9835ffb0-c80a-4831-b7b0-eb45063f8053.pdf

: Projectnummer : Concept communicatie en participatieplan : 2-11-2020

Communicatie- en Participatieplan Warmtetransitievisie Dronten

Concept

Opdrachtgever: Gemeente Dronten De Rede 58 8251 EX Dronten

Sweco Kraanspoor 48 1033 SE AMSTERDAM Kraanspoor 48 1033 SE AMSTERDAM

www.sweco.nl

Sweco Nederland B.V. Amsterdam 30129769 De Bilt

Willem Steenkamer Adviseur Duurzame Gebiedsontwikkeling +31 6 57 38 72 95

Titel

Communicatie- en Participatieplan

Subtitel

Warmtetransitievisie Dronten 372384 Communicatie en participatieplan Definitief

Willem Steenkamer willem.steenkamer@sweco.nl Marieke Koomen

Bavius de Vries

2 (6)

Inhoudsopgave 1

Introductie..............................................................................................................4

1.1

Participatie Stappenplan Inwonersparticipatie ........................................................4

1.2

Communicatie .........................................................................................................4

2

Participatie Transitievisie Warmte Dronten ........................................................5

2.1

Stap 1: Voordat je begint.........................................................................................5

2.1.1

Waarom vinden we participatie belangrijk voor de Transitievisie Warmte?...........................5

2.2

Stap 2: Fases ..........................................................................................................5

2.2.1

Waar bevinden we ons in het proces?...................................................................................5

2.3

Stap 3: Stakeholders ...............................................................................................6

2.3.1

Welke stakeholders betrekken we? .......................................................................................6

2.4

Stap 4: Verwachtingen ............................................................................................6

2.4.1

Hoe stellen we de aanpak participatie op? ............................................................................6

2.4.2

Hoe koppelen we de uitkomsten van participatie terug? .......................................................7

2.4.3

Hoe evalueren we het participatieproces?.............................................................................7

2.5

Stap 5: Handleiding Drontens model.......................................................................7

2.5.1

Hoe richten we het participatieproces in? ..............................................................................7

2.5.2

Planning .................................................................................................................................9

2.6

Stap 6: En nu aan de slag! Hoe? ..........................................................................10

3

Communicatie......................................................................................................11

3.1

Informeren .............................................................................................................11

3.2

Bewustwording ......................................................................................................11

3.3

Activeren ...............................................................................................................11

4

Participatie- en Communicatiekalender ............................................................12

3 (6)

1

Introductie

1.1 Participatie Stappenplan Inwonersparticipatie Participatie is meer en meer een belangrijk onderdeel van beleidsontwikkelingen en projecten. Het vooraf betrekken van belanghebbenden levert meer kennis en een betere samenwerking op. Hierme vergroten we de kwaliteit van de Transitievisie Warmte en vergroten we de kans dat stakeholders later bereid zijn om een steentje bij te dragen aan de uitvoering ervan. Om te zorgen dat participatie-processen een waardevolle bijdragen leveren is het belangrijk dat het doel van participatie duidelijk is en de vormen van participatie hierop aansluiten. Om dat te borgen heeft de gemeente Dronten het Stappenplan Inwonersparticipatie. Voor het opstellen van het Plan van Aanpak voor communicatie en participatie voor de Transitievisie Warmte is het dit stappenplan participatie de basis.

In hoofdstuk 2 gaan we in op de manier waarop we het participatieproces vormgeven 1.2 Communicatie We zetten communicatie in om meerdere redenen:  Informeren: We willen verschillende stakeholders de mogelijkheid bieden zich te informeren over het proces om de Transitievisie Warmte op te stellen;  Bewustwording: We willen bewoners, samenwerkingspartners en andere stakeholders bewust maken van hun rol in de warmtetransitie;  Activeren: Mogelijk liggen er kansen om via communicatie woning- en gebouweigenaren te stimuleren om zelf stappen te nemen om aardgasvrij te worden. De uitwerking van deze doelen en de middelen die we hiervoor inzetten zijn omschreven in hoofdstuk 3.

4 (6)

2

Participatie Transitievisie Warmte Dronten

Voor het opstellen van het Plan van Aanpak voor communicatie en participatie voor de Transitievisie Warmte is het stappenplan participatie de basis. De stappen hierin zijn: 1. Voordat je begint… 2. Fases 3. Stakeholders 4. Verwachtingen 5. Handleiding Drontens Model 6. En nu aan de slag! Hoe? 2.1

Stap 1: Voordat je begint...

