Document · PDF

00e73b0f-b8a8-42c6-a42d-69c72533c29f.pdf

Raadsvergadering 7 juni 2023, gemeente DrontenBij agendapunt: 6.d: AKKOORD Raadsvoorstel Zienswijze Dronten op ontwerp programmabegroting Het Flevolands Archief3.160 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

JAARVERSLAG 2022 Publieke Sector Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorende bij de controleverklaring d.d. 6 april 2023 met kenmerk 312022008.23.046

ValidSigned door A.R. Sallehart RA op 06-04-2023

Inhoudsopgave 4 6 6 7 7 7 7 8 8 8 16 18 18 18 18 18 20 21 22 22 22 23 24 24 25 25 26 26 26 26 26 26 2

27 28 29

31 ................................................................................................................................................................................32 32 33 33 33 33 33 34 34 34 34 35 41 41

10.We t Normering Topinkomens ................................................................................................................................47 49 50 III. Controleverklaring accountant ..................................................................................................................................51 56

•

713.301

724.770

706.710

177.052

197.885

32.654

81.909

70.000

30.250

137.639

100.000

240.000

214.573

8.642

21.589

12.520

1.069.287

1.126.153

1.254.244

1.152.330

988.268

934.711

1.097.404

1.117.944

4.289

305

4.270

6.917

992.558

935.016

1.101.674

1.124.881

-76.730

-191.137

-152.570

-27.450

236.191

191.137

152.570

160.663

159.461

133.213

188.277

gebruik

brainstormsessies

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

1000 Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

(2)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

135

(3a) = (1) > (2)

Ruimte onder het drempelbedrag

865

912

924

(3b) = (2) > (1)

Overschrijding van het drempelbedrag

77 923 -

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)

Begrotingstotaal verslagjaar

1.100

(4b)

Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen

1.100

(4c)

Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met een minimum van €1.000.000 als het begrotingstotaal kleiner of gelijk is aan 500 mln. En als begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is is het Drempelbedrag drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat.

1000

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1

(5a)

Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)

(5b) (2) - (5a) / (5b)

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

12.117

8.041

6.968

7.039

Dagen in het kwartaal

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

135

   

193.483 193.483

87.986 87.986

193.483

87.986

677.788

721.634

649.781

714.467

28.007

7.168

84.713 84.713

12.982 12.982

13.031 13.031

8.657 8.657

775.532

743.273

969.015

831.260

695.742

723.191

86.917

475.611

476.814

133.213

159.460

695.742

723.191

144.697

61.130

144.697

61.130

128.576

46.939

73.576

46.939

55.000

273.273

108.069

969.015

831.260

713.301

724.770

706.710

177.052

197.885

188.277

32.654

81.909

70.000

30.250

137.639

100.000

240.000

214.573

8.642

21.589

12.520

1.069.287

1.126.153

1.254.244

1.152.330

988.268

934.711

1.097.404

1.117.944

4.289

305

4.270

6.937

992.558

935.016

1.101.674

1.124.881

-76.730

-191.137

-152.570

-27.450

236.191

191.137

152.570

160.663

159.461

133.213

1.351

649.781

714.467

2.237

24.419

7.168

677.788

721.635

84.713

12.982

84.713

12.982

13.031

8.657

13.031

8.657

454 2.388 4.421 0

554 2.546 0 0

5.767

5.557

13.031

8.657

86.917

476.814

159.460

160.663

475.611

159.460

-26.247

133.213

723.191

133.213

160.663

695.741

Bestemmingsreserve

Toevoegingen Boekwaarde (bestemming per 31-12-2021 resultaat 2021)

Boekwaarde Onttrekkingen per 31-12-2022

Dotaties

Afschrijvingslasten geconditioneerde depotruimte Audiovisuele Collectie (AV-collectie)

74.000

Ontwerp en implementatie ICT

30.000

20.000

12.461

37.539

6.000

7.000

18.000

14.000

11.000

Digitalisering meest geraadpleegde bronnen

20.000

Opleidingen

4.260

Knelpunten personele pot

82.381

31.191

113.572

Digitale Taken Rijk

243.433

60.009

120.063

183.379

Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal

40.000

3.879

36.121

Totaal Bestemmingsreserve

476.814

159.460

160.663

475.611

Ontwerp en implementatie Financiën Collectiebeheerssysteem

Totaal

120.219

24.867

23.929

28.417

7.012

549

834

144.697

61.130

73.576

55.000

46.939

Inkoop- en afnameverplichtingen

Bedrag

ICT (automatisering, software, onderhoud) Internet en mobiele telefonie Huur pand Accountantskosten

