9772d77a-d58e-41ea-809f-e89e56f59bfb.pdf

DIV

- 7 OKI. 2021

astriurh» Aan de gemeenteraad van de gemeente Dronten T.a.v. de raadsgriffier de heer E. Geldorp Postbus 100 8250 AC DRONTEN

Zoetermeer, 4 oktober 2021 Kenmerk:

30004001-OB-2021

Betreft:

Opdrachtbevestiging accountantscontrole jaarrekening 2021 en 2022

Geachte raad. In overeenstemming met het besluit dat door de raad d.d. 1 juli 2021 is genomen, heeft u ons verzocht de jaarrekening te controleren van de Gemeente Dronten over de boekjaren 2021 en 2022. Hiermee heeft uw raad gekozen om de opdracht aan ons kantoor te verstrekken overeenkomstig de reeds getekende overeenkomst d.d. 7 juli 2021 namelijk de ’overeenkomst ten behoeven van accountantsdiensten Gemeente Dronten’ (hierna: ”de Overeenkomst’). Het doet ons genoegen door middel van deze brief de aanvaarding van deze opdracht te bevestigen en onze interpretatie daarvan uiteen te zetten.

Wij hebben onze brief als volgt ingedeeld: 1. Verantwoordelijkheden Astrium Overheidsaccountants B.V. (hierna: “Astrium” of “wij”);

2. Verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Dronten (hierna: het college); 3. Rapportage; 4. Overige afspraken; 5. Bevestiging.

1.

Verantwoordelijkheden Astrium Overheidsaccountants

1.1 Opdracht Wij zullen fungeren als accountant van uw gemeente met het doel te onderzoeken of de jaarrekening aan de in de wet gestelde eisen voldoet. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring die aangeeft of: • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen en is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

Astrium Overheidsaccountants B.V. Edelgasstraat 57, 2718 SX Zoetermeer www.astrium.nl

Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl

IBAN NL10RAB00322622360 BTW nr. NL810591625B01 KVK: 34168056

*

astrium* de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen dat deze in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; en collegebesluiten die een nadere uitwerking zijn van externe regelgeving dan wel van raadsbesluiten of door u vastgestelde verordeningen. Dit kader is door of namens het college nader gespecificeerd en is door uw raad vastgesteld. De rechtmatigheidscontrole van de accountant richt zich alleen op de financiële beheershandelingen als gevolg van deze wet- en regelgeving; het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen en de bijlagen. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie: • met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; • alle informatie bevat die op grond van het BBV is vereist. Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten in het BBV en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

Wij merken aanvullend op dat uw gemeente ook voor dit boekjaar en opvolgende jaren op grond van wettelijk voorschrift verplicht is voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening, waarvoor het te hanteren model door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is voorgeschreven. Dit in het kader van Single information en Single audit (SiSa). De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie, zoals door de raad vastgesteld, bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de voor uw gemeente totale lasten (inclusief stortingen in de reserves). De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een verklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de totstandkoming van de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten en balansmutaties. 1.2 Wettelijk kader 1.2.1 Beroepsvoorschriften Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften.

2

♦ ♦ ♦ ♦

*

astrium'?” Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) kunnen wij u die toesturen. Voorts zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. 1.2.2 Bepalingen Gemeentewet Wij gaan op grond van artikel 213, lid 3 van de Gemeentewet na of de jaarrekening aan de bij en krachtens deze wet gestelde voorschriften voldoet, of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig het BBV is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en of de in het kader van SiSa voorgeschreven bijlage is toegevoegd.

1.2.3 Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd door Astrium als onderdeel van ons onderzoek zijn eigendom van Astrium. Wij kunnen verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD-ECD, op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften informatie te verschaffen of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen wij door derden verzocht worden informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Op grond van geheimhoudingsregels zijn wij in sommige gevallen verplicht uw schriftelijke toestemming voor inzage te verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, zullen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met het college opnemen over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan en om uw toestemming te vragen voor zover noodzakelijk. Ook de Belastingdienst kan in het kader van het bovenstaande voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Een dergelijk verzoek zal altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar worden gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst.

