972f54ca-0c42-4670-9dd9-f9aeb9cbd559.pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: 132975 Documentnummer: 132978 Indiener: Rekenkamer Dronten Datum: 14 december 2021 Portefeuille(s): ICT Portefeuillehouder(s): wethouder Van Amerongen Begrotingsprogramma: 0 Bestuur en ondersteuning Contactpersoon: D.H.A. van Hemmen, voorzitter Rekenkamer Tel.nr.: 0321-388288 Emailadres: griffie@dronten.nl Onderwerp Rekenkameronderzoek ICT-governance Samenvatting De afgelopen periode heeft de Rekenkamer Dronten een onderzoek uitgevoerd naar de ICT-governance door de gemeente. De hoofdvraag in dit onderzoek is: "Op welke wijze is de ICT-governance bij de gemeente Dronten ingericht en hoe draagt dit bij aan het behalen van de gewenste (project)resultaten?" Het feitelijke onderzoek is uitgevoerd door het bureau Policy Research Corporation (PRC). Via dit voorstel biedt de Rekenkamer de gemeenteraad het onderzoek aan, inclusief de bestuurlijke reactie van het college daarop. De raad wordt voorgesteld de in het rapport opgenomen conclusies te onderschrijven en de aanbevelingen over te nemen. Voorstel De raad wordt gevraagd de aanbevelingen over te nemen ten aanzien van beleid, besturing, kosten en resultaten. Deze aanbevelingen zijn als volgt: BELEID ➢ Verbeter het maken van keuzes en het sturen daarop. Als beschreven heeft Dronten zijn ICT zaken goed op orde. Dat neemt niet weg dat het portfolio management moet worden versterkt.

Dat geeft meer richting aan de uitvoering. De inrichting van een CIO rol zou kunnen worden overwogen; dat bundelt samenhangende IT activiteiten. BESTURING ➢ Implementeer een duidelijke plan hiërarchie en versterk daarmee de samenhang in de plannen. Een bovenliggend strategieplan kan zo worden doorvertaald naar uitvoering. ➢ De rol van het college zou pregnanter kunnen zijn; daar kan de vertaling van beleid en uitvoering worden gedaan, zodat er minder een gat tussen Raad en de ambtelijke organisatie ontstaat. ➢ Zorg ervoor dat IMF in de communicatie met de Raad meer in functionele dan in technische termen spreekt. Dat geldt ook voor het informatiebeleidsplan. Het risico bestaat dat het plan niet wordt gedragen vanwege te technische perspectief. Maak duidelijk dat ICT een instrument is, gereedschap, en geen doel op zich. Zo kan ICT een geïntegreerd Bijlage(n):

De Rede 1 8251 ER Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon 14 0321

www.dronten.nl

onderdeel van de bedrijfsvoering worden. ➢ In termen van het Negenvlaks - Model van R. Maes is aandacht nodig om het vlak inrichten te versterken. Het strategische deel (richten) is aanwezig en uitvoering (verrichten) ook. Daartussen zit inrichten; zo kan het portfoliomanagement dienen als invulling van het vlak inrichten. ➢ De lijst met 73 lopende projecten moet strakker worden geprioriteerd aan de hand van de beleidsplannen. Sterker ingericht Portfoliomanagement kan hierin voorzien. KOSTEN ➢ De financiële administratie kan beter; een upgrade is gewenst zodat er meer stuurinfo beschikbaar komt. Dat kan door van een gerichtheid op de cijfers als zodanig (het doel van financial accounting) te ontwikkelen naar gericht zijn op business controlling en de waarde van de financiële gegevens voor de bedrijfsvoering als geheel (management accounting). RESULTATEN ➢ Overweeg de implementatie van Waarde management; dat voorkomt een te grote nadruk op kosten en legt accent op (maatschappelijke)waarde die een dienst van de gemeente oplevert. Zo wordt de stap gemaakt van kosten via output naar outcome naar waarde en wordt een te grote nadruk op kosten vermeden. Dan staat de geleverde waarde voor de maatschappij voorop. Inleiding De Rekenkamer is een onafhankelijk orgaan, dat ten dienste staat aan de raad.

