8baae9ec-a59b-43f3-9809-27424f7ce244.pdf

Jaarverslag 2020 Toezicht Informatiebeheer Gemeente Dronten Met terugkoppeling Archief Kritische Prestatie Indicatoren

Verslaglegging door mr. Jacqueline Deknatel Archivaris Het Flevolands Archief voor de gemeente Dronten versie 1.0 23 april 2021

Inhoudsopgave Jaarverslag 2020 ........................................................................................................................................................................................ 0 Samenvatting............................................................................................................................................................................................... 3 Actiepunten voor 2021 ............................................................................................................................................................................ 5 Inleiding ......................................................................................................................................................................................................... 6 A. Informatiebeheer in tijden van COVID-19 .................................................................................................................................

8 Thuiswerken ................................................................................................................................................................................................................................8 Hotspot COVID-19 ..................................................................................................................................................................................................................8

B. Terugkoppeling naar aanleiding van de Archief – KPI’s........................................................................................................ 9 1. Lokale regelingen .........................................................................................................................................................................................9 Strategisch Informatie Overleg (SIO) ..........................................................................................................................................................................9 Uitbesteding van taken en samenwerkingsverbanden ..................................................................................................................................9

2. Middelen en mensen .............................................................................................................................................................................. 10 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots ..................................................................................... 10 Archiefruimte ............................................................................................................................................................................................................................ 10 Digitale archivering .............................................................................................................................................................................................................. 11 Archiefbewaarplaats........................................................................................................................................................................................................... 11 e-Depot......................................................................................................................................................................................................................................... 11

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht ................................................................................................................................................... 12 Kwaliteitssysteem ................................................................................................................................................................................................................. 12 Programma Digitale Transformatie .......................................................................................................................................................................... 12 Gemeentearchivaris ............................................................................................................................................................................................................ 12

5. Toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ............................................................................................ 13 Overzicht van (te bewaren en te vernietigen) informatie ............................................................................................................................ 13 Email- en berichtenarchivering..................................................................................................................................................................................... 13 Toegankelijkheid, metadatering en bewaarbeleid......................................................................................................................................... 14

6. Vervanging, conversie/migratie en vernietiging ...................................................................................................................... 14 Vervanging ................................................................................................................................................................................................................................ 14 Vernietiging ............................................................................................................................................................................................................................... 15

7. Overbrenging naar archiefbewaarplaats ..................................................................................................................................... 15 8. Overgebrachte archiefbescheiden ................................................................................................................................................ 15 9. Conclusie naar aanleiding van Archief KPI’s .............................................................................................................................. 16 B. Andere ontwikkelingen en aandachtspunten......................................................................................................................... 17 Toezicht op GR’s en andere verbonden partijen......................................................................................................................... 17 Omgevingsdienst Flevoland Gooi en Vecht ........................................................................................................................................................ 17 Veiligheidsregio...................................................................................................................................................................................................................... 17

Veranderingen in wet- en regelgeving ............................................................................................................................................... 18 Wet open overheid ............................................................................................................................................................................................................... 18

1 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

Archiefwet, Archiefregeling en Archiefbesluit .................................................................................................................................................... 18 Digitaal Stelsel Omgevingswet.................................................................................................................................................................................... 18

Tot slot: blijf investeren in kennis en vaardigheden ................................................................................................................... 18 Bijlage

Retour ontvangen ingevulde Archief KPI’s 2020 ..................................................................................................................... 18

2 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

Samenvatting Dit jaarverslag bevat een weergave van de ontwikkelingen met betrekking tot het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Dronten in 2020. Het is tevens een pleitnota van uw archivaris om te blijven investeren in het verbeteren van uw informatiehuishouding. Het afgelopen jaar heeft de gemeente Dronten voor een deel opvolging kunnen geven aan de actiepunten in het jaarverslag over 2019. Een overzicht van de ondernomen acties: • • • • • • •

Het programmaplan Digitale Transformatie is vastgesteld; Er zijn vorderingen gemaakt met de implementatie van het metadataschema in het DMS en vakapplicaties; Er is een globaal overzicht van applicaties/systemen met te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden; Het Flevolands Archief is geïnformeerd over de aanschaf en invoering van Djuma als systeem voor zaakgericht werken; De selectielijst 2020 in geïmplementeerd in de (vak)applicaties; De bewerking en digitalisering van de bouwdossiers bevindt zich in een vergevorderd stadium; Ontwikkelingen rondom e-depot en digitale duurzaamheid worden nauwlettend gevolgd en de gemeente streeft naar voorbereidende acties;

De complexiteit van het informatielandschap en de vaart der technologische ontwikkelingen zorgen voor de nodige uitdagingen op het gebied van doeltreffend informatiebeheer bij de gemeente Dronten. Door de achterstanden in analoge archiefbewerking en ingrijpende veranderingen in het digitale informatiebeheer in verband met de overstap naar een nieuw archiveringssysteem is de druk op de medewerkers van de afdelingen informatievoorziening en informatiemanagement hoog. Vanuit de maatschappij wordt de roep om transparantie groter. Om te kunnen blijven voldoen aan uw verantwoordingsplicht is een continue investering in kennis, mensen en maatregelen ter verbetering van uw informatiehuishouding onontbeerlijk. De betrokkenheid van ambtenaren in de gehele organisatie is nodig om adequaat in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen die voortkomen uit veranderende wet- en regelgeving, het gebruik van nieuwe systemen en applicaties en het duurzaam beheren van informatie. De gemeente Dronten is zich bewust van het belang van een goede informatiehuishouding en heeft aandacht voor de complexiteit van het digitale informatielandschap. De overgang naar een nieuw systeem voor zaakgericht werken is in 2020 voorbereid. De ingrijpende veranderingen gaan gepaard met complexe vraagstukken en de impact op de organisatie is groot. Dit traject vraagt dan ook veel van de betrokken medewerkers.

