Bijlage - 1 Nota Risicomanagement 2024 (632101).pdf
Tekst van het document
Nota Risicomanagement
Augustus 2024
Inhoudsopgave 1. Inleiding .................................................................................................................... 2 2. Begrippen ................................................................................................................. 3
2.1. Risicomanagement............................................................................................. 3 2.2. Weerstandsvermogen ........................................................................................ 4 2.3. Weerstandscapaciteit ......................................................................................... 4 2.4. Risico’s............................................................................................................... 4 3. Doelstellingen en wettelijk kader ............................................................................... 5
3.1. Doelstellingen..................................................................................................... 5 3.1.1. Risicobewustzijn ........................................................................................ 5 3.1.2.
Inzicht in risico’s ........................................................................................ 5
3.1.3.
Beheersing van risico’s .............................................................................. 5
3.1.4.
Behoud van een gezonde financiële positie ............................................... 5
3.2. Wettelijk kader.................................................................................................... 6 3.2.1. Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten ................ 6 4. Beleidskaders risicomanagement ............................................................................. 8
4.1. Risicomanagement proces ................................................................................. 8 4.2. Risicoclassificering, kwantificatie en vastlegging ................................................ 9 4.2.1. Risicokaart................................................................................................10 4.3. Weerstandvermogen ........................................................................................ 10 4.3.1. Weerstandscapaciteit ...............................................................................11 4.3.2.
Ratio van het weerstandsvermogen..........................................................11
5. Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................ 12
5.1. Gemeenteraad ................................................................................................. 12 5.2. College van burgemeester en wethouders ....................................................... 12 5.3. Ambtelijke organisatie ...................................................................................... 12
1
1. Inleiding Voor u ligt de geactualiseerde nota risicomanagement van de gemeente Dronten. Door vaststelling van deze nota worden de kaders met betrekking tot risicomanagement en weerstandsvermogen vastgelegd tot de actualiteit de herziening van de kaders nodig maakt. De nota risicomanagement is de basis voor de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in de programmabegroting en de verantwoording. De nota bevat de principes voor het risicomanagement en weerstandsvermogen die we in de gemeente Dronten hanteren. Het is een kaderstellende nota, wat betekent dat er nadrukkelijk niet naar gestreefd is om voor alle mogelijke situaties een kant en klare oplossing te presenteren. Tegelijkertijd is deze nota onderdeel van een breder kader en regelgeving die samen zorgen voor een goede interne beheersing van de organisatie. Groei en ambitie zijn niet mogelijk zonder het nemen van risico's. Het doel van risicomanagement is niet om elk risico koste wat het kost te vermijden of te accepteren. Effectief risicomanagement gaat ook over het benutten van kansen en beperken van bedreigingen zodat gemeente Dronten toekomstbestendig blijft en voor haar inwoners waarde blijft creëren en beschermen. Integraal risicomanagement is de benadering van risico’s, kansen en onzekerheden die we bij de gemeente Dronten willen toepassen.
Deze benadering heeft als doel het risicobewustzijn binnen de organisatie en het bestuur te vergroten, zodat er een verantwoorde balans ontstaat tussen het aanvaarden en beheersen van risico’s. Het voortdurend organiseren van aandacht voor en het bespreken van risico’s vormt de kern van deze methode. We willen concrete stappen zetten om het risicobewustzijn te vergroten, risicomanagement te koppelen aan het behalen van onze doelstellingen en effectieve beheersmaatregelen te implementeren. Het gesprek met elkaar aan te gaan om van elkaar te leren, verwachtingen te bespreken en elkaar uit te dagen. Dit met als doel de organisatie bewuster te maken in de mate waarin gestelde doelen behaald kunnen worden. Deze actualisatie van het risicomanagementbeleid, vastgelegd in een beleidskader, ondersteunt dit proces. Risicomanagement is geen doel op zich, het is een middel om ondanks onzekerheid doelen te helpen bereiken. Het is een geïntegreerde aanpak en is een continu proces van bewaken en beheersen en het koppelen van risico's aan de missie, visie, strategie en doelstellingen van de organisatie.
