240613 handleiding vergaderstelsel Dronten.pdf

Handleiding vergaderwijze gemeenteraad Dronten 1. Inleiding In deze handleiding/beschrijving wordt aangegeven wat het doel c.q. karakter is (van de verschillende onderdelen) van het vergaderstelsel van de gemeenteraad van Dronten. Deze uitgangspunten zijn formeel verwerkt in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Dronten 2024 en de Verordening op de beeld- en oordeelsvormende vergaderingen Dronten 2024. Uitgangspunt voor het vergaderstelsel is de BOB-systematiek, dat staat voor: - Beeldvorming (informatievergadering) - Oordeelsvorming (politieke standpunt inname) - Besluitvorming De beeldvormende fase wordt verbijzonderd naar drie categorieën, elk met zijn eigen doel, orde en dynamiek: - Gesprek concreet voorstel (zie paragraaf 4) - Themasessies (zie paragraaf 5) - Presentaties door inwoners en organisaties en overige derden (zie paragraaf 6) De oordeelsvormende fase is bedoeld om een (voorlopige) mening te vormen. In deze fase worden standpunten uitgewisseld. De besluitvormende fase (raadsvergadering) heeft als doel om als gemeenteraad besluiten te nemen over voorstellen. 2. Vergaderstelsel Dronten - algemeen We gaan hierbij uit van een maandelijkse cyclus. De eerste twee weken van de maand zijn er beeld- en oordeelsvormende bijeenkomsten, de derde week wordt vrijgehouden en de vierde week is er een raadsvergadering.

Verschillende onderdelen van de bijeenkomsten kunnen tegelijkertijd op verschillende locaties worden gehouden, maar nooit tegelijkertijd met besluitvorming van de raad.

1

3. Proces van behandeling – agendering - agendacommissie Het Presidium is belast met de indeling en agendering van de verschillende onderdelen. Bij voorkeur is elke fractie in het Presidium vertegenwoordigd, zodat bij het bepalen van de behandelwijze van de diverse onderwerpen de behoefte van alle fracties wordt betrokken. Het Presidium streeft hierbij naar maximale consensus en bedrijft geen politiek. Een onderwerp/voorstel kan meerdere of zelfs alle onderdelen doorlopen, maar dat hoeft niet. Een onderwerp/voorstel kan ook rechtstreeks op het besluitvormende deel (zgn. akkoordstukken) van de agenda van de raad worden geplaatst. Onverminderd de taak van het Presidium blijft de raad uiteraard heer en meester over zijn plenaire vergaderingen. Aan het begin van de raadsvergadering bepaalt de raad dan ook zelf wat de definitieve agenda wordt. 4. Beeldvormende vergaderingen a) Het gesprek (beeldvormend) Doel Het gesprek is beeldvormend van aard en bedoeld voor het verzamelen van alle relevante informatie over een onderwerp (veelal een concreet voorstel), zodat de raad daarover (later) een gewogen uitspraak kan doen of besluit kan nemen. Het gesprek heeft als hoofddoel een duidelijk beeld te krijgen over één concreet geagendeerd onderwerp, vaak op basis van een raadsvoorstel.

Vragen over de beleidsmatige gevolgen (te bereiken maatschappelijke effecten) van een voorstel (bijvoorbeeld in relatie tot het politieke programma van een fractie) staan in het gesprek voorop. Op deze wijze zit een ieder met dezelfde focus aan tafel (voor technische vragen zie apart tekstblok). Voorzitter Voorzitter van het gesprek is een lid van het Presidium of een lid uit de voorzitterspoule. De voorzitter bewaakt de orde van het gesprek en bepaalt wie het woord krijgt. De voorzitter geeft bij de opening van het gesprek een ieder kort de gelegenheid zich voor te stellen (naam en namens wie aanwezig c.q. aanwezig vanuit welke rol/functie). Inwoners In het gesprek is volop ruimte voor inwoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven (inclusief verenigingen en stichtingen) om hun inbreng te leveren op het geagendeerd onderwerp (“meespreken”). Dit kan helpen om inzicht te krijgen hoe de beleidsmatige gevolgen van een voorstel voor hen uitwerken. Vaak is daarover ook informatie beschikbaar uit het voorbereidingstraject (bijvoorbeeld ingediende zienswijzen of gehouden bijeenkomsten voor inwoners) uitgevoerd door het college om tot het voorstel te komen. Deelname van fracties In het gesprek wordt iedere fractie vertegenwoordigd door maximaal twee (burger)raadsleden. Deze voert tijdens het gesprek namens de fractie het woord.