In dat kader heb ik geadviseerd om de implementatie in fases uit te voeren en vooraf voldoende draagvlak te genereren onder de medewerkers.

3 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

Het systeem wordt in april 2021 gebruik genomen. De migratie van informatie uit de oude systemen (Corsa en Djuma) zal in een later stadium plaatsvinden. Dit is ook een aandachtspunt gezien de risico’s op informatieverlies. De doorontwikkeling van het kwaliteitssysteem is een belangrijke stap richting een duurzaam toegankelijke en transparante informatiehuishouding. Voorts zal met de uitvoering van het programma Digitale Transformatie een belangrijk kader gevormd kunnen worden voor de beleidskeuzes, technologische ontwikkelingen, en het borgen van kennis in de organisatie. Het applicatie- en informatielandschap van de gemeente Dronten is in grote lijnen bekend, maar dient verder te worden uitgewerkt. Het is van belang om helder in kaart te brengen welke informatie zich waar bevindt en hoe deze binnen de wettelijke kaders beheerd moet worden. Het advies is om ook in 2021 extra aandacht de besteden aan de metadatering van de digitale informatie in het nieuwe systeem Djuma en de relevante vakapplicaties. Dit is een traject waarin de diverse afdelingen en individuele medewerkers een belangrijke rol spelen. Daarnaast is het van belang dat de reikwijdte van de vervanging wordt afgestemd op de nieuwe situatie die is ontstaan met de implementatie van het systeem Djuma.

Daarnaast verdient het aanbeveling om in kaart te brengen voor welke samenwerkingsverbanden nadere afspraken gemaakt dienen te worden over het beheren en uitwisselen van informatie. Waar deze taken door de gemeente Dronten zijn gemandateerd, maar onduidelijkheden bestaan over de uitvoering, blijft u als zorgdrager eindverantwoordelijk. De overbrenging van het bestuursarchief (periode 1990-1999) en bouwvergunningen archief (1955 – 2010) heeft in 2020, mede door Corona en beperkte capaciteit bij DIV, vertraging opgelopen. Het bestuursarchief zal naar alle verwachting in het 1e kwartaal van 2021 alsnog worden overgebracht. Voor het bouwvergunningenarchief dient een reële planning te worden gemaakt. Bovengenoemde en andere actiepunten die voorvloeien uit dit jaarverslag worden hierna schematisch weergegeven. Het is niet realistisch dat deze punten allemaal het komende jaar worden opgelost. De gemeente zal daar keuzes in moeten maken. De voorbereidende acties, verkenningen en investeringen met het oog op de duurzame opslag en toegankelijkheid van uw archieven op de langere termijn vormen de rode draad in dit geheel.

4 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

Actiepunten voor 2021

Thema 1. Lokale regelingen

2. Middelen en mensen 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depots

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

6. Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding

7. Overbrenging naar de archiefbewaarplaats en edepot 8. Overig

Actiepunten • In kaart brengen afspraken over archiefbeheer met GR’s en andere externe partijen • Instelling SIO • Vaststelling Hotspot COVID-19 • Ondersteuning voor bewerking analoge archieven, • Investeren in kennis en digitale duurzaamheid • Aanvraag ontheffing voor genoemde punten in inspectierapport archiefruimte • Autonome dataloggers archiefruimte • Reikwijdte calamiteitenplan • Draagvlak voor nieuwe systeem • Voorbereidende acties digitale duurzaamheid • Kwaliteitssysteem • Nadere invulling toezicht • Aansturen op individuele bijdragen aan toegankelijkheid, transparantie en verantwoordingsplicht • Email-archivering • Voortzetting implementatie metadatering • Bewaarstrategie • Afronding (digitale) vernietiging 2019, V 2020 • Inventariseren digitale vernietigingsfunctionaliteiten • Vervanging voor (langer) te bewaren archiefbescheiden in Djuma • Onderzoek vervanging bouwdossiers • Afronding overbrengen bestuursarchief (19901999) • Overbrenging archief bouwvergunningen (1955 – 2010) • Voorbereiden op veranderingen in wet- en regelgeving

Wie Dronten Dronten Dronten Dronten Dronten Dronten/HFA Dronten Dronten Dronten Dronten Dronten Dronten/HFA Dronten HFA Dronten Dronten Dronten Dronten Dronten Dronten Dronten Dronten/HFA Dronten/HFA Dronten/HFA Dronten

5 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

Inleiding Met dit jaarverslag wordt conform artikel 15 en 16 van uw archiefverordening verslag uitgebracht over de ontwikkelingen van het informatiebeheer bij de gemeente Dronten in het jaar 2020. Het is tevens een pleitnota van uw archivaris om te blijven investeren in het verbeteren van uw informatiehuishouding. Zoals bepaald in artikel 17 van uw Archiefverordening, kunt u dit jaarverslag gebruiken ter verantwoording aan de gemeenteraad. De Wet Revitalisering Interbestuurlijk Toezicht (1 oktober 2012) verlangt deze verantwoording van het College aan de Raad. Bij de uitoefening van het verticale toezicht zal de Provincie zich mede laten leiden door de informatie die uit deze verslaglegging voortvloeit. Overheidsorganisaties hebben, mede gedomineerd door de pandemie, in 2020 te maken gekregen met vele uitdagingen om de informatiehuishouding op orde te houden. De gevolgen van hiaten in het beheer en de toegankelijkheid van informatie zijn het afgelopen jaar breeduit in het nieuws geweest. Het gebrek aan transparantie en het onvermogen om verantwoording af te leggen worden inmiddels gevoeld door de burger en krijgen in toenemende mate journalistieke aandacht.