2
2. Begrippen Onderstaand treft u definities aan van de verschillende begrippen met betrekking tot risicomanagement. Dit om een eenduidig beeld en begrip te bewerkstelligen.
2.1.
Risicomanagement
Door risico’s en/of kansen expliciet te maken, maatregelen te koppelen aan risico’s en kansen en deze maatregelen uit te voeren en te monitoren ondersteunt risicomanagement het behalen van doelstellingen en het opleveren van project- en programmaresultaten. Of door heel bewust te besluiten geen maatregelen uit te voeren en risico’s te accepteren. Integraal risicomanagement houdt in dat we risico's, kansen en onzekerheden beschouwen als een fundamenteel onderdeel van onze manier van denken. Hierdoor is risicomanagement geen losstaande activiteit meer, maar een geïntegreerd aspect van alle (management)processen. Het proces van integraal risicomanagement is cyclisch en sluit zo veel mogelijk aan op de bestaande planning & control-cyclus. Bij integraal risicomanagement richt de organisatie zich niet alleen op financiële risico’s, maar ook op andere soorten risico’s op alle niveaus. Voorbeelden van niet-financiële risico’s zijn juridische risico’s, imago- en frauderisico’s. Risicomanagement is: 1. Doelgericht: het levert een bijdrage aan doelen die te maken hebben met onzekerheid. 2. Expliciet: risico’s worden volledig en eenduidig beschreven (risicodossier met gebeurtenis, oorzaken, kans en gevolgen). 3. Gestructureerd: het wordt volgens bepaalde risicoprocesstappen uitgevoerd. 4. Transparant: de risico’s worden expliciet besproken met alle relevante mensen en partijen. 5.
Omgaan met risico’s: het gaat om allerlei opties, niet alleen vermijden of beheersen, maar ook overdragen, risico’s verkleinen, kansen benutten, gevolgen delen of verminderen, of accepteren. Voor risicomanagement hanteert gemeente Dronten de volgende uitgangspunten: ▪ In veel gevallen worden de risico’s goed beheerst, het gaat erom samenhang en structuur aan te brengen in het totaal aan risico’s die als gemeente wordt gelopen en te blijven verbeteren. ▪ Bewust omgaan met kansen en risico’s is een integraal onderdeel van ieders werk. ▪ Wie zijn risico’s en kansen kent, heeft de mogelijkheid om weloverwogen keuzes te maken. Risicomanagement vormt de basis voor deze keuzes en is onderdeel van integraal management. ▪ Door vooruit te kijken en de juiste balans te vinden tussen risico’s nemen en beheersen, creëert de organisatie nu en in de toekomst maatschappelijke waarde. ▪ Risicomanagement maakt integraal deel uit van alle processen binnen de organisatie.
3
2.2.
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen kan worden gedefinieerd als “het vermogen van de gemeente om niet-reguliere kosten die onverwacht en substantieel zijn op te kunnen vangen ten einde de taken te kunnen voortzetten’’. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen financiële maatregelen zijn getroffen en die van grote betekenis kunnen zijn op de financiële positie van de gemeente.
2.3.
Weerstandscapaciteit
De weerstandscapaciteit wordt gedefinieerd als: “het geheel aan beschikbare en vrij aanwendbare financiële middelen om mogelijke risico’s met financieel gevolg op te kunnen vangen”. Er wordt daarbij het volgende verschil gemaakt: ▪ Structurele weerstandscapaciteit: het vermogen om onverwachte structurele tegenvallers in de begroting op te vangen, zonder dat dit gevolgen heeft voor de voortzetting van gemeentelijke taken. De middelen die dat vermogen bepalen zijn: de onbenutte belastingcapaciteit en een raming voor structureel onvoorziene uitgaven. ▪ Incidentele weerstandscapaciteit: de ruimte om onverwachte eenmalige tegenvallers op te kunnen vangen, zonder dat deze invloed hebben op de voortzetting van gemeentelijke taken. Hiertoe kan worden gerekend: de algemene reserve en de reserves waaraan de raad een bestemming heeft gegeven die kan worden gewijzigd, de stelpost voor incidentele onvoorziene uitgaven en de stille reserves.
