Bijlage - 4 Accountsverslag (638076).pdf

Accountantsverslag 2023 Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek

Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek Postbus 2341 8203 AH LELYSTAD

Geachte leden van het algemeen bestuur,

Onderwerp Accountantsverslag 2023

Bij de jaarrekening 2023 hebben wij op 5 juni 2024 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Vanaf 2023 ziet ons oordeel uitsluitend toe op het aspect getrouwheid en niet meer op het aspect rechtmatigheid. De rechtmatigheid is door de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek zelf gecontroleerd en verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording welke onderdeel is van de jaarrekening 2023. Ons oordeel bij de jaarrekening 2023 ziet daarom ook toe op de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Datum 5 juni 2024 Kenmerk 312021004.24.299

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2023 van uw omgevingsdienst afgerond. De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 16 mei 2024 hebben wij onze controlebevindingen besproken met uw Controller.

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2023. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A. Booij RA ValidSigned door A. Booij RA op 05-06-2024

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409. .

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot deze managementletter:

2. Financiële positie en resultaat.................................................. 7

Arie Booij

4. Interne beheersing ................................................................ 18

06 – 1509 2689 abooij@psa-ra.nl Robbert Heevel 06 – 8333 0186 rheevel@psa-ra.nl

3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 11 5. Overige aangelegenheden...................................................... 20

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312021004.24.299 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 20 september 2023 (kenmerk 312021004.23.355) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek (hierna: OFGV). De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023, het Programma van Eisen accountantscontrole zoals door het algemeen bestuur op 3 februari 2021 is vastgesteld en de Regeling Controleprotocol WNT 2023 vallen.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het Programma van Eisen accountantscontrole

De materialiteitsbepaling bij de OFGV is gebaseerd op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en op het Programma van Eisen accountantscontrole zoals door het algemeen bestuur op 3 februari 2021 is vastgesteld. Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. De bij onze controle van de jaarrekening 2023 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen daarom: Bron: jaarrekening 2023 Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten € 165.000

Onzekerheden € 495.000

Het algemeen bestuur heeft in het Programma van Eisen accountantscontrole de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 60.000.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2023 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed.

312021004.24.299 - 2

Risico’s en aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening 2023 ▪ De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur over boekjaar 2023. ▪ De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. ▪ Beheersing en registratie van uw projecten. ▪ De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse. ▪ De actualiteit van de (financiële) administratie. ▪ De kwaliteit van uw IT-omgeving. ▪ Management override of controls. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke interne beheersingsmaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeenschappelijke regeling. ▪ Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels. ▪ Betaalproces, vanwege de potentiële (fraude-)risico’s. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen.

Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

Uw rechtmatigheidsverantwoording

In de jaarrekening 2023 legt het dagelijks bestuur voor het eerst verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, het voorwaarden- en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting, verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het normenkader voor de financiële rechtmatigheid. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 165.000.

In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan dat zijn niet rechtmatig heeft gehandeld. De onrechtmatigheden hebben betrekking op afwijkingen van het voorwaardencriterium voor een bedrag van € 205.000. In hoofdstuk 3 gaan wij nader op de rechtmatigheidsverantwoording in. 312021004.24.299 - 3

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de OFGV. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de OFGV zijn uiteengezet in hoofdstuk B.3.1‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’ van de jaarrekening 2023. In de jaarrekening 2023 heeft zich ten opzichte van 2022 één wijziging voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen. Deze wijziging heeft betrekking op de kaders die van toepassing zijn op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf het verslagjaar 2023 voor het eerst in de jaarrekening is opgenomen. Verder is geen sprake van wijzigingen in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die van invloed zijn op de baten en lasten en/of de financiële positie van de OFGV. Wij hebben het door het dagelijks bestuur toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd.

Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn daarom niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2023 van de OFGV een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva op 31 december 2023 in overeenstemming met het BBV. Daarnaast zijn wij van mening dat de door het dagelijks bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft van de rechtmatigheid van het door haar gevoerde financieel beheer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door het algemeen bestuur wordt vastgesteld.

312021004.24.299 - 4

Wij verzoeken u daarom ons een door de leden van het algemeen bestuur ondertekend exemplaar van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312021004.24.299 - 5

2.