2.1.1

Waarom vinden we participatie belangrijk voor de Transitievisie Warmte?

We vinden dat participatie belangrijk is voor het opstellen van de Transitievisie Warmte. De warmtetransitie heeft immers betrekking op iedereen. Netbeheerders, woningcorporaties en de eigenaren en bewoners van de huizen: zowel koop- en huurwoningen als bedrijfsruimtes en overige utiliteitsgebouwen. Het is essentieel voor de uitvoering om draagvlak te hebben onder bewoners en woning- en gebouweigenaren. Door hen te betrekken in de warmtetransitie wordt duidelijk wat de mogelijkheden en obstakels zijn en creëren we draagvlak door deze mogelijkheden en obstakels tijdig een plek te geven in het proces. De Transitievisie Warmte geeft richting in de aanpak en geeft duidelijkheid over het tijdspad en de volgorde waarin de wijken worden aangepakt. We beseffen ons dat wanneer de Transitievisie Warmte is opgesteld, de Wijkuitvoeringsplannen (WUP’s) volgen. Een WUP is voor de meeste inwoners een stuk tastbaarder, omdat het gaat over concrete plannen in de eigen wijk. De Transitievisie heeft nog een vrij hoog abstractieniveau. Daarom gaan we uit van het principe:  Iedereen krijgt de kans om op een relevant niveau mee te denken;  We houden het aantal momenten om te participeren beperkt om overvraging te voorkomen. Meedenken op dit niveau is namelijk niet voor iedereen aantrekkelijk;  We zijn duidelijk over de kaders van de Transitievisie, en wat later volgt in de WUP’s. 2.2

Stap 2: Fases

2.2.1 Waar bevinden we ons in het proces? Het opstellen van de Transitievisie Warmte bevindt zich in de ontwerpfase. In deze fase wordt het Plan van Aanpak opgesteld voor de verdere uitvoering van het opstellen van de visie. Daarmee is het proces in Stap 2: Plan van Aanpak, aan het einde van Fase 1 (zie onderstaand figuur).

5 (6)

Tabel 1 Weergave van hoe de verschillende stappen van leidende structuren zich tot elkaar verhouden. Blauw omlijnd de huidige ontwerpfase.

Fasen aanpak Transitievisie Warmte Projectfasen (Uitvoeringsnota Participatie) Stappenplan Aardgasvrije Wijken

Fase I

Initiatief

Definitie

Verkennen

Fase II

Ontwerp

Plan van Aanpak

Fase III

Uitvoering

Analyseren

Afstemmen

Afwegen

Realisatie

Nazorg

Opstellen

Vaststellen

Wanneer het Plan van Aanpak is opgesteld, waaronder het plan van aanpak Communicatie en Participatie is Fase 1 afgerond en wordt Fase 2 gestart: Analyse, Afstemming en Afweging. Dit is gelijk aan de uitvoeringsfase zoals omschreven in de uitvoeringsnota inwonersparticipatie. De (eerste) resultaten worden geanalyseerd en besproken en meer informatie wordt opgehaald bij de verschillende stakeholders. Wanneer de Transitievisie Warmte is opgesteld, is de volgende stap het opstellen van Wijk Uitvoeringsplannen (WUP). In deze plannen wordt wijk voor wijk gekozen op welke manier de wijk van warmte wordt voorzien. De Transitievisie voorziet dus in de hoofdlijnen in een voorlopige keuze voor de eerste wijken die vóór 2030 aangepakt worden, maar pas in de WUP’s wordt dit definitief. Dit betekent ook dat voor stakeholders de Transitievisie slechts de eerste van vele stappen is in het meedenken over technieken/manieren om aardgasvrij te worden. 2.3

Stap 3: Stakeholders

2.3.1 Welke stakeholders betrekken we? Het Plan van Aanpak Transitievisie Warmte Dronten wordt opgesteld in samenspraak met afdelingen binnen de gemeente Dronten, Liander, OFW en Waterschap Zuiderzeeland. Dit zijn de stakeholders waarvan we verwachten dat zij vanaf het begin een grote rol spelen in het project. In Fase 2 is het nodig ook andere stakeholders bij het proces te betrekken. Dit zijn onder andere bewonersorganisaties, inwoners, Provincie Flevoland, andere gemeenten. Een overzicht van de alle betrokken stakeholders is weergegeven in Bijlage 2. Beslissend zijn het college en de gemeenteraad. De projectgroep adviseert hen op basis van een zo breed mogelijke weergave van de afwegingen en belangen van alle stakeholders die zijn opgehaald (zie 1.1.5) 2.4

Stap 4: Verwachtingen

2.4.1 Hoe stellen we de aanpak participatie op? Het is belangrijk om vooraf duidelijk afgesproken te hebben op welke manier we participatie invullen. Daarom wordt dit document vastgesteld door het college en de raad. De verwachtingen over het participatieproces zijn besproken tijdens een bijeenkomst met verschillende ambtelijke stakeholders, OFW, Liander en Waterschap Zuiderzeeland. De resultaten hiervan zijn in dit plan verwerkt.