In het recent verschenen rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed worden meerdere oorzaken aangewezen voor de gebrekkige duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.1 Volgens de inspectie wordt het belang van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie onderschat door bestuurders en topambtenaren en gaat dit gepaard met een gebrek aan een landelijke visie en integrale aanpak. Daarnaast worden afname in kennis over informatiebeheer, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, (verouderde) ICT-oplossingen en het diffuse kader van wet- en regelgeving als oorzaken aangewezen. Enkele van deze factoren zullen in dit jaarverslag aan de orde komen. Voor de opbouw van het jaarverslag is gebruik gemaakt van de thema’s die het raamwerk vormen van de vernieuwde Archief KPI’s. Deze Kritische Prestatie Indicatoren zijn in 2020 op initiatief van de VNG geactualiseerd. Het ingevulde e-formulier archief KPI’s heb ik op 1 april 2021 van uw gemeente ontvangen en treft u aan in de bijlage bij dit verslag. Dit formulier is een hulpmiddel om een zelftoetsing uit te voeren en geeft op hoofdlijnen aan in hoeverre uw gemeente voldoet aan de wet- en regelgeving. In het formulier is ook een grafische weergave van de scores opgenomen.

In het onderliggende jaarverslag wordt in sectie A een korte impressie gegeven van de impact van COVID-19 op het beheren van informatie door de medewerkers van de gemeente Dronten. Op 28 december 2020 heeft uw gemeente daarvoor een vragenformulier ontvangen. Deze is op 2 februari 2021 door uw gemeente beantwoord. In sectie B volgt een nadere toelichting op de aandachtspunten die in de archief KPI’s naar voren komen met een update van de ontwikkelingen ten opzichte van 2019. Het gaat hier met name om

1

Een dementerende overheid 2.0? Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, 2020

6 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

het beheer van analoge en digitale informatie door de gemeente. Kort wordt stilgestaan bij archief dat zich inmiddels bevindt in de gemeentelijke archiefbewaarplaats bij Het Flevolands Archief. Tot slot bevat dit jaarverslag in sectie C enkele andere aandachtspunten die niet rechtstreeks voortvloeien uit de archief KPI’s, maar wel van belang zijn voor de ontwikkeling van het (digitale) informatiebeheer bij de gemeente Dronten.

7 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

A. Informatiebeheer in tijden van COVID-19 Als gevolg van COVID-19 heeft de gemeente Dronten het afgelopen jaar te maken gekregen met extra uitdagingen op het gebied van het informatiebeheer, zoals het faciliteren van thuiswerken en het veiligstellen van de informatie die voortvloeit uit de reguliere werkprocessen. Thuiswerken De gemeente Dronten geeft aan dat de medewerkers die vanuit huis werken voldoende toegang hebben tot de digitale omgeving en relevante systemen om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren. Voor het faciliteren van online-vergaderingen wordt onder meer gebruik gemaakt van de functionaliteiten van Microsoft Teams. De medewerkers zijn door de gemeente via het intranet uitgebreid geïnformeerd over richtlijnen en praktische tips bij het thuiswerken. De bestaande richtlijnen en afspraken over het opslaan van informatie in de daarvoor bestemde systemen en opslaglocaties zijn in dat kader van kracht gebleven. Het beleid was voor COVID er al op gericht dat het gebruik van persoonlijke schijven, netwerkschijven en USB-sticks wordt ontmoedigd. De opslagmogelijkheden zijn goed beveiligd en de toegankelijkheid is gewaarborgd. Er zijn geen nieuwe richtlijnen ontwikkeld.

Hotspot COVID-19 Sinds de corona-pandemie als 'hotspot' is aangemerkt, buigt de gemeente Dronten zich over de vraag welke informatie alsnog bewaard moet worden, enerzijds ter verantwoording van het gevoerde beleid en om te kunnen voldoen aan WOB-verzoeken, en anderzijds natuurlijk ook om deze ingrijpende gebeurtenis voor de toekomst vast te leggen. Hoewel het 'formele' hotspotproces nog niet in gang is gezet, worden wel stappen gezet om de waardevolle informatie gerelateerd aan COVID-19 tijdig binnen de organisatie te identificeren en veilig te stellen. Het Team DIV is verantwoordelijk voor de coördinatie. Daarnaast worden ook de Directie/Management, de afdeling Communicatie, het Crisisteam en de archivaris in het proces meegenomen. De medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van hun zaakgerelateerde informatie in het zaaksysteem. Er is inmiddels een overzicht van wie/welke afdelingen informatie creëren gerelateerd aan COVID19 en in welke systemen, opslaglocaties en applicaties zich deze informatie bevindt. De betrokken medewerkers en afdelingen weten wat er van hen verwacht wordt in verband met het veiligstellen van de informatie en vragen waar nodig om ondersteuning.

De gemeente geeft aan dat alle informatie van het crisisteam en de berichtgeving op het intranet wordt veiliggesteld en inventariseert nog welke andere informatie voor (langere) bewaring in aanmerking komt.