2.4.
Risico’s
Een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis met een bepaald (negatief) gevolg (mate van impact). Het kan daarbij gaan om diverse typen risico’s: ▪ Risico’s afkomstig buiten de eigen organisatie (exogeen) respectievelijk risico’s binnen de eigen organisatie (endogeen); ▪ Niet beïnvloedbare respectievelijk te beïnvloeden risico’s; ▪ Risico’s met een structureel respectievelijk incidenteel gevolg; ▪ In geld te kwantificeren respectievelijk niet in geld te kwantificeren risico’s. Bij risico’s kan daarnaast een onderscheid worden gemaakt in reguliere risico’s en overige risico’s. Reguliere risico’s die zich regelmatig voordoen en die veelal vrij goed meetbaar zijn, worden in de regel niet gefinancierd uit de weerstandscapaciteit. Voor deze risico’s kan een voorziening worden gevormd of een verzekering worden afgesloten. De overige risico’s zijn de risico’s die niet op een andere manier zijn te ondervangen. Deze risico’s behoren tot het benodigd weerstandsvermogen.
4
3. Doelstellingen en wettelijk kader In dit hoofdstuk worden de doelstellingen van risicomanagement benoemd en wordt het wettelijke kader, dat ten grondslag ligt aan deze nota, beschreven.
3.1.
Doelstellingen
Gemeente Dronten wil met risicomanagement onder andere het volgende bereiken: ▪ Toevoegen van bewustzijn over de mate waarin we de doelstellingen en resultaten kunnen halen; ▪ Dwingen tot het expliciet maken van kansen en risico’s en het beheersen daarvan; ▪ Betere besluitvorming door bewuster kansen te benutten en risico’s te nemen en maatregelen in te zetten; ▪ De organisatie de mogelijkheid te bieden proactief om te gaan met risico’s en kansen in plaats van reactief; ▪ Bijdragen aan een betere beheersing en kwaliteit in processen, programma’s en projecten; ▪ Bijdragen aan het behouden van een goede financiële positie (blijven voldoen aan de wettelijke eisen voor het weerstandsvermogen in het Besluit begroting en verantwoording).
3.1.1. Risicobewustzijn Er dient een gelijk beeld te ontstaan over de risico’s van de gemeente Dronten. Een belangrijke stap daarin is de acceptatie en het inzicht dat risico’s onderdeel zijn van elk project, programma of proces.
3.1.2. Inzicht in risico’s Het is van (financieel) belang om inzicht te verschaffen in de risico’s die de organisatie loopt. Alle teams maken binnen de gemeente gebruik van risico identificaties. Niet alleen de financiële risico’s worden onderkend maar ook de risico’s op het terrein van bijvoorbeeld milieu, letsel/veiligheid, imago en juridische zaken. De geïdentificeerde risico’s zijn in een risicotabel opgenomen om eenduidige vastlegging te borgen. Deze risicotabel wordt jaarlijks geactualiseerd en in de begroting en jaarrekening verwerkt in de paragraaf weerstandsvermogen.
3.1.3. Beheersing van risico’s Naast het inzicht in de risico’s, is het noodzakelijk om maatregelen te nemen om de risico’s te voorkomen, of de gevolgen te reduceren. Te denken valt onder andere aan het aanpassen van processen of projecten. Het is belangrijk om op centraal niveau overzicht te behouden en prioriteiten te kunnen stellen.
3.1.4. Behoud van een gezonde financiële positie Het is belangrijk om de continuïteit van de organisatie te kunnen garanderen en voor de toekomst een stabiele financiële uitgangspositie te creëren. Een gezonde financiële positie is immers nodig voor het in stand houden van het niveau van voorzieningen binnen de gemeente. Het aspect weerstandsvermogen is onderdeel van het risicomanagement.
5
Het vormt als beheersmaatregel het sluitstuk van risicomanagement om de risicokosten op te vangen. Het geeft een indicatie van de financiële gezondheid van de organisatie in relatie tot de beheersing van risico’s.
