61e73b86-76c8-4004-8e98-1649b89d1195.pdf
Tekst van het document
De bestuurlijk politieke betrokkenheid bij ICT als fundamentele strategisch middel is onvoldoende.
© Policy Research Corporation
- 22 -
Concept Rapport gemeente Dronten
IV.
AANBEVELINGEN
Het overall beeld van de ICT en de daaraan gerelateerde kosten voor de Gemeente is positief. Toch kunnen enkele zaken nog verbeterd worden. Uit de bevindingen hierboven weergegeven stelt PRC de volgende aanbevelingen samen. BELEID ➢ Verbeter het maken van keuzes en het sturen daarop. Als beschreven heeft Dronten zijn ICT zaken goed op orde. Dat neemt niet weg dat het portfolio management moet worden versterkt. Dat geeft meer richting aan de uitvoering. De inrichting van een CIO rol zou kunnen worden overwogen; dat bundelt samenhangende IT activiteiten. ➢
Versterk de functie van de privacy officer.
BESTURING ➢
Implementeer een duidelijke plan hiërarchie en versterk daarmee de samenhang in de plannen. Een bovenliggend strategieplan kan zo worden doorvertaald naar uitvoering.
➢
De rol van het college zou pregnanter kunnen zijn; daar kan de vertaling van beleid en uitvoering worden gedaan, zodat er minder een gat tussen Raad en de ambtelijke organisatie ontstaat.
➢
Zorg ervoor dat IMF in de communicatie met de Raad meer in functionele dan in technische termen spreekt. Dat geldt ook voor het informatiebeleidsplan. Het risico bestaat dat het plan niet wordt gedragen vanwege te technische perspectief. Maak duidelijk dat ICT een instrument is, gereedschap, en geen doel op zich. Zo kan ICT een geïntegreerd onderdeel van de bedrijfsvoering worden.
➢
In termen van het Negenvlaks - Model van R. Maes is aandacht nodig om het vlak inrichten te versterken. Het strategische deel (richten) is aanwezig en uitvoering (verrichten) ook. Daartussen zit inrichten; zo kan het portfoliomanagement dienen als invulling van het vlak inrichten.
➢
De lijst met 73 lopende projecten moet strakker worden geprioriteerd aan de hand van de beleidsplannen. Sterker ingericht Portfoliomanagement kan hierin voorzien.
KOSTEN ➢ De financiële administratie kan beter; een upgrade is gewenst zodat er meer stuurinfo beschikbaar komt. Dat kan door van een gerichtheid op de cijfers als zodanig (het doel van
© Policy Research Corporation
- 23 -
Concept Rapport gemeente Dronten
financial accounting) te ontwikkelen naar gericht zijn op business controlling en de waarde van de financiële gegevens voor de bedrijfsvoering als geheel (management accounting). RESULTATEN
➢ Overweeg de implementatie van Waarde management; dat voorkomt een te grote nadruk op kosten en legt accent op (maatschappelijke)waarde die een dienst van de gemeente oplevert. Zo wordt de stap gemaakt van kosten via output naar outcome naar waarde en wordt een te grote nadruk op kosten vermeden. Dan staat de geleverde waarde voor de maatschappij voorop.