Aan het einde van het gesprek formuleert iedere fractie zijn aanbeveling aan het Presidium voor verdere agendering van het onderwerp (bijvoorbeeld al dan niet rijp voor oordeelsvormende behandeling of direct besluitvormend in de raad). College De desbetreffende portefeuillehouder(s) (en hun ambtelijke ondersteuners) zijn vanuit het college bij de bespreking aanwezig. 2

Geen debat Het is niet de bedoeling in het gesprek al een politieke discussie te houden over het onderwerp. Daarvoor is het oordeelsvormende deel (of besluitvormende deel in de raadsvergadering) bedoeld. Technische vragen Naast meer beleidsmatig gerichte vragen zijn er vaak over een raadsvoorstel ook heel veel technische of feitelijke vragen (die vaak enig uitzoekwerk vergen c.q. waarop tijdens het gesprek niet meteen een antwoord kan worden gegeven). Deze vragen kunt u op ieder moment schriftelijk indienen bij de griffie, bij voorkeur al voorafgaand aan het gesprek. De griffie leidt de vragen voor beantwoording door naar het college / de ambtelijke organisatie. Gebruik voor deze vragen wel altijd het format technische vragen. Dit formulier staat in het raadsinformatiesysteem. Als vragen tijdig binnen zijn, zijn de antwoorden mogelijk voorafgaand aan het gesprek al beschikbaar. In plaats van dit soort vragen schriftelijk te stellen kunt u ook een belafspraak met het betreffende steller van het voorstel maken. Verzoek tot plannen van gesprek Bespreking van een onderwerp tijdens het gesprek zal in de meeste gevallen plaatsvinden op basis van een raads- of initiatiefvoorstel of (concept) motie. De voorstellen / onderwerpen moeten tijdig en volledig worden aangeleverd bij het Presidium.

Gebruik voor een verzoek tot het bespreken van een concept motie in het gesprek het format agenderingsverzoek. Dit staat ook in het raadsinformatiesysteem. b) Themasessies (beeldvormend - verdiepend niet gericht op (directe) besluitvorming ) Doel Een themasessie is bedoeld om over bepaalde onderwerpen informatie uit te wisselen dan wel bepaalde onderwerpen uit te diepen. Een themasessie is niet bedoeld als een discussie of debat tussen of met (burger)raadsleden, dat hoort thuis in een oordeelsvormende vergadering. Een themasessie is ook niet gericht op besluitvorming, noch op de voorbereiding van een concreet besluitvormingstraject op korte termijn. Voor dit laatste is het Gesprek bedoeld dat dan plaats vindt op basis van een concreet raadsvoorstel van het college. Voorzitter Voorzitter van het thema-uur is een lid van het Presidium of een lid uit de voorzitterspoule. De voorzitter bewaakt de orde tijdens het thema-uur en bepaalt wie het woord krijgt. De voorzitter geeft bij de opening van het thema-uur de deelnemers kort de gelegenheid zich voor te stellen (naam en namens wie aanwezig c.q. aanwezig vanuit welke rol/functie). Deelnemers Aan het themasessie kunnen deelnemen, raadsleden, burgerraadsleden, collegeleden (en hun ambtelijke ondersteuners) en uitgenodigde externe deskundigen. Aan een themasessie nemen maximaal twee woordvoerders per fractie deel.

Alle fracties hebben daardoor in beginsel voldoende ruimte om actief aan een themasessie te kunnen deelnemen. Verzoek tot plannen van thema-uur De agendering van een themasessie is in handen van het Presidium. Verzoeken voor het themasessie kunnen worden gedaan door raadsleden, burgerraadsleden en college. Themasessies kunnen ook worden ingezet voor onderwerpen die men met een zekere regelmaat wil bespreken. Deze kunnen ook in een jaarplanning worden opgenomen. Denk hierbij aan 3