3.2.
Wettelijk kader
3.2.1. Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten Het Besluit Begroting- en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening. Onder titel 2.3 van het BBV worden zeven paragrafen opgesomd die een gemeente minstens in zijn begroting en jaarverslag op dient te nemen. De paragraaf weerstandsvermogen is één van deze zeven paragrafen. Conform artikel 11 van het BBV dient in de paragraaf weerstandsvermogen in ieder geval opgenomen te worden: ▪ een inventarisatie van de weerstandscapaciteit ▪ een inventarisatie van de risico’s (benodigde weerstandscapaciteit); ▪ het beleid omtrent het risicomanagement (waaronder de weerstandscapaciteit) en de risico’s; Aanvullend worden vanuit het BBV een aantal kengetallen voorgeschreven. De kengetallen geven een beeld van de financiële positie van de gemeente en vergroten de vergelijkbaarheid tussen verschillende gemeenten. De volgende kengetallen worden opgenomen: ▪ netto schuldquote ▪ netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen ▪ solvabiliteitsratio ▪ grondexploitatie ▪ structurele exploitatieruimte ▪ belastingcapaciteit. Het BBV verplicht gemeenten om op basis van een eigen risicoprofiel het financiële weerstandsvermogen in kaart te brengen.
In de paragraaf weerstandsvermogen dienen gemeenten aan te geven hoeveel vermogen ze nodig hebben om de continuïteit van hun activiteiten te kunnen waarborgen.
6
Hieronder wordt kort beschreven waar het kengetal iets over zegt en of dit getal juist hoog of laag zou moeten zijn.
Bron: Ministerie van BZK, https://www.kennisopenbaarbestuur.nl/themas/financien-decentrale-overheden
7
4. Beleidskaders risicomanagement 4.1.
Risicomanagement proces
Risicomanagement is een continu proces. Het nadenken over mogelijke risico’s moet een onderdeel zijn van de dagelijkse praktijk. Net als het beoordelen van risico’s, en de implementatie en optimalisatie van beheersmaatregelen. Halfjaarlijks wordt een aantal stappen in dit proces geformaliseerd als onderdeel van de planning & control-cyclus. Twee keer per jaar wordt het risicoprofiel geactualiseerd. Dit wordt opgenomen in het jaarverslag en de begroting, in de paragraaf Weerstandsvermogen. Hiertoe worden de onderstaande stappen doorlopen.
1. Context
6. Evalueren
2. Identificeren
5. Beheersen
3. Kwantificeren
4. Afwegen
In de zes stappen van het risicomanagementproces denkt de organisatie na over: 1. Context: waarover gaat het en wat willen we bereiken? 2. Identificeren: wat kan ons allemaal overkomen? 3. Kwantificeren: wat zijn onze grootste / belangrijkste risico’s? 4. Afwegen: hoe kunnen we de grootste / belangrijkste risico’s beheersen en wat vinden we acceptabel? 5. Beheersen: hoe nemen we de beheersing ter hand? 6. Evalueren: wat is er veranderd en wat hebben we geleerd? Er zal differentiatie plaatsvinden in de mate van risicomanagement. Op risicovolle activiteiten passen we een zwaarder regime toe dan op minder risicovolle activiteiten. Minimaal moeten we nadenken over de risico’s die zich voor kunnen doen in relatie tot het behalen van de doelstelling. Deze risico’s willen we op gepaste wijze beperken (overdragen, reduceren), dan wel vermijden of accepteren.
