldvorming. - In het gesprek/debat met elkaar zijn raadsleden in het algemeen lief naar elkaar en mag men meer lef tonen. - De raad heeft behoefte aan permanente educatie op het vlak van vergaderen/debatteren. Aanbevelingen 1. Organiseer permanente training en intervisie rondom thema’s als debatteren, leren vergaderen, rol als raad, enzovoorts om de (burger)raadsleden optimaal te equiperen (van lief naar lef). 2.

Laat iedere fractie zich vertegenwoordigen in het presidium, zodat daar (meer) ruimte is om ook invloed uit te oefenen op de voorgenomen agenda en met name de manier van behandelen van onderwerpen. 3. Maak binnen het presidium naast het opstellen van de korte-termijn agenda, ook structureel de ruimte om te kijken naar de grotere thema’s en organiseer daar de passende setting bij. Geef verder ruimschoots vooraf aan waar het wenselijk en mogelijk is welke stakeholders er actief benaderd dienen te worden om mee te spreken op dit thema. 4. Organiseer als Presidium zoveel als mogelijk de ‘B’ van Beeldvormend in verschillende vormen buiten de raadszaal, met betrokkenen en belanghebbenden. Betrek de input van de raad hier zo nodig bij. 5. Betitel het onderwerp op de agenda als beeld- of oordeelsvormend in plaats van de vergadering ansich. Dit geeft flexibiliteit en voorkomt de ervaren ‘kramp’ die er op momenten heerst. 6. Stap af van de term ‘Beeldvorming’ daar waar deze niet past, maar gebruik termen als ‘Bijpraat sessie’, ‘Informatiebijeenkomst’ of bijvoorbeeld ‘Verdiepingssessie’.

4

Hierdoor ontstaat een ander gesprek wat ten goede komt aan de behoefte van de raad. 7. Geef de voorzitter van de vergadering de ruimte om, indien noodzakelijk meer tijd te nemen voor het te behandelen onderwerp, zodat niet de tijd maar de kwaliteit van de behandeling leidend is, met als gevolg een betere facilitering van de Raadsleden. 8. Geef prioriteit aan het op orde brengen van de beeld- en geluidskwaliteit van de Bremerbergzaal als vergaderzaal. 9. Start op korte termijn met het experimenteren met spreekgestoelte en interruptiemicrofoons, dit om het onderlinge debat actiever te maken. 10. Laat de raad actief de ruimte nemen meer flexibel om te gaan met aanwezigheid van haar leden. Gedacht kan worden aan per onderwerp enkel 1 afgevaardigde per fractie, wat maakt dat de setting voor gesprek anders is en raadsleden meer ervaring/ruimte geeft om niet aanwezig te zijn.

Michael v.d. Ploeg Peter Bentum

5