170237db-8527-47d3-ba28-aeb7f7839239.pdf

Vragen GroenLinks, VVD, CDA, Leefbaar Dronten, D66, SP en PvdA Inleiding/aanleiding: Op 29 november 2018 heeft de gemeenteraad een getekend programma van eisen vastgesteld ten behoeve van de verbouwing van het gemeentehuis. In dit plan van eisen zijn de volgende punten opgenomen: 4.5 “De raads- en vergaderruimten: overdag toegankelijk (tenzij gelegen in het backoffice) voor medewerkers en fracties (gebruik van de raadskamer). ‘s Avonds toegankelijk voor de fracties en publiek in verband met de raadsvergaderingen; De leeskamer (ook wel raadsledenkamer genoemd); dient 24/7 vrij toegankelijk te zijn voor raads- en commissieleden en fracties.” 5.3 “Aan het multifunctioneel vergadercentrum in het nieuwe gemeentehuis worden in algemene zin de volgende functionele eisen en wensen gesteld: […] Bij het vergadercentrum is een leeskamer aanwezig met afsluitbare kasten voor alle fracties. Deze ruimte is 24/7 toegankelijk voor de raadsleden […].” Vragen: 1. Hebben wij na ingebruikname van het gemeentehuis op 8 maart 2021 terecht vastgesteld dat er voor de raad geen vergaderlocatie meer in het gebouw aanwezig is die aan de gestelde eisen voldoet? In het gemeentehuis zijn –desgewenst- dag en nacht vergaderruimtes voor de raad beschikbaar.

Tijdens kantooruren is dit in de eerste plaats de eigen vergaderkamer nabij de werkvertrekken van de griffie, en daarnaast kunnen individuele raadsleden of fracties ook altijd een ruimte in het vergadercentrum aanvragen. Buiten kantooruren is toegang tot het vergadercentrum op de begane grond eenvoudig te koppelen aan de toegangspas van de raadsleden (zowel incidenteel als structureel). De conclusie die in de vraag besloten ligt, is daarmee niet juist. Proces: In de eerste helft van 2019 heeft er een gesprek plaatsgevonden met de griffie, plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad en de projectorganisatie omtrent de raadskamer. De vraag was of deze moest worden gehandhaafd. De achtergrond was dat dit een ruimte was die veel leeg stond en dat bij gebruik aan vergaderruimte het wenselijk zou zijn deze ruimte te integreren in het vergadercentrum of anderszins. Destijds is besloten om geen raadskamer meer te realiseren, maar daar is wel het volgende voor terug gekomen, te weten:  Een aparte overlegruimte in de buurt van de griffie om te kunnen overleggen ten tijde van kantooruren (gerealiseerd)  De mogelijkheid voor de raad om 24/7 gebruik te maken van het vergadercentrum. Dit is mogelijk omdat het een aparte zonering kent binnen de beveiliging van het gebouw. Op dit moment hebben de raadsleden deze toegang nog niet, maar deze kan op aanvraag worden verstrekt.

De toegangspas in combinatie met een instructie biedt daarmee dezelfde mogelijkheden als ten tijde van de oude situatie, met als uitbreiding dat meerdere vergaderzalen toegankelijk zijn en er een koffievoorziening beschikbaar is. Toegang tot het gebouw is dan beperkt tot het vergadercentrum op de begane grond. Het is overigens uit

oogpunt van veiligheid niet aan te bevelen op alleen het pand te betreden, omdat er buiten de normale kantooruren geen BHV in het pand aanwezig is. 2. Zo ja, waarom is -zonder overleg met de gemeenteraad- afgeweken van deze voorwaarden in het programma van eisen? Zoals hiervoor aangegeven is er in afstemming met de griffie een andere invulling gegeven aan de raadskamer ten tijde van het proces, maar wel in goede afstemming. 3. Zo ja, op welke wijze gaat het college alsnog invulling geven aan deze punten in het programma van eigen en op welke termijn mogen we deze invulling verwachten? Wij vernemen het graag wanneer raadsleden collectief of individueel buiten kantooruren tot het vergadercentrum wensen te krijgen, zodat een daartoe strekkende instructie beschikbaar kan worden gesteld.