© Policy Research Corporation
- 24 -
Concept Rapport gemeente Dronten
BIJLAGE I – GERAADPLEEGDE STUKKEN
Accountantsverslag 2017 gemeente Dronten. EY. 29 6 2018 Accountantsverslag 2019 gemeente Dronten. Astrium. 5 juni 2020 Begroting en begrotingswijzigingen. Raad Gemeente Dronten, diverse data Besluit Begroting en verantwoording. Ministerie van BZK. juni 2015. Datalek register. Gemeente Dronten. Permanente status. Digitale transformatie bij gemeenten. MenI partners, januari 2021. Digitalisering bouwdossiers. Gemeente Dronten. Diverse data. ICT Benchmark, gemeente Dronten. MenI partners. Juni 2020. Informatieveiligheidsmeldingen. Gemeente Dronten. Doorlopende data. Interne correspondentie. Gemeente Dronten. Diverse data. Interne beheersdocumentatie zoals portfolio-overzichten, risicoregister. Gemeente Dronten. Diverse data. Informatiebeleidsplan Gemeente Dronten. Gemeente Dronten. 20 maart 2017. Overeenkomst ICT dienstverlening. Gemeente Dronten-SLTN/20 2 2019 Programmaplan Digitale Transformatie. Gemeente Dronten. 23 1 2020 Raadsbesluiten, Raadsvoorstellen. Gemeente raad Dronten. Diverse data in de onderzoeksperiode. Raamovereenkomst werkplekapparatuur. Gemeente Dronten. 4 juli 2019 Werkplan OM 2015 – 2017. Gemeente Dronten. 24 3 2017. PRC heeft tijdens het onderzoek gewerkt met de stukken uit de Hoofd- en Substructuur van de documentatie en de -overzichten van de Gemeente Dronten.
Dat betrof de interne correspondentie, de jaarstukken, de begrotingen en begrotingsoverzichten, voortgangsrapportages en eindrapportages.
© Policy Research Corporation
kaderbrieven,
jaarrekeningen,
- 25 -
Concept Rapport gemeente Dronten
BIJLAGE II – GEÏNTERVIEWDE PERSONEN
Naam
Organisatie
Ton van Amerongen
Gemeente Dronten, wethouder. Oa ICT portefeuille
Tineke van Lenthe
Gemeente Dronten, gemeente secretaris, algemeen directeur
Monique van Esterik Mark Hanekamp
Gemeente Dronten, Directeur sociaal domein & bedrijfsvoering Gemeente Dronten, team manager IMF
Peter Keijzer Marco Muizelaar
Gemeente Dronten, informatie strateeg Gemeente Dronten, ICT service manager
Chris AA
Team manager bedrijfsvoering Sociaal Domein
William Bottenberg Hendrik van Eijken
Contractbeheer-Financiën Informatieanalist, SPOC voor het onderzoek
Erik Dunnewind
Strategisch inkoop adviseur
Roelf Raterink Willemien Wever
Burgerraadslid PvdA Raadslid CDA
Remco de Maaijer
Raadslid VVD
Bert Rook Lazise Hillebregt
Raadslid CDA Raadslid D66
Dick van Hemmen
Rekenkamer
Jamilja van der Meulen Mark Duijtshoff
Rekenkamer Rekenkamer
Erwin Geldorp
Raadsgriffier
Anja de Leeuw Ralph Noll
SLTN SLTN
Mike de Wilde
Circle
© Policy Research Corporation
- 26 -
Concept Rapport gemeente Dronten
BIJLAGE III – MODEL MAES
© Policy Research Corporation
- 27 -
Concept Rapport gemeente Dronten
© Policy Research Corporation
- 28 -
Concept Rapport gemeente Dronten
BIJLAGE IV ENKELE GEHANTEERDE AFKORTINGEN VERKLAARD
CIO SOC
Chief Information Officer Security Operations Centre
SPOC
Single Point of Contact
SSO IAM
Single Sign On Identity and Access Management
BI IV
Business Intelligence Informatie Voorziening
PRINCE IAAS
PRojects IN Controlled Environments Infrastructure As A Service
PAAS
Platform As A Service
SAAS
Software As A Service
© Policy Research Corporation
- 29 -
Rekenkamer Dronten Postbus 100 8250 AC Dronten
Datum Kenmerk Documentnummer Contactpersoon
30 november 2021 Zaak 122659 122662 Hendrik van Eijken
Onderwerp
Reactie op het rekenkameronderzoek naar de ICT-Governance