Wij zijn van mening dat het algemeen belang er mee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van jaarrekeningen. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. In dat kader zullen wij bij een verzoek van de Belastingdienst zo spoedig mogelijk contact met u opnemen. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedragsregels de redenen nagaan waarom u uw instemming niet geeft.

1.2.4 Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme zijn wij verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt, voor zover die wordt gesignaleerd in het kader van onze normale werkzaamheden, te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Van een dergelijke melding of het voornemen daartoe mogen wij u geen mededeling doen.

3

♦*♦*♦*♦*♦

•wastriurfP 1.3 Interne beheersing en onze controle Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden, maar hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van uw gemeente. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het college gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaamemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.

1.4 Onafhankelijkheid Nederlands recht vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij Assurance-opdrachten (ViO), kunnen wij u die toesturen. Het betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn en dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u bespreken. In aanvulling op de Algemene Bepalingen geldt dat indien partners of andere professionals van onze organisatie het voornemen hebben in dienst te treden bij een controlecliënt, randvoorwaarden gelden om onze onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming zult u daarom geen aanbiedingen doen tot het aangaan van een dienstverband in een financiële verslaggevingsrol, aan huidige of voormalige partners of andere professionals van Astrium, indien de betreffende partner of professional betrokken was bij de jaarrekeningcontrole, totdat de van toepassing zijnde afkoelingsperiode volgens de onafhankelijkheidsvoorschriften is verstreken.

Daarbij is het nadrukkelijk verboden om huidige of voormalig partners of andere professionals van onze organisatie die verantwoordelijk zijn geweest voor het uitvoeren van de wettelijke controle bij uw gemeente een functie aan te bieden/ laten aanvaarden als beleidsbepaler of toezichthoudende functie. De termijn van dit verbod is minimaal één jaar na beëindiging van de werkzaamheden als externe accountant als bedoeld in artikel 1 sub f WTA. Handelen in strijd met dit verbod wordt gesanctioneerd via de Wet op de economische delicten. Voorts zult u zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen relaties aangaan met partners of andere professionals van onze organisatie waarbij sprake is van een gemeenschappelijk commercieel of financieel belang.

4

astriurW In voorkomend geval zullen wij beoordelen of deze relatie past in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en of de samenloop met de controleopdracht een eventuele bedreiging vormt voor onze onafhankelijkheid. In een aantal gevallen bepaalt de ViO dat het voor ons verboden is om onze opdracht (verder) uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een (dreigende) juridische procedure tussen u en de voor de opdracht eindverantwoordelijke accountant of tussen u en Astrium indien deze procedure betrekking heeft op het oordeel of de conclusie met betrekking tot een eerder afgeronde Assurance-opdracht. Indien wij onze werkzaamheden dienen te beëindigen als gevolg van een verbodsbepaling uit de ViO dan aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor eventuele schade die u daardoor lijdt.

Gebruikmaken werkzaamheden interne controleafdeling 1.5 Bij de uitvoering van onze werkzaamheden in het kader van deze opdracht, wordt - voor zover mogelijk - gebruik gemaakt van de werkzaamheden van uw interne controleafdeling. Met deze afdeling worden hiertoe afspraken gemaakt over gezamenlijke afstemming van de controleplanning, de aard en diepgang van uit te voeren werkzaamheden, de interne review op de uitgevoerde werkzaamheden, de rapportage en de dossiervorming. Bij het gebruikmaken van deze werkzaamheden is de Nederlandse Standaard 610, Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors, van toepassing. De standaard houdt onder meer in dat wij de voor ons relevante, door de interne controleafdeling uitgevoerde werkzaamheden evalueren en testen om ons ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden toereikend zijn voor onze doelstellingen en om vast te stellen welke eigen werkzaamheden onze eigen professionals moeten uitvoeren. Daarnaast stelt deze standaard eisen aan de kwaliteit en inrichting van de interne controleafdeling voor wat betreft: • Objectiviteit; dit heeft onder meer betrekking op de positie van de interne controlefunctionarissen (los van de organisatie) en het rechtstreeks rapporteren van bevindingen aan de hoogste leiding.

