Bijlage - 2 Gewaarmerkte jaarrekening 2025 inclusief controleverklaring.pdf
Tekst van het document
JAARSTUKKEN 2025
HET FLEVOLANDS ARCHIEF Publieke Sector Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorende bij de controleverklaring d.d. 19 maart 2026 met kenmerk 312022008.26.148
1
Inhoudsopgave 1.
Voorwoord ................................................................................................................................................................ 4
I.
Jaarverslag................................................................................................................................................................. 6
2. Programmaverantwoording ......................................................................................................................................... 6 2.1. Programmaverantwoording 2025.......................................................................................................................... 6 2.2. Resultaatbestemming ............................................................................................................................................ 7 2.3. Balans per 31 december 2025 ............................................................................................................................... 7 2.4 Beleidsbegroting: programmabegroting................................................................................................................. 7 2.5
3.
Programma: Archivering .................................................................................................................................. 8
2.5.1
Programmadoel ...............................................................................................................8
2.5.2
Beoogde maatschappelijke effecten................................................................................8
2.5.3
Effectenindicatoren..........................................................................................................8
2.5.4
Wat hebben we hiervoor gedaan?...................................................................................8
2.5.5
Termijnagenda ...............................................................................................................14
Financiële paragrafen.............................................................................................................................................. 16 3.1. Onderhoud kapitaalgoederen .............................................................................................................................. 16 3.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .......................................................................................................... 16 Weerstandscapaciteit ....................................................................................................................16 Risico-inventarisatie .......................................................................................................................17 Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ....................19 3.3. Verbonden partijen .............................................................................................................................................. 19 3.4. Financiering ..........................................................................................................................................................
20 Algemeen .......................................................................................................................................20 Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) .................................................................................21 Renterisiconorm.............................................................................................................................21 Kasgeldlimiet ..................................................................................................................................22 3.5. Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................... 23 3.5.1. Organisatie inrichting ...........................................................................................................23 3.5.2. Normaliseren rechtspositie ambtenaren .............................................................................23 3.5.3.
Huisvesting .....................................................................................................................23
3.5.4.
Interne beheersing .........................................................................................................24
3.5.5.
BTW ................................................................................................................................24
3.5.6.
Duurzaamheid ................................................................................................................24
3.5.7.
Automatisering...............................................................................................................25
3.5.8.
Misbruik & oneigenlijk gebruik ......................................................................................26
3.5.9.
Financiële rechtmatigheid..............................................................................................26 2
3.6. Openbaarheidsparagraaf ..................................................................................................................................... 28 II. Jaarrekening ................................................................................................................................................................ 29 4.
Balans per 31 december 2025 ................................................................................................................................ 30
5.
Overzicht van baten en lasten 2025 ....................................................................................................................... 32
6.
5.2.
Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening .................................................................. 33
5.3.
Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................. 34
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat.................................... 35 6.1.
Grondslagen voor de waardering van activa ................................................................................................. 35
6.1.a
Materiële vaste activa ....................................................................................................35
6.1.b
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa 36
6.1.c
Liquide middelen............................................................................................................36
6.2.
Grondslagen voor de waardering van passiva............................................................................................... 36
6.2.a
Eigen vermogen .............................................................................................................36
6.2.b
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ...........36
6.3
Grondslagen voor de bepaling van het resultaat .......................................................................................... 36
7. Toelichting op de balans per 31 december 2025........................................................................................................ 37 8. Niet uit de balans blijkende (rechten en) verplichtingen ........................................................................................... 42 9.
Toelichting op de verschillen tussen de Overzicht van baten en lasten 2025 en de begroting 2025 .................... 43
10. Wet Normering Topinkomens ................................................................................................................................ 52 11. Gebeurtenissen na balansdatum ............................................................................................................................ 54 12. Rechtmatigheidsverantwoording ........................................................................................................................... 54 13. Bijlage – overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld....................................................................... 56 14. Overige gegevens - controleverklaring accountant ................................................................................................ 57 IV. Vaststellingsbesluit door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief........................................................... 62
3
1.
Voorwoord
Voor u ligt de jaarrekening 2025 van Het Flevolands Archief (HFA). Wij zijn blij u deze jaarrekening aan te bieden. In deze jaarstukken van Het Flevolands Archief vindt u een overzicht van programmadoelen en resultaten van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de financiële resultaten in 2025. De jaarstukken 2025 bestaan uit: 1. het jaarverslag oftewel de programmaverantwoording en de (verplichte) paragrafen 2. de jaarrekening met balans per 31 december 2025 3. een aantal bijlagen De jaarrekening 2025 van HFA laat een gerealiseerd resultaat zien van negatief € 19.401,-. HFA legt in de jaarrekening 2025 verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting 2025 van HFA die in één programma is vastgelegd, te weten: •
Archivering
Dit is het negende jaarverslag van HFA. HFA is een openbaar lichaam met als doel de archiefwettelijke taken van de deelnemers uit te voeren. Deelnemers van HFA zijn: het Rijk, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. De deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling HFA profiteren in deze gezamenlijkheid optimaal van de ontwikkeling van producten en diensten op het gebied van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland. In 2025 kijken we terug op diverse mijlpalen rond innovaties in onze digitale dienstverlening. HFA heeft dit jaar goed nagedacht over (digitale) veiligheid en de keuzes in een snel veranderende samenleving, waarin geopolitieke ontwikkelingen een centrale rol spelen. Dit heeft ons geholpen in het zetten van benodigde stappen rond een stabiel en duurzaam informatiebeheer met voldoende oog voor toekomstig benodigde wendbaarheid. In 2025 Zag HFA zowel mondiaal als nationaal veel veranderingen die ook hun weerslag hadden op de (politieke en technologische) kaders die we nodig hebben om digitale informatie te archiveren. Daarnaast Hadden we in 2025 ook mooie hoogtepunten te vieren met elkaar. We hebben diverse pilots met ons e-Depot doorlopen waardoor we begin 2026 deze breed kunnen lanceren We ontvingen het NOV-keurmerk voor vrijwilligersorganisaties, als eerste archief in Nederland.
