3625386e-a24f-48f9-9ff3-cd57f2b2ffe5.pdf

Bijlage 2 Technische beschrijving totstandkoming kadernota In deze bijlage lichten we toe hoe we de ZBB-methodiek hebben toegepast om te komen tot de kadernota zoals deze nu ter consultatie voorligt. De bedoeling Samen hebben we de ZBB manier van kijken, denken en doen omarmd omdat we geloven dat deze manier van begroten bijdraagt aan een beter, mooier, duurzamer Dronten en daarmee aan het geluk van onze inwoners. Door te werken vanuit de principes van ZBB stellen we onszelf telkens weer de vraag of we nog de juiste dingen doen en of we die dingen juist doen. Op basis daarvan bouwen we jaarlijks de begroting op. Zero Based Begroten staat daarbij voor telkens opnieuw je begroting opbouwen vanaf de 0-lijn, omdat we telkens, in ons geval jaarlijks opnieuw kijken of we nog de juiste dingen doen. De kadernota neemt dus ook die 0-lijn als basis.

Opbouwen vanaf de 0-lijn: hoe werkt dat, hoe pak je dat aan?

1

De eerste stap is het ontleden van de huidige begroting; welke activiteiten zitten daar allemaal in en welke nieuwe activiteiten voegen we eventueel nog toe? Daarmee ontstaat een overzicht van alles wat we tot nu toe doen en al het nieuwe dat gewenst wordt of noodzakelijk is (linkerdeel van plaatje). Vervolgens moeten daaruit de nieuwe begroting opbouwen, vanaf de 0-lijn (rechterdeel). Hierbij komt direct een cruciale vraag naar voren: want hoe bepalen we welke activiteiten er in de nieuwe begroting komen én welke activiteiten we niet meer opnemen maar afvoeren? Om die cruciale vraag te beantwoorden hanteren we twee hoofdcriteria: [a] Draagt een activiteit bij aan de goede dingen voor Dronten en [b] voeren we die activiteit op de beste manier uit? Alleen als een activiteit aan beide voldoet maakt die kans op een plek in de nieuwe begroting.

De overgangsfase: wat kunnen we nu al doen op de ZBB-manier? Belangrijk te benoemen is dat we nu in een overgangsfase zitten. Dit is de eerste keer dat we de ZBBmethodiek toepassen en we hebben met elkaar gezegd dat het een leertraject is; voor de organisatie, voor het college, voor de raad en voor de samenleving (die zal ook moeten wennen aan de idee dat de begroting jaarlijks vanaf de 0-lijn zal worden opgebouwd en dus gevolgen kan hebben). Omdat we niet van de kelder op de zolder kunnen springen rees de vraag wat we richting kadernota al kunnen doen op de ZBB-manier.

We hebben de hoofdcriteria a] Draagt een activiteit bij aan de goede dingen voor Dronten en [b] voeren we die activiteit op de beste manier uit? erbij gepakt. Met die criteria in de hand hebben we vervolgens de begroting ingedeeld in vier categorieën activiteiten:

I.

WETTELIJK-NIET-BEÏNVLOEDBAAR: De wettelijke activiteiten. Die laten we terugkomen in de

nieuwe begroting; we kunnen ook niet anders. Criterium [a] is hier dus niet relevant. Voor een deel van die wettelijke activiteiten geldt bovendien dat we geen invloed hebben op de manier waarop we ze uitvoeren (we kunnen de beste manier niet beïnvloeden). Criterium [b] is daarom ook niet relevant.

II.

WETTELIJK-WEL-BEÏNVLOEDBAAR: Voor een aantal wettelijke activiteiten geldt echter dat we de

uitvoering wel kunnen beïnvloeden. Dan komt criterium [b] wel in beeld: doen we ze nog steeds zo slim, goedkoop mogelijk, doen we ze nog steeds op de beste manier? Die vraag kritisch beantwoorden beïnvloedt de lasten en baten.