Met andere woorden: zijn de interne controlefunctionarissen voldoende onafhankelijk en kunnen zij hun werkzaamheden uitvoeren zonder enige belemmering, belangenconflict en/of beïnvloeding van anderen die de professionele oordeelsvorming aantasten. • Deskundigheid: dit heeft betrekking op het verkrijgen en onderhouden van kennis en vaardigheden van de interne controlefunctionarissen teneinde de werkzaamheden op het vereiste niveau uit te voeren, inclusief de vereiste opleiding en begeleiding. • Systematische en gedisciplineerde aanpak: hierbij gaat het erom of de afdeling een systematische en gedisciplineerde benadering heeft waaronder het toepassen van een systeem van kwaliteitsbeheersing.

De mate waarin wij gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van uw interne controleafdeling is afhankelijk van de beoordeling van de interne controleafdeling op de bovengenoemde criteria.

Wij zullen met het college de uitkomsten van de beoordeling van de kwaliteit en inrichting van de interne controleafdeling aan de hand van de genoemde toetsingscriteria bespreken, alsmede het effect daarvan op de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. Hierbij zullen wij eventueel aanbevelingen doen ter verhoging van de kwaliteit van de interne controlefunctie.

5

astrium Dossiers van de interne controleafdeling, waarin voor de jaarrekeningcontrole relevante werkzaamheden zijn gedocumenteerd, dienen voor ons te allen tijde toegankelijk te zijn, ook na beëindiging van onze werkzaamheden. Dit ongeacht de reden en/of wijze van beëindiging. De dossiers van de interne controleafdeling zullen minimaal zeven jaar na beëindiging van de werkzaamheden met betrekking tot een bepaald controlejaar worden bewaard, of langer indien dit naar onze mening noodzakelijk is (bijvoorbeeld in geval van (dreiging van) een civiele, straf- of tuchtrechtelijke procedure). Mede gezien de ontwikkelingen rondom het accountantsberoep, waaronder het toezicht op accountants door de AFM, worden afspraken over dossiervorming jaarlijks geëvalueerd en zo nodig herzien. 1.6 Decentralisaties De decentralisaties zullen ook voor de accountantscontrole een belangrijk aandachtspunt zijn en wij zullen het college en de raad naar verwachting frequenter informeren omtrent de status van onze accountantscontrole en mogelijke gesignaleerde knelpunten en de gevolgen hiervan. Wij zullen in overleg met u bepalen welke periodiciteit door u gewenst wordt c.q. op basis van mogelijke bevindingen door ons noodzakelijk geacht wordt.

Daar waar de gemeente gebruik maakt van verantwoordingen van zorginstellingen, de Soeiale Verzekeringsbank, het Centraal Administratiekantoor en gemeenschappelijke regelingen waar zorgtaken zijn ondergebracht, zullen wij ons een beeld vormen van het uitgevoerde werk van de huisaccountant van deze derden met als doel gebruik te kunnen maken van de betreffende verantwoordingen. Daarvoor zullen wij kennisnemen van de afspraken die met derden zijn gemaakt en vastgelegd in het normenkader en controleprotocol, die voor de huisaccountant van de derde partij als uitgangspunt dient voor de controle van de verantwoording. Ook in geval van uitbesteding van activiteiten blijft de gemeente verantwoordelijk voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de gerelateerde lasten en baten. In dit kader beoordelen wij de interne beheersing bij de gemeente met betrekking tot de uitbestede processen/activiteiten, in hoeverre de gemeente uiteindelijk beschikt / zal beschikken over een controleerbare totaalverantwoording inclusief de wijze waarop de gemeente invulling geeft aan haar verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de naleving door de zorgaanbieders van de met hen gemaakte contractafspraken.

2.

Verantwoordelijkheden van het college

2.1 Wet- en regelgeving Door middel van het ondertekenen van deze opdrachtbevestiging erkent en begrijpt u dat u verantwoordelijkheid draagt voor: • het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met de BBV en de Beleidsregels toepassing WNT; • de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; • een zodanige interne beheersing als het college noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten; 6

astrium'^ •

een toereikend rechtmatigheidsbeheer conform financiële verordening. In dat kader dient ook intern binnen uw gemeente met de nodige periodiciteit en diepgang te worden vastgesteld dat dit beheer toereikend is en in het dienstjaar heeft gefunctioneerd.