We lanceerden ter gelegenheid van 100 jaar Zuiderzeesteunwet de vijfdelige podcastserie Wisselend Getij over de invloed van de Zuiderzeewerken op mens en omgeving. Deze is nu te beluisteren via Spotify en Apple Podcasts. HFA neemt in de jaarrekening 2025 opnieuw een rechtmatigheidsverantwoording op. Ook blijven we het belang zien van het verantwoorden van ons duurzaam handelen, hoewel dit niet verplicht is. Dit is voor ons al jaren een belangrijk aandachtspunt. Daarom geven we ook dit jaar uitleg hierover. Afrondend dankt het Managementteam alle medewerkers van HFA voor hun inzet in het afgelopen jaar. Ook in het nieuwe jaar 2026 gaan we met veel energie en vastberadenheid voorwaarts. We houden focus op de wettelijke taken, werken binnen de reguliere planning- en control cyclus en onderhouden goede communicatielijnen met het bestuur en de ambtelijke adviseurs. HFA maakt daarbij gebruik van kennis en expertise in het grotere netwerk van RHC’s en archiefinstellingen. We blijven goed aangehaakt op de ontwikkelingen aan Rijkszijde. In 2026 maken we opnieuw gerichte keuze welke kennis, competenties en capaciteit in de organisatie zelf beschikbaar moet zijn (basisformatie), en welke we kunnen inhuren. 4
HFA is trots op zijn medewerkers die vanuit een leermentaliteit deskundigheid en betrokkenheid bijdragen leveren om de missie en ambities van onze organisatie te vervullen. We staan, door behoefte vanuit de samenleving in steeds nauwer contact met de burger. We onderzoeken onze wijze van inzet en onze dienstverlening om op de getoonde behoefte te kunnen ontwikkelen. Want het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen steeds wij samen!
Lelystad, 5 maart 2026
Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur, drs. Marloes P.H. van der Sommen
5
I.
Jaarverslag
2. Programmaverantwoording 2.1. Programmaverantwoording 2025 De jaarrekening 2025 van HFA laat een gerealiseerd resultaat zien van negatief € 19.401, -.
Nr.
1 2 3 4 5
6 7 8
9 10
Omschrijving
Primaire begroting 2025
Rekening 2024
LASTEN Personeel Bedrijfsvoering Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem, Dienstverlening en Archiefbewaarplaats e-Depot Projecten Afschrijvingen Bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting
Begroting na wijziging 2025 2e Berap
Rekening 2025
1.216.556 226.405
1.103.404 214.942
1.375.000 255.000
1.381.622 275.209
50.701 171.393 27.930 22.541
88.970 135.000 0 30.000
92.000 120.000 61.213 21.791
86.191 119.173 59.914 21.791
Totaal lasten
0 1.715.526
0 1.572.316
0 1.925.004
0 1.943.900
BATEN Bijdragen en subsidies e-Depot Overige bijdragen en overige baten Incidentele baten en lasten
1.053.797 410.901 166.394 0
1.068.358 421.591 10.000 0
1.098.123 421.591 237.282 0
1.098.124 421.590 273.649 0
Totaal baten
1.631.092
1.499.949
1.756.996
1.793.363
Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten
-84.434
-72.367
-168.008
-150.536
Dotaties aan reserves Onttrekkingen aan reserves
0 84.434
0 72.367
0 131.135
0 131.135
Gerealiseerde resultaat
0
0
-36.873
-19.401
6
HFA kent slechts één programma ‘Archivering’ en het grootste deel van de activiteiten behoort tot taakveld cultureel erfgoed. HFA ontvangt van haar deelnemers reguliere bijdragen en bijdragen voor het e-depot. Al haar middelen zet HFA in voor haar taken en die bevinden zich op het gebied van informatiebeheer en archiefbeheer. Overige inspanningen hiervoor kunnen leiden tot overige inkomsten, die HFA ook inzet voor de uitvoer van taken voor informatie- en archiefbeheer.
Taakveld
Begrote baten na wijziging
Begrote lasten na wijziging
Gerealiseerde baten
Gerealiseerde lasten
Programma Archivering
0.4 Overhead
0
554.583
0
557.254
100%
0.5 Treasury
15.000
1.250
13.136
1.097
100%
5.5 Cultureel erfgoed
1.741.996
1.369.171
1.613.187
1.217.325
100%
Subtotaal
1.756.996
1.925.004
1.793.363
1.943.900
100%
0.10 Mutaties reserves
131.135
0
131.135
0
100%
0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten
-36.873
0
-19.401
0
100%
HFA verricht geen activiteiten waarover zij vennootschapsbelasting dient te betalen. Het bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting is daarom € 0,-. HFA heeft geen onvoorziene uitgaven begroot voor boekjaar 2025 en daarom ook niet als separate categorie in de jaarrekening verantwoord. In de huidige begrotingssystematiek is dit geen separate post.
2.2. Resultaatbestemming De jaarrekening 2025 van HFA laat een gerealiseerd resultaat zien van negatief € 19.401, - . Dit resultaat komt ten laste van de algemene reserve.
2.3. Balans per 31 december 2025 In onderdeel II “Jaarrekening” lichten we de balans toe. In 2021 heeft het bestuur van HFA de herziene beleidsnota “Reserves en Voorzieningen” vastgesteld. In deze jaarrekening is volgens deze nota gerapporteerd en gehandeld.
2.4 Beleidsbegroting: programmabegroting In de programmabegroting 2025-2028 konden we nog niet voorzien hoeveel maatschappelijke, politieke en economische onrust met diverse oorlogen en andere geopolitieke ontwikkelingen op het wereldtoneel zou ontstaan. Daarnaast ziet Het Flevolands Archief zich geconfronteerd met grote bezuinigingen die onze deelnemers in verband met ravijnjaar 2026 moesten doorvoeren. In 2025 hebben onze deelnemers beter in beeld wat de gevolgen hierin zijn, wat inhoudt dat zij weinig ruimte zien voor benodigde financiële investeringen binnen HFA. HFA is zich altijd bewust van verantwoordde uitgaven en is steeds alert op mogelijkheden voor besparingen en een efficiënte inzet van middelen om zo de kosten tot een minimum te beperken. HFA is een taakgerichte organisatie. Het is als gemeenschappelijke regeling een eigen rechtspersoon. Voor haar taken vraagt zij structureel middelen aan deelnemende overheidsorganisaties. Die bijdragen stemt HFA via de begroting af met deelnemers. Al meer dan vijf jaren kent HFA een structureel verschil tussen de benodigde middelen (lasten) en de verkregen bijdragen (baten). HFA wendt daarom jaarlijks tijdelijk bestemmingsreserves aan. Door recente kostenstijgingen, waaronder een forse stijging van salarissen door afspraken in een cao, raken de bestemmingsreserves eerder op dan verwacht werd in de programmabegroting 2025 – 2028. 7
HFA is in 2025 daarom in gesprek met deelnemers gegaan om bijdragen structureel te vergroten en zo nader uitvoering te kunnen geven aan beleid. Dit heeft tot een beperkte verhoging van de deelnemersbijdrage in 2026 geleid.
