Raadsvoorstel vaststelling verordening auditcommissie Drechterland 2025 (2025-04)

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Vaststelling Verordening auditcommissie Drechterland 2025 491794

RTG: Raadsvoorstel:

n.v.t. 24-2-2025

Portefeuillehouder: Programma:

Brouwer 1: Bestuur, organisatie en publieke dienstverlening

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen: Voorgesteld besluit: 1. De Verordening auditcommissie Drechterland 2016 in te trekken; 2. De Verordening auditcommissie Drechterland 2025 vast te stellen; Inleiding In de auditcommissie en het Presidium is onlangs gesproken over de wenselijkheid van het actualiseren van de verordening auditcommissie 2016. Beoogd effect De gemeenteraad heeft een volksvertegenwoordigende taak, een kaderstellende taak en een controlerende taak. Het takenpakket van de raad is daarmee omvangrijk. De controlerende taak wordt op verschillende manieren vorm gegeven door onder meer beoordeling van de jaarstukken, de benoeming van de accountant en door het laten verrichten van verschillende onderzoeken. Dit vraagt om specifieke kennis en vaardigheden. Hoe zorgt de gemeenteraad er voor dat hij effectief controleert? Niet alle raadsleden hebben kennis en affiniteit met de bedrijfsvoering, met een jaarverslag of een jaarrekening. Wij kennen de ervaringen tot op heden met de behandeling van de jaarstukken in de RTG en de indruk is aanwezig dat dat beter kan en de auditcommissie daarin een rol kan vervullen. Het voordeel van een auditcommissie is dat deskundige mensen op een a-politieke manier kijken hoe transparant de financiële sturing en verantwoording van de gemeenteraad is.

Ook kijkt de commissie niet alleen naar financiële aspecten, maar ook naar de risico’s in de bedrijfsvoering en de risico’s in de omgeving. De auditcommissie fungeert als de ogen en oren van de gemeenteraad. Zij houdt toezicht op de uitvoering van de financiële (bedrijfsvoerings)kaders door het college en adviseert de raad daar over. De commissie neemt dus de controlerende taak van de gemeenteraad niet over; zij zorgt er voor dat de raad die taak, op bepaalde terreinen, beter kan uitvoeren. De commissie kan ook optreden als aanspreekpunt voor én controleur van de accountant. Daar kunnen bijvoorbeeld de resultaten van de accountantscontroles worden besproken en kan beoordeeld worden of de accountant zijn werkzaamheden goed uitvoert. Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) Van belang is verder dat een auditcommissie steunt op een drietal peilers, te weten onafhankelijkheid, communicatie en verantwoording. Dit vraagt het nodige van de leden. De commissie heeft de meest toegevoegde waarde als zij beschikt over kennis en vaardigheden op het terrein van verslaglegging en (accountant)controle. Een dergelijke commissie is minder effectief als de leden onvoldoende gespecialiseerde deskundigheid hebben of als zij zich niet (politiek) onafhankelijk opstellen.

Argumenten Zoals vermeld kan het functioneren van een auditcommissie een meerwaarde hebben en uiteindelijk de controlerende taak van de raad optimaliseren c.q. verlichten. Voorwaarde is wel dat de commissie juist

1

bemenst wordt en raad en college onderling elkaar de ruimte en het vertrouwen geven dat de werkzaamheden van de commissie leiden tot een meer transparante bedrijfsvoering en verantwoording. De auditcommissie kan de volgende taken hebben: - toezicht houden op de jaarrekening en de interne begrotingsbeheersing (de periodieke rapportages) van de gemeente; - aanbevelingen doen voor de benoeming van de externe accountant en daarbij een passend budget vaststellen; - de gemeenteraad adviseren over de reikwijdte van de accountantscontrole en – rapportage en het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant hierin; - de gemeenteraad adviseren de jaarrekening wel of niet vast te stellen; - de bijzondere onderzoeken voor de gemeenteraad afstemmen op de accountantscontrole; - het adviseren van de raad over de uitvoering van de verordeningen, gebaseerd op artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet; - het namens de raad overleggen met de Rekenkamercommissie over de door deze commissie uit te voeren onderzoeken. Bij het functioneren van een auditcommissie spreekt het voor zich dat de financiële techniek primair daar thuishoort, waardoor de raad meer tijd en energie behoort over te houden voor een discussie over de inhoud. Op termijn zou het de taak van de raad juist moeten kunnen vergemakkelijken.

Geen vragen meer over de techniek in de RTG’s, maar meer discussie gericht op inhoud en verantwoording. Kanttekeningen / alternatieven De instelling van een nieuwe commissie leidt tot extra werkzaamheden voor de leden, de griffie en de ambtelijke organisatie. In die zin is het belangrijk de werkzaamheden goed te plannen en een vergaderschema te hanteren. Draagvlak Mits goed begeleid en bemenst kunnen de activiteiten van de commissie leiden tot een grotere betrokkenheid van de raad bij de verantwoording in de jaarstukken en bij de inzet van de accountant. Een terugkoppeling uit het Presidium geeft eveneens aan dat de meerwaarde van een auditcommissie wordt ingezien. Samenstelling en evaluatie In meerderheid is men van mening dat, met inachtneming van de geactualiseerde conceptverordening, de auditcommissie in de nog resterende raadsperiode ervaring kan opdoen. Gewezen wordt nog op het gegeven dat de commissie te allen tijde interne en externe adviseurs, zonder stemrecht, kan verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen, indien zij dat wenselijk acht (artikel 4, lid 7 van de verordening). Vervolgens ligt het in de bedoeling om in de volgende raadsperiode 2026-2030 een evaluatie te houden van de werkzaamheden en in het bijzonder te kijken naar de kwaliteit van de bemensing van de commissie.

Het ligt dan in de bedoeling om een advies uit te brengen aan de nieuwe raad om al dan niet met de huidig voorgestelde samenstelling van de commissie (zie artikel 4, lid 1: “De commissie bestaat uit tenminste drie raadsleden en/of fractievertegenwoordigers.”) door te gaan, dan wel dit aan te passen. Financiën Vooralsnog leidt de instelling van een auditcommissie niet tot extra budgettaire lasten. Hoogkarspel, 16 december 2024 Het presidium van Drechterland, de griffier,

de voorzitter,

A. van Langen-Visbeek

P.F. Dijkman

2