eac9ebc8-d7f2-4315-aae5-a9344b242ef2.pdf

egeldorp Portefeuille: Auditcommissie No. B21.000687 Dronten, 1 maart 2021 Voor technisch inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met: Erwin Geldorp, griffie@dronten.nl, 06-20094715 Programma van Eisen - aanbesteding accountant

Aan de gemeenteraad

VOORSTEL Wij stellen u voor: 1. Het Programma van Eisen ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten vast te stellen.

INLEIDING Op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet en de Controleverordening 2016 is de raad opdrachtgever voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In deze verordening staat tevens dat de raad het programma van eisen vaststelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Het huidige contract met de accountant loopt na het boekjaar 2020 af. Vanaf boekjaar 2021 zal er opnieuw een overeenkomst met een accountant gesloten moeten worden. Een projectgroep bestaande uit twee leden van de Auditcommissie, de portefeuillehouder Financiën en enkele ambtelijk medewerkers hebben de aanbesteding voorbereid en afgestemd met de Auditcommissie.

BEOOGD EFFECT Met de aanbesteding wordt beoogd een overeenkomst aan te gaan met een accountant die voldoet aan het programma van eisen en beschreven voorwaarden in het beschrijvend document (offerteaanvraag). Het college is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening. De accountant controleert de jaarrekening. De dienstverlening van de accountant is één van de instrumenten die de raad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol.

KERN VAN HET PROGRAMMA VAN EISEN Het programma van eisen bevat de eisen die aan de uitvoering van de opdracht worden gesteld. De rol en taak van de accountant is wettelijk ingekaderd in artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De aanbestedingseisen voor de controle van de jaarrekening zijn daardoor grotendeels gelijk ongeacht welke gemeente het betreft. De opdracht voor de accountant heeft betrekking op:

No. B21.000687

-

-

de controle van de jaarrekening, onderverdeeld in; 1. accountantscontrole jaarrekening (inclusief SISA); 2. interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole); 3. natuurlijke adviesfunctie gerelateerd aan de certificerende functie; 4. werkzaamheden ten behoeve van af te geven deelverklaringen; 5. advies naar behoefte en op afroep. de interim-controle; de controle op de verantwoording in het kader van Single Information Single Audit (SISA); de controle op de verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT); de controle gericht op het afgeven van eventueel benodigde deelverklaringen; de natuurlijke adviesfunctie; de wijze waarop de accountant gebruik maakt van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC); contactmomenten van de accountant met de diverse gremia van de gemeente en de ambtelijke organisatie; periodes waarin de accountant controleert en stukken oplevert; het door de raad aandragen van specifieke onderwerpen voor de accountantscontrole; bepalingen over meer-/minderwerk in het kader van kostenbeheersing.

RISICO’S 1. Er schrijft geen accountant in op de aanbesteding. Door het terugtreden van grote accountantskantoren uit de gemeente-branche is er krapte in de accountancymarkt voor gemeenten. Hierdoor bestaat de kans dat er geen inschrijvingen volgen waardoor niet tijdig wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om de jaarrekening te laten controleren door een accountant. De beheersmaatregel die hiervoor is genomen betreft het opstellen van realistische en haalbare eisen. Meerdere gemeenten lopen aan tegen het feit dat slechts een zeer gering aantal kantoren inschrijft op gemeentelijke aanbestedingen. De wet- en regelgeving wordt door accountantskantoren als zeer complex ervaren en men is bevreesd voor de controle, en eventueel daaruit voortkomende boetes door de Autoriteit Financiële Markten (AFM). 2. Het werk van de accountant voldoet niet aan de verwachting. Het risico bestaat dat het werk van de accountant niet voldoet aan de verwachtingen. Dit risico wordt beheerst middels het programma van eisen en hetgeen beschreven staat in het beschrijvend document. In het programma van eisen zijn daarom, in aanvulling op de wettelijke eisen, specifieke eisen opgenomen met betrekking tot contactmomenten met de accountant. Deze contactmomenten bieden gelegenheid om lering te trekken uit het controleproces en de bevindingen en om richting te geven aan verbeteringen.

VERVOLGTRAJECT/UITVOERING AANBESTEDING Het programma van eisen wordt geïntegreerd in de aanbestedingsdocumenten. Verdere afstemming over proces en voortgang vindt plaats met (de twee vertegenwoordigers vanuit) de auditcommissie, waaronder het samenstellen van de beoordelingscommissie die belast zal zijn met de beoordeling van de inschrijvingen. Volgens de planning wordt de aanbesteding in april 2021 gepubliceerd, in mei/juni 2021 worden de inschrijvingen beoordeeld, begin juni 2021 zijn er presentaties en kan een voornemen tot gunning bekend worden gemaakt. Besluitvorming met betrekking tot de gunning van de opdracht vindt plaats in de raadsvergadering van 16 september 2021. -2-

No. B21.000687 De eerste controle die de nieuwe accountant uit zal voeren betreft de interim-controle 2021, naar verwachting in september/oktober 2021.

BIJLAGEN 1. Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten

De Auditcommissie,

E.M. Geldorp Griffier

J.F. Bongers Voorzitter

-3-