Financiële positie en resultaat

312021004.24.299 - 6

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw omgevingsdienst neemt in absolute zin toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor uw gemeenschappelijke regeling, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten 2023 bedraagt € 717.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 453.000 uit de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerd resultaat over 2023 € 1.170.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen.

Eigen vermogen (in € 1.000)

2023

2022

2021

2020

Eigen vermogen per 1 januari

2.556

1.643

1.331

1.520

Uitkering aan gemeenten/ resultaatbestemming

-/- 99

0

-/- 206

-/- 640

Subtotaal

2.457

1.643

1.125

880

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 453

-/- 11

-/- 52

-/- 105

Gerealiseerd resultaat

1.170

924

570

556

717

913

518

451

3.173

2.556

1.643

1.331

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’) Eigen vermogen per 31 december

NB. Door afrondingen op € 1.000 kunnen afrondingsverschillen ontstaan.

312021004.24.299 - 7

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw algemeen bestuur. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 40,3 % van het balanstotaal (2022: circa 31,5 % van het balanstotaal). In hoofdstuk B.3.2 van de jaarrekening, specifiek bij het onderdeel ‘Vaste passiva’, geeft het dagelijks bestuur een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2023. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

Resultaat 2023 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerd saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeenschappelijke regeling ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerd saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen uit reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerd resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeenschappelijke regeling het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten

17.232

Totale lasten

16.515

Gerealiseerde saldo van baten en lasten

717

Af: toevoegingen aan reserves

0

Bij: onttrekkingen uit reserves

453

Saldo mutaties reserves

453

Gerealiseerd resultaat

1.170

De exploitatie over 2023 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 717.000 zien, ten opzichte van een begroot saldo na wijziging van € -863.000. Dit is een voordeel van € 1.580.000. Het gerealiseerd resultaat van € 1.170.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen.

312021004.24.299 - 8

In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting en de gerealiseerde baten en lasten verklaard (hoofdstuk A.1.3 tot en met hoofdstuk A.1.7 en hoofdstuk B.3.3). Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het voordelige exploitatieresultaat 2023 (vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven (hoofdstuk B.3.6). Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het benodigde weerstandsvermogen valt binnen de afgesproken bandbreedte

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De omvang van de weerstandscapaciteit, door het dagelijks bestuur bepaald op basis van de omvang van de algemene reserve en de post onvoorzien, bedraag ultimo 2023 circa € 895.000 (2022: circa € 725.000). De beschikbare weerstandscapaciteit van OFGV is daarmee in 2023 absoluut gezien toegenomen. In de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” (hoofdstuk A.2.2) heeft het dagelijks bestuur toegelicht dat het benodigde weerstandscapaciteit circa € 973.000 is (2022: circa € 989.000). Dit bedrag is bepaald op basis van de inventarisatie en kwantificering van de door het dagelijks bestuur onderkende risico’s. Dit bedrag is bepaald op basis van de actualisatie van de door het dagelijks bestuur onderkende risico’s. Door de inventarisatie en kwantificering van risico’s periodiek te actualiseren, houdt het dagelijks bestuur goed zicht op de risico’s en kunt u een goede kwalitatieve beoordeling van uw vermogen maken.

Op basis van de (actualisatie van de) risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit (de vrije weerstandscapaciteit heeft het dagelijks bestuur berekend op € 895.000) komt de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het benodigde weerstandsvermogen (door het dagelijks bestuur berekend op € 973.0000) uit op 0,92. De verhouding valt binnen de afgesproken bandbreedte van 0,8 – 1,2 zoals is opgenomen in de “Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement”. Wij adviseren u om de risico-inventarisatie te blijven actualiseren en te kwantificeren en, gelet op het feit dat uiteindelijk de deelnemers “belast” worden met de risico’s, dit periodiek (passend binnen uw P&C-cyclus of zoveel eerder als u dat noodzakelijk acht) in het algemeen bestuur te bespreken.