8 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

B. Terugkoppeling naar aanleiding van de Archief – KPI’s 1. Lokale regelingen De Archiefverordening en het besluit Informatiebeheer van de gemeente Dronten dateren van resp. 2018en 2017 en voldoen grotendeels nog als kader voor de invulling van taken op het gebied van informatiebeheer. Als gevolg van de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) wordt de archivaris niet langer benoemd, maar aangewezen. In dat kader is op 22 juni 2020 in de vergadering van het algemeen bestuur van Het Flevolands Archief Jacqueline Deknatel aangewezen als gemeentearchivaris voor Dronten. Het verdient aanbeveling om bij een volgende actualisering van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer de formulering waar nodig aan te passen. Strategisch Informatie Overleg (SIO ) De gemeente Dronten heeft nog geen Strategisch Informatie Overleg ingesteld. Het advies is om alsnog opvolging te geven aan dit actiepunt uit de verslaglegging over 2018 en 2019. In het SIO kunnen vraagstukken over informatiebeheer op strategisch niveau besproken. Actuele thema’s als archivering in samenwerkingsverbanden, email- en berichtenarchivering en het signaleren van hotspots kunnen aan de orde komen. Ook de hotspot COVID-19 kan in het SIO worden vastgesteld.

Uitbesteding van taken en samenwerkingsverbanden Het maken van afspraken met verbonden partijen over het beheren van informatie en duidelijkheid over de verantwoordelijkheden is een belangrijke factor die bijdraagt aan de kwaliteit van de informatiehuishouding. De gemeente Dronten heeft nog onvoldoende in kaart gebracht om welke samenwerkingsverbanden het gaat en welke voorzieningen zijn getroffen omtrent het archief- en informatiebeheer. Het verdient aanbeveling deze samenwerkingsverbanden, zowel met publieke als met private partijen, in kaart te brengen en zicht te krijgen op de afspraken die zijn gemaakt omtrent de archivering. Waar nodig zullen deze afspraken nader moeten worden aangescherpt en vastgelegd. Als het gaat om taken die door de gemeente Dronten zijn gemandateerd, blijft u als zorgdrager eindverantwoordelijk tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. In dat kader zijn bijvoorbeeld de afspraken met de Omgevingsdienst Flevoland Gooi en Vecht een aandachtspunt. Ook met betrekking tot het beheer van de digitale personeelsdossiers door RAET is het wenselijk om de afspraken duidelijk in beeld te hebben. Het beheren van persoonsgegevens vraagt om extra maatregelen in verband met privacy en informatieveiligheid.

Indien de verantwoordelijkheden ten aanzien van het archief- en informatiebeheer met verbonden partijen niet duidelijk zijn vastgelegd, ontstaat er risico op informatieverlies. Dit was al een aandachtspunt voor 2020 en de archivaris adviseert om hier in 2021 verder opvolging aan te geven.

9 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

2. Middelen en mensen In 2020 had de gemeente Dronten € 633.000 beschikbaar om de kosten te dekken die verband houden met het archief- en informatiebeheer. Met een personele bezetting van 7,5 fte heeft de gemeente uitvoering kunnen geven aan de dagelijkse processen en lopende projecten. Mede als gevolg van COVID-19 heeft de gemeente Dronten in 2020 een lichte achterstand opgelopen in de bewerking van analoge archieven en het proces van vernietiging. Ook het digitaliseren van de bouwdossiers heeft vertraging opgelopen. De verwachting is dat deze achterstand in 2021 zal worden ingehaald. Een nadere toelichting op de stand van zaken is opgenomen onder punt 6 en 7. Het Flevolands Archief heeft in 2020 haar organisatie voorbereid op de verzelfstandiging die per 1 januari 2021 een feit is. De samenwerking met Het Utrechts Archief is in het laatste kwartaal van 2020 afgebouwd. Met de komst van een tweede archivaris worden de toezichthoudende taken nader ingevuld en is er meer ruimte om specifieke vraagstukken onder de loep te nemen. In gezamenlijkheid met de partners van de GR HFA wordt ook een koers uitgestippeld voor het duurzaam bewaren en toegankelijk maken van de digitale archieven van de zorgdragers. De gemeente Dronten is daarin een waardevolle gesprekspartner. De financiering van dit traject zal in 2021 verder gestalte krijgen.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots Archiefruimte Met de renovatie van het gemeentehuis heeft de gemeenten Dronten van de gelegenheid gebruik gemaakt om ook de archiefruimte aan te passen aan de wettelijke eisen. De benodigde aanpassingen zijn meegenomen in de verbouwingsplannen en in het najaar van 2020 is men gestart met de werkzaamheden. Gedurende de renovatie was er helaas geen toegang tot de archiefruimte. In de afrondende fase heeft eind december tweemaal een inspectie plaatsgevonden. Na het tweede bezoek was de conclusie dat de ruimte nog niet voldeed aan de wet- en regelgeving en is geadviseerd om de ruimte nog niet in gebruik te nemen. Vanwege het ontbreken van een alternatief zijn de archieven die tijdelijk waren ondergebracht bij Karmac wel teruggeplaatst in de archiefruimte. De gemeente is direct van start gegaan met een verbeterplan en heeft daar in januari en februari 2021 opvolging aan gegeven. Bij de derde inspectie in februari is geconstateerd dat de meeste verbeterpunten zijn uitgevoerd. Voor enkele nog openstaande punten die mede te maken hebben met historische omstandigheden, is geadviseerd om ontheffing aan te vragen bij de provincie. Om zowel temperatuur en luchtvochtigheid te kunnen monitoren is het van groot belang dat alsnog autonome dataloggers in de archiefruimte worden geplaatst.