2.2 Documentatie Het college draagt verantwoordelijkheid voor het aan ons: toegang verschaffen tot alle informatie waarvan het zich bewust is dat deze relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden; verstrekken van aanvullende informatie die wij kunnen vragen voor het doel van de controle; onbeperkte toegang verschaffen tot personen binnen de organisatie van wie wij vaststellen dat het noodzakelijk is controle-informatie te verkrijgen; beschikbaar stellen van een internetverbinding, zodat wij in ons digitale dossier kunnen werken; tijdig verstrekken van toereikende controle-informatie in die gevallen waar de uitvoering is uitbesteed aan een derde; overleggen van de tijdig ontvangen verantwoordingen en jaarstukken van derden organisaties en verbonden partijen voor de opmaak van de eigen jaarstukken zoals wettelijk bepaald. Bevestiging bij de jaarrekening (inclusief SiSa-bijlage) 2.3 Het college dient erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht, met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt.

Reeds bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden zullen tevens op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking moeten worden gebracht. Wij zullen in verband met deze aspecten het college verzoeken de mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen.

Voorts zullen wij het college vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij hebben er alle vertrouwen in te kunnen rekenen op volledige medewerking van uw personeel en vertrouwen erop dat men alle vastleggingen, documentatie en andere informatie die in het kader van de controle benodigd is, beschikbaar zal stellen.

2.4 Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van tfaude berust bij zowel het toezichthoudend orgaan als het college van uw gemeente. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Door de kenmerken van fraude, vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie, kan een controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet aan het licht brengen.

7

astriuifP

■‘W

Daar onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt onze control eopdracht zich niet specifiek op het ontdekken van fraude.

Indien wij een aanwijzing voor - of een redelijk vermoeden van - fraude verkrijgen, zullen wij hierover communiceren met het college en u. Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang ten aanzien van de jaarrekening zullen wij tevens handelen conform artikel 26 lid 2 van de Wet toezicht accountantsorganisaties. In het kader van de Nederlandse Standaard 240, "De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van een controle van financiële overzichten", zullen wij het college van de gemeente vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: • Het college erkent haar verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude. • Het college heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude.

• Het college heeft aan ons alles gemeld met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de entiteit van invloed zijn en waarbij betrokken zijn; o het management; o werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; o anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten; • Het college heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude, die op de financiële overzichten van de entiteit van invloed zijn en waarvan zij kennis hebben verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen.

Het college zal ons informeren omtrent alle aspecten en beweringen met betrekking tot financiële onregelmatigheden die het college, het overige management of de audit commissie ter ore zijn gekomen of zijn meegedeeld (ongeacht de bron of vorm waarin en inclusief, zonder enige beperking, beschuldigingen van klokkenluiders). In dat geval verstrekt het college ons volledige en tijdige toegang tot interne onderzoeken naar deze informatie. Onder financiële onregelmatigheden worden ook verstaan aspecten en beweringen rondom manipulaties van financiële resultaten door het management en werknemers, verduistering van activa, omzeiling van interne controles, ongepaste invloed op transacties met verbonden partijen, opzettelijke misleiding van accountants of andere beschuldigingen, niet wettige handelingen of fraude die tot gevolg kan hebben dat de jaarrekening een verkeerd beeld geeft of anderszins de financiële verslaggeving aantast van uw gemeente. Indien in enigerlei mate een beperking geldt voor het verstrekken van bedoelde informatie, dan zal het college ons hiervan onverwijld in kennis stellen.

Een dergelijke beperking kan door ons beschouwd worden als een beperking in de aard en reikwijdte van onze opdracht tot controle en kan ons beletten een verklaring af te geven bij de jaarrekening, of kan aanleiding zijn tot aanpassing van onze verklaring of op andere wijze van invloed zijn op de continuering van onze opdracht als onafhankelijke accountant van uw gemeente.

8

* ♦ * *

astrium™ 2.5 Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college en de gemeenteraad zijn ook verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Ons onderzoek richt zich mede op de rechtmatigheid van de totstandkoming van in de jaarrekening verwerkte baten, lasten en balansmutaties. Het interne beheersinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van wet- en regelgeving zullen wij daartoe mede in ons onderzoek betrekken. Daarbij nemen wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht die zijn vastgelegd in het Bado, de Beleidsregels WNT, inclusief het Controleprotocol WNT, alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de NBA. De wet- en regelgeving die als norm geldt voor de rechtmatigheidscontrole, is door u vastgelegd in het normenkader met het bijbehorende toetsingskader. Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen of checklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden.