312021004.24.299 - 9

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312021004.24.299 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole Rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening

Tot en met het boekjaar 2022 hebben wij als accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening gegeven. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het jaar 2023 is dit gewijzigd en geven wij uitsluitend nog een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur neemt vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en verantwoord zich daarmee over de rechtmatigheid van het gevoerde financieel beheer. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening wordt opgenomen, valt deze ook onder ons getrouwheidsoordeel. Welke kaders gelden voor uw rechtmatigheidsverantwoording? Verantwoordings- en rapporteringsgrens: Met het vaststellen van de “Financiële Verordening Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek 2022” (hierna: financiële verordening) door het algemeen bestuur op 22 juni 2022, zijn de verantwoordings- en rapporteringsgrens bepaald. De verantwoordingsgrens is in artikel 19 lid 2 sub a van de financiële verordening vastgesteld op 1% van het totaal van de werkelijke lasten in de jaarrekening (inclusief de dotaties aan de reserves). Voor 2023 is dat een bedrag van (afgerond) € 165.000.

De rapportagegrens (wanneer geconstateerde afwijkingen in de paragraaf rechtmatigheid moeten worden toegelicht) is vastgesteld op € 60.000 (artikel 19 lid 2 sub d lid 3 Financiële verordening). Voor afwijkingen van het begrotingscriterium is een rapportagegrens van € 25.000 vastgesteld. Wanneer fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens niet overschrijden, is – in materiële zin – sprake van rechtmatig handelen door het dagelijks bestuur en zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand gekomen. Wanneer fouten en onduidelijkheden de verantwoordingsgrens wel overschrijden, dan worden deze in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het dagelijks bestuur in de paragraaf rechtmatigheid. Normenkader: Het dagelijks bestuur heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door het algemeen bestuur vastgesteld op 22 november 2023. Het normenkader is van belang voor de interne controle (en verantwoording) met betrekking tot de drie rechtmatigheidscriteria die van belang zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording. Hierop gaan wij hierna in. Begrotingscriterium: Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium.

Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s en investeringskredieten (begrotingscriterium). 312021004.24.299 - 11

Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop het algemeen bestuur de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. In beginsel gelden voor de evaluatie van begrotingsafwijkingen de volgende criteria: 1. 2. 3. 4.

5.

Overschrijdingen van lasten op programma's (of indien van toepassing een ander door het algemeen bestuur vastgesteld autorisatieniveau) zijn onrechtmatig; Overschrijdingen op investeringsbudgetten (kredieten) zijn onrechtmatig; Ongeautoriseerde reservemutaties (wat overigens ook getrouwheidsfouten zijn die in de jaarrekening kunnen worden aangepast) zijn onrechtmatig; Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld (dit hangt af van de intern vastgelegde spelregels in bijvoorbeeld de financiële verordening over de planning & controlcyclus, budgetafwijkingen, budgetoverheveling etc.) zijn onrechtmatig; Onderschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) van afgesloten kredieten, die niet tijdig zijn gemeld aan het algemeen bestuur, zijn onrechtmatig.

Bij categorie 4 en 5 is in beginsel sprake van afwijkingen die rechtmatig zijn, tenzij deze afwijkingen niet tijdig zijn gemeld of niet in overeenstemming zijn met de afgesproken ‘spelregels’. In dat geval zijn afwijkingen onrechtmatig. Wanneer u bijvoorbeeld in uw beleid heeft geregeld dat afwijkingen kleiner dan een bepaald bedrag op een vooraf gedefinieerd autorisatieniveau niet tussentijds gemeld hoeven te worden, dan tellen deze afwijkingen niet mee bij het bepalen van de begrotingsafwijkingen. Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur kunnen dus nadere afspraken maken in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel wat betekent dat het dagelijks bestuur deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf rechtmatigheid). In artikel 19 lid 2 sub b en c van de financiële verordening zijn hiervoor de volgende bepalingen opgenomen: ▪ ▪

Een overschrijding van de lasten als gevolg van hogere baten is rechtmatig. Een overschrijding van afzonderlijke budgetten is rechtmatig voor zover het totaal van de lasten niet overschreden wordt.

Voorwaardencriterium: Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening en heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

312021004.24.299 - 12

Uw gemeenschappelijke regeling stelt via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen en omgang met reserves & voorzieningen. Misbruik en oneigenlijk gebruik: Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaats vinden naar de opzet van de interne organisatie. Binnen de OFGV is dit inmiddels gerealiseerd. Toelichting in paragraaf rechtmatigheid: In artikel 19 lid 2 sub d van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf rechtmatigheid rechtmatigheidsbevindingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 60.000 dienen te worden toegelicht. Voor afwijkingen van het begrotingscriterium worden afwijkingen groter dan € 25.000 toegelicht. Uw rechtsmatigheidsverantwoording 2023 De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening op pagina 58. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model.

Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het dagelijks bestuur niet rechtmatig gehandeld heeft, omdat de totale rechtmatigheidsafwijkingen € 205.000 bedragen en daarmee groter zijn dan de gestelde verantwoordingsgrens van € 165.000. Deze afwijking heeft betrekking op een tweetal contracten voor inhuur van toezichthouders, waarbij sprake is geweest van verlengingen die niet in overeenstemming met de aanbestedingsrichtlijnen tot stand zijn gekomen. In de paragraaf rechtmatigheid licht het dagelijks bestuur dit nader toe. Ons oordeel bij uw rechtmatigheidsverantwoording 2023 Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het algemeen bestuur hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur een getrouw beeld geeft. De jaarrekening (rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag (paragraaf Rechtmatigheid) bevat alle voorgeschreven informatie. Alle verplichte onderdelen zijn toegelicht in de paragraaf rechtmatigheid. Welke adviezen geven wij u mee voor 2024 en verder? Naar aanleiding van de controle van de rechtmatigheidsverantwoording 2023, willen wij u voor 2024 en verder de volgende adviezen meegeven: ▪ ▪

Stel tijdig, wat ons betreft zo vroeg mogelijk, maar in ieder geval in de eerste helft van het kalenderjaar een intern controleplan op. Voer het interne controleplan overeenkomstig uw planning uit. Wellicht ten overvloede willen wij vermelden dat het interne controleplan, op basis van artikel 8 uit uw financiële verordening, ook gericht moet zijn op de controle van de getrouwheid van de informatieverstrekking. 312021004.24.299 - 13

▪ ▪

Geen sprake van te betalen vennootschapsbelasting

Stel ruimschoots voordat de jaarrekeningcontrole gaat starten, een integrale rapportage van de interne controle uitkomsten op. Deze dient immers als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Overleg in welke mate de criteria die nu gelden om begrotingsafwijkingen als acceptabel te kwalificeren, voldoende duidelijk en passend zijn voor uw organisatie en stel deze, wanneer u dat nodig acht, bij.

Uitgangspunt van het dagelijks bestuur is dat in uw jaarrekening geen sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht (Vpb) vallen. In de jaarrekening 2023 (hoofdstuk A.1.6) heeft het dagelijks bestuur vermeld dat uw gemeenschappelijke regeling met de Belastingdienst afspraken heeft gemaakt en dat bijna alle taken die door uw omgevingsdienst worden uitgevoerd (welke zijn voorgeschreven in de wet) zijn vrijgesteld van Vpb. Wij adviseren de ontwikkelingen over Vpb voor overheidsbedrijven en uw eigen Vpb-positie te blijven monitoren, om tegenvallers inzake de Vpb te voorkomen dan wel tijdig te signaleren. Daarnaast adviseren wij u om uw Vpb-positie af te (blijven) stemmen met de Belastingdienst.

Maximale opdrachtwaarde en hoeveelheid raamcontracten niet vermeld

Bij de controle stelden wij vast dat niet bij alle raamcontracten die via een Europese procedure zijn afgesloten, een maximale opdrachtwaarde en hoeveelheid wordt vermeld. Dit is op basis van jurisprudentie wel noodzakelijk. Uit jurisprudentie blijkt echter ook dat contracten waarbij dit ontbreekt, de contracten nog steeds rechtsgeldig zijn. De uitgaven binnen deze contracten merken wij daarom niet aan als financieel onrechtmatig. U loopt hiermee juridisch wel meer risico, doordat duidelijke en vereiste kadering van de raamcontracten ontbreekt.