2.5
Programma: Archivering
Omdat HFA slechts met één programma werkt, zijn alle betreffende baten en lasten opgenomen in het (algemene) Overzicht van baten en lasten van HFA. De toelichting daarop in de jaarrekening betreft dus steeds het programma Archivering. 2.5.1
Programmadoel
Het programma Archivering omvat alle taken die HFA uitvoert, zowel de primaire als ondersteunende taken die allemaal in dienst staan van de primaire taken. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie. Deze projecten hangen nauw samen met de primaire taken van Het Flevolands Archief, die eveneens onder dit programma vallen. Het Flevolands Archief is een professionele beheerder van informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. De Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving bepalen het takenpakket van Het Flevolands Archief. Ook de principes van de archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van Het Flevolands Archief. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek; 2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal. 3. het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 4. het gelegenheid geven tot (wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5.
het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depot/ infrastructuur digitale duurzaamheid ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken;
2.5.2 Beoogde maatschappelijke effecten Het programma Archivering levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie. 2.5.3 Effectenindicatoren Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR en de Archiefwet. Deelnemers in de gemeenschappelijke regelingen hebben voor HFA geen nadere beleidsindicatoren bepaald.
2.5.4
Wat hebben we hiervoor gedaan?
> Projecten in het programma Archivering 8
De volgende projecten stonden op de projectagenda voor de periode 2025: Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt Het Flevolands Archief zich primair bezig met het beheer en behoud van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van papieren archieven (inventariseren, bewerken, conserveren, restaureren) richten de werkzaamheden zich ook steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. HFA heeft in 2025 grote stappen gezet in de implementatie van een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de deelnemers in de GR gebruik van gaan maken. De eerste pilots hebben we in 2025 succesvol doorlopen. Vanaf 2018 heeft HFA een externe partij ingeschakeld voor het onderhoud van de hard- en software, het beheren van de ICT omgeving en -systemen, ter ondersteuning van eerder benoemde primaire taken. Sinds die tijd is HFA hard gegroeid, zo ook in 2025. Bij een groeiende organisatie hoort een passende IT-dienstverlening. Daarom hebben we in 2024 een externe partij gevraagd een analyse te maken van huidige IT-dienstverlening, de hardware, software, opslag en beveiliging. Dit heeft in 2025 geresulteerd in het opstellen van een ICT-meerjarenplan, het bepalen van de eerste kaders voor een nieuw Programma van Eisen voor ons systeembeheer. Dit hebben we gekoppeld aan de checklist BIO2 en NIS2.
De te nemen vervolgstappen heeft het team eind 2025 gepresenteerd aan het MT. De analyse van het eigen archiefbeheer hebben de betrokken medewerkers samen opgesteld.
HFA maakt in 2025 voor haar Collectie Beheer Systeem (CBS) nog gebruik van een SAAS-oplossing van De Ree, MAIS Flexis, waarbij alle metadata en zichtexemplaren bij leverancier DE REE Archiefsystemen in Groningen zijn opgeslagen. Tijdens de ontwikkeling van de duurzame digitale informatievoorziening, bleek de vraagt naar een Enterprise Search Engine, de mogelijkheid om overkoepelend de gebruikte archiefsytemen te raadplegen een grote behoefte. Om dit goed voor elkaar te krijgen, zijn we ons gaan beraden op een nieuw CBS. Dit heeft geresulteerd in de in gebruikname van een ander CBS: Atlantis van Deventit. Eind 2025 hebben we grote stappen gezet in de migratie van data vanuit MF naar Atlantis, zodat we begin 2026 volledig kunnen overstappen en daarmee die behoefte borgen. De personeels- en salarisadministratie beheren we in AFAS. Net als de financiële administratie, contracten- en verplichtingenadministratie, diverse rapportages. In 2025 zijn we meer gaan onderzoeken welke mogelijkheden binnen dit systeem voor HFA meerwaarde kunnen bieden in efficiëntere inzet en automatisering van bepaalde processen. Gegevensbeheer/privacybeleid hebben we regulier belegd bij de Functionaris Gegevensbescherming (toezicht) en de Privacy Information Officer (advies), inmiddels onderdeel van reguliere werkzaamheden. Het privacy-aspect borgen we binnen organisatiebrede stukken.
Hier blijven we ook op monitoren. A.
Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit HFA streeft naar continue verbetering door gebruik te maken van de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus. In 2025 heeft HFA de doorontwikkeling van het bedrijfsarchief in M365 verder vormgegeven. Om de organisatiestructuur beter te vertalen naar een logische en duurzame interne archiefindeling, hebben we proceseigenaren gekoppeld aan de teamkanalen. We hebben hen via een enquête gevraagd om kritisch en functioneel naar de huidige indeling van de archiefvorming te kijken. Daarnaast hebben we onder alle medewerkers van HFA een enquête uitgezet over de gebruiksvriendelijkheid en begrijpelijkheid van het bedrijfsarchief. De resultaten van beide onderzoeken hebben we samengebracht in een eindanalyse, die richting geeft aan de verdere optimalisatie van de interne archiefvorming in M365. De doorontwikkeling en verbetering van M365 voeren we stapsgewijs uit, in nauwe samenwerking met de archivaris van HFA. - Infrastructuur
9
De IT-infrastructuur vormt de kern van onze kantoorautomatisering en speelt een cruciale rol in de verdere digitalisering. Om blijvend te voldoen aan wet- en regelgeving én aan de verwachtingen van medewerkers en publiek, moeten we continu inspelen op technologische ontwikkelingen. Dit is een doorlopende cyclus die vraagt om structurele aandacht en blijvende investeringen. Daarnaast was cyberveiligheid – mede door de geopolitieke spanningen en de inwerkingtreding van de NIS2-wetgeving (Cyberbeveiligingswet, CBW) – een belangrijk aandachtspunt in 2025. HFA heeft de NIS2-checklist doorlopen en hierover een eindrapport met bijbehorende maatregelen aan het MT gepresenteerd. De niet direct uit te voeren maatregelen hebben we opgenomen in een roadmap voor 2026 om verder uit te voeren. In 2025 heeft HFA gewerkt aan een IT-inrichting die beter aansluit bij de organisatiebehoeften, zodat we kunnen blijven inspelen op technologische ontwikkelingen, innovatie en cyberveiligheid. Om een goed beeld te krijgen van de beschikbare mogelijkheden, heeft HFA in 2025 de voorbereidingen getroffen voor een benchmark-uitvraag die in 2026 wordt uitgezet. Door de groei van de organisatie en de toegenomen volwassenheid in onze processen is HFA in 2025 gestart met het actualiseren van zowel het informatiebeleidsplan als het informatiebeveiligingsbeleid voor 2026.