III. NIET-WETTELIJK-NIET-BEÏNVLOEDBAAR: Vervolgens zijn er de niet-wettelijke activiteiten. Daarvoor geldt dat we als gemeente zelf bepalen of het nog steeds de goede dingen voor Dronten zijn of dat dat niet langer het geval is. Criterium [a] geldt zeker voor die activiteiten. Sommige van de niet-wettelijke activiteiten zijn (op korte termijn) niet beïnvloedbaar waar het de lasten en baten betreft. Criterium [b] is daarom in deze categorie niet relevant.

IV. NIET-WETTELIJK-WEL-BEÏNVLOEDBAAR: Tot slot is er de categorie waarop beide criteria toegepast kunnen worden. Activiteiten in deze categorie kunnen we in theorie volledig opvoeren/afvoeren of de intensiteit bijstellen en/of de manier van uitvoeren verbeteren.

De overgangsfase: hoe passen we de criteria [a] en [b] deze keer toe? De indeling in de vier categorieën heeft tot de volgende pragmatische keuzes geleid:

 

 

We passen de beide criteria volledig toe op categorie IV en beoordelen scherp of en hoe die activiteiten opnieuw terug moeten komen in de begroting. We beoordelen categorie II alleen op de mate van risicobeheersing/wendbaarheid. Daarmee bedoelen we dat criterium [b] alleen is toegepast op de zogenaamde stelposten in categorie II. Die stelposten zijn in de begroting opgenomen om voorziene uitgaven te kunnen dekken waarvan de exacte hoogte van die uitgaven nog niet bekend is tijdens het begrotingsproces. Nu kun je zo’n stelpost hoog (=veilig) in de begroting opnemen maar ook lager (=meer risico). Tegelijkertijd beïnvloeden sommige stelposten je wendbaarheid (denk aan stelpost inhuur). Naarmate die stelposten ruimer zijn kun je alerter reageren op onverwachte wensen vanuit college of raad. Bij kleinere stelposten zul je vaker eerst budget aan moeten vragen bij de raad hetgeen soms kostbare tijd vergt. Bij het voorbereiden van de kadernota is categorie II beoordeeld op de mate waarin de stelposten verantwoord kunnen worden bijgesteld. We nemen categorie III vooralsnog weer volledig op in de begroting (want op korte termijn geen winst te behalen vanwege de niet-beïnvloedbaarheid). We nemen categorie I volledig op in de begroting.

Met het voorgaande hebben we een beeld hoe we deze eerste keer vanaf de 0-lijn de begroting op kunnen bouwen; aan de hand van vier categorieën waarbij we twee hoofdcriteria hanteren. Maar dan zijn we er nog niet. Want hoe bepaal je of iets voldoet aan criterium [a], of iets goed is voor Dronten? En hoe bepaal je voldoet aan criterium [b], of iets nog steeds op de beste manier wordt gedaan? We hebben daarom een beoordelingskader nodig dat helpt om te bepalen of een activiteit voldoet aan de criteria [a] en [b]. Daarvoor gebruiken we een éénmalige doelenboom én een aantal sub-criteria.

2

Doelenboom en sub-criteria Tijdens de raadsinformatieavond van 11 februari jl. hebben we u schematisch al een doelenboom laten zien. We hebben toen toegelicht dat je uiteindelijk wilt komen tot een heldere relatie tussen activiteiten die bijdragen aan beleidsdoelen die op hun beurt weer bijdragen aan maatschappelijke effecten. En daar horen dan ook indicatoren bij. Nu is het punt dat we nog niet over zo’n uitgewerkte doelenboom beschikken. Die moet nog worden opgebouwd. Daarom hebben we voor deze kadernota een eenmalige doelenboom gehanteerd die we als volgt hebben opgebouwd:

De volgende stap is dat we nog enkele sub-criteria/uitgangspunten nodig hebben. Daarmee kunnen we dan beoordelen of de doelen en activiteiten nog steeds de goede dingen zijn en of we ze nog steeds op de beste manier uitvoeren. Als eerste hebben we uw raad gevraagd een rangorde aan te brengen tussen de pakketten. In welke mate (hoog, midden, laag) draagt elk pakket bij aan de kwaliteit van leven in de gemeente Dronten? Dat heeft geleid tot een gewogen-raadsrangorde en geldt als eerste sub-criterium. Aanvullend zijn nog enkele sub-criteria/uitgangspunten geformuleerd:

