c650eccd-8a65-4064-91d1-95e1273a224f.pdf

5.4.2 Algemene ontwikkelingen In dit onderdeel worden de belangrijkste ontwikkelingen geschetst binnen de gemeenschappelijke regeling HFA die invloed kunnen hebben op de treasuryfunctie, de financiële positie en de geldstromen. •

Externe ontwikkelingen Internationale economische indicatoren en de ontwikkelingen op de Europese geld- en kapitaalmarkt. Op dit moment worden op dit punt geen externe ontwikkelingen verwacht.

•

Verwachte wijzigingen in wet- en regelgeving Wijzigingen van wet- en regelgeving in relatie tot de financiële positie zullen naar verwachting geen negatieve invloed hebben.

•

Debiteurenrisico’s De gemeenschappelijke regeling HFA Archief is weinig gevoelig voor dit risico, immers de debiteuren zijn veelal het rijk, de provincie en de gemeenten zijn, hierdoor is dit risico praktisch verwaarloosbaar.

•

Financiering In het begrotingsjaar 2022 zullen geen leningen worden opgenomen.

•

Relatiebeheer In het begrotingsjaar 2022 zullen naar verwachting geen belangrijke wijzigingen in de relatie met de huisbankier (ING) optreden.

•

Kasbeheer Het kasbeheer wordt voortgezet in lijn met voorgaande jaren.

•

Organisatie Naar verwachting zullen in 2022 geen aanpassingen plaatsvinden in de administratieve organisatie en interne controle.

•

Informatievoorziening Naar verwachting zullen in 2022 geen aanpassingen plaatsvinden in de informatie en systemen voor het beheer van de treasuryfunctie.

5.4.3 Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De Wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. 30

Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen; het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2022 is gemiddelde kwartaalbedrag voor HFA op basis van het begrotingstotaal 2022 afgerond € 8.446 (0,75% van € 1.126.154). Met de beschikbaarheid van de suppletiegelden heeft HFA een hoger saldo dan de minimumnorm.

5.4.4 Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HFA alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, is duidelijk dat het minimum niet wordt overschreden en dus wordt voldaan aan de norm.

5.4.5 Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HFA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HFA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 92.345 (8,2% van € 1.126.154 = begrotingsomvang 2022) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. HFA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

5.4.6 EMU-saldo Conform de voorschriften van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) wordt een overzicht opgenomen van het berekende EMU saldo van HFA. Dit geldt zowel voor het jaar voor het begrotingsjaar, als het begrotingsjaar zelf en het jaar volgend op het begrotingsjaar.

31

Berekening EMU-saldo (Bedragen * € 1.000) 2021 2022 256 191

1

Variabelen Exploitatie saldo voor verrekening met reserves

2

Afschrijvingen ten laste van de exploitatie

20

22

18

3

Bruto dotaties aan voorzieningen t.l.v. exploitatie

0

0

0

Uitgaven aan investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd 5 De in mindering op onder 4 bedoelde investeringen gebrachte ontvangen bijdrage van het Rijk, de Provincie, de Europese Unie en overigen +6a Verkoopopbrengsten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs) -6b Boekwinst op desinvesteringen in (im)materiële vaste activa

55

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

-7

Uitgaven aan verkoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijpmaken e.d. +8a Verkoopopbrengsten van grond (tegen verkoopprijs)

0

0

0

0

0

0

-8b Boekwinsten op grondverkopen

0

0

0

-9

0

0

0

-10 Betalingen die niet via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves worden gebracht en die nog niet vallen onder één van de ander genoemde posten

0

0

0

-11b Boekwinst bij verkoop van deelnemingen en aandelen. (Vrijval ten gunste van algemene middelen van niet meer Berekend EMU-saldo

0

0

0

331

213

172

-4

Betalingen ten laste van de voorzieningen

32

2023 154

6.