onderwerpen als verbonden partijen, het sociaal domein of onderwerpen uit de financiële planning en control cyclus. Gebruik voor een verzoek tot het houden van een themasessie over een bepaald onderwerp het desbetreffende format. Dit staat eveneens in het raadsinformatiesysteem. c) Presentaties (beeldvormend) Doel Een presentatie is bedoeld voor informatieverstrekking over een bepaald onderwerp aan belangstellenden. Een presentatie moet relevantie hebben voor het gemeentebestuur. Presentaties door derden worden niet gegeven onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur. Voorzitter Voorzitter van het gesprek is een lid van het Presidium of een lid uit de voorzitterspoule. De voorzitter bewaakt de orde van het gesprek en bepaalt wie het woord krijgt. Verzoek tot plannen presentatie Een verzoek tot het houden van een presentatie kan worden gedaan door inwoners, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen, bedrijven, verenigingen en stichtingen. In de praktijk is dat dus vrijwel een ieder uit de gemeente Dronten. Het Presidium beslist of een verzoek wordt gehonoreerd. Een presentatie moet relevantie hebben voor het gemeentebestuur. De (potentiële) actualiteit van het onderwerp waarover de presentatie zal gaan, zal voor de prioritering van verzoeken ook van belang zijn. Presentaties kunnen ook op locatie worden gehouden.

Gebruik voor een verzoek tot het houden van een presentatie over een bepaald onderwerp het desbetreffende format. Dit staat in het raadsinformatiesysteem. 5. Oordeelsvormende vergadering Doel Bespreking van een onderwerp in een oordeelsvormende vergadering is bedoeld voor politieke discussie en meningsvorming over aan de raad voorgelegde (initiatief) voorstellen (en desgewenst moties (ook vreemd aan de orde) en amendementen). Een oordeelsvormende vergadering heeft daarnaast de volgende vaste agendapunten: a) Het vragenhalfuur (zie ook onder 8, vragenhalfuur) b) Vaststellen kort verslag vorige (oordeelsvormende) vergadering c) Follow-up toezeggingen, moties, C-brieven en LTA Het zou bij de behandeling van dit agendapunt dan met name om de bijzonderheden en afwijkingen moeten gaan. d) Regionale aangelegenheden Platform voor college om raad actief over relevante ontwikkelingen te informeren (naast raadsinformatiebrief) én de raad om vragen te stellen aan college. Ook platform voor klankbordleden namens de raad Regio Zwolle en Veiligheidsregio om raad te informeren cq te bevragen.

4

6. Besluitvormende fase (raadsvergadering) Doel Een raadsvergadering is bedoeld voor (resterende) politieke discussie en meningsvorming over aan de raad voorgelegde (initiatief) voorstellen, moties en amendementen (interpellaties worden apart geagendeerd). Het is bij de meningsvormende raad niet de bedoeling uitvoerige politieke beschouwingen over een onderwerp te houden (tenzij daarvoor bijvoorbeeld bij de behandeling van de begroting voor is gekozen), maar juist op de ter zake doende verschillen met de andere partijen in debat te gaan en te proberen elkaar te overtuigen. Nadat de beraadslagingen zijn gesloten kunnen de (initiatief) voorstellen, moties en amendementen in stemming worden gebracht. Worden geagendeerde (initiatief) voorstellen, amendementen en moties niet in stemming gebracht, dan worden ze geacht te zijn aangenomen (artikel 32 Gemeentewet). De raadsvergadering heeft de volgende vaste agendapunten: - Vastellen agenda De raad gaat uiteindelijk over zijn eigen agenda en stelt deze aan het begin van de vergadering vast. - Het vragenhalfuur (actuele vragen) Doel Het vragenhalfuur geeft invulling aan artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet met betrekking tot het mondelinge vragenrecht. In principe kent elke raadsvergadering een vragenhalfuur.

In het vragenhalfuur krijgen de individuele raadsleden de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen vragen aan (leden van) het college te stellen. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Het karakter van het vragenhalfuur verschilt van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Criterium voor vragen Criterium voor het vragenhalfuur is dat het onderwerp actueel is, politiek relevant is, niet op andere wijze al geagendeerd is en het antwoord terstond kan worden gegeven (dus geen vragen waarvoor eerst veel moet worden uitgezocht/opgezocht). Omdat het vragenrecht een individueel recht is, is het aan het desbetreffende raadslid zelf om te bepalen of het vragenhalfuur het meest geëigende instrument is voor het desbetreffende onderwerp. De griffie heeft hierin een (ook ongevraagde) adviserende rol. Deelnemers aan / voorzitter van het vragenhalfuur Alleen raadsleden kunnen vragen voor het vragenhalfuur indienen. Deelnemers aan het vragenhalfuur zijn raadsleden en collegeleden. De voorzitter van de raad (burgemeester) zit het vragenhalfuur voor. Is er een vraag voor de burgemeester in zijn functie van bestuurder c.q.