10 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

Voor meer informatie over de uitgevoerde inspecties verwijs ik u naar het definitieve rapport dat op 23 maart jl. is toegestuurd aan uw college.2 De gemeente heeft voorzieningen getroffen voor het veiligstellen van objecten met cultuurhistorische waarde. Er is echter geen calamiteitenplan dat specifiek van toepassing is op de archiefruimte. De gemeente Dronten hanteert daarvoor het algemene calamiteitenplan dat zich richt op brand, wateroverlast en andere calamiteiten. Het advies is om na te gaan of de maatregelen voor het analoge archief hier voldoende mee zijn geborgd. Een toetsing van de server ruimte stond op de actielijst van 2020 maar deze heeft als gevolg van Corona niet plaats kunnen vinden. In overleg met het Team Toezicht & Advies van Het Flevolands Archief kan in 2021 alsnog een inspectie in gang worden gezet. Digitale archivering In 2020 heeft de gemeente Dronten de archivaris geïnformeerd over de keuze voor het nieuwe zaaksysteem Djuma. Het nieuwe systeem voldoet aan de GIBIT en de GEMMA Softwarecatalogus, evenals BIO, zoals uitgevraagd bij de aanbesteding. Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de voorbereidingen voor implementatie van het nieuwe systeem.

Niet alleen de functionele en technische aspecten die gepaard gaan met inrichting van werkprocessen en gewenste koppelingen met vakapplicaties, maar ook het betrekken van de medewerkers bij de veranderingen maken deel uit van dit traject. Deze ingrijpende veranderingen gaan gepaard met complexe vraagstukken en de impact op de organisatie is groot. Als archivaris heb ik mijn zorgen geuit over de hoeveelheid werk die dit met zich meebrengt voor het Team DIV en andere betrokkenen. Niet alleen het risico op informatieverlies, maar ook de continuïteit van werkprocessen is in het geding. Wanneer gebruikers terecht komen in een werkomgeving waar de benodigde informatie ontbreekt of waarvan onduidelijk is waar deze zich bevindt, kan frustratie ontstaan rondom de uitvoering van taken. Voor een succesvolle implementatie van een nieuw systeem is het creëren van draagvlak vooraf van groot belang. Met het oog op het borgen van de informatie is tevens geadviseerd om een risicoanalyse uit te voeren en waar mogelijk de noodzakelijke maatregelen te treffen. Daarnaast dient nog te worden onderzocht hoe de informatie vanuit de oude systemen Corsa en Mozard veilig kan worden gesteld en beschikbaar blijft voor raadpleging. Met ingang van 1 januari 2020 zijn deze systemen niet meer actief in gebruik.

Archiefbewaarplaats Het calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats bij Het Flevolands Archief is in 2020 getoetst aan de omstandigheden als gevolg van Corona. Met Museum Batavialand is nadere afstemming gezocht in verband met het BHV-plan en het gezamenlijk gebruik van de ruimte. e-Depot Nu het Rijk heeft besloten zich vanaf 2024 terug te trekken als de partner uit de Regionaal Historische Centra, is de ontwikkeling van de e-depot voorziening van het Nationaal Archief ter

2

Brief met kenmerk U2021-30 en Inspectierapport Archiefruimte Dronten met bijlagen

11 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

discussie komen te staan. Mede hierdoor, door de pandemie en de beperkt beschikbare capaciteit heeft Het Flevolands Archief met betrekking tot de organisatorische invulling en technische infrastructuur helaas niet de voor 2020 beoogde stappen kunnen zetten. Desalniettemin richt Het Flevolands Archief zich op het verder in kaart brengen van de aansluitvoorwaarden voor specifieke digitale archieven en andere voorbereidende acties, die in samenwerking met de partners in gang kunnen worden gezet. Daarnaast werkt Het Flevolands Archief aan de ontwikkeling van een visie rondom digitale duurzaamheid en het e-Depot. De input van de gemeente Dronten is zeer waardevol voor de totstandkoming van deze visie en uiteraard wordt rekening gehouden met de wensen en omstandigheden van alle partners van HFA.

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem Op basis van diverse normenkaders werkt de gemeente Dronten aan de ontwikkeling van een kwaliteitssysteem. In dat kader vormt het concept kwaliteitshandboek een belangrijk vertrekpunt voor de inrichting van het systeem. Op initiatief van de portfolio manager van de gemeente Dronten zal dit traject als project in gang worden gezet zodat kan worden toegewerkt naar een systeem waarin verantwoordelijkheden, processen voor toetsing aan vastgestelde kwaliteitseisen en richtlijnen voor metadatering en verbetering van toegankelijkheid van archiefstukken zijn opgenomen. Programma Digitale Transformatie De gemeente Dronten heeft begin 2020 de laatste hand gelegd aan het Programma Digitale Transformatie. Het programma is op 10 maart 2020 vastgesteld door uw college. Hierin worden de kaders en doelstellingen vastgelegd die de gemeente voor ogen heeft met betrekking tot het optimaliseren van de informatiehuishouding. Daarbij wordt uitgegaan van vier kernthema’s: 1) self servicedienstverlening, 2) digitale samenwerking, 3) open, data gedreven dorp, en 4) digitale vaardigheid. Het programma zal een belangrijk fundament kunnen vormen voor de beleidskeuzes, technologische ontwikkelingen, en het borgen van kennis in de organisatie. Voor de uitvoering van het programma is twee jaar uitgetrokken.

Gemeentearchivaris In 2020 zijn de advies- en toezichthoudende taken van de gemeentearchivaris uitgevoerd door Jacqueline Deknatel in samenwerking met Joep Koorndijk, beiden archivaris bij Het Flevolands Archief. De aanwijzing van Jacqueline Deknatel als gemeentearchivaris voor Dronten is bekrachtigd door het bestuur van Het Flevolands Archief in de vergadering van 22 juni 2020. De gemeentearchivaris beoogt de opleiding aan de Universiteit van Amsterdam in de zomer af te ronden met het diploma Archivistiek A. Samen met collega-archivaris en toezichthouder Joep Koorndijk worden ontwikkelingen en nieuwe inzichten op de voet gevolgd, zodat de kennis en expertise op het vakgebied van archief- en informatiebeheer geborgd zal blijven. 12 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

In het voorjaar van 2020 is conform artikel 15 van uw Archiefverordening verslag uitgebracht van het toezicht op het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Dronten in het jaar 2019. Dit verslag is in mei 2020 aangeboden aan uw College en tevens ter kennisname aan de Gemeenteraad gestuurd.

5. Toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Overzicht van (te bewaren en te vernietigen) informatie Een globaal overzicht van applicaties en systemen waarin wordt gewerkt is aanwezig. Door middel van een architectuurplaat hebben de informatie-architecten een overzicht gemaakt van de in gebruik zijnde applicaties, en de archiefwaardige informatie die zich hierin bevindt. Met een duidelijk beeld van het informatielandschap kan de gemeente gerichte acties ondernemen ter verbetering van het informatiebeheer in specifieke applicaties en voor bepaalde werkprocessen. Zoals in het Programma Digitale Transformatie wordt beschreven, zijn de vakapplicaties leidend zijn voor het proces; de archivering zal via koppelingen met het nieuwe zaaksysteem worden gerealiseerd. De archiefbescheiden naar Djuma worden gemigreerd ter archivering. In het verlengde hiervan wordt er bij de medewerkers op aangedrongen om zaakgerelateerde informatie te bewaren in het DMS of de taakspecifieke applicaties. Het gebruik van afdelingsschijven, persoonlijke drives of niet geregistreerde applicaties wordt ontmoedigd. Desondanks zal zich her en der nog ongestructureerde informatie bevinden. Het is van belang dat de medewerkers worden gewezen op de risico’s die hieraan verbonden zijn.

‘Wat is nodig om het proces te reconstrueren en verantwoording af te kunnen leggen?’ zijn in dit verband belangrijke vragen. Email- en berichtenarchivering Bij elke organisatie komt het voor dat belangrijke e-mails (en bijlagen) in de mailbox van medewerkers en bestuurders ondergesneeuwd raken en van de radar verdwijnen. Het kan echter gaan om informatie die nodig is om een proces te reconstrueren voor de eigen bedrijfsvoering of bijvoorbeeld voor Wob-verzoeken. Met de recente nieuwsberichten over ontbrekende mailboxen in relatie tot de verantwoordingsplicht wordt het belang van een vastomlijnd beleid voor email- archivering opnieuw onder de aandacht gebracht. Hoewel aan individuele medewerkers wordt gevraagd om relevante e-mails te registreren in de bijbehorende zaak, is het de vraag of daar in de praktijk voldoende gehoor aan wordt gegeven. De gemeente Dronten heeft nog geen vastomlijnd beleid voor email-archivering buiten deze richtlijnen voor registratie in het DMS. Mede gezien de recente ontwikkelingen en discussies die nu gaande zijn, adviseer ik de gemeente Dronten om vooralsnog de richtlijnen te volgen van de rijksoverheid en afhankelijk van rollen/functies mailboxen van vertrokken ambtenaren nog voor een bepaalde periode2 of zelfs permanent te bewaren als het belangrijke ambtenaren of bestuurders betreft.

Het archiveren van integrale mailbox waarin zich ook nog te vernietigen informatie zal bevinden verdient niet de schoonheidsprijs, maar is uit voorzorg en in afwachting van adviezen die mogelijk nog vanuit de sector gaan volgen een veilige keuze. 13 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

Mede als gevolg van COVID-19 en de thuiswerksituatie heeft het gebruik van berichten apps en social media intern en extern een vlucht genomen. Het informatiebeheer van dit berichtenverkeer is een complexe aangelegenheid. Het is van belang dat zowel ambtenaren als bestuurders bewust worden gemaakt van hun individuele verantwoordelijkheid en risico’s met betrekking tot het gebruik van deze apps, zolang de gemeente Dronten hier nog geen beleid voor heeft ontwikkeld. Het advies is om terughoudend te zijn ten aanzien van het gebruik van deze nieuwe communicatiekanalen voor zakelijk berichtenverkeer. Toegankelijkheid, metadatering en bewaarbeleid De gemeente Dronten heeft in 2020 enige vordering gemaakt met de invoering van vereiste metadatavelden in de (vak)applicaties. De prioriteit lag bij de werkzaamheden voor het nieuwe systeem Djuma. Een bijzonder aandachtspunt betreft vastlegging van bewaartermijnen en de metadatering van informatieobjecten die voor overbrenging in aanmerking komen. De afdeling DIV van de gemeente Dronten stuurt aan op het nemen van eigen verantwoordelijkheden bij het beheren van informatie die tot stand komt bij de uitvoering van taken. Bij het in behandeling nemen van een zaak en eveneens bij het archiveren wordt aangegeven door wie en binnen welk werkproces de informatie is gevormd.

Met het oog op de invoering van de Wet open overheid (Woo) en bijvoorbeeld verzoeken tot inzage van persoonsgegevens blijft het duurzaam toegankelijk maken van langer te bewaren informatie een belangrijk aandachtspunt voor de gemeente Dronten. Er is in dat kader nog geen bewaarstrategie vastgesteld. Mede gezien de beoogde migratie van informatie uit de inactieve systemen Corsa en Mozard en beoogde koppelingen van vakapplicaties aan het nieuwe systeem is het van belang dat de gemeente zicht krijgt op eventuele afwijkende bestandsformaten en daar beleid voor ontwikkelt. Dit is tevens als aandachtspunt opgenomen in het Programma Digitale Transformatie.