Hiermee zorgt HFA voor een verdere verhoging van het volwassenheidsniveau op het gebied van informatievoorziening (IV) en informatietechnologie (IT).
B.
Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving: robuuste bestendiging; Doorontwikkeling/ beheer financiële administratie In 2025 heeft HFA voor haar financieel beheer het gebruik van ERP-software van AFAS voortgezet. AFAS gebruiken we hoofdzakelijk voor de financiële administratie zelf. Voor wat betreft het toepassen van de BBV geldt dat de financiële administratie daar al in voldoende mate op is ingericht. HFA stelt doorgaans in februari al een concept jaarrekening op. Met het invullen van de ‘checklist BBV’ van de accountant, stelt HFA zelf ook vast dat het voldoet aan de BBV. Een aantal zaken zijn overigens niet relevant voor HFA, zoals bijvoorbeeld grondexploitaties. HFA verricht immers geen bouwprojecten. HFA volgt ontwikkelingen van de commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO). Zo past HFA vanaf jaarrekening 2025 een percentage van 2% toe op haar rechtmatigheidsverantwoording. C. Doorontwikkeling inrichting HRM In 2025 vond de uitrol van het project HR21 plaats, waarbij we het bestuur middels notities van HRM en Financiën hebben geïnformeerd over de voortgang en gevraagd in te stemmen met voorstellen over het traject. Alle functies hebben we met begeleiding van bureau Leeuwendaal opnieuw gewaardeerd.
We hebben alle medewerkers geïnformeerd over hun arbeidsvoorwaarden in de nieuwe CAO. Medewerkers konden na de functie-indeling gebruik maken van een spreekuur voor beantwoording van vragen. Twee medewerkers hadden bedenkingen over hun functie, een functie is opnieuw besproken met de adviseurs van Bureau Leeuwendaal en heeft geleid tot een andere functie-indeling. Eén medewerker heeft bezwaar ingediend tegen de functie-indeling. Behandeling van het bezwaar vindt plaats in 2026. Vanwege de overstap van naar CAO SGO moet HFA sommige regelingen herzien en soms nieuwe regelingen opstellen. In maart heeft HFA het Periodiek Arbeid Geneeskundig onderzoek (PAGO) laten uitvoeren. Dit was nog een advies uit de RI&E 2023. De meest opvallende resultaten gingen over Taak-eisenwerkinhoud, Taak-eisenwerkcontext, Regelmogelijkheden en Gevolgen werkdruk. Om de medewerkers meer bewust te maken van arbeidsomstandigheden is dit onderwerp een vast agendapunt tijdens het maandelijks HFAoverleg. Het kortdurend verzuim blijft een aandachtspunt en sluiten aan bij de uitkomsten van de PAGO. In 2025 is een langdurig arbeidsongeschikte medewerker na een korte herstelperiode weer volledig uitgevallen. In oktober is een andere medewerker volledig uitgevallen, deze medewerker is in december voorzichtig gestart met afgebakende re-integratiewerkzaamheden. Beide medewerkers zijn werkzaam binnen hetzelfde Team.
Vanwege het ziekteverzuim binnen benoemde team, heeft HFA een externe medewerker ingehuurd en is de uitzendperiode van een uitzendkracht verlengd. Een medewerker die gebruik heeft gemaakt van een werkervaringsplaats, heeft na een positieve evaluatie een tijdelijk dienstverband gekregen. Het MT heeft tijdens een paar sessies een analyse gemaakt van interne en externe ontwikkelingen in de omgeving van HFA. Dit resulteert in het Strategisch Personeelsplan (SPP). Hierin staan de kwantitatieve en kwalitatieve inzet van het personeel, het gat in de huidige bezetting en de 10
gewenste personele inzet passend bij de opgave van HFA. We analyseerden ook de benodigde financiële ruimte om in te kunnen spelen op ontwikkelingen. Voor elke vrijwilligersorganisatie is het van belang dat het vrijwilligersmanagement goed op orde is. HFA werkt structureel aan een goed vrijwilligersbeleid- en management en dat willen wij graag ook aan de buitenwereld laten zien. HFA is in 2024 gestart met het Goed Geregeld traject en heeft dit in 2025 afgerond. Voor het traject hebben wij een werkgroepje met vrijwilligers opgesteld. Tijdens dit traject hebben we vooral gekeken naar het vrijwilligersbeleidsplan, de visie die HFA heeft op het vrijwilligerswerk, afspraken, regelingen en procedures binnen de organisatie (bijvoorbeeld lief & leed, klachtenregeling, vertrouwenspersoon, BHV), de uitvoering van het vrijwilligersbeleid en het evalueren van het werk. Door middel van het uitzetten van een tevredenheidsonderzoek (wat ook onderdeel is van het traject), is gebleken dat de vrijwilligers zeer tevreden zijn met het vrijwilligerswerk en zich ook gewaardeerd blijven voelen bij HFA. Dat is ook te zien aan de betrokkenheid van de vrijwilligers en het laag verloop binnen het vrijwilligersteam. Het goed geregeld traject dwingt de organisatie om structureel kritisch te blijven kijken naar het eigen beleid en management en laat zien wat er verbeterd of heringericht moet worden.
De zelfevaluatie is gedaan en alle documentatie is aangeleverd, de NOV adviseur heeft hier een verslag van gemaakt en met een prachtige beoordeling en mooie complimenten mag Het Flevolands Archief, als eerste archief in Nederland, het NOV keurmerk dragen. D. Opleidingsplan Voor meer inzicht in opleidingswensen en budgetten dienen medewerkers jaarlijks in augustus hun opleidingswensen voor het volgend jaar in. Deze procedure zijn we in 2025 gestart. Het aantal ad hoc aanmeldingen is hierdoor afgenomen. E. Strategisch denken, tactisch handelen De behoefte aan een brede inzet op gebied van strategisch denken, tactische handelen hadden we ook nog in 2025. Om hier geruime tijd aandacht aan te geven was ook essentieel voor onze positie als de kennispartner in de regio. We hebben in 2025 ingezet om deze wijze van denken en handelen een integraal onderdeel van onze organisatie te maken. Na een aantal jaren van specifieke aandacht aan dit thema kunnen we nu stevig door met een ander onderwerp om op te focussen. F. Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers In 2025 hebben wij weer enkele keren onze nieuwsbrief verspreid onder de ambtenaren van onze deelnemers. We zijn gebruik gaan maken van platform Bluesky als alternatief voor Twitter. Ook hiermee vergroten wij onze zichtbaarheid.
