1bc55091-c1e5-4036-b2d1-8d04ce0ad43c.pdf

373smi Portefeuille: R. Siepel No. B21.001099 Dronten, 6 april 2021 Voor technisch inhoudelijke vragen kunt u contact opnemen met:Geanonimiseerd.

Verantwoordingsdocument 'Renovatie gemeentehuis Dronten'

Aan de gemeenteraad

VOORSTEL Wij stellen u voor: 1. Kennis te nemen van het verantwoordingsdocument ‘Renovatie Gemeentehuis Dronten’; 2. Vast te stellen dat is voldaan aan de kaders uit het programma van eisen, de duurzaamheidsdoelen en participatie; 3. Het krediet af te sluiten en de financiële effecten op de kapitaallast te verwerken in de eerstvolgende voortgangsrapportage.

INHOUD INLEIDING In 2018 zijn de voorbereidingen gestart om te komen tot een renovatie van het gemeentehuis. De aanleidingen waren divers, te weten: • Dronten op Koers; • Aantrekkelijk werkgever blijven; • De motie van GroenLinks; • De beperkingen van het pand (niet flexibel ingericht, verouderd, niet toekomstbestendig); • Wensen van de gemeenteraad; • Dienstverleningsconcept / huis van de Gemeente Dronten; • Duurzaamheid en circulariteit. Dit proces heeft geleid tot een getekend programma van eisen. In het besluit van 29 november 2018 (Transitie naar een nieuw werkplekconcept; B18.002596) heeft uw raad over 4 aspecten een besluit genomen: 1. Het huisvestingsconcept; 2. De ICT- (werkplek)apparatuur; 3. Participatie en communicatie; 4. De planning op hoofdlijnen. Bij de behandeling is met alle besluitpunten ingestemd, behoudens met het beschikbare krediet voor de renovatie. Hier heeft uw raad op 28 februari 2019 een separaat besluit over genomen. Vervolgens is aan de slag gegaan met het project, hetgeen heeft geleid tot een eerste verhuizing naar 2 tijdelijke onderkomens (De Rede 58 en de Educalaan). Na een intensief proces is op 8 maart 2021 het gerenoveerde gemeentehuis weer in gebruik genomen. Omdat dit het grootste project van de gemeente Dronten is geweest legt het college hierover met bijgaand verslag verantwoording af, waarbij een vijftal thema’s in het bijzonder worden

No. B21.001099

uitgelicht, te weten: 1. Het getekend programma van eisen; 2. De financiën; 3. Duurzaamheid en circulariteit; 4. Rechtmatigheid; 5. Participatie.

Op deze wijze is het voor uw raad inzichtelijk dat het college heeft voldaan aan de opdracht die uw raad het college heeft opgedragen. In essentie komt het er op neer dat het project binnen budget, op tijd, conform het getekende programma van eisen, met een ultieme vorm van participatie en geheel aan de meeste actuele eisen van duurzaamheid en circulariteit is gerealiseerd. Hoewel de onderdelen financiën en rechtmatigheid ook in het verantwoordingsdocument worden beschreven vindt de uiteindelijke verantwoording op deze onderdelen plaats in de reguliere P&C-cyclus.

ARGUMENTEN 1.1.

College legt verantwoording af over het renovatieproject In verantwoordingsdocument legt het college verantwoording af aan gemeenteraad omtrent de wijze van uitvoering van de renovatie van het gemeentehuis in relatie tot de opdracht aan het college van B&W en de daartoe genomen besluiten die door de gemeenteraad zijn genomen op 29 november 2018 (Transitie naar een nieuw werkplekconcept; B18.002596) en 28 februari (vaststelling investeringskrediet: B19.000102). In het verantwoordingsdocument wordt in essentie ingegaan op een vijftal items, te weten: getekend programma van eisen, financiën, duurzaamheid en circulariteit, rechtmatigheid en participatie.

2.1

Raad toetst of uitgangspunten en doelen zijn gerealiseerd Op basis van de verantwoording kan de raad zich een beeld vormen van de wijze waarop uitvoering en invulling is gegeven aan de uitgangspunten en doelen die door uw raad zijn vastgesteld.

3.1

Financiële effecten worden verwerkt in voortgangsrapportage Door de kredieten af te sluiten, dient het bedrag aan onderbesteding, te worden verwerkt in de eerstvolgende voorgangsrapportage.

KANTTEKENINGEN De financiële eindverantwoording wordt gedaan in de reguliere P&C-cyclus. De onderbesteding van het projectbudget, zoals beschreven in het verantwoordingsdocument moet worden beschouwd als de ondergrens van de onderbesteding. Het college

drs. T. van Lenthe Secretaris

drs. J.P. Gebben Burgemeester

-2-