6. Vervanging, conversie/migratie en vernietiging Vervanging Met de overstap naar het zaaksysteem Djuma zal ook de reikwijdte van de vervanging worden uitgebreid. Er is nu alleen een vervangingsbesluit voor te bewaren en te vernietigen informatie vanaf 2016 die zich bevindt in het (inactieve) zaaksysteem Mozard. Voor het DMS Corsa is nog steeds sprake van een hybride situatie en blijft papier leidend. De gemeente Dronten werkt inmiddels aan een nieuw handboek vervanging voor de processen in Djuma. Het is van belang dat de reikwijdte van de vervanging duidelijk wordt omschreven, ook in relatie tot de situatie die gaat gelden voor de informatie in Corsa en Mozard. In 2020 is de gemeente Dronten gestart met het digitaliseren van het bouwvergunningen archief over de periode 1955 – 2010. Mede door Corona hebben Er wordt aangestuurd op vervanging voor de dossiers vanaf 1984. Ook hiervoor dienen de beleidsmatige, procesmatige en technische kaders 14 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

in een handboek te worden vastgelegd. Na toetsing van het proces en de kwaliteit en toegankelijkheid van het digitale bestand is kan ingevolge artikel 7 van uw Besluit Informatiebeheer een positief advies van de archivaris worden gevraagd. Vernietiging Mede door Corona en de beperkte capaciteit op de DIV-afdeling is in 2020 een lichte achterstand ontstaan in vernietiging. De beoogde vernietiging van geselecteerde dossiers voor 2019 zal in het 1e kwartaal van 2021 worden gerealiseerd. Daarna zal de vernietigingsronde voor 2020 in gang worden gezet. De digitale vernietiging van dossiers in de inactieve systemen en vakapplicaties is ook nog een aandachtspunt. Ook de digitale registraties die nog aanwezig zijn van fysieke dossiers die inmiddels zijn vernietigd dienen te worden verwijderd.

7. Overbrenging naar archiefbewaarplaats De beoogde overbrenging van het bestuursarchief (1e blok 1990-1999) is mede door Corona en de beperkte bezetting bij DIV nog niet gerealiseerd. Ook de digitale bewerking van het bouwvergunningen archief (1955 – 2010) heeft in 2020 vertraging opgelopen. Er is bij de Provincie nog geen machtiging aangevraagd tot opschorting van de overbrenging van deze archieven. Verwacht dat de overbrenging van het bestuursarchief in het 1e kwartaal van 2020 alsnog kan worden afgerond. Voor de overbrenging van het bouwvergunningenarchief dient nog een reële planning te worden gemaakt. De dossiers over de periode 1984-2010 wil de gemeente in een eigen omgeving digitaal kunnen raadplegen en beschikbaar stellen. Ook is hier nog het vraagstuk van (gedeeltelijke) vervanging aan de orde.

8. Overgebrachte archiefbescheiden In 2020 zijn geen archieven overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Er zijn wel enkele verzoeken tot inzage binnengekomen voor het bestuursarchief (periode 1990-1999) en het bouwvergunningen archief (periode 1955 – 2010). Het is in dat kader ook voor belanghebbenden buiten de gemeente wenselijk dat deze archieven spoedig worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats bij Het Flevolands Archief.

15 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

9. Conclusie naar aanleiding van Archief KPI’s De gemeente Dronten heeft in 2020 mede als gevolg van de corona crisis en beperkte capaciteit ten dele opvolging kunnen geven aan de geplande projecten en optimalisering van het informatiebeheer. Er is nog geen duidelijk beeld van de samenwerkingsverbanden waar de gemeente Dronten taken aan heeft uitbesteed en welke voorzieningen met deze partijen zijn getroffen omtrent het archiefen informatiebeheer. Het is van belang dat de afspraken over het beheren en uitwisselen van informatie, voor zover dit nog niet het geval is, duidelijk worden vastgelegd. Waar deze taken door de gemeente Dronten zijn gemandateerd, maar onduidelijkheden bestaan over de uitvoering, blijft u als zorgdrager eindverantwoordelijk. De voortgang in ontwikkeling van het kwaliteitssysteem is een belangrijke stap richting een duurzaam toegankelijke en transparante informatiehuishouding. Na de vaststelling van het kwaliteitssysteem kan opvolging worden gegeven aan de operationele invulling, zodat voor de verschillende werkprocessen het archief- en informatiebeheer kan worden gemonitord en waar mogelijk verbeteringen kunnen worden aangebracht. Voorts zal met de uitvoering van het programma Digitale Transformatie een belangrijk kader gevormd kunnen worden voor de beleidskeuzes, technologische ontwikkelingen, en het borgen van kennis in de organisatie.

Het advies is om ook in 2021 extra aandacht de besteden aan de metadatering van de digitale informatie in het nieuwe systeem Djuma en de relevante vakapplicaties. Dit is een traject waarin de diverse afdelingen en individuele medewerkers een belangrijke rol spelen. Daarnaast is het van belang dat de reikwijdte van de vervanging wordt afgestemd op de nieuwe situatie die is ontstaan met de implementatie van het systeem Djuma. De overbrenging van het bestuursarchief (periode 1990-1999) en bouwvergunningen archief (1955 – 2010) heeft in 2020, mede door Corona en beperkte capaciteit bij DIV, vertraging opgelopen. Het bestuursarchief zal naar alle verwachting in het 1e kwartaal van 2021 alsnog worden overgebracht. Voor het bouwvergunningenarchief dient een reële planning te worden gemaakt. De gemeente Dronten is zich bewust van het belang van een goede informatiehuishouding en heeft aandacht voor de complexiteit van het digitale informatielandschap. De noodzaak van voorbereidende acties, verkenningen en investeringen met het oog op de duurzame opslag en toegankelijkheid van uw archieven op de langere termijn wordt onderschreven door uw vakspecialisten.