We zijn bezig geweest met het ontwerpen van een Factsheet voor ambtenaren waarin zij kennis kunnen maken met de diensten die wij als archief kunnen leveren. De website hebben we binnen de huisstijl aangepast zodat deze beter toegankelijk is voor mensen met motorische en cognitieve beperkingen. G. Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media In 2025 hebben wij gebruik gemaakt van een contentkalender. Hierin staan de belangrijkste gebeurtenissen waarover wij als archief gedurende het jaar kunnen communiceren. Wij hebben de organisaties en bewoners van Flevoland betrokken bij ons archief met een bijeenkomst voor de start van het herdenkingsjaar 100 jaar Zuiderzeesteunwet. We hebben in het kader van dit jaar ook een podcast geproduceerd die we op spotify en Apple podcasts hebben uitgezet. Verder hebben wij regelmatig contact gehad met de regionale en nationale pers over 100 jaar Zuiderzeesteunwet. H. Optimaliseren Archieftoezicht In 2025 hebben we het archieftoezicht, zoals uitgeoefend door de archivaris, op de deelnemers verder geoptimaliseerd. Inmiddels beschikken we over diverse handreikingen, richtlijnen, procesbeschrijvingen en voorbeelden. Hiermee kunnen we veelvoorkomende onderdelen van het toezicht sneller en uniform beoordelen. Dit betekent dat we kwalitatief scherper toezicht uitoefenen en het draagt bij aan de verdere professionalisering van onze organisatie.
Ook deelnemers kunnen hier gebruik van maken voor de doorontwikkeling van hun eigen informatie-en archiefbeheer. In 2025 voerden de archivarissen de vernieuwde werkwijze voor de jaarlijkse 11
verslaglegging voor toezicht en beheer door. HFA had in 2025 twee vaste archivarissen en één project-archivaris (tot 1 maart), die naast de terugkerende archiefinspectietaken ook het toezicht rondom specifieke vraagstukken verder intensiveerden. De archivarissen namen deel aan het Strategisch Informatieoverleg (SIO) bij de deelnemers en voerden met diverse deelnemers periodiek overleg over de voortgang van hun archief- en informatiebeheer. Verder gaven de archivarissen formele en informele adviezen, onder andere over openbaarheidsbeperkingen, vervanging, migratie en conversie en stemden zij in met de reguliere vernietigingslijsten. Daarnaast lazen zij mee en gaven advies op diverse beheers- en beleidsstukken met betrekking tot de informatiehuishouding van deelnemers. HFA organiseerde in 2025 een kennissessie in de regio samen met de deelnemers over informatie- en archiefbeheer. Hierbij stond het thema Governance centraal. De archivaris hield een presentatie bij het Algemeen Bestuur over de hotspotmonitor. Nog niet alle organisaties in Flevoland beschikten over een periodieke en uitvoerbare hotspotmonitor. Dit onderwerp keert daarom terug als aanbeveling in de toezichtsverslagen als actie voor de deelnemers voor 2026. HFA sloot met de GGD een dienstverleningsovereenkomst (DVO) over het toezicht op het archief- en informatiebeheer af.
Met de samenwerkingsverbanden waarvoor de archivaris van HFA als toezichthouder is aangewezen gaat HFA in 2026 op dezelfde manier DVO’s afsluiten.
I. Overbrengen Overheidsarchieven: Overbrenging Bouwvergunningen In 2025 waren de gemeentes Lelystad en Zeewolde in samenwerking met HFA volop bezig met het afronden van de overbrengingen van de bouwvergunningen. Op basis van de richtlijn voor overbrenging hebben deze gemeentes de archieven bewerkt, metadata toegekend en zijn openbaarheidsbeperkingen voorgesteld aan de archivaris en vastgelegd. De gemeente Zeewolde droeg de bouwvergunningen van 1984-2010 formeel over. Gemeente Lelystad rond de laatste zaken af voor de bewerking van het blok bouwvergunningen 1980-1999, zodat zij dit blok begin 2026 kunnen overbrengen. De archivaris heeft de bewaar- en te vernietigen datasets voor de bouwvergunningen van de gemeente Urk beoordeeld. In 2026 verwachten we hierin verdere voortgang, zodat zij deze vergunningen formeel kunnen overbrengen. Bij de gemeente Dronten moet er eerst nog verrijking van metadata van de bouwdossiers plaatsvinden (een eerste stap hebben zij hierin gezet binnen de pilot van het e-Depot), voordat ze de bouwdossiers overbrengen. De raadpleegmogelijkheden voor de ambtenaren en inzage voor publiek van de (digitale) bouwdossiers bespreken de archivarissen met deelnemers. Hiervoor richt HFA een centrale zoekingang in vanuit het e-Depot en het nieuwe collectiebeheerssysteem. J.
Voortgang e-Depot: Vormgeven concretisering Digitale Duurzaamheid en bijbehorende dienstverlening Het projectteam e-Depot van HFA heeft in 2025 de implementatie van het e-Depot uitgevoerd en afgerond. HFA heeft een uitvoerige testprocedure ingericht, waarbij op basis van 5 specifieke focuspunten alle aspecten van het Programma van Eisen aan de orde kwamen, maar waar ook een toets op wet- en regelgeving en metadatastandaarden was inbegrepen. Na meerdere aanpassingen door de leveranciers, herhalingen van de tests met nieuwe data voldoet het e-Depot aan de gestelde eisen. Na afloop van de testprocedure heeft het projectteam met de Gemeenten Lelystad en Dronten gewerkt aan een tweetal pilots, waarbij HFA en de deelnemers het werkproces van een metadata mapping en verrijking, overdracht en (pre-)ingest zorgvuldig konden doorlopen en de stappen waar nodig verduidelijken of aanpassen. Deze samenwerking heeft aan alle kanten tot nieuwe inzichten geleid en heeft daarnaast onmisbare input geleverd voor de nog te formuleren aansluitvoorwaarden en adoptiedocumenten. De pilots ronden we in het eerste kwartaal van 2026 af. Het pre-ingestproces heeft gedurende de testprocedure en tijdens de pilots verdere invulling gekregen met uitvoerige kwaliteits- en systeemcontroles om de integriteit, structuur en datakwaliteit te waarborgen.