Financiële begroting

6.1

Overzicht baten en lasten en de toelichting

Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit

2022

Baten

Archieven Algemene dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Saldo baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves Resultaat

Lasten

Saldo

305

510.264

-509.959

934.711

615.890

318.822 0 0

935.016 1.126.154 191.138 1.126.154 1.126.154

0 -191.138 191.138 0

Archieven: dit betreft de activiteiten t.b.v. de algemene dienstverlening aan partners en samenwerkingsovereenkomsten. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead is opgezet conform de "Notitie Overhead "van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead wordt alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Heffing VPB: HFA voorziet geen heffing VPB.

33

6.2 Overzicht structurele en incidentele baten en lasten begroting

begroting

begroting

begroting

2022

2023

2024

2025

Structureel Incidenteel Totaal Lasten

935.016 191.138 1.126.154

935.016 154.126 1.089.142

935.016 67.134 1.002.150

935.016 12.936 947.952

Baten Structureel Incidenteel Totaal baten

935.016 0 935.016

935.016 0 935.016

935.016 0 935.016

935.016 0 935.016

Saldo (baten - lasten)

-191.138

-154.126

-67.134

-12.936

Onttrekkingen en toevoegingen reserves

191.138

154.126

67.134

12.936

0

0

0

0

Lasten

Resultaat

HFA is instaat de reguliere lasten te dekken vanuit de reguliere baten.

6.3 Meerjarenbegroting 2022 Op basis van de nieuwe begrotingsindeling ziet de financiële begroting van HFA er als volgt uit: Financiële begroting Nr.

Omschrijving

LASTEN 1 Personeel 3 Bedrijfsvoering 5, 7, Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, 9, 11 Dienstverlening en Archiefbewaarplaats 13 E-depot en DTR 15 Afschrijvingen

2 4

Realisatie 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

715.988 183.807

742.689 162.486

724.770 197.885

724.770 171.214

683.580 173.206

683.580 176.515

77.349 118.221 9.104

140.878 100.000 20.000

81.909 100.000 21.589

74.909 100.000 18.248

74.909 54.198 16.257

74.909 0 12.947

Totaal lasten

1.104.468

1.166.052

1.126.154

1.089.142

1.002.150

947.952

BATEN Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Overige bijdragen en overige baten

1.023.765 7.436

909.600 261

934.711 305

934.711 305

934.711 305

934.711 305

Totaal baten

1.031.202

909.861

935.016

935.016

935.016

935.016

Saldo

-73.266

-256.191

-191.138

-154.126

-67.134

-12.936

Toevoegingen aan reserves en voorzieningen Onttrekkingen aan reserves en voorzieningen

205.000 267.510

0 256.191

0 191.138

0 154.126

0 67.134

0 12.936

Saldo van baten en lasten

-10.756

0

0

0

0

0

Het Rijk heeft in de jaren 2017 tot en met 2020 een extra jaarlijkse bijdrage verstrekt in het kader van DTR van ruim € 111.000 per jaar. Ook voor 2021 wordt deze bijdrage verstrekt. Door de opbouwfase 34

van HFA en de nog beperkte personele beschikbaarheid zijn deze gelden onvoldoende benut. Deze middelen zullen in de jaren 2021, 2022 en verder besteed worden.

Toelichting op de lasten en baten: Lasten

1.Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HFA de rechtspositieregeling van het rijk van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is gebaseerd op de bestaande inzet vermeerderd met de indexering.

3.Bedrijfsvoering: huisvestings- en organisatiekosten De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren. De jaarlijkse huurkosten bedragen circa € 63.000. De huurprijs is gebaseerd op een dekking van de kostprijs. Hiertoe is gerekend met een interne rente van 1%. Wanneer deze interne rente naar boven wordt aangepast en de huur derhalve niet meer kostprijsdekkend zal zijn, zal de huurprijs worden aangepast op de eerstvolgende indexatiedatum na aanpassing van de interne rente. Voor de kosten voor gas, water en licht, alsook voor kosten zoals beveiliging en schoonmaak, is een raming opgenomen. De reële bedragen zijn in 2020 berekend op basis van verdeelsleutels met Batavialand.