Geachte leden van de rekenkamer, Het College heeft uw rapport met interesse gelezen en herkent zich in de strekking ervan. Uw conclusies en aanbevelingen bieden ons goede mogelijkheden voor de al ingezette doorontwikkeling van de ICT-Governance en een betere ondersteuning van de organisatie met ICT. Het College benoemt graag enkele aanbevelingen die we met voorrang op de overige aanbevelingen oppakken. Kosten en veiligheid U geeft aan dat er op het gebied van ICT-beleid een grondig gedefinieerde visie is. Het Informatiebeleidsplan heeft het College in 2017 naar volle tevredenheid vastgesteld en meerjarig uitgevoerd. Daarnaast concludeert u dat onze ICT niet te duur is en de ICTuitgaven in lijn zijn met het landelijk gemiddelde van vergelijkbare overheidsorganisaties. Een eind 2020 gehouden Benchmark ICT had dezelfde uitkomst. Hierin ziet het College bevestigd dat de kostenbewustheid voor ICT ruimschoots voldoende aanwezig is. Het College leest met tevredenheid dat de inspanningen voor de rechtmatige en succesvolle ICT-aanbestedingen positief worden beoordeeld. Informatieveiligheid en opvolging van verbeteracties staan bij het College hoog op de agenda, zoals u terecht concludeert. Dit blijft dan ook altijd onze aandacht behouden. Uw conclusie dat de privacy-functie verder versterkt dient te worden wordt door het College gedeeld.
Het privacy-vraagstuk wordt beter en constructiever belegd, ondermeer door het werven van een Privacy Officer. Hierdoor kan de organisatie beter inspelen op privacyvraagstukken. Beleid en zichtbaarheid U concludeert dat de ambtelijke besturingslijnen aanwezig zijn en de ambtelijke organisatie tevreden is met de wijze waarop zij wordt ondersteund met ICT-faciliteiten, ook tijdens de covid-19 pandemie. Het College is blij met deze constateringen en met het feit dat ondermeer de verbouwing van het gemeentehuis positief heeft bijgedragen aan de waardering voor de ICT-diensten.
De Rede 1 8251 ER Dronten
Postbus 100 8250 AC Dronten
Telefoon 14 0321
www.dronten.nl
Kenmerk Bladnummer
Zaak 122659 2
Verbinding en communicatie met betrekking tot samenwerking De conclusie dat de verbinding tussen de primaire taken en de processen enerzijds en de strategie anderzijds verbeterd moet worden, onderschrijft het College. Dit is direct opgepakt en wordt verwerkt in onze ICT-Governance. Het College herkent zich in het advies om, samen met de Raad, ICT als functioneel strategisch middel beter te benutten. Daarmee krijgt de als onvoldoende beoordeelde bestuurlijke politieke betrokkenheid de benodigde impuls. Het College zal via ondermeer specials en workshops frequenter op de hoogte worden gehouden over de ICT-Governance van onze organisatie. Het College deelt ook de constatering dat het contact met de Raad over ICT verbeterd kan worden, ondermeer door functionelere termen te hanteren en overeenkomstig uw aanbeveling ICT als gereedschap te positioneren. De beoogde en behaalde resultaten wil het College aan de Raad periodiek meer delen vanuit de aanbevolen meerwaarde voor de inwoners van Dronten (waardemanagement). De aanbevolen, meer pregnante rol van het College in de vertaling van ICT-beleid en uitvoering krijgt hiermee ook meer invulling. Het College gaat samen met de ambtelijke organisatie en de raad op zoek naar de frequentie, de inhoud en het format zodat dit bijdraagt aan de verbinding.
Het College verwerkt de conclusies en aanbevelingen met betrekking tot visie en strategie in de nog te verschijnen nieuwe visie op de informatievoorziening (iVisie) en de doorontwikkeling van de ICT Governance. De aanbevolen plan hiërarchie waarin ICT-beleid en de budgetcyclus en verdere stukken beter samenvloeien, wordt verwerkt in de ambtelijke bijdrage vanuit IMF aan de totstandkoming van deze documenten.
Hoogachtend, het college van Dronten
drs. T. van Lenthe Secretaris
drs. J.P. Gebben Burgemeester