9b95cea4-afbd-4787-bb10-57e31307bd6d.pdf
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL Documentnummer: 17850 Indiener: Auditcommissie Datum: 16 juni 2021 Portefeuille(s): Raadsaangelegenheden Portefeuillehouder(s): J.F. Bongers, voorzitter Auditcommissie Begrotingsprogramma: 0.1 Bestuur en ondersteuning Begrotingsdoel: Kosten accountant Contactpersoon: griffier Tel.nr.: 0321-388288 Emailadres: griffie@dronten.nl Onderwerp: aanwijzen accountant controle boekjaren 2021 en 2022 Samenvatting Het huidige contract met de accountant loopt af na controle van de jaarrekening 2020. Voor het werven van een nieuwe accountant voor de controle van de jaarrekening 2021 en 2022 is een Europees aanbestedingstraject gestart en doorlopen. Uit deze aanbesteding is Astrium Accountants B.V. als best passende accountant voor de gemeente Dronten naar voren gekomen. Via dit voorstel wordt de raad gevraagd Astrium Accountants B.V. als accountant aan te wijzen en het benodigde budget in de begroting op te nemen. Voorstel 1. Astrium Accountants B.V. aan te wijzen als accountant voor de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekeningen 2021 en 2022; 2. Het beschikbare budget voor de accountantscontrole structureel te verhogen met € 30.000 naar € 100.000 per jaar en dit te verwerken in de Programmabegroting 2022. Inleiding Waarom wordt het voorstel nu voorgelegd? Jaarlijks controleert de accountant de jaarrekening en brengt een verslag van bevindingen uit.
Het contract met de huidige accountant loopt tot en met de controle van de jaarrekening 2020 en loopt dus af. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie heeft namens de gemeenteraad een aanbesteding voor de accountantsdiensten voorbereid en doorlopen en heeft de selectie van de accountant ter hand genomen. Via dit voorstel wijst de raad de nieuwe accountant formeel aan t.b.v. de controle van de boekjaren 2021 en 2022. Wat is aan dit voorstel vooraf gegaan? In maart 2021 is, op basis van een door uw gemeenteraad vastgesteld Programma van Eisen, de aanbesteding voor het contracteren van een nieuwe accountant gestart. De aanbesteding wordt afgerond met het aanwijzen van de accountant door de raad en het daarna ondertekenen van de overeenkomst zoals deze bij de aanbestedingsstukken is opgenomen. In de overeenkomst is het Programma van Eisen “vertaalt”.
1.
Een Europese aanbestedingsprocedure is erop gericht om via een vaste route op een eerlijke wijze te komen tot de meest geschikte accountant voor de gemeente Dronten, onder meer kijkend naar prijs en kwaliteit. Gelet op de aanbestedingsregels is de raad gehouden de uitkomst van de procedure te volgen.
2.
De dienstverlening door de accountant kost de gemeente logischerwijs geld. Met de accountant zijn duidelijke afspraken gemaakt over het jaartarief. De raad dient ervoor te zorgen dat er in de begroting een adequaat budget wordt opgenomen. Daarom wordt voorgesteld, conform de systematiek van ZBB, het bedrag structureel te verhogen tot € 100.000,-
Kanttekeningen, risico’s en alternatieven Kanttekeningen en (financiële) risico’s De duur van de overeenkomst met de accountant heeft een looptijd van twee jaren, met twee maal de optie om deze vanuit beide partijen met steeds een jaar te verlengen. De diensten van de accountant worden voor een fixed-fee uitgevoerd. Het dienstenpakket is in de aanbestedingsstukken zo duidelijk en uitvoerig als mogelijk beschreven. Voorts zijn er heldere afspraken gemaakt over meerwerk, waarover eveneens bepalingen in de overeenkomst zijn opgenomen. Na twee jaren kan de opdrachtnemer het tarief verhogen met niet meer dan de inflatiecorrectie. Alternatieven / scenario’s Het op een juiste wijze doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure geeft geen ruimte voor alternatieve wijzen om alsnog een andere accountant aan te wijzen. Financiële gevolgen De aanbesteding heeft onder meer als resultaat dat de dienst voor een bepaald tarief wordt uitgevoerd. Hiervoor dienen middelen in de begroting te worden opgenomen. Mede vanwege het toenemende aantal taken van de gemeente, alsmede het aantal controletaken van de accountant daardoor, is het tarief voor de accountantscontrole hoger geworden ten opzichte van de voorgaande jaren. Voorgesteld wordt om vanaf volgend jaar een bedrag van structureel €100.000,- in de begroting op te nemen t.b.v. de accountantscontrole.
Deze begrotingspost valt onder de raadseigen budgetten en wordt beheerd door de griffier. Communicatie en vervolgproces Na de formele benoeming van de accountant door de raad wordt deze hiervan in kennis gesteld en uitgenodigd de overeenkomst met de gemeente te ondertekenen. De overeenkomst vangt aan op 4 september 2021. Bevoegdheid gemeenteraad De raad is bevoegd om over dit voorstel een besluit te nemen op grond van artikel 213, lid van de Gemeentewet. Bijlagen 1. Overeenkomst met Astrium Accountants B.V. (ter inzage op de griffie) Namens de Auditcommissie De Griffier,
De Voorzitter,