5.Collectiebeheer De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren.

7.Archiefbeheersysteem De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren. HFA maakt gebruik van een eigen archiefbeheersysteem, zijnde Mais Flexis om de beheerde archieven en collecties goed te kunnen beheren. In Mais Flexis worden de toegangen op de archieven en collecties, de fysieke bergplaats, de bezoekersregistratie, de uitleenadministratie, de beperkingen van de openbaarheid etc. gecombineerd. Het archiefbeheersysteem vormt de basis voor de presentatie van de archieven op de website. Het NA heeft aangegeven de kosten voor de hosting ook in 2020 nog op zich te nemen, maar voor 2021 zal HFA dit zelf moeten betalen. Hiervoor begroot HFA m.i.v. 2021 een budget van € 19.000 per jaar.

35

9.Dienstverlening De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren.

11.Archiefbewaarplaats De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren.

13.E-Depot en DTR De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke uitgaven en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren. In 2021-2022 zal het traject infrastructuur digitale duurzaamheid verder worden uitgewerkt en dan komt er meer inzicht in de kosten.

15. Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van de investeringen per 1 januari 2021. Afschrijvingen vinden plaats conform de nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid.

Baten 2.Bijdragen rijk, gemeenten, provincies en derden Conform artikel 19, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling worden de bijdragen jaarlijks aangepast aan de correctie voor loon- en prijsstijgingen. Dit kan vanwege de formele bevoegdheden van de wetgever niet bindend aan het Rijk worden opgelegd. Daarom staat in de regeling dat de bijdrage van de Minister jaarlijks ‘kan’ worden aangepast. De afspraak is dat deze aanpassing als regel (voor zover de wetgever daarvoor de nodige middelen ter beschikking stelt) jaarlijks plaatsvindt. Voor de bijdragen van de provincie, de gemeenten en het waterschap geldt dat deze jaarlijks worden aangepast met het door provinciale staten voor dit doel jaarlijks vastgestelde percentage voor loon- en prijsstijgingen die geldt voor goederen/diensten.

Rijksbijdrage Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Zeewolde Gemeente Urk Waterschap Zuiderzeeland Totaal

474.030 71.569 179.616 94.944 51.722 46.750 16.080 934.711 36

4.Overige bijdragen Voor de periode 2022-2025 is het nog niet bekend of de DTR bijdrage wordt gecontinueerd. Er worden geen overige bijdragen voorzien.

6.Overige baten De lasten zijn voor de begroting 2022 gebaseerd op werkelijke baten en verhoogd met een prijsindex van 1,5%. Dit is ongewijzigd doorgetrokken naar de volgende jaren. Een kleine inkomstenbron vormt de post ‘Opbrengst archief’. Met deze post worden de inkomsten uit het aanbieden van diensten aan de archiefonderzoekers en derden. Hieronder vallen bijvoorbeeld de fotokopieën en de gebruikersvergoeding voor het gebruik van reproducties van beheerde archiefbescheiden en collecties. De basis van deze inkomsten wordt gevormd door de Tarievenregeling van de minister van OC&W.

8.Incidentele baten en lasten Deze zijn vooralsnog pro memorie geraamd.

Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves. HFA heeft de ambitie in ook in de komende jaren haar dienstverlening verder uit te bouwen en achterstanden verder weg te werken. Hiervoor worden de in 2018 ontvangen suppletiegelden ingezet zoals die in bestemmingsreserves beschikbaar zijn. Ook de DTR gelden zullen in de komen de jaren worden benut. In 2021 werkt HFA aan de digitalisering van de videobanden. De videobanden betreffen een rijkscollectie. Voor de restauratie zetten we het resterende bedrag in van de bestemmingsreserve ‘Restauratie en digitalisering filmcollectie’. Het digitaliseren van de banden wordt bekostigd uit de ‘bestemmingsreserve DTR gelden’. In 2020 hebben we een begin gemaakt aan het herimplementeren van Afas, maar ook aan het vertalen van de workflows binnen HFA naar een efficiëntere en effectievere inzet van functionaliteiten ICT, de verdere uitrol hiervan ronden we in 2021 af. Tot en met 2021 kunnen werkzaamheden rond het e-Depot passend in de begroting en de bestemmingsreserve worden uitgevoerd. Op basis van de samengebrachte ambities wordt een groeimodel voor de financiering voor het e-depot en dienstverlening binnen de GR opgezet. Dit gebeurt op basis van de lopende projecten en het door de RHC’s ontwikkelde kostenmodel en de evaluatie/bijstelling daarvan.

