920b3216-ae27-445e-ac6f-ecaeef6bbc08.pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: 165820 Documentnummer: 165831 Indiener: M. Hanekamp Datum: 05-04-2022 Portefeuille(s): Portefeuillehouder(s): A. van Amerongen Begrotingsprogramma: 0 Begrotingsdoel (nummer + duiding) Contactpersoon: I. Zut Tel.nr.: 375 E-mailadres: i.zut@dronten.nl Onderwerp Vaststelling HFA beoordeling archief- en informatiebeheer en interbestuurlijk toezichtbrief met aanbevelingen. Samenvatting Het oordeel van HFA is de afgelopen jaren, ook voor 2020, op redelijk adequaat gesteld. Bij deze beoordeling hoort een regulier toezichtregime. De provincie heeft zich eind 2021 achter dit oordeel van HFA geschaard en de gemeente Dronten gecomplimenteerd met de positieve doorontwikkelingen van ons archief- en informatiebeheer in 2020 en 2021. Tegelijkertijd is er een aantal verbeterpunten aangegeven, voornamelijk op het gebied van archiefbeheer. Gemeente Dronten stelt daarom een verbeterplan op voor het inlopen van de archiefachterstanden in een project van 2022 tot 2024. Het College wil met het verbeterplan archief- en informatiebeheer het oordeel van ‘redelijk adequaat’ ombuigen naar ‘adequaat’ per eind 2024. Het College vraagt u voor de zomervakantie in een separaat raadsvoorstel de benodigde gelden beschikbaar te stellen voor de realisatie van het verbeterplan. De gemeente Dronten heeft in het vierde kwartaal 2021 een inhoudelijk toezichtgesprek met de Provincie gevoerd.

Naar aanleiding hiervan is al opvolging gegeven aan diverse constateringen uit de toezichtbrief die wij 18 februari 2022 van de provincie ontvingen. Voorstel De raad besluit: 1. Kennis te nemen van de interbestuurlijke toezichtbrief van de provincie met daarin de beoordeling ‘redelijk adequaat’ over ons archief- en informatiebeheer. 2. Het Jaarverslag 2020 van HFA vast te stellen. 3. Kennis te nemen van de doelstelling van het College dat ons archief- en informatiebeheer per eind 2024 door de Provincie als ‘adequaat’ wordt beoordeeld.

Bijlage(n):

De Rede 1 8251 ER Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon 14 0321

www.dronten.nl

Inleiding De interbestuurlijk toezichthouder van de provincie heeft in een brief een aantal verbeterpunten aangestipt. De afgelopen jaren is de omvang van ons fysieke archief fors toegenomen. De renovatie van het gemeentehuis en de verhuizingen van de archieven hebben bijvoorbeeld 120 strekkende meters papier opgeleverd. De huidige archiefomvang en de achterstanden geven de Provincie aanleiding tot bepaalde constateringen en de eis om een verbeterplan op te stellen en uit te voeren. Met dit raadsvoorstel laat het College u als Raad kennisnemen van de beoordeling van ons archief- en informatiebeheer. Tegelijkertijd informeren we u over de wijze waarop we opvolging geven aan de geconstateerde zorgpunten. Argumenten 1.1 Kennis te nemen van de interbestuurlijke toezichtbrief van de provincie met daarin de beoordeling ‘redelijk adequaat’ over ons archief- en informatiebeheer. Jaarlijks maakt de gemeentearchivaris van Het Flevolands Archief (HFA) een verslag over de stand van zaken van de archieven van de gemeente Dronten. Samen met de reguliere overleggen tussen Dronten en HFA vormt dit de basis van de archiefbeoordeling door HFA. De provincie heeft een toezichthoudende rol (interbestuurlijk toezicht, IBT) ten opzichte van HFA en geeft een definitief oordeel over de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer.

De horizontale verantwoording in de archiefketen houdt in dat het College hierover jaarlijks verslag moeten uitbrengen aan de gemeenteraad. Gezien deze onderlinge relatie legt het College u het HFA Jaarverslag 2020 en de IBTbeoordeling 2020 met een doorkijk naar 2021 als één geheel aan u voor. Over 2020 heeft HFA ons archief- en informatiebeheer als ‘redelijk adequaat’ beoordeeld. De provincie heeft dit oordeel overgenomen en daar een aantal verbeterpunten toegevoegd. 2.1 Het Jaarverslag 2020 van HFA vast te stellen. Conform artikel 17 van de archiefbeoordeling geeft de archivaris HFA een oordeel over de ontwikkelingen binnen het informatiebeheer van gemeente Dronten. Het college leidt het verslag door naar de raad ter verantwoording en vaststelling. De gemeenteraad voert namens de provincie horizontaal toezicht uit op onder andere archivering. De raad controleert in deze rol of de gemeente zich houdt aan de wettelijke taken op het gebied van ordening, toegankelijkheid, digitale en papieren archieven, middelen en mensen en wet- en regelgeving geldend voor archiefruimten. 3.1 Kennis te nemen van de doelstelling van het College dat ons archief- en informatiebeheer per eind 2024 door de Provincie als ‘adequaat’ wordt beoordeeld.

De verbeterpunten zoals genoemd in de toezichtbrief van de Provincie vallen samen met de bestuurlijke doelstelling om de beoordeling van het College om ons archief- en informatiebeheer van ‘redelijk adequaat oranje’ naar ‘adequaat groen’ te brengen. Voor de uitvoering van het verbeterplan archiefachterstanden Dronten, aangegeven met de voorgestelde verbeterpunten door de Interbestuurlijk toezichthouder, wordt een verbeterplan opgesteld voor 2022-2024.

Met het verbeterplan wordt de noodzakelijke versnelling ingezet om te voldoen aan de wettelijke eisen van het archiefbeheer, zoals in het HFA-rapport gesteld. Dit verbeterplan moet er eind 2024 toe leiden dat het HFA en de interbestuurlijk toezichthouder (provincie) ons archief- en informatiebeheer beoordeelt als ‘adequaat’. De verbeteracties vallen uiteen in twee sporen: De eisen met betrekking op het informatiebeheer enerzijds en de eisen aan het archiefbeheer anderzijds. Het verbeterplan archief- en informatiebeheer heeft betrekking op beide sporen. De verbeteracties voor informatiebeheer worden door team DIV uitgevoerd en vereisen geen extra gelden. Voor de opvolging van de aanbevelingen ten aanzien van archiefbeheer is externe inhuur en dus beschikbaarstelling van extra gelden noodzakelijk. Communicatie en vervolgproces Voor de zomervakantie ontvangt u van het College een uitgewerkte begroting van de inhuurkosten voor het versneld wegwerken van de archiefachterstanden (spoor archiefbeheer). De komende weken vindt een verdieping plaats om de precieze omvang van de gelden te bepalen. Het College vraagt u daarbij de benodigde gelden voor het verbeterplan beschikbaar te stellen. Bevoegdheid gemeenteraad •

“Algemene” bevoegdheid tot regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente (art. 108 147 Gemeentewet)

Bijlagen 1. Brief van de provincie met beoordeling Interbestuurlijk Toezicht archief- en informatiebeheer (met documentnummer 160238) 2. Jaarverslag met beoordeling door Het Flevolands Archief (met documentnummer 1856) 3. Raadsbesluit (met documentnummer 168193)

De Secretaris,

De Burgemeester,