De Rekenkamer voert onderzoeken uit en kijkt daarbij vooral naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Het voorliggende onderzoek betreft de ICT-governance door de gemeente Dronten. Dit onderzoeksonderwerp is mede na afstemming met een vertegenwoordiging van de gemeenteraad gekozen. De centrale onderzoeksvraag luidt: Op welke wijze is de ICT- governance bij de gemeente Dronten ingericht en hoe draagt dit bij aan het behalen van de gewenste (project)resultaten? De daarbij geformuleerde deelvragen zijn: Beleid 1. Wat is de visie op ICT en hoe verhoudt deze ambitie zich tot de landelijke trends? 2. Hoe is het beleid rondom ICT vormgegeven? 3. Hoe ziet het aanbestedingsbeleid van de gemeente eruit en hoe is dit op hoofdlijnen toegepast op de ICT-aanbestedingen van de afgelopen 5 jaar? Kosten 4. Hoe hebben de kosten rond ICT zich de afgelopen jaren ontwikkeld en wat was de rol van de raad hierin? 5. Hoe zit het met de verantwoording van de ICT-kosten in de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording)? Besturing

6. Hoe is de onafhankelijkheid van de gemeente Dronten m.b.t. de ICT-leveranciers geborgd? Resultaten 7. Inventarisatie van welke ICT-projecten zijn uitgevoerd, hoe verliep het proces: werden de projecten tijdig, binnen budget en aan de gebruikerswensen voldoend opgeleverd? (ICTprojecten nader gespecificeerd/gedefinieerd (omvang inkoop en implementatiekosten groter dan driehonderdduizend euro)). Het feitelijke onderzoek is uitgevoerd door het bureau Policy Research Corporation. Het college heeft een bestuurlijke reactie gegeven op het concept-rapport. Deze reactie is als laatste onderdeel opgenomen in de rapportage. Bevindingen en conclusies Ten aanzien van het BELEID stelt de Rekenkamer vast dat er een grondig gedefinieerde visie bestaat. Het Informatiebeleidsplan en het document “Programmaplan Digitale Transformatie” zijn goed onderbouwd en bevatten recente inzichten uit het vakgebied. De waarde van dit plan zit uiteraard in de uitvoering ervan; de eerste stappen zijn gezet. Een valkuil blijft of de stappen worden voortgezet. Ten aanzien van de KOSTEN is gekeken naar de ICT kosten van de afgelopen jaren. Ook is er een benchmark uitgevoerd. De conclusie is dat de kosten in toenemende mate worden beheerst. Na enkele voorvallen op dit gebied in de jaren 2017 en 2018 is er een verbetering zichtbaar.

Ten opzichte van vergelijkbare overheidsorganisaties zijn de ICT uitgaven in Dronten in lijn met het landelijk gemiddelde. De Rekenkamer noemt in dit rapport nog wel een paar aandachtspunten op dit gebied. Ten aanzien van de BESTURING ziet De Rekenkamer dat er ambtelijk duidelijke besturingslijnen zijn. Het contact met de Raad kan verbeterd worden. Daarbij is het zaak dat de ICT voorstellen geschreven worden in functionele termen die het ambtelijk apparaat en de Raad volgen kan. De kloof in de communicatie wordt vergroot door een te technische invalshoek die de ICT experts daarbij volgen. Ten aanzien van de RESULTATEN valt op dat de afnemers van ICT diensten tevreden zijn. De corona crisis heeft de zichtbaarheid van ICT vergroot en daarmee het begrip voor de ICT uitdagingen. Ook de geleverde ICT activiteiten bij de verhuizing hebben bijgedragen aan de reputatie van ICT. Op basis van de bevindingen formuleert de Rekenkamer een aantal aanbevelingen. Een belangrijke betreft het verbeteren van het portfoliomanagement. Dat kan worden gecombineerd met de inrichting van een CIO rol, dat wil zeggen dat er niet één persoon full time mee belast hoeft te worden. Verder verdient het aanbeveling een duidelijke plan hiërarchie in te voeren.

Relevant is ook dat de communicatie tussen team IMF (Informatiemanagement en Facilitair) -via het college- en de Raad meer in functionele dan in technische termen zou kunnen. Dat kan helpen de kloof die wordt gevoeld te dichten. Tot Slot De Rekenkamer wil via dit voorstel aan uw raad dank uitspreken aan de bij het onderzoek betrokken medewerkers uit de ambtelijke organisatie. Wij hebben de samenwerking als zeer adequaat en plezierig ervaren.

Bijlagen Bijlage(n) bij dit voorstel: 1. Rapport Rekenkamer Dronten ICT-governance De griffier, Rekenkamer Dronten,

De voorzitter van de