Afspraken over het toepassen van het rekenmodel voor structurele financiering worden met ingang van 2022 ingezet. De DTR-gelden zetten we daarnaast tot 2023 in afnemende mate in op digitaliseren en ontsluiten van vaak geraadpleegde bronnen uit de rijkscollectie. We geven publieksaandacht middels storytellingprojecten en het project Vele Handen, waarmee we ook inzetten op crowdsourcing.

37

Rekening nummer

12043 12046 12047 12048 12049 12050 12051 12054 12055 12056

Omschrijving Afschrijvingsreserve geconditioneerde archiefruimte voor AV/filmcollectie Ontwerp en implementatie ICT Ontwerp en implementatie Financien Project E-depot CBS Digitalisering meest geraadpleegde bronnen Opleidingen Knelpunten personele inzet DTR Afschrijvingsreserve herinrichting studiezaal Totaal bestemmingsreserves

Stand per 31 december 2020

Stand per 31 december 2021

Stand per 31 december 2022

Stand per 31 december 2023

Stand per 31 december 2024

Stand per 31 december 2025

74.000 60.000 15.000 0 25.000 25.000 7.000 123.572 354.198 40.000 723.770

54.000 30.000 0 0 7.000 0 0 82.381 254.198 40.000 467.579

49.053 0 0 0 0 0 0 41.190 154.198 32.000 276.441

44.117 0 0 0 0 0 0 0 54.198 24.000 122.315

39.181 0 0 0 0 0 0 0 0 16.000 55.181

34.245 0 0 0 0 0 0 0 0 8.000 42.245

38

Balans 2022 – 2025 BALANS van HET FLEVOLANDS ARCHIEF Activa

31-12-2020 31-12-2021 31-12-2022 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025

Vaste activa Materiële vaste activa

85.495

131.464

109.874

91.626

75.369

62.422

809.342 30.373 4.126

487.913 30.000 5.120

318.376 30.000 5.109

182.498 30.000 5.109

131.621 30.000 5.109

131.633 30.000 5.109

929.337

654.497

463.359

309.233

242.100

229.164

Volttende activa: Uitzettingen Liquide middelen Overlopende activa

Passiva

31-12-2020 31-12-2021 31-12-2022 31-12-2023 31-12-2024 31-12-2025

Vaste pasiva Eigen vermogen: Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

86.909 723.770 -10.756

86.918 467.579

86.918 276.441

86.918 122.315

86.918 55.181

86.918 42.245

129.415

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

929.337

654.497

463.359

309.233

242.100

229.164

Netto vlottende schulden: Kortlopende schulden

Toelichting op de balans 2022-2025 Activa Vaste activa De boekwaarden zijn gebaseerd op de waarden per 31 december 2020.

Vlottende activa De raming 2022-2025 voor uitzettingen, liquide middelen en overlopende activa is gebaseerd op een schatting.

Passiva Eigen vermogen De algemene reserve blijft binnen een bedrag van 10% van de bijdrage van de partners.

Kortlopende schulden De raming 2022-2025 voor kortlopende schulden is gebaseerd op een schatting.

39

Vaststellingsbesluit Directeur en managementteam van Het Flevolands Archief Als ontwerpbegroting vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 21 juni 2021 De directeur van Het Flevolands Archief

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief op 21 juni 2021

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. J. Schoone

40