6 (6)

2.4.2

Hoe koppelen we de uitkomsten van participatie terug?

Het is belangrijk dat we de uitkomsten van tussenstappen en de uiteindelijke Transitievisie terugkoppelen aan alle stakeholders, met name die stakeholders die zelf inbreng hebben gebracht in het proces. We voorzien in de volgende terugkoppelmomenten:  Na de Maptionnaire: nieuwsbericht op www.dronten.nl, de nieuwe marketingwebsite en de gemeentepagina in de Flevopost met een korte samenvatting van de resultaten en een mail met de resultaten aan de deelnemers die hun emailadres hebben achtergelaten. Verder een kort bericht met een link naar www.dronten.nl via Facebook, Twitter en LinkedIn;  Na de dialoogsessie: verslag aan deelnemers  Na de workshop koppelkansen: verslag aan deelnemers  Na participatiemomenten en vóór uitwerken Transitievisie: nieuwsbericht proces en stand van zaken en het samengevatte resultaat van het Maptionnaire onderzoek, de dialoogsessie en de workshop koppelkansen. 2.4.3 Hoe evalueren we het participatieproces? Gaandeweg het proces kan blijken dat het nodig is om bepaalde stakeholders intensiever te betrekken. Ook kan blijken dat er behoefte is aan meer of andere vormen voor participatie. Met de projectgroep wordt periodiek geëvalueerd of het participatietraject dient te worden bijgestuurd. 2.5

Stap 5: Handleiding Drontens model

2.5.1 Hoe richten we het participatieproces in? Het participatieproces wordt doorlopen volgens de Handleiding Drontens Model. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen de verschillende projectfasen, omdat afhankelijk van de projectfase participatie en communicatie een andere rol spelen. Wanneer het Plan van Aanpak is opgesteld is Fase 1 doorlopen en gaat de Uitvoeringsfase van start. Dit houdt in dat de participatie zich concentreert in de fase waarin we de Transitievisie aan het opstellen zijn, en de input dus direct wordt gebruikt. Voor het opstellen van dit plan is een actorenanalyse uitgevoerd (zie Bijlage 2). In deze actorenanalyse is voor elke stakeholder een inschatting gemaakt via de Invloed-Belang matrix. Hiermee hebben we op hoofdlijnen bepaald in hoeverre stakeholders belang hebben bij de Transitievisie Warmte, en in hoeverre zij invloed kunnen uitoefenen op het formuleren of uitvoeren van de visie. Op basis van deze analyse hebben we eerste verkennende gesprekken gevoerd met stakeholders die én veel belang, én veel invloed hebben op de Transitievisie Warmte. Dit zijn OFW, Alliander, en Waterschap Zuiderzeeland. De actorenanalyse dient als startpunt en is onderhevig aan verandering door nieuwe ontwikkelingen of inzichten. In de uitvoeringsfase halen richten we ons naast op de bovengenoemde stakeholders ook op andere stakeholders uit de analyse.

2.5.1.1 Mate van inwonersparticipatie De participatie met elk van de stakeholders heeft een ander doel en vraagt om een andere aanpak. Door het Canvas inwonersparticipatie (bron: Handleiding Drontens Model) in te vullen wordt duidelijk op welke manier aan de verschillende doelen kan worden voldaan. Dit leidt tot de volgende participatiestrategie voor de Transitievisie Warmte:

7 (6)

MAPTIONNAIRE Mate van participatie

Raadplegen / consulteren / inventariseren

Doel

Het ophalen van informatie en wensen uit de omgeving en het betrekken van inwoners om te komen tot een compleet beeld van technische en sociale (on)mogelijkheden in de warmtetransitie.