8
4.2. Risicoclassificering, kwantificatie en vastlegging Om te kunnen bepalen welke risico’s aandacht vragen en wat de (financiële) gevolgen zijn, worden risico’s ingedeeld in klassen. Dit stelt ons in staat om op objectieve wijze te bepalen wat de belangrijkste risico’s zijn. De belangrijkste risico’s worden bepaald door de kans van optreden te vermenigvuldigen met de impact die het optreden van een risico kan hebben. Voor de beoordeling van de kans worden de volgende 5 klassen van waarschijnlijkheid gehanteerd, gekoppeld aan een risicoscore. Klasse 1 2 3 4 5
Kans (waarschijnlijkheid) Zeer klein (1-20%) Klein (21-40%) Gemiddeld (41-60%) Groot (61-80%) Zeer groot (81-100%)
Score 1 2 3 4 5
Toelichting op de klassen van waarschijnlijkheid; ▪ Zeer klein – hanteren we voor de risico’s waarvan het onwaarschijnlijk is dat deze zich in komende jaren voordoen. ▪ Klein – hanteren we voor risico’s waarvan het niet waarschijnlijk is dat ze zich in komende jaren voordoen. ▪ Gemiddeld – hanteren we voor risico’s die zich de komende jaren wel maar ook niet kunnen voordoen. ▪ Groot – hanteren we voor risico’s waarvan het waarschijnlijk is dat ze zich in komende jaren kunnen voordoen. ▪ Zeer groot – hanteren we voor risico’s waarvan het zeer waarschijnlijk is dat ze zich in komende jaren gaan voordoen. Voor de beoordeling van het gevolg met financiële impact hanteren we 5 klassen met de volgende klassenindeling: Klasse Bandbreedte 1 x < EUR 50.000 2 EUR 50.000 < EUR 100.000 3 EUR 100.000 < EUR 250.000 4 EUR 250.000 < EUR 500.000 5 x > EUR 500.000
Score 1 2 3 4 5
9
4.2.1. Risicokaart Op basis van het indelen van de risico’s in klassen wordt een risicokaart opgesteld. De risicokaart geeft een indicatie van de potentiële impact van het risico. Hierna wordt een risicokaart weergegeven die gebaseerd is op risicoklassen. Hierbij geldt bij het intekenen van een risicoscore dat hoe hoger de risicoscore, hoe hoger de prioriteit voor aanpak van het risico is.
Impact (in euro’s) < 50.000
100.000 < 250.000 Score 3
250.000 < 500.000 Score 4
> 500.000
Score 1
50.000 < 100.000 Score 2
5
10
15
20
25
Groot (61-80%) Score 4
4
8
12
16
20
Gemiddeld (41-60%) Score 3
3
6
9
12
15
Klein (21-40%) Score 2
2
4
6
8
10
Zeer klein (1-20%) Score 1
1
2
3
4
5
Zeer groot (81-99%) Score 5
K a n s
Score 5
Leeswijzer: In bovenstaande tabel staat de score vermeld, bv een risico met een kans van 50% (score 3 op kans) en een impact van 400.000 euro (score 4 op impact) scoort in totaal een risicoscore van 12. In de risicokaart die in de paragraaf weerstandsvermogen wordt opgenomen worden het aantal risico’s met de betreffende score in het vakje vermeldt.
4.3.
Weerstandvermogen
Het weerstandsvermogen is de mate waarin de organisatie in staat is de financiële consequenties van risico’s die zich voordoen op te vangen. Dit wordt uitgedrukt in de ratio weerstandsvermogen en wordt berekend door de beschikbare weerstandscapaciteit (de reserves die voor het opvangen van risico’s met financieel gevolg zijn ingesteld) te delen door de benodigde weerstandscapaciteit (de restrisico’s met financieel gevolg). Voor de ratio wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Deze normeringssystematiek voor het weerstandsvermogen is ontwikkeld door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement in samenwerking met de Universiteit Twente.
10
Waarderingscijfer A B C D E F
Ratio weerstandsvermogen x > 2,0 1,4 < x < 2,0 1,0 < x < 1,4 0,8 < x < 1,0 0,6 < x < 0,8 X < 0,6
Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Het streven is erop gericht om – afhankelijk van ontwikkelingen enerzijds en de doelstelling van het behoud van een gezonde financiële positie in relatie tot het weerstandsvermogen anderzijds – minimaal een waarderingscode C te scoren, wat neerkomt op een voldoende weerstandsvermogen (ratio 1 – 1,4). De balans (de ratio weerstandsvermogen) tussen de benodigde weerstandscapaciteit (de risico’s) en de beschikbare weerstandscapaciteit (de risicoreservering) kan in de tijd veranderen.