Een controleopdracht zal in het algemeen niet leiden tot ontdekking van alle overtredingen van wet- en regelgeving. Ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, zal leiden tot een overweging van de implicaties voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle.

Wij zullen het college verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden.

2.6

Afspraken over de publicatie van jaarcijfers op de website van de gemeente en/of door middel van persberichten Wij hebben met u afgesproken dat u ons tijdig informeert voordat jaarcijfers en/of persberichten hieromtrent openbaar worden gemaakt teneinde te kunnen bepalen welke aanvullende werkzaamheden door ons moeten worden verricht. Het moment van publicatie in relatie tot de status van de jaarrekening is daarbij van belang:

Persberichten • Indien een persbericht met jaarcijfers wordt uitgebracht voordat de jaarrekening is opgemaakt is nog geen sprake van openbaarmaking in de zin van de wet. U neemt in het persbericht op dat de cijfers nog niet zijn gecontroleerd en dat de jaarrekening nog niet is opgemaakt. • Indien op het moment van publicatie al wel de jaarrekening is opgesteld, maar wij hebben nog geen controleverklaring afgegeven wordt door u in het persbericht opgenomen dat de hierin opgenomen cijfers niet zijn gecontroleerd. • Is al wel een controleverklaring afgegeven en de jaarrekening is vastgesteld door de raad dan neemt u in het persbericht op de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring.

9

•*♦%*♦*♦

astriurfP Publicatie op de website van de gemeente De jaarrekening wordt eerst op de website van de gemeente gepubliceerd nadat een controleverklaring is verstrekt. Op de website wordt tevens de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring vermeld. Bij publicatie op de website voordat wij een controleverklaring hebben afgegeven, wordt door u op de jaarrekening vermeld dat sprake is van een conceptjaarrekening en de hierin opgenomen cijfers nog niet zijn gecontroleerd.

3.

Rapportage

Tijdens en na afronding van onze controlewerkzaamheden rapporteren wij daarover aan u. Hierna wordt in het kort weergegeven waaruit onze rapportage zal bestaan. Uw gemeente is in grote mate afhankelijkheid van de verantwoording vanuit ketenpartners. Gezien de ervaringen adviseren wij u met deze omstandigheden rekening te houden bij het opstellen van het bestuurlijk traject.

Controleverklaring 3.1 Wij zullen over de uitkomsten van onze werkzaamheden aan u rapporteren in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het, op basis van onze controlebevindingen, noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen. Onze controleverklaring is bestemd om aan de raad te worden overlegd bij de door het college opgemaakte jaarrekening en te worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, te weten de jaarrekening en het jaarverslag. U verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag eerst openbaar worden gemaakt na schriftelijke toestemming onzerzijds aan uw college.

Voor wat betreft publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd, alsmede ten aanzien van het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden, verwijzen wij naar hetgeen is overeengekomen.

3.2 Verslag van bevindingen De gemeentewet eist dat wij omtrent onze controle een verslag van bevindingen uitbrengen aan de raad en in afschrift aan het college. In dat verslag rapporteren wij over onze bevindingen, voor zover wij menen dat deze voor de genoemde organen relevant zijn. Daartoe behoort in ieder geval de vermelding van eventuele bevindingen, voor zover in het kader van het jaarrekeningonderzoek gedaan, met betrekking tot de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, en onrechtmatigheden in de jaarrekening. Daarnaast besteden wij aandacht aan analyses van de informatie in de jaarrekening en geven wij eventueel aanvullende toelichtingen. Ten slotte geven wij ook in het verslag van bevindingen onze bevindingen weer naar aanleiding van de controle van de bijlage van de jaarrekening, die verantwoordingsinformatie bevat over een aantal met name door het rijk aangewezen specifieke uitkeringen.

