Verslag auditcommissie 8 juni 2022 (2022-13)

VERSLAG Bijeenkomst Auditcommissie 8 juni 2022 Deelnemers:

Sjon Wagenaar (voorzitter), Guus Bosch (afwezig), Idso Brouwer, Jan Commandeur (griffier) Adviseurs: Jeroen Broeders (wethouder), Michele Lopes Cardozo (interim-controller) en Jörn Gorlee en Marcel Rood (financieel adviseur), R. Knoester en J. Blad, beide van Astrium Overheidsaccountants

1. Opening; De voorzitter heet iedereen welkom en opent de vergadering. 2. Verslag van de vergadering van 3 maart 2022 Het verslag wordt conform de notulering vastgesteld. Voor wat betreft de actiepunten wordt opgemerkt dat de actualisering van de Nota Reserves en Voorzieningen wordt voorbereid en in de loop van de 2e helft van dit jaar zal worden aangeboden aan de Auditcommissie. 3. Ingekomen stukken en mededelingen: a. Actualisering grondexploitaties (zie ook de de onlangs gehouden presentatie in de themabijeenkomst van 2 juni jl.); Naar aanleiding van de onlangs gehouden themabijeenkomst over de grex-en vraagt de heer Brouwer dat als er sprake is van mutaties c.q. belangrijke afwijkingen op welk moment de gemeenteraad wordt geïnformeerd. Hij wijst in dit verband ook op de gehanteerde parameters van bijv. 2% inflatiecorrectie en het gegeven dat de conjuncturele ontwikkelingen momenteel wel heel grillig verlopen. Geantwoord wordt dat bij de Jaarstukken en bij de Begroting de 2 momenten zijn dat de raad wordt geïnformeerd over de grex-en. Alsdan heeft een actualisering plaatsgevonden van de cijfers en prognoses. Bovendien is elke grex, inclusief een verliesvoorziening, door de raad vastgesteld. Het is aan het college om de raad naar behoren te informeren en voor zover bekend gebeurt dat.

Bovendien baseert de planeconoom zijn gegevens op ervaringen en overleg met collega’s bij andere gemeenten. De commissie neemt hiervan kennis. b. Stand van zaken c.q. opvolging aanbevelingen accountant in accountantsverslag; Hiervan wordt mededeling gedaan en verwezen naar de boardletter en het accountantsverslag, behorende bij de Jaarstukken. De eerder geformuleerde aanbevelingen worden dan weer geactualiseerd. De commissie neemt hiervan kennis. 4. Bespreking Jaarstukken 2021, accountantsverslag en reactie college; De stukken worden nader toegelicht door de accountant. Er is geen sprake van fouten en onzekerheden. De ratio’s geven ook aan dat qua solvabiliteit de financiële positie als het minst risicovol wordt gekwalificeerd. En zo ook voor wat betreft de netto schuldquote. De weerstandscapaciteit wordt als uitstekend aangemerkt en de gemeente is daarmee goed in staat om toekomstige tegenvallers op te vangen. Het resultaat bedraagt € 659.000 positief, maar moet wel in een juist perspectief worden gezien. Het eigen vermogen is toegenomen met € 0,7 miljoen. Het zelfstandig gaan verzorgen van de rechtmatigheidsverantwoording door het college ligt goed op schema. In plaats van het jaar 2022 wordt deze maatregel nu met ingang van het jaar 2023 ingevoerd.

Algehele tevredenheid wordt uitgesproken over de het “in control” zijn van de organisatie en in het bijzonder voor wat betreft de interne controle en de beheersing van de administratieve

processen. Vergeleken met een aantal jaren geleden is sprake van een aanzienlijke verbetering. Er zal ook een goedkeurende verklaring worden afgegeven. Michele licht nog toe dat voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording door het college al de nodige maatregelen zijn opgepakt en het aanbeveling verdient de focus hierop te houden. Voor wat betreft de controles binnen het sociaal domein wordt geconstateerd dat wij ook de organisaties die de prestaties leveren stevig aanspreken op de verantwoording en de te behalen resultaten. Zeker diegenen die nog niet tijdig een controleverlaring kunnen opleveren. Maar door interne beheersingsmaatregelen (checks) weten we wat geleverd is en tegen welke prijs. Verder wordt nog aangegeven dat de raad opnieuw in het controleprotocol moet aangeven welke percentages moeten worden gehanteerd in het kader van de goedkeuringstoleranties (nu 1% en 3% voor fouten en onzekerheden). De organisatie hanteert nu de 1% en het verdient aanbeveling dit zo te handhaven. Tenslotte wordt nog gemeld dat jaarlijks een actualisering plaatsvindt van de risicoinschatting en dit in de komende begroting wordt verwerkt. Opgemerkt wordt dat het raadsvoorstel aanpassing behoeft en de auditcommissie graag een verklaring ziet van de verschillen tussen de begroting na wijziging en de resultaten in de jaarrekening ten bedrage van € 2.922.000.

De wethouder zegt toe hierop het raadsvoorstel nog aan te passen en ook nog een toelichtende inleiding in algemene zin te verstrekken. De Jaarstukken 2021 worden vooralsnog voor kennisgeving aangenomen en een conceptadvies aan de raad wordt voorbereid. 5. Voortgang verbetertraject presentatie begrotings- en rekeningsstukken (stand van zaken); Gewezen wordt op het verstrekte overzicht van de 3 programma’s en hoofdstukkenindeling (15 in totaal) en de redenen van deze indeling. Als bijlagen hierbij zullen de cliëntgebonden kosten (jeugd, wmo en participatie) en de overige kosten zichtbaar worden gemaakt. Een en ander sluit naadloos aan bij de administratie van de organisatie en de collegeuitvoeringsprogramma’s. De commissie stemt hiermee in. Na enige discussie wordt voorgesteld om deze wijziging van de programma-indeling op korte termijn via een raadsbrief mee te delen aan de gemeenteraad en door te voeren bij de aanbieding van de programmabegroting 2023. Alsdan zal ook nog een en ander worden toegelicht. De informatie wordt verder voor kennisgeving aangenomen. 6. Rondvraag en sluiting De heer Knoester deelt nog mee dat Astrium Accountants is opgegaan in de Flynt-holding. Zij blijven onder de naam Astrium actief als de accountant voor de publiekrechtelijke organisaties.

Michele deelt nog mee dat in de 2e helft van dit jaar een planning zal worden opgesteld voor het opnieuw aanbesteden van de dienstverlening van de accountant. Met ingang van de controle van het boekjaar 2023 moet sprake zijn van een nieuwe accountant. De volgende vergadering vindt plaats op 29 september 2022, aanvang 19.30 uur.

Acties: 1. Nadere opzet intergemeentelijke (SED) aanpak over wijze van presentatie begrotings- en rekeningstukken houdt de aandacht (wordt vervolgd). 2. Voortgangsrapportage aanbevelingen accountant volgt regelmatig; met name aandacht voor planmatige aanpak en doorontwikkeling interne controle en actualisering sturing en beheersing relevante bedrijfvoeringsprocessen 3. Stand van zaken overheveling rechtmatigheidsverantwoording van accountant naar college van b. en w.

4. Actualisering Nota Reserves en Voorzieningen. 5. Inzicht in planning aanbesteding nieuw contract dienstverlening accountant. . Aldus vastgesteld in de vergadering van 29 september 2022. De griffier, De voorzitter,

J.N.M. Commandeur

J.C.N. Wagenaar