Om de deelnemers zoveel mogelijk te ontzorgen, voert HFA het pre-ingestproces zelf uit met behulp van de Record Managementtool (RM-tool). Deze software is breed inzetbaar voor archieftoepassingen, waaronder nu dus ook het e-Depot. Dankzij doorontwikkeling van deze tool is een van de functies specifiek ingericht om TMLO- en MDTOarchieven om te zetten naar een correct geformatteerd Submission Information Package, dat kan worden ingelezen door het e-Depot.
12
Ook heeft het team samen met team collectiebeheer gewerkt aan een koppeling van het e-Depot met het nieuwe collectiebeheersysteem om een enterprise search functionaliteit te realiseren. Samen met de betrokken leveranciers hebben we een koppeling gerealiseerd, die ervoor zorgt dat gebruikers met één zoekingang in meerdere systemen kunnen zoeken via de website van het Flevolands Archief. Op deze manier is het voor het publiek mogelijk om snel en eenvoudig de documenten te vinden. Deze zoekpagina maakt het voor het publiek mogelijk om eenvoudig en snel de benodigde documenten te vinden, en zo de transparantie en verantwoording van overheidsinformatie te vergroten. K. Collectiebeheersysteem (CBS) HFA maakte in 2025 gebruik van Mais Flexis als collectiebeheersysteem. In 2025 is het aantal beschreven collecties toegenomen, we hebben veel inventarisnummers gescand en gekoppeld via scanning-on-demand. In verband met de verhuizing van de scanstraat van het Nationaal Archief heeft het Rijk in 2025 geen archieven gescand via DTR3. We zijn wel verdergegaan met het doorzoekbaar maken van de via DTR3 gescande toegangen. In april 2025 zijn we ons gaan oriënteren op een ander CBS en raadpleegomgeving. De uiteindelijke keuze is hierbij gevallen op Atlantis.
Vanaf juli 2025 zijn we de voorbereidingen voor de migratie gestart (Mais Flexis op orde brengen, testbestanden gemaakt, geïmporteerde testbestanden gecontroleerd) die uiteindelijk begin 2026 tot formele overgang leidt.
N. Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal Ook in 2025 ging HFA verder met het ontwikkelen van de digitale dienstverlening en brede toegankelijkheid. We begonnen een traject om onze website nog beter toegankelijk te maken voor mensen met motorische en cognitieve beperkingen. Ook hebben we weer meer collecties beschikbaar gemaakt voor scanning on demand . De bezoeker kan hierdoor steeds makkelijker online onze archiefstukken inzien. We hebben verschillende collecties online toegankelijk gemaakt.
O. Opstellen Producten en Diensten Catalogus Een Producten- en dienstencatalogus (PDC) maakt het voor HFA makkelijker om de reikwijdte van de dienstverlening in kaart te brengen, door duidelijk te benoemen welke standaard- en aanvullende diensten de deelnemers van HFA mogen verwachten. HFA zette in 2025 concrete stappen om een integrale PDC vorm te geven. In juni legde HFA een conceptversie van de PDC aan het Algemeen Bestuur (AB) voor. Op voorstel van het AB heeft HFA daarnaast input via een schriftelijke consultatieronde opgevraagd bij haar deelnemers. Na verwerking van deze feedback stelde het AB de PDC in de septembervergadering als groeidocument vast. Met deze PDC brengt HFA zowel de basisdiensten als de aanvullende diensten in kaart en verbindt hiermee de diensten aan de urenbezetting van het personeel. Het AB vroeg HFA verdere proces- en governance afspraken op te stellen. De senior archivaris en financial controller voeren hier namens HFA het gesprek over met de deelnemers. P. Preventie en conservering – Koude Berging Conserveren en restaureren blijft een belangrijk onderdeel van het beheer van archiefbescheiden. Binnen het project ‘Toegankelijk maken Flevolandse bronnen’ hebben de medewerkers ook in 2025 een groot aantal collecties op eenzelfde manier als in voorgaande jaren verwerkt. Ook hebben we de papieren archieven, foto- en AV-collecties weer gedigitaliseerd.
We zijn verdergegaan met de verbetering van de plaatsregistratie in het depot. De depotbeheerder heeft in één van de depots de draaibaarheid van de stellingen verbeterd. In 2025 werd de depotbeheerder lid van het netwerk van conserveringsadviseurs van de RHC's (als vervanging van de vertrokken junior archivaris), een informeel netwerk om kennis op te doen en uit te wisselen over conservering. De archivaris en depotbeheerder hebben zitting in het landelijk overleg van RHC’s over verduurzaming van depots en haar klimaat en wat daarin allemaal mogelijk is in relatie tot de (nieuwe) archiefwet en archiefregeling. Het klimaatbeheer in de depots blijft een aandachtspunt, de provincie beheert de klimaatkasten. HFA kan daardoor zelf niet de actuele stand van zaken monitoren. De depotbeheerder heeft in 2025 offertes aangevraagd en ontvangen voor nieuwe dataloggers die op afstand uit te lezen zijn en een waarschuwingssysteem hebben. Ook hebben we een offerte aangevraagd en ontvangen voor de luchtkiemgetalmetingen. De werkgroep huisvesting heeft verdere inrichting voor 13
het AV-depot op de huidige locatie met de provincie besproken. In het kader daarvan gaat HFA verdere vervolgstappen zetten in 2026. HFA vraagt hiervoor externe expertise uit bij Helicon. Q. DTR3 digitalisering Het Rijk wil tien % van de rijkscollectie, welke berusten in de rijksarchiefbewaarplaatsen digitaliseren. In 2025 heeft het Rijk geen archieven gescand via DTR3. De scanstraat van het Nationaal Archief verhuist van Heerlen naar Emmen. Dit vindt in de loop van 2026 plaats. Wel hebben de vrijwilligers van HFA het opschonen en ompakken van tranche 10 afgerond. In 2025 is de archiefmedewerker verdergegaan met het doorzoekbaar maken van collecties van eerdere tranches. Een deel van Tranche 2 hebben we nu ook doorzoekbaar gemaakt. We zijn eind van 2025 gestopt hiermee. We maken gebruik van een programma met een gelimiteerd aantal pagina’s die we heel snel hebben opgebruikt. We hebben al een heleboel doorzoekbare scans die we nog moeten anonimiseren. R. Implementeren en uitbouwen stappenplan auteursrechten In 2025 heeft HFA verder uitvoering gegeven aan het stappenplan auteursrechten en hebben we het onderwerp, evenals AVG, structureel ingebed in de reguliere werkzaamheden. De in 2023 en 2024 ondertekende convenanten voor audiovisueel materiaal en voor periodieken en kranten heeft HFA in 2025 actief ingezet en toegepast.