10

astriuriW Managementletter Naar aanleiding van onze beoordeling van de voor de controle van belang zijnde financiële processen informeren wij het college en de gemeenteraad door middel van onze managementletter over de controlebevindingen en daaruit voortvloeiende risico's voor de gemeente. Hierbij zullen wij eventueel ook andere adviezen en aanbevelingen doen, voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit onze controlewerkzaamheden en betrekking hebben op potentiële risico's in de bedrijfsvoering van de gemeente. 3.3

3.4 Optreden accountant in commissie- en/of raadsvergadering Op grond van de met uw gemeente gemaakte afspraken kunnen wij aanwezig zijn in de commissie- dan wel raadsvergadering waarin de jaarrekening geagendeerd staat en daarin het woord voeren omtrent onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval zullen wij graag voorafgaand aan deze vergadering met de voorzitter van deze vergadering (en met de wethouder financiën, gemeentesecretaris of griffier) overleg plegen met als doel inzicht te verkrijgen in: • de wijze waarop de vergadering wordt voorbereid inclusief de agenda; • de procedure die de voorzitter van de vergadering zal hanteren omtrent de wijze waarop vragen aan de accountant ter behandeling aan ons zullen worden doorverwezen. Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring bij de jaarrekening kunnen beantwoorden. Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring.

Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente en de accountant dienen in beginsel door de voorzitter van de vergadering te worden beantwoord, dan wel te worden doorverwezen naar een lid van het college. Teneinde ons gelegenheid te bieden om de juiste en volledige weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan, verzoeken wij u ons de conceptnotulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen.

Onafhankelijkheid Communicatie met de raad, audit commissie en het college over alle aspecten van onze relatie is ook een belangrijke waarborg voor onze onafhankelijkheid. In dat kader zullen wij jaarlijks aan u rapporteren over de volgende aspecten: bevestiging van onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente; in rekening gebrachte en te brengen honoraria, gesplitst in controle en categorieën o overige dienstverlening door Astrium; bijzonderheden over relaties tussen de gemeente en Astrium die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid; geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die zijn ontvangen of verstrekt, voor zover deze een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben; overige maatregelen ter waarborging van de onafhankelijkheid.

3.5

11

• •

a

astrium•W ♦ *

4.

Overige afspraken

4.1 Overige diensten Met uw college zijn wij overeengekomen de controle te verrichten van de door uw gemeente onder verantwoordelijkheid van het college opgestelde conceptverantwoordingen op grond van de ontvangen specifieke uitkeringen van andere overheden. Voor zover de verantwoording van deze specifieke uitkeringen onder SiSa valt, zal de controle ervan worden uitgevoerd bij de jaarrekeningcontrole. De hieruit voortvloeiende kosten zullen worden betrokken bij de afrekening van het controlebudget voor de j aarrekeningcontrole. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regeling is te raadplegen op de SiSa-website van het Ministerie van BZK: https://www.riiksoverheid.nl/onderwerpen/financien-gemeenten-enprovincies/inhoud/uitwisseling-financiele-gegevens-met-sisa-en-iv3/single-informationsingle-audit-sisa.

4.2 Deelverklaringen De door ons gemaakte kosten voor het verstrekken van controleverklaringen bij specifieke verantwoordingen zullen separaat in rekening worden gebracht. Naar aanleiding van de ontvangen overige verzoeken tot controle van een (financiële) verantwoording zullen wij de hiermede naar verwachting gemoeide tijdsbesteding van de uit te voeren werkzaamheden en een kostenraming aan elkaar bevestigen en indien de opdracht niet als afgeleide van de jaarrekeningcontrole kan worden beschouwd, een opdrachtbevestiging opstellen, waarna wij met onze controlewerkzaamheden starten.

Wij zullen bij adequate en tijdige oplevering van de conceptverantwoordingen door uw gemeente zorg dragen voor een tijdige uitvoering van deze controlewerkzaamheden in relatie tot de uiterste datum van indiening van deze verantwoordingen.

