6931ea95-80ef-41e1-bc1d-e144adaba561.pdf
Tekst van het document
POLICY RESEARCH CORPORATION MANAGEMENT SOLUTIONS FOR COMPANIES AND GOVERNMENTS
Onderzoek naar de IT - governance van de Gemeente Dronten
13 1 2022
Onderwerpen § Opdracht § Resultaat § Aanbevelingen
De vraag, uitsplitsing “Op welke wijze is de ICTgovernance bij de gemeente Dronten ingericht en hoe draagt dit bij aan het behalen van de gewenste (project)resultaten?” De 4 gebieden: Beleid, Kosten, Besturing (governance) en Resultaten. De vragen zijn gedetailleerd per gebied. (ICT visie, aanbestedingsbeleid, (on-) afhankelijkheid van leveranciers, projectresultaten).
3
Vragen zoals ingevuld door PRC
1. Verkrijgen van een scherp inzicht in de ICT situatie, beleid, kosten, besturing en resultaten (analyse gebaseerd op de feiten); 2.
Verkrijgen van suggesties voor mogelijke verbeteringen / lessons learned
4
Proces •
Akkoord op Offerte: 31 3 2021
•
Start 7 april
•
Desk research.
•
Interviews, breed.
•
Concept rapport 24 september
•
Bespreking Rekenkamer 25 oktober
•
Eindrapport december 2021
Een prettige samenwerking met alle betrokkenen!
5
Beleid Ten aanzien van het BELEID stelt PRC vast dat er een grondig gedefinieerde visie bestaat. Het Informatiebeleidsplan en het document “Programmaplan Digitale Transformatie” zijn goed onderbouwd en bevatten recente inzichten uit het vakgebied.
6
Kosten
De conclusie is dat de kosten in toenemende mate worden beheerst. Na enkele voorvallen op dit gebied in de jaren 2017 en 2018 is er een verbetering zichtbaar. Ten opzichte van vergelijkbare overheidsorganisaties zijn de ICT uitgaven in Dronten in lijn met het landelijk gemiddelde. Er is onafhankelijkheid ten opzichte van de leveranciers geconstateerd.
7
BESTURING
Ten aanzien van de BESTURING ziet PRC dat er ambtelijk duidelijke besturingslijnen zijn. Het contact met de Raad kan verbeterd worden. De kloof in de communicatie wordt nu vergroot door een te technische invalshoek die de ICT experts daarbij volgen.
8
RESULTATEN
• Ten aanzien van de RESULTATEN valt op dat de afnemers van ICT diensten tevreden zijn. De corona crisis heeft de zichtbaarheid van ICT vergroot en daarmee het begrip voor de ICT uitdagingen.
9
AANBEVELINGEN BELEID
o Verbeter het maken van keuzes en het sturen daarop. De inrichting van een CIO rol zou kunnen worden overwogen; dat bundelt samenhangende IT activiteiten. o Versterk de functie van de privacy officer. BESTURING
o Implementeer een duidelijke plan hiërarchie en versterk daarmee de samenhang in de plannen. Een bovenliggend strategieplan kan zo worden doorvertaald naar uitvoering. o De rol van het college zou pregnanter kunnen zijn; daar kan de vertaling van beleid en uitvoering worden gedaan, zodat er minder een gat tussen Raad en de ambtelijke organisatie ontstaat. 10
AANBEVELINGEN 2 • Zorg ervoor dat IMF in de communicatie met de Raad meer in functionele dan in technische termen spreekt. • In termen van het Negenvlaks - Model van R. Maes is aandacht nodig om het vlak inrichten te versterken • De lijst met 73 lopende projecten moet strakker worden geprioriteerd aan de hand van de beleidsplannen. Sterker ingericht Portfoliomanagement kan hierin voorzien.
11
AANBEVELINGEN 3
KOSTEN o De financiële administratie kan beter; een upgrade is gewenst zodat er meer stuurinfo beschikbaar komt. RESULTATEN o Overweeg de implementatie van Waarde management; dat voorkomt een te grote nadruk op kosten en legt accent op (maatschappelijke)waarde die een dienst van de gemeente oplevert.
o Werk verder aan datagedreven werken
12