collegelid dan kan desgewenst de waarnemend voorzitter van de raad dat gedeelte van het vragenhalfuur voorzitten. De voorzitter bewaakt de orde tijdens het vragenhalfuur en bepaalt wie het woord krijgt. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. Vervolgens geeft de voorzitter aan andere raadsleden het woord om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

5

Aanmelden vragen Het vragenhalfuur wordt aan het begin van een raadsvergadering gehouden. Het is voor de herkenbaarheid voor de inwoners /pers raadzaam om het vragenhalfuur op een vast tijdstip/momentum te houden. Voor het vragenhalfuur geldt een aanmeldingstermijn vanwege het feit dat het college cq de burgemeester de beantwoording moeten kunnen voorbereiden. In dat verband verdient het ook aanbeveling ( is het gebruikelijk) niet alleen het onderwerp te noemen, maar ook de concrete vragen. Het onderwerp/de vraag voor het vragenhalfuur moet zijn ingediend om 9.00 uur op de dag van de raadsvergadering. Gebruik voor het indienen van het onderwerp/de vraag voor het vragenhalfuur het daarvoor speciaal beschikbaar gestelde format. Dit formulier staat in het raadsinformatiesysteem. Geen technische vragen Het vragenhalfuur is niet bedoeld voor informatieve vragen van feitelijke/technisch aard. Daaronder vallen in beginsel/vaak ook vragen over de voortgang van bepaalde onderwerpen. Ook vragen waarvoor veel moet worden uitgezocht/opgezocht alvorens ze te kunnen beantwoorden vallen hier vaak onder. Het vragenhalfuur heeft zoals hiervoor beschreven vooral een politiek verantwoordingskarakter (van lichte signatuur). - Vaststellen kort verslag vorige vergadering Naast de videonotulen wordt er een kort verslag van een raadsvergadering opgemaakt, dat door de raad wordt vastgesteld.

- Wijze van afdoening ingekomen stukken Het gaat in de raadsvergadering alleen over de wijze van afdoening: voor kennisgeving aannemen (vka) dan wel in handen van het college stellen. Dit laatste kan betekenen dat het een collegebevoegdheid is (eigenlijk had de raad de brief niet hoeven/moeten ontvangen; daarmee is deze voor de raad alleen vka) maar kan ook betekenen dat het college aan de voorbereidingen voor een raadsvoorstel begint. Ook dan is (eerst) het college aan zet. Een ingekomen stuk kan ook aanleiding zijn voor minimaal twee fracties om een agenderingsverzoek bij het Presidium in te dienen. - Moties vreemd aan de orde van de dag De raad kan moties indienen. Moties die relatie hebben met een bepaald geagendeerd voorstel, worden bij het desbetreffende voorstel ingediend. Moties die geen relatie met een geagendeerd voorstel hebben, worden bij dit agendapunt ingediend. De mogelijkheid bestaat overigens dat moties ook in het Gesprek of de Oordeelsvormende vergadering aan de orde komen, tenzij bijvoorbeeld een bepaalde actualiteit dit in de weg staat. 7. Instrumentarium raadsleden Voor het kunnen uitoefenen van hun taak beschikken raadsleden over een uitgebreid instrumentarium. Zie daarvoor het handelingskader in het raadsinformatiesysteem. 8.

Bestuurlijke stukken Er worden in de context van het vergaderstelsel 4 verschillende typen bestuurlijke stukken onderscheiden; raadsvoorstel, raadsconsultatiebrief, raadsinformatiebrief en bestuurlijke startnotitie. A. Een raadsvoorstel (of initiatiefvoorstel) wordt gebruikt indien de raad een (formeel-juridisch) besluit dient te nemen over een onderwerp; B. Een raadsconsultatiebrief wordt gebruikt indien de raad over een onderwerp waarover de raad bevoegd is een beslissing te nemen, in een vroegtijdig stadium richtinggevende uitspraken te laten 6

doen; C. Een raadsinformatiebrief wordt door het college gebruikt om invulling te geven aan de informatieplicht van het college en de burgemeester en voor het afleggen van verantwoording over het gevoerde bestuur/beleid; D. Het college legt in een bestuurlijke startnotitie de raad een te bereiken maatschappelijk effect / doelstelling neer, gekoppeld aan een behandeltraject cq -proces, waarin onder meer de rol van college, raad en samenleving zijn verwoord. De raad stelt een bestuurlijke startnotitie vast. Het Presidium stelt na overleg met het college de formats op voor de bestuurlijke stukken.

7