Doelgroep

Bewoners: huurders en (particuliere) huiseigenaren, overige gebouweigenaren

Methode

Maptionnaire

Toelichting

Maptionnaire is een online enquêtetool, die deelnemers de mogelijkheid geeft hun mening specifiek aan een locatie te verbinden. Dit kan door een plek aan te klikken, waar dan vragen over worden gesteld. Dit geeft inzicht in verschillen tussen inwoners uit verschillende wijken (of straten). Dit geeft, naast technische en andere aspecten, input voor de wijkvolgorde waarin wijken van het gas af gaan en op welke wijze. We betrekken de inwoners hierbij via Dronten.ikpraatmee.nl. DIALOOGSESSIES

Mate van participatie

Adviseren / verdiepen door dialoog

Doel

Het ophalen van wensen uit de omgeving en waardevolle technische informatie, het betrekken van bewoners en organisaties en het creëren van kansen onder bewoners en organisaties.

Doelgroep

Organisaties zoals bewonersorganisaties en ondernemersverenigingen

Methode

Dialoogsessie

Toelichting

In de dialoogsessie is (ten opzichte van Maptionnaire) meer ruimte voor discussie. Hier gaan we in gesprek met belangenvertegenwoordigers en kunnen we dieper in gaan op de wijze waarop de warmtetransitie wordt uitgevoerd. Ook is dit een geschikt moment om de technische (on)mogelijkheden nader toe te lichten.

WORKSHOP MEEKOPPELKANSEN Mate van participatie

Coproduceren

8 (6)

Doel

Het benutten van (koppel)kansen door het delen van waardevolle informatie, kennis en middelen en het betrekken van direct betrokken organisaties

Doelgroep

Afdelingen binnen de gemeente Dronten, netbeheerder, woningcorporatie, eventueel bewoners- en ondernemersverenigingen met een overkoepelend belang/ambitie op gebied van duurzaamheid

Methode

Workshop koppelkansen

Toelichting

Om specifieker in te gaan op koppelkansen, organiseren we een sessie voor verschillende stakeholders. In deze sessie is ruimte voor verdieping van ideeën en voor discussie om de warmtetransitie als moment te benutten om meerdere vliegen in één klap te slaan.

Fysieke meetings Op het moment voorzien we niet in fysieke meetings, omdat we verwachten dat de maatregelen in verband met het coronavirus de komende maanden zullen voortduren. Hiermee missen we mogelijk een deel van de doelgroep, die het prettig vindt (en gewend is) op deze manier te participeren. Tegelijkertijd bieden de digitale instrumenten ons nieuwe mogelijkheden om groepen die normaliter moeilijk te bereiken zijn, nu een stem te geven. Tijdens het proces is het belangrijk dat we kritisch blijven of de resultaten een juiste afspiegeling zijn van de doelgroep. Dit kan bijvoorbeeld door ook de mogelijkheid te geven een enquête telefonisch of schriftelijk af te nemen aan de doelgroep die niet goed kan werken met een digitale enquête in Maptionnaire. Bovenstaande middelen worden telkens uitgewerkt in overleg met de projectgroep en de regisseur inwonersparticipatie van gemeente Dronten. Daarmee krijgen de genoemde middelen meer uitwerking en spitsen we dit toe op de behoefte op dat moment. 2.5.2 Planning In stap 2 van het Stappenplan met planning (zie hoofdstuk 3 Plan van Aanpak), vindt de Maptionnaire, de dialoogsessies en de workshop meekoppelkansen plaats. Dit is vóórdat we een prioritering of keuze maken in wijkvolgorde, en nadat we een eerste grove (technische) analyse hebben gedaan op de (on)mogelijkheden.

Dit stelt ons in staat om gericht informatie op te halen en stakeholders goed te kunnen informeren zodat zij op geïnformeerde wijze hun mening kunnen geven. 2.5.2.1 Waar gaat het over? En waar niet? De participatie betreft het ophalen van informatie die gebruikt wordt voor de wijk- en energieanalyse. Daarnaast dragen de stakeholders bij aan het maken van de planning voor de wijkuitvoering en ontstaat betrokkenheid bij de verschillende actoren/stakeholders. Op het moment dat we de wensen ophalen via Maptionnaire, zijn alleen nog op hoofdlijnen de technische mogelijkheden en kansen om aardgasvrij te worden inzichtelijk. De resultaten van Maptionnaire worden integraal met de technische input gebruikt om de Transitievisie op te stellen. Van kaders aan deze participatievorm is daarom nog geen sprake. Wel kan op basis van de technische analyse blijken dat niet alle wensen/ideeën van stakeholders haalbaar zijn. Dit wordt teruggekoppeld na het toepassen van Maptionnaire en de sessies.

