87ee3b33-75da-42b6-882c-caf5db98cfd8.pdf

MEMO Datum : 11 september 2023 Aan : Raadsleden gemeente Dronten Van : D.W. Keijzer Kopie aan : Betreft : Voortgangsrapportage 2023 aanpassing Kenmerk : Zaak 434410 Documentnummer : 466805 Bijlage(n) : Voortgangsrapportage 2023 inclusief was wordt overzicht. Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u een geactualiseerde versie van de Voortgangsrapportage 2023. U ontvangt deze omdat vanuit een financiële controle is geconstateerd dat een aantal journalen niet volledig of onjuist was opgenomen. Dit heeft ertoe geleid dat enkele correcties zijn verwerkt in de geactualiseerde versie. Inhoudelijke boodschap Bij het opstellen van de Programmabegroting 2024 wordt uitgegaan van het financiële uitgangspunt zoals is opgenomen in de Voortgangsrapportage. In het proces van opbouw van de Programmabegroting is geconstateerd dat het saldo niet in evenwicht was. Hierop heeft een extra financiële controle plaatsgevonden. De afgelopen periode is ingezet op het stroomlijnen van de financiële processen en verdere automatisering hiervan als onderdeel van de versterkingsmaatregelen. Dit stelt de organisatie in staat de interne controles op de juistheid van de boekingen te verscherpen. Hiermee komen eventuele onjuistheden eerder in het proces in beeld.

Het uitvoeren van deze nieuwe wijze van controle in deze vorm was bij het opstellen van de voortgangsrapportage in een proces onder tijdsdruk en beschikbare capaciteit nog niet mogelijk. Een zevental boekingen bleken niet juist en/of niet volledig opgenomen in de Voortgangsrapportage. Bij deze boekingen is geconstateerd dat • Boekingen niet volledig waren (baten en lasten niet in evenwicht); • Incidenteel en structureel ten onrechte was vermengd; • Ophogingen van een krediet via de exploitatierekening was geboekt. Dit heeft geleid tot enkele correcties in de Voortgangsrapportage. De correcties zijn enkel financieel technisch van aard en hebben niet geleid tot aanpassingen in de tekstuele onderbouwing zoals opgenomen in de Voortgangsrapportage. De wijzigingen hebben plaatsgevonden in de financiële tabellen, hierbij zijn de grootste veranderingen in 2023 en 2024 zichtbaar. Voor 2023 en 2024 geldt dat het een positief effect heeft op het structurele saldo en voor 2025 t/m 2027 een klein negatief effect op het structurele saldo. Als bijlage is een was/wordt lijst toegevoegd waarbij nader wordt ingegaan op de gemaakte aanpassingen. Er is voor gekozen uw raad de Voortgangsrapportage opnieuw aan te bieden, omdat dit het financiële startpunt is voor het opstellen van de Programmabegroting.

Daarvoor bieden wij u hiermee op een correcte en transparante wijze inzicht van de meest actuele cijfers, zoals u van ons mag verwachten. Op deze basis kunt u tot weloverwogen besluitvorming komen.

Beheermaatregelen De organisatie is in transitie waarbij het zich richt op het verbeteren van de financiële processen en controles. Ook wordt er overgestapt naar een nieuwe applicatie. Deze applicatie zal na vaststelling van de Programmabegroting 2024 in gebruik worden genomen en geeft de organisatie de mogelijkheid een nieuwe procedure voor een workflow op te stellen waarbij het systeem automatisch controleert of een boeking voldoet aan de opgestelde eisen. Hiermee wordt een controle ingebouwd met betrekking tot incidentele en structurele boekingen en steeds meer gebruik zal worden gemaakt van automatische tabellen. Daar waar automatische controle niet mogelijk is en de nieuwe workflow tekortschiet, worden werkafspraken gemaakt om de leemtes af te dekken. De secretaris,

J.D. Pruim