Daarnaast hebben we doorgewerkt aan het verder verduidelijken en completeren van auteursrechten- en AVGinformatie. Door de doorontwikkeling van Creative Commons-licenties in het collectiebeheersysteem hebben we beter inzichtelijk gemaakt welke licentie van toepassing is, waardoor we de auteursrechtelijke status van archief- en (AV)collectiestukken duidelijker en transparanter communiceren via de website. S. Audiovisuele- en fotocollecties Ook in 2025 lag de prioriteit bij de digitalisering en toegankelijkheid van kwetsbare analoge en digitale dragers. De AV-medewerker heeft de audiovisuele en fotocollecties projectmatig verder ontsloten. De digitalisering van de filmcollectie van de Rijksdienst voor de IJsselmeerpolders hebben we voortgezet en voor eerder gedigitaliseerd materiaal hebben we aanvullende vertoonrechten verkregen via de EUIPO Out of Commerce-regeling. Daarnaast hebben we meerdere audiocollecties gedigitaliseerd of ter digitalisering aangeboden, waaronder films en audio van documentairemaker Kees Colenbrander en audio-interviews met architect Cornelis van Eesteren. Het audiovisuele en fotografische materiaal van landschapskunstcollectie ‘De Verbeelding’ hebben we geïnventariseerd en gedigitaliseerd met steun van het Mondriaan Fonds. In 2025 hebben we opnieuw intensief samengewerkt met AVspecialisten van collega-archieven.
De AV-medewerker nam daarnaast deel aan verschillende publieke en professionele momenten binnen netwerken als NORAA (Nationaal overleg regionale audiovisuele archivarissen) en AVA-Net (Beeld & Geluid), waarmee we kennisdeling en zichtbaarheid van het werk van HFA hebben versterkt. We hebben met behulp van vrijwilligers luchtfoto’s van Rijkswaterstaat (collectie Jouke Bokma) gescand en ontsloten. Ook hebben we nieuwe acquisities aangenomen, waaronder aanvullend filmmateriaal van filmclub Flevo Lacus, unieke foto's van de bouw van de Houtribsluis en los fotomateriaal. Het project Verkennen, Verbonden Erfgoed van Stichting Pica hebben we uitgevoerd met ondersteuning van een externe specialist. Dit droeg bij aan de voorbereiding van de datamigratie naar een nieuw collectiebeheersysteem en verdere aansluiting op het Netwerk Digitaal Erfgoed. Daarnaast hebben we de podcast Wisselend Getij geproduceerd met steun van de Provincie Flevoland, waarin we intensief gebruik hebben gemaakt van audiovisueel collectiemateriaal uit onze eigen collectie. Deze is zeer positief ontvangen.
2.5.5
Termijnagenda
14
Activiteit
2025
Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit Monitoren Rechtmatigheidsverantwoording Inrichting HRM naar nieuwe CAO Opleidingsplan Strategisch denken, tactisch handelen Toepassing huisstijl en logo op diverse dragers Concretisering Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media Optimaliseren Archieftoezicht Overbrengen Overheidsarchieven: Overbrenging Bouwvergunningen Voortgang e-Depot CollectieBeheerSysteem (CBS) Opstellen Informatiebeleidsplan Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal Opstellen Producten en Diensten Catalogus Preventie en conservering – Koude Berging DTR3 digitalisering Implementeren en uitbouwen stappenplan auteursrechten Audiovisuele- en fotocollecties
15
2026
2027
2028
3. Financiële paragrafen Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: • onderhoud kapitaalgoederen • weerstandsvermogen en risicobeheersing • financiering • bedrijfsvoering • lokale heffingen • grondbeleid • verbonden partijen • openbaarheidsparagraaf Voor Het Flevolands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen bevat een korte toelichting ondanks dat er geen partijen zijn waarin Het Flevolands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft.
3.1. Onderhoud kapitaalgoederen Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt momenteel niet over gebouwen waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Daarom heeft HFA geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld. HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurd pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland.
3.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie hebben we de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s dekken we af door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig rapporteert HFA in tussentijdse bestuurlijke rapportages over de stand van zaken van de risico’s. HFA bespreekt met het bestuur daarbij of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken gebruikt HFA ook om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve b. de stille reserves c. de post voor onvoorziene uitgaven d. de onbenutte belastingcapaciteit Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 86.917,- (stand 31 december 2025). Het nog te bestemmen resultaat 2025 is negatief €19.401,-.
16
De onderdelen ‘stille reserves’, ‘onvoorziene uitgaven’ en ‘onbenutte belastingcapaciteit’ zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2025 € 81.091 (na onttrekkingen). In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA € 148.607.
De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale bijdrage bedroeg € 1.098.124. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 109.812. De huidige stand van de algemene reserve is € 86.917 en valt daarmee binnen de norm. De omvang van de algemene reserve is dus in lijn met wat onze gemeenschappelijke regeling voorschrijft en is dus rechtmatig. In de paragraaf risico-inventarisatie overwegen wij of de algemene reserve een voldoende omvang heeft voor eventuele, mogelijke tegenvallers. Risico-inventarisatie Een risico is de kans op het optreden van een onvoorziene (doorgaans negatieve) gebeurtenis van materieel belang, met als gevolg uitstroom van middelen uit de organisatie. Zowel met Dagelijks Bestuur (DB) als met het Algemeen Bestuur (AB) heeft HFA risico’s (waaronder ook frauderisico’s) besproken. Voor frauderisico’s heeft HFA waar mogelijk passende maatregelen in de interne beheersing genomen. Bepaalde frauderisico’s doen zich vanwege de beperkte omvang van HFA als organisatie niet of zelden voor. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan samenspanning bij (Europese) aanbestedingen of fraude bij betalingen. Aanbestedingen komen zelden voor en als zij zich voordoen, huurt de organisatie ter begeleiding externe expertise in.