9 (6)

Op basis van de eerste analyse (stap 1, zie Plan van Aanpak hoofdstuk 3) bepalen we de exacte participatievraag per middel. 2.6 Stap 6: En nu aan de slag! Hoe? Dit plan schetst de aanpak op hoofdlijnen om de participatie vorm te geven. Tijdens de uitwerking van elke stap is het belangrijk om de stakeholderanalyse opnieuw te beschouwen, want mogelijk schatten we stakeholders verkeerd in of verschuiven stakeholders gedurende het proces en krijgen ze meer of minder interesse. Ook de invulling van elke participatievorm kunnen we aanpassen aan de behoefte op dat moment.

10 (6)

3

Communicatie

In dit hoofdstuk omschrijven we de middelen die we inzetten aan de hand van de drie omschreven communicatiedoelen. 3.1 Informeren Elke stakeholder die geïnteresseerd is, moet informatie kunnen vinden over het opstellen van de Transitievisie. We bereiken dit door nieuwsberichten op te stellen waarin we toelichten welk proces we volgen en waar we ons in dat proces bevinden. 3.2 Bewustwording We willen woning- en gebouweigenaren bewust maken van de eigen invloed op de warmtetransitie. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het isoleren van het gebouw, of het investeren in een warmtepomp. Hiermee wordt het voor de stakeholder duidelijk dat er de komende jaren in en rondom de eigen woning waarschijnlijk maatregelen nodig zijn om van het aardgas af te gaan. Dit stelt de woning- of gebouweigenaar in staat om doordachte keuzes te maken en in een latere fase actief deel te nemen aan discussies over de warmtetransitie in de eigen wijk (via de Wijk Uitvoeringsplannen). Ook stimuleert dit bewoners mogelijk om al eerder maatregelen te nemen (zie Activeren). We bereiken bewustwording door hier aandacht aan te besteden in onze nieuwsberichten en mogelijk hier aparte communicatiemiddelen voor op te stellen (zoals een flyer of filmpje). In hoeverre dat laatste zinvol is dient nog nader beschouwd te worden, ook in relatie tot bijvoorbeeld de inzet van het Energieloket.

3.3 Activeren Mogelijk zijn er woning- en gebouweigenaren die vooruitlopend op de Wijk Uitvoeringsplannen hun huis willen verduurzamen en aardgasvrij willen worden. Dit moedigen we aan en kan zelfs aanleiding bieden voor een versnelde transitie in die wijk. Vooralsnog is het nog niet helder welke doelgroep we hier het beste mee kunnen bereiken, daarom zijn er nog geen middelen meegenomen om stakeholders te activeren. Door middel van de brede digitale enquête via Maptionnaire krijgen we inzicht in welke stakeholders het meest vatbaar en geïnteresseerd zijn en stellen we voor deze doelgroep een nieuwe aanpak op.

11 (6)

4

Participatie- en Communicatiekalender

We voorzien in de volgende momenten om de verschillende doelgroepen te informeren. De planning is indicatief en wordt gaande het proces bijgewerkt. Planning Januari 2021

Communicatie Vaststellen Plan van Aanpak en aankondiging Maptionnaire (zie Bijlage 1)

Februari 2021

Openstellen Maptionnaire via Dronten.ikpraatmee.nl (zie Bijlage 1)

Februari 2021

Workshop meekoppelkansen +Verslag deelnemers Workshop koppelkansen Terugkoppelen resultaten Maptionnaire

Maart 2021

Maart 2021 April 2021

Dialoogsessies +Verslag deelnemers dialoogsessie Voortgang proces en voorlopige resultaten

Doelgroep/medium Iedereen- Nieuwsbericht gemeentewebsite, de gemeentepagina in de FlevoPost en een persbericht in de lokale kranten Iedereen- verspreiden via website, gemeentepagina in de FlevoPost, Facebook, Twitter, LinkedIn, lichtkranten, driehoeksborden en een persbericht in de lokale kranten Deelnemers workshop koppelkansen, mail Iedereen- Deelnemers Maptionnaire, nieuwsbericht gemeentewebsite, gemeentepagina in de FlevoPost, Facebook, Twitter, LinkedIn en een persbericht in de lokale kranten Deelnemers dialoogsessie, mail Iedereen, nieuwsbericht website gemeente, gemeentepagina FlevoPost, Twitter, Facebook, LinkedIn en persbericht naar. lokale kranten

12 (6)