16 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

B. Andere ontwikkelingen en aandachtspunten Toezicht op GR’s en andere verbonden partijen Via gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden worden bepaalde uitvoerende taken van de gemeente Dronten uitbesteed aan andere organisaties. De verplichting om deze gemeenschappelijke regelingen in een register bij te houden berust nu nog bij de gemeente. Met ingang van 1 juli 2021 vervalt deze gemeentelijke verantwoordelijkheid en worden gemeenschappelijke regelingen dan zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van het centrale register. Het is van groot belang dat de gemeente Dronten heldere afspraken maakt met de desbetreffende organisaties over verantwoordelijkheden ten aanzien van het archief- en informatiebeheer. Bij gemandateerde taken blijft de gemeente Dronten als zorgdrager verantwoordelijk voor het beheren van de informatie, tenzij hierover uitdrukkelijk andere afspraken zijn vastgelegd. Het toezicht op het informatiebeheer bij gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente Dronten aan verbonden is, is deels voorbehouden aan het Flevolands Archief. In 2020 is een eerste aanzet gedaan voor een hernieuwde kennismaking met deze GR's. Voor de GR’s waar ook Dronten aan deelneemt betreft dit GR Omgevingsdienst Flevoland Gooi en Vecht (OFGV), GR Veiligheidsregio Flevoland, GR Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Flevoland en GR Het Flevolands Archief.

Nadere informatie over het uitgevoerde toezicht vindt u hieronder. Omgevingsdienst Flevoland Gooi en Vecht Toezichthouder: Archivaris Het Flevolands Archief In samenspraak met de partners in de GR OFGV is Het Flevolands Archief in februari 2020 gestart met een inspectie op het beheer door de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi en Vechtstreek van de nog niet overgebrachte archieven. De rapportage is inmiddels afgerond en de uitkomsten zijn met de betrokken toezichthouders gedeeld. Er volgt nog een terugkoppeling naar de partners. Een belangrijke aanbeveling met betrekking tot het informatiebeheer van de primaire taken is om de afspraken tussen de OFGV en de deelnemende gemeente goed in beeld te krijgen en waar nodig aan te passen en vast te leggen. In het verlengde van de toezichtsrapportage zal – in samenspraak met de toezichthouders van de partner organisaties – een hernieuwde invulling aan het toezicht worden gegeven. Veiligheidsregio Toezichthouder: Gemeentearchivaris Lelystad (Het Flevolands Archief) Met de Veiligheidsregio is inmiddels een periodiek overleg in gang gezet en wordt het proces van vernietiging opgepakt. Het Flevolands Archief is zijdelings betrokken geweest bij de voorbereidingen voor de vaststelling van de Hotspot COVID-19. Er zijn nog geen concrete afspraken gemaakt over de nadere invulling van het toezicht en de financiering hiervan.

17 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0

Veranderingen in wet- en regelgeving Wet open overheid Vooruitlopend op nieuwe Wet open overheid (Woo) treft de gemeente Dronten voorbereidende maatregelen, onder meer om te kunnen voldoen aan de actieve openbaarmaking van elf nader gespecificeerde categorieën van informatie. Per informatiecategorie zal worden geïnventariseerd wat er nodig is om te voldoen aan de eisen die in de Woo zijn vastgelegd. Archiefwet, Archiefregeling en Archiefbesluit In navolging van de voorgestelde wetswijziging voor de Archiefwet, worden ook de Archiefregeling en het Archiefbesluit aangepast. Deze wijzigingen worden in de loop van 2021 voorbereid. Verkorting van de overbrengingstermijn naar 10 jaar zijn aanleiding voor de gemeente Dronten om in kaart te brengen welke digitale archiefonderdelen in aanmerking komen voor vervroegde overbrenging. Daarnaast is het raadzaam om na te gaan welke applicaties voldoen aan de gestelde eisen en richtlijnen voor archivering bij de bron en waarvoor in de toekomst ontheffing van de overbrengingsverplichting voor kan worden aangevraagd. Digitaal Stelsel Omgevingswet De complexiteit van het digitaal stelsel omgevingswet vraagt veel van de gemeente Dronten in de aanloop naar de aansluiting op het digitaal stelsel. Het informatiebeheer rondom omgevingsvergunningen zal wezenlijk veranderen.

Per 1 januari 2022 moet de gemeente Dronten kunnen werken volgens de omgevingswet. Dat betekent dat de gemeente dit jaar alles in werking moet stellen om aan de minimale eisen te voldoen. Voor de implementatie wordt samenwerking gezocht met collega-organisaties in de informatieketen.

Tot slot: blijf investeren in kennis en vaardigheden De explosieve groei aan digitale informatie, het toenemend aantal samenwerkingsverbanden en de daarmee gepaard gaande complexiteit, zetten onze informatiehuishouding steeds verder onder druk. Er is meer nodig dan alleen nieuwe technologieën en het bewustzijn van ieders verantwoordelijkheid in het grotere geheel om naar oplossingen toe te werken. Blijven investeren in kennis en informatievaardigheden van zowel informatieprofessionals als andere ambtenaren in uw gemeente is minstens zo belangrijk. In dat kader sluit ik graag af met een verwijzing naar het artikel in het e-zine van het Rijksprogramma voor duurzaam digitale informatiehuishouding ‘Breng de informatiebeheerder terug!’3

Bijlage

3

Retour ontvangen ingevulde Archief KPI’s 20 20

Https://magazines.informatiehuishouding.nl/rddimpact/2021/03/breng-de-informatiebeheerder-terug

18 Jaarverslag Informatiebeheer 2020 Dronten | versie 1.0