4.3.1. Weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van gemeenten is opgebouwd uit de volgende componenten: Bestandsdeel
Incidentele weerstandscapaciteit
Algemene reserve Bestemmingsreserves (wv bestemming kan worden gewijzigd) Onvoorzien incidenteel Onvoorzien structureel Stille reserves Onbenutte belastingcapaciteit
X X
Structurele weerstandscapaciteit
X X X X
Gemeente Dronten hanteert voor de bestemmingsreserves het uitgangspunt dat de bestemmingsreserves die voor afschrijvingslasten zijn ingesteld en die gekoppeld zijn aan de grondexploitaties niet worden meegenomen in de berekening van het beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit wordt berekend op basis van het gekwantificeerde (kans x impact) risicoprofiel. Uitgangspunt hierbij is een statistische benadering die er vanuit gaat dat nooit alle risico’s zich én tegelijk, én in hun maximale omvang voordoen. Het zekerheidspercentage dat wordt gehanteerd is 90%. Dit is een landelijk gehanteerde richtlijn.
4.3.2. Ratio van het weerstandsvermogen De ratio van het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit: Ratio =
Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit
11
5. Rollen en verantwoordelijkheden De risicogovernance is een raamwerk waarbinnen de organisatie de activiteiten voor risicomanagement bestuurt, rapporteert en bespreekt. Hierbij worden duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, beslissingsbevoegdheden en rapportagelijnen vastgesteld. In haar beleid onderscheidt de gemeente Dronten grofweg drie actoren die een rol spelen in de uitvoering van het risicomanagementbeleid.
5.1.
Gemeenteraad
De gemeenteraad stelt het risicomanagementbeleid in de vorm van de kadernota vast. Ook stellen zij het jaarverslag en begroting met daarin opgenomen de verplichte paragraaf over het weerstandsvermogen vast. Gemeenteraad geeft daarmee de kaders aan waarbinnen het weerstandsvermogen van gemeente Dronten moet blijven. Via de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en het jaarverslag krijgt de gemeenteraad actuele informatie over de stand van het risicomanagement, de belangrijkste risico’s en reserveringen. Gemeenteraad wordt in hun toezichthoudende taak ondersteund door de accountant en de gemeentelijke rekenkamer. Bij onduidelijkheden of aandachtspunten rapporteren zij aan de gemeenteraad.
5.2.
College van burgemeester en wethouders
Het risicomanagement van de gemeente Dronten valt onder de integrale verantwoordelijkheid van het college. Het college draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor alle risico's van de gemeente en voor de maatregelen die worden genomen om deze risico's te beheren. Bij het nemen van beslissingen dient het college te onderzoeken wat de belangrijkste risico's zijn en hierover te rapporteren aan de gemeenteraad, zodat zij op de hoogte zijn van eventuele risico's die de uitvoering van het beleid kunnen belemmeren. Deze rapportage vindt doorgaans plaats in de bestaande verantwoordingsdocumenten van de Planning & Control cyclus, en in afzonderlijke voorstellen wanneer de aard van het onderwerp of risico dit vereist.
5.3.
Ambtelijke organisatie
Risicomanagement is een vorm van integraal management. Dit houdt in dat ‘de lijn’ (het management) verantwoordelijk is voor het beheersen van risico’s. Voor gemeente Dronten komt het erop neer dat de teammanagers verantwoordelijk zijn voor het beheersen van de risico’s in respectievelijk de afdelingen en de programma’s/projecten. Het managementteam is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s op concernniveau en de verdere ontwikkeling van risicomanagement binnen de gehele organisatie. De ambtelijke organisatie stelt parallel aan de P&C cyclus de risico’s van de organisatie vast, monitort deze, en draagt zorg voor de formulering en monitoring van de beheersmaatregelen. Verder stimuleert het lijnmanagement de juiste houding en gedrag ten aanzien van het analyseren en beheersen van de risico’s.
12