       

Is het goed voor Dronten? Hebben we eigenlijk wel invloed op hetgeen we nastreven? Is het beslist onze rol als gemeentelijke overheid? Hoeveel mensen raakt het als we dit doel afschalen/afvoeren? Kan het ook anders worden uitgevoerd? Zit er ruimte in stelposten in die eruit kan. Liever echt kiezen dan kaasschaaf. Is er samenhang tussen activiteiten waardoor bijstellen/afvoeren van het één onbedoeld negatieve effecten heeft op iets anders?

Met deze eenmalige doelenboom en de sub-criteria konden we aan de slag om de doelen en de activiteiten te beoordelen. Zoals eerder opgemerkt betreft het dan alleen de categorieën IV en II. Zijn dat nog steeds de juiste doelen en activiteiten (de goede dingen)? Zo ja, dan komen ze in de nieuwe begroting. Zo nee, dan kunnen die doelen/activiteiten worden bijgesteld (minder intens in de begroting) of zelfs afgevoerd (niet meer in de nieuwe begroting).

3

Belangrijk om op te merken: De raadsrangorde is wel zwaarwegend maar niet doorslaggevend betrokken in de beoordeling van de doelen. Want als een doel in een hooggeplaatst pakket niet langer bijdraagt aan de gewenste effecten dan is het wel een optie om het doel toch af te schalen of zelfs af te voeren. En omgekeerd, als een doel in een laaggeplaatst pakket stevig bijdraagt aan de gewenste effecten dan kan het een optie zijn dat doel toch te handhaven.

Hoe zijn ze toegepast? De criteria zijn in samenhang, collectief en kwalitatief toegepast. Er is in brede kring afgewogen en gediscussieerd waarbij ambtelijk vakmanschap, bestuurlijk verantwoordelijkheid en de verwachte effecten voor de samenleving centraal stonden. Uit dat proces zijn twee groepen van doelen naar voren gekomen:

A.

GROEP-HANDHAVEN: Doelen waarvan wordt voorgesteld de bijbehorende activiteiten in de

nieuwe begroting op te nemen. Dan gaat het om categorie I en III aangevuld met de doelen uit de categorieën IV en II die aan de criteria voldoen. B. GROEP-BIJSTELLEN/AFVOEREN: Doelen uit de categorieën IV en II die niet aan de criteria voldoen. Voor die doelen wordt voorgesteld om bijstellen/afvoeren te overwegen.

Op basis van al het voorgaande kan de nieuwe begroting vanaf de 0-lijn worden opgebouwd. Als eerste laag de activiteiten (met hun budgetten) uit categorie I. Daar bovenop dan de volgende lagen. Dit kan doorgaan totdat de totaal beschikbare financiële middelen zijn benut.

4

De realiteit in Dronten is dat we ongeveer € 2,9 miljoen tekort komen om alle activiteiten in de huidige begroting, aangevuld met nieuw beleid, intact te houden. Er zullen dus voor dat bedrag doelen met bijbehorende activiteiten bijgesteld/afgevoerd moeten worden. Op basis van ZBB zouden die doelen/activiteiten gevonden moeten worden in groep-B. Het totaal aan doelen/activiteiten in groep-B omvat echter € 5,6 miljoen; ruim meer dan nodig om de begroting sluitend te maken per 2025. Er is daarmee keuzeruimte binnen de doelen/activiteiten in groep-B. Aangezien elke keuze gevolgen heeft doen we er goed aan om die gevolgen zichtbaar te maken. In de kadernota is daarom in elk pakket beschreven welke doelen bijgesteld/afgevoerd zouden kunnen worden. In de tabellen 5.1 en 5.2 in de kadernota zijn de bijbehorende activiteiten en budgetten benoemd. Op die manier is zichtbaar gemaakt wat er gebeurt als een doel met bijbehorende activiteiten wordt bijgesteld/afgevoerd.

5