Onrechtmatige verlengingen Via onze managementletter hebben wij u geïnformeerd dat in uw inhuurcontracten weinig expliciete voorwaarden en geen termijnen zijn gesteld aan de verlengingsoptie(s). Uw organisatie gaf daarbij aan dat deze voorwaarden wel in de van inhuur contracten

aanbestedingsomgeving zijn opgenomen. Bij het controleren van de spendanalyse stelden wij dit ook vast, in het dynamische aankoopsysteem (DAS) van uw organisatie zijn de verlengingopties duidelijk per opdracht opgenomen. Echter, bij het aangaan van verlengingen zijn deze maximale verlengingopties niet altijd op juiste wijze toegepast. Enkele opdrachten zijn langer verlengd dan de maximale verlengingsperiode die bij het uitschrijven van de opdracht is opgenomen. Bij de controle van de jaarrekening over 2023 stelden wij bij twee opdrachten vast dat de uitgaven in 2023 in een verlenging vielen die buiten de maximale opdrachtperiode is aangegaan. Bijvoorbeeld: volgens de uitgeschreven opdracht kon uiterlijk tot medio 2022 worden verlengd, waarna uw organisatie opnieuw een verlenging is aangegaan en hier in 2023 uitgaven voor zijn gemaakt. De uitgaven die vallen binnen dergelijke onrechtmatige verlengingen hebben wij aangemerkt als financieel onrechtmatig. Het gaat om een totaalbedrag van € 205.000 aan onrechtmatige uitgaven in 2023. Daarnaast stelden wij vast dat er in 2023 een opdracht op eenzelfde wijze onrechtmatig is verlengd, maar waarbij de uitgaven in 2023 nog niet onder de onrechtmatige verlenging vallen. De onrechtmatige verlenging heeft betrekking op 2025 en 2026.

Uw organisatie is bekend met deze opdracht en kan in 2024 bijsturen om onrechtmatige uitgaven in latere jaren te voorkomen. 312021004.24.299 - 14

WNT-verantwoording en anticumulatiebepaling WNT

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2023 van € 223.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT-plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording (anticumulatiebepaling).

Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren. In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt daarom geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2023 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2024 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2023 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Als op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarrekening met daarin de WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2022 op de website van de OFGV is gepubliceerd.

312021004.24.299 - 15

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2023 onder Single information, Single audit (SiSa) vallen. Wij doen dit met een tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. In overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa is de tabel leeg als er geen bevindingen zijn. Hierna treft u deze tabel aan. Nr.

Specifieke uitkering of overig

E93

Regeling specifieke uitkering interbestuurlijk programma VTH

F21

Eenmalige specifieke uitkeringen ten behoeve van extra ondersteuning voor toezicht op handhaving van de energiebesparingsplicht

Fout of onzekerheid

Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring) Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening

Financiële omvang in euro's

Toelichting fout/onzekerheid

: Goedkeurend : Goedkeurend

312021004.24.299 - 16

4.

Interne beheersing

312021004.24.299 - 17

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de controle 2023

betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Naar aanleiding van onze interim-controle 2023 hebben wij via onze managementletter van 12 januari 2024 (kenmerk 312018013.23.505) onze bevindingen gedeeld met het dagelijks bestuur en de directie. Hieronder hebben wij de managementsamenvatting uit de managementletter opgenomen:

312021004.24.299 - 18

5.

Overige aangelegenheden

312021004.24.299 - 19

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het dagelijks bestuur

Er zijn geen meningsverschillen met het dagelijks bestuur geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het dagelijks bestuur van uw gemeenschappelijke regeling de volledige medewerking verleend en hebben wij de volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Wij hebben namens het dagelijks bestuur een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Bevestigingen van het dagelijks bestuur ontvangen

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die het dagelijks bestuur heeft opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording ten aanzien van het naleven van regelgeving met betrekking tot Europese aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met de Controller van de OFGV, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Ook hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. 312021004.24.299 - 20

Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude.

Bevestiging onafhankelijkheid

De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed. In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het dagelijks bestuur en aan het algemeen bestuur. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de OFGV in 2023 voldoende is gewaarborgd en bevestigen wij dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de OFGV in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.

Controleverschillen

Overzicht van de controleverschillen: Aard van de fouten en onzekerheden Fouten

Getrouwheid

N.v.t.

N.v.t

Totaal fouten

N.v.t.

Onzekerheden N.v.t.

N.v.t.

Totaal onzekerheden

N.v.t.

Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur bevestigt dat de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Daarnaast is in de jaarrekening een correctie doorgevoerd naar aanleiding van onze controle. Uw organisatie beschikt over een overzicht van deze correctie. 312021004.24.299 - 21

312021004.24.299 - 22