1bbb8da6-1ed9-4e60-8613-6b6757dc555e.pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer: 211665 Documentnummer: 211674 Indiener: I. Zut Datum: 02-08-2022 Portefeuille(s): Informatiemanagement Portefeuillehouder(s): S.J. Lap Begrotingsprogramma: Begrotingsdoel (nummer + duiding) Contactpersoon: I. Zut Tel.nr.: 375 E-mailadres: i.zut@dronten.nl Onderwerp Aanvraag gelden voor externe inhuur bij wegwerken van archiefachterstanden en verbetering beoordeling archief- en informatiebeheer door toezichthouders Samenvatting Afgelopen jaren is de omvang van het fysieke archief in Dronten fors toegenomen. De renovatie van het gemeentehuis en de verhuizingen van de archieven hebben ongeveer 120 strekkende meters additioneel papier opgeleverd. De huidige archiefomvang en de opgelopen achterstanden geven aanleiding tot bepaalde constateringen vanuit interbestuurlijk toezicht. De interbestuurlijk toezichthouder heeft gevraagd om een verbeterplan. Daarnaast streeft het college er naar het oordeel over het archief- en informatiebeheer dat nu op redelijk adequaat staat, naar adequaat te brengen. Het door DIV opgestelde verbeterplan archief- en informatiebeheer geeft het aantal meters papier dat nog bewerkt moet worden, verdeeld in een intern en extern bewerkingsdeel. Globaal betreft het 300 meter te bewerken door externe inhuur in 2023 en 2024 waarvoor een eenmalig bedrag van 300.000 euro nodig is via een los raadsvoorstel.

Budgetoverheveling van een deel van de gelden naar 2024 is mogelijk. Het plan is om in de tweede helft van 2022 een Europese aanbesteding te starten. De werkzaamheden voor de resterende meters achterstanden worden uitgevoerd door de DIV-medewerkers in 2022, 2023 en 2024, naast de dagelijkse werkzaamheden aan lopende archiverings- en vernietigingstrajecten. Intern is bij DIV een ontwikkelingstraject ingezet om bij de medewerkers de competenties verder te ontwikkelen en archiefkennis uit te breiden. Voorstel De raad besluit: 1 Eenmalig een bedrag van 300.000 euro in 2023 toe te kennen ten laste van het begrotingsresultaat om de analoge archiefachterstanden versneld te verwerken met inzet van externe inhuur. Budgetoverheveling van een deel van de gelden van 2023 naar 2024 is mogelijk.

Bijlage(n):

De Rede 1 8251 ER Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon 14 0321

www.dronten.nl

Inleiding • De gemeente is verplicht haar archief- en informatiebeheer op orde te hebben. De afgelopen jaren is het interbestuurlijk oordeel over het archief- en informatiebeheer op redelijk adequaat (oranje) gesteld. Na een aantal jaren koersen we eerder op rood dan groen. Vanuit het provinciaal interbestuurlijk toezicht en het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding door de archivaris van Het Flevolands Archief, wordt strenger gehandhaafd op het voldoen aan de Archiefwet. De verhuizing en renovatie van het gemeentehuis en behandeling van fysieke en digitale archieven hebben geleid tot vragen van de toezichthouder over bepaalde tekortkomingen in het archief- en informatiebeheer. Het uitvoeren van het verbeterplan is een van de voorwaarden voor het krijgen van de beoordeling adequaat door de interprovinciaal toezichthouder. • In een eerder raadsvoorstel 165831 (juni 2022) is het oordeel van de gemeentelijke archivaris en interbestuurlijk oordeel over het archief- en informatiebeheer ter kennisname voorgelegd aan de raad, samen met het voornemen van DIV om uitvoering te geven aan het verbeterplan archief- en informatiebeheer. Hierin is aangekondigd dat externe inhuur nodig is.

Inmiddels hebben we marktconforme prijzen voor externe inhuur achterhaald en hebben we het aantal strekkende meters archiefachterstand in kaart gebracht in het verbeterplan en de bijbehorende kostenposten geïnventariseerd. Dit is de grondslag voor de aanvraag van gelden voor externe inhuur om de achterstanden versneld weg te werken. Daarnaast loopt een ontwikkelingstraject bij DIV om de competenties en de kennis voor het bewerken van analoge en digitale archieven te ontwikkelen en uit te breiden. Argumenten 1.1 De huidige bemensing van team DIV is niet voldoende om de totale achterstand in bewerking, archivering of vernietiging van dossiers uit te voeren binnen het gestelde tijdspad tot en met 2024. 1.2 Het met een los raadsvoorstel gevraagde bedrag wordt ingezet voor externe inhuur met archiefkennis en versnelt de inhaalslag binnen de gestelde jaren. De kosten gaan niet via de programmabegroting 2023 vanwege tijdsdruk en urgentie; de aanbesteding vindt plaats in het tweede halfjaar 2022 om op 1 januari 2023 te kunnen starten met de inzet van inhuur voor het verbeterplan.

Kanttekeningen, risico’s en alternatieven Kanttekeningen en (financiële) risico’s 1.1 Dit verzoek aan de raad met een los raadsvoorstel voor beschikbaarstelling van gelden als incidentele kosten ten laste van het begrotingsresultaat, is noodzakelijk gezien de urgentie van de aanbesteding die in de tweede helft van 2022 moet worden gestart. Indien het verzoek om gelden pas met de programmabegroting van 2023 wordt ingediend bestaat de kans dat de archiefachterstanden niet op tijd kunnen worden weggewerkt wat kan leiden tot verscherpt toezicht door de toezichthouder op het gemeentelijk archief- en informatiebeheer. 1.2 Het oordeel “niet adequaat” heeft financiële en bedrijfsmatige consequenties voor de gemeente. Het niet verkrijgen van de benodigde gelden resulteert in het niet halen van het tijdspad en het risico van een onvoldoende beoordeling.

Financiële gevolgen De gevraagde gelden komen ten laste van het begrotingsresultaat. De aanvraag van gelden wordt gedaan voor 2023 met een los raadsvoorstel, met de mogelijkheid tot budgetoverheveling van een deel van de gelden naar 2024. Opnemen in de programmabegroting van 2023 is vanwege de tijdsdruk niet handig; de aanbesteding wordt in de tweede helft van 2022 gestart om het gewenste resultaat binnen de gestelde jaren te bereiken. Het gevraagde bedrag is gebaseerd op een globaal aantal meters, additionele kostenposten en een markconforme richtprijs die hier niet verder uitgewerkt wordt vanwege de op handen zijnde Europese aanbesteding. Communicatie en vervolgproces Nvt Evaluatie In de uitvraag voor de aanbesteding zal worden gevraagd om reguliere rapportages over de verwerking van archieven door externe inhuur zodat tijdig bijgestuurd kan worden. Bevoegdheid gemeenteraad De raad is bevoegd om over dit voorstel een besluit te nemen op grond van de •

“Algemene” bevoegdheid tot regeling en bestuur inzake de huishouding van de gemeente (108 j. 147 Gemeentewet)

Bijlage(n) bij dit voorstel: Geen De Secretaris,

De Burgemeester,