Betalingen controleren we zorgvuldig enerzijds en anderzijds is het aantal personen dat betalingen kan vervullen zeer beperkt. Dergelijke risico’s heeft HFA met AB en DB besproken en in een intern, vertrouwelijk document vastgelegd als frauderisicoanalyse. De risicoanalyse van HFA hebben we vertaald naar een risico-inventarisatie, waarin meerdere (bedrijfs)risico’s vertaald zijn naar een mogelijke uitstroom van middelen door daarin de kans van optreden en omvang van mogelijke, benodigde middelen te betrekken. #
Thema
Gebeurtenis
Oorzaak
Gevolg
Mogelijke oplossingen
Financieel effect
Eens in de jaren
1 Partners
Samenwerking Batavialand vervalt / stagneert (beperkt operationeel risico) Brand of natuurramp depots
Verandering visie BL op samenwerking (of een conflict)
(Beperkt operationeel risico)
Meer zelf betalen. Minder (synergie) voordelen wellicht.
€ 10.000
10
10
€
1.000
Calamiteit
Archieven ernstig beschadigd (of vernietigd)
1) CHV - plan; 2) Grootschalig conserveren en restauratie toepassen en alternatieve opslag
€ 100.000
25
4
€
4.000
Ransomware of andere schade door derden met informatie van HFA of deelnemers Exit-traject leverancier edepot
Hacken van database of andersoortige aanval van buitenaf
Data niet meer toegankelijk
Backup bestanden terugzetten
€ 50.000
10
10
€
5.000
Diverse (faillissement, conflict, overmacht)
Uitfaseren applicatie, migratie naar nieuwe omgeving
Escrow overeenkomst, contracten herzien en migratie naar nieuwe, dan aan te schaffen alternatieve omgeving
€50.000
10
10
€
5.000
2 Calamiteit
3 Buitenwereld
4 Buitenwereld
17
Kans
Benodigde weerstandscapaciteit
#
Thema
Gebeurtenis
Oorzaak
Gevolg
Mogelijke oplossingen
Financieel effect
Eens in de jaren
5 Buitenwereld
Claim auteursrechten Huisvesting: andere locatie nodig door groei of aflopen contract Langdurige afwezigheid medewerkers of arbeidsconflict
Onvolledige registratie Huurcontract loopt af en HFA groeit als organisatie meer dan verwacht Vertrek/ziekte medewerkers of verschil van inzicht
Claims van derden Huidige locatie voldoet wellicht niet meer
Schikken
€ 20.000
10
10
€
2.000
Uitbreiding nodig op huidige locatie of verhuizen
€ 60.000
5
20
€
12.000
Onvoldoende capaciteit voor uitvoeren taken
Inhuren van tijdelijke medewerkers. Overwegen te verzekeren
€100.000
3
33
€
33.333
Benodigd weerstandsvermogen
€
62.333
Huidig weerstandsvermogen (algemene reserve nu) Verhouding (beschikbaar/nodig)
€
67.516
6 Partners
7 Intern
Kans
Benodigde weerstandscapaciteit
De risico-inventarisatie is geen uitputtende opsomming en bevat wel de belangrijkste risico’s, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze jaarrekening. Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen enerzijds weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) en anderzijds de niet voorzienbare risico’s welke van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. De algemene reserve bevat als weerstandvermogen ongeveer € 67k, na onttrekking van het negatieve resultaat, terwijl de mogelijke impact van risico’s een omvang van ongeveer € 62k voorschrijft. Het verhoudingsgetal is voor HFA na 2025 daarom iets groter dan 1 Het niveau van het weerstandsvermogen is zo bezien net voldoende. Het is verstandig voor HFA en haar deelnemers om te overwegen om (1) aanvullende, specifieke bestemmingsreserves te vormen voor deze risico’s en/of (2) de algemene reserve te verhogen bij gelegenheid. Vergelijking met voorgaand jaar Ten opzichte van de risico-inventarisatie in de jaarrekening van 2024, zien we een drietal zaken net even anders. Omdat we ons huisvestingscontract telkens kunnen verlengen in termijn van vijf jaren, is de kans daarop hoogstens één op de vijf jaren. HFA heeft net als andere werkgevers in Nederland structureel meer last van ziekteverzuim en huurt ook vaker vervangend personeel in.
Het bedrag van de kosten van ziekteverzuim hebben we daarom verhoogd. Het risico op hacking hebben we nu breder omschreven, omdat de aard of complexiteit van het risico anders is.
18
1,08
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HFA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken.
Netto schuldquote
Begroting 2025 na wijziging -2,91%
Jaarrekening 2025
Jaarrekening 2024
-2,91%
10,50%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
0,92%
0,92%
-10,30%
Solvabiliteitsratio
35,61%
35,61%
47,60%
Structurele exploitatieruimte
-30,53%
-30,97%
-15,10%
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de organisatie ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Omdat HFA geen leningen heeft en wel financiële vaste activa [door vooral de vordering op het Rijk uit hoofde van het schatkistbankieren], is de ‘netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen’ negatief. HFA heeft geen langlopende schulden, heeft voldoende middelen vanuit begroting en bestemmingsreserves voorhanden en is in die zin gezond qua financiering. De netto-schuldquote (gecorrigeerd voor leningen) straalt uit dat HFA een financieel gezonde organisatie is. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin HFA in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Dit betreft het Eigen Vermogen/ Totale vermogen. De solvabiliteitsratio van HFA daalt in 2025, omdat de bestemmingsreserves zoals begroot afnemen. HFA herstelt haar begrotingsoverwicht in 2026 met een verhoging van de deelnemersbijdragen, waardoor baten en lasten structureel in evenwicht zijn. De solvabiliteit van HFA is stabiel.
Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling en overige bijdragen. De structurele exploitatieruimte is voor 2025 negatief. Dit past bij het beeld uit de begroting dat HFA jaarlijks bestemmingsreserves aanwendt (voor zover activiteiten passen bij het doel van de bestemmingsreserve) om het verschil tussen baten en lasten te compenseren om op een neutraal resultaat na onttrekkingen uit te komen. De deelnemersbijdragen zijn vanaf 2026 structureel verhoogd. Hierdoor is de structurele exploitatieruimte in positieve zin.
3.3. Verbonden partijen Het Flevolands Archief (HFA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a. het Rijk; b. de provincie Flevoland; c. de gemeente Dronten; d. de gemeente Lelystad; e. de gemeente Urk; 19
f. de gemeente Zeewolde; g. het waterschap Zuiderzeeland. HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur.
3.4. Financiering Algemeen ‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s. De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HFA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Wegens de in begin 2021 vastgestelde mandaat- en ondermandaatregeling bleek een Treasurystatuut niet nodig voor HFA. Daarmee verviel de noodzaak en is geen verdere actie ondernomen.
20
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden is een drempelbedrag van minimaal € 1.000.000,-. We hebben het drempelbedrag voor HFA nagerekend en het gebruik hiervan becijferd: Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)