4.3 Overige opdrachten Wij hechten grote waarde aan onze onafhankelijkheid. Overige opdrachten zullen wij daarom altijd toetsen aan de Nederlandse Verordening inzake Onafhankelijkheid (VlO) en de interne regels voor opdrachtacceptatie die binnen Astrium van toepassing zijn. Naar aanleiding van ontvangen overige verzoeken, met uitzondering van de controle van financiële verantwoordingen, stellen wij een concept opdrachtbevestiging op waarin onder andere zijn vastgelegd de uit te voeren werkzaamheden, de hiermee naar verwachting gemoeide tijdsbesteding en een kostenraming. Na retourontvangst van de voor akkoord getekende opdrachtbevestiging zullen wij met onze controlewerkzaamheden starten. 4.4 Honorarium Ons honorarium is gebaseerd op de tijdsbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden.

12

i*'

astriuriW De betalingstermijn bedraagt 30 dagen. De kosten voor de accountantscontrole hangen mede af van de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle van uw gemeente (ten aanzien van zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid). De declaraties zullen worden opgemaakt en verzonden conform de reeds getekende opdracht. De accountantskosten op jaarbasis bedragen € 85.050 exclusief Btw, maar inclusief alle bijkomende kosten. Dit jaarlijkse honorarium is in lijn met artikel 3 van de overeenkomst.

Mochten er zich omstandigheden voordoen die van invloed zijn op bovenstaand honorarium, dan zullen wij dit direct met u afstemmen. Separaat verlangde controleverklaringen die (nog) niet zijn opgenomen in het programma van eisen, of in de regelingen die onder de SiSa-verantwoording vallen, zullen worden afgerekend op basis van werkelijke tijdbesteding en afzonderlijk te maken afspraken. 4.5 Algemene voorwaarden Voor specifiek overeengekomen zaken, zoals prijs en van toepassing zijnde algemene voorwaarden, verwijzen wij naar de algemene voorwaarden behorende bij de reeds getekende overeenkomst.

In deze opdrachtbevestiging zijn diverse uitgangspunten opgenomen. In geval van inconsistentie tussen de uitgangspunten in deze opdrachtbevestiging en de reeds getekende overeenkomst, prevaleert het bepaalde in de overeenkomst.

4.6 Elektronische communicatie • Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen u en wij op verzoek van Opdrachtgever door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren. U en wij zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van ons ten gevolge van het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder (maar niet beperkt tot) schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld. • Onze praktijk kent een klachtenregeling. Mocht u hierover meer informatie wensen, dan kunt u zich wenden tot het bestuur of de kwaliteitsbepaler, bereikbaar via het secretariaat. • Zowel u als wij zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van ons verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voomoemde risico’s.

• De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de ontvanger.

13

V

*

astrium» 4.7 Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten alvorens wij de opdracht kunnen aanvaarden. Voorts zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt, voor zover die wordt gesignaleerd in het kader van onze normale werkzaamheden, te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. 4.8 Nadere voorschriften NOCLAR Sinds 1 januari 2020 gelden voor ons de Nadere voorschriften NOCLAR (non-compliance with laws and regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw organisatie. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https://nba.nl).

Dienstverlening Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers en het voorkomen van RSl en overige beroepsziektes of -aandoeningen. Wij verzoeken u dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten. 4.9

4.10 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/). 4.11 Feedback over onze dienstverlening Astrium stelt feedback over haar dienstverlening zeer op prijs. Wij staan natuurlijk ook open voor uw feedback op momenten dat wij er niet expliciet om vragen. Heeft u een vraag of wilt u iets kwijt over deze opdracht, neem dan contact op met ondergetekende.

5.

Bevestiging

Als blijk van uw instemming met deze opdrachtbevestiging en ter instemming met het feit dat de controle voor de boekjaren 2021 en 2022 wordt uitgevoerd door Astrium Overheidsaccountants B.V. verzoeken wij u een exemplaar te ondertekenen en naar ons terug te sturen. Wij verzoeken u een afschrift van deze brief ter kennisneming te overleggen aan de gemeenteraad.

Ten slotte vermelden wij nog dat deze opdrachtbevestiging van kracht blijft totdat de opdracht wordt beëindigd of gewijzigd, dan wel vervangen wordt door een andere.

14

Wij zien met vertrouwen uit naar een continuering van onze prettige en constructieve relatie. Hoogachtend, Astrium Overheidsaccountants B.V.

Voor akkoord namens, de gemeente Dronten

Bijlage: Tweede exemplaar van deze brief.

15