€ € € €

37.951,90 3.554,72 288.247,50 26.000,00

Per jaar Per jaar Tot en met 2027 Per jaar

363.614

347.000

338.098

-8.902

313.628

344.000

324.659

-19.341

36.059

33.770

43.953

10.183

713.301

724.770

706.710

-18.060

83.011

85.000

83.729

-1.271

94.042

112.885

104.548

-8.337

177.052

197.885

188.277

-9.608

29.663

45.500

26.866

-18.634

2.990

36.409

24.500

3.384

-21.116

32.654

81.909

70.000

30.250

-39.750

137.639

100.000

140.000

134.488

-5.512

100.000

80.085

-19.915

137.639

100.000

240.000

214.573

-25.427

8.642

21.589

12.520

-9.069

8.642

21.589

12.520

-9.069

477.632

474.030

477.632

498.172

20.540

111.764

159.091

15.511

71.569

176.962

179.616

93.541

94.944

50.958

51.722

46.059

46.750

15.842

16.080

988.268

934.711

1.097.404

1.117.944

20.540

4.289

305

4.270

6.937

2.667

4.289

305

4.270

6.937

2.667

236.191 236.191

191.137 191.137

152.570 152.570

160.663 160.663

8.093 8.093

10.

Wet Normering Topinkomens

Gegevens 2022 Marloes van der Sommen

bedragen x € 1 Functiegegevens5

Directeur 01/01 – 31/12

Aanvang6 en einde functievervulling in 2022

1.0

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7

Dienstbetrekking?8 Bezoldiging9

€ 78.358

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

€ 10.795

Subtotaal

€ 89.153 € 216.000

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10 -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11

N.v.t. € 89.153

Bezoldiging Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13

N.v.t. Gegevens 202114 01/01 – 31/12

Aanvang6 en einde functievervulling in 2021

1.0

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7 Dienstbetrekking?8

ja Bezoldiging9 € 70.913

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn

€ 9.828

Subtotaal

€ 80.741

€ 209.000

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10

€ 80.741

Totale bezoldiging

III. Controleverklaring accountant

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Het Flevolands Archief (verder: Het Flevolands Archief)

VERKLARING OVER DE IN DE JAARSTUKKEN OPGENOMEN JAARREKENING 2022 Ons oordeel Wij hebben de in de jaarstukken 2022 opgenomen jaarrekening 2022 van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief te Lelystad gecontroleerd. Naar ons oordeel: ▪

Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief op 31 december 2022 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

▪

Zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader voor de financiële rechtmatigheid zoals op 30 maart 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld (hierna: het normenkader).

De jaarrekening bestaat uit: ▪ ▪ ▪ ▪

Het overzicht van baten en lasten over 2022; De balans per 31 december 2022; De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; De bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het meerjarig Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de Gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief zoals op 24 juni 2019 door het algemeen bestuur is vastgesteld (hierna: het controleprotocol), het normenkader en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2022 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief, zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

Op alle opdrachten verricht door Publieke Sector Accountants B.V. zijn de ‘Algemene Voorwaarden Publieke Sector Accountants’, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69411409, van toepassing. Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Pagina 2 6 april 2023 312022008.23.046

Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 11.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2022. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Wij zijn met het overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven € 25.000 rapporteren, alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1 sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.

VERKLARING OVER DE IN DE JAARSTUKKEN OPGENOMEN ANDERE INFORMATIE De jaarstukken omvatten andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. De andere informatie bestaat uit: ▪ ▪ ▪ ▪

het voorwoord; het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; de overige gegevens; en het vaststellingsbesluit door het algemeen bestuur van Het Flevolands Archief.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

Pagina 3 6 april 2023 312022008.23.046

BESCHRIJVING VAN VERANTWOORDELIJKHEDEN MET BETREKKING TOT DE JAARREKENING Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het normenkader. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante weten regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder.

Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol, het normenkader, het Controleprotocol WNT 2022, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: ▪

het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van

Pagina 4 6 april 2023 312022008.23.046

samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; ▪

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling;

▪

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het dagelijks bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

▪

het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde veronderstellingen aanvaardbaar zijn inzake de afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan omtrent de financiële positie. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen echter van materiële betekenis zijn voor de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling;

▪

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en

▪

het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Rotterdam, 6 april 2023 Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: A.R. Sallehart RA

ValidSigned door A.R. Sallehart RA op 06-04-2023

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.dronten.nl/api//v1/meetings/1011/documents/2153