Raadsvoorstel Naar een Toekomstbestendige Griffie

Voorstel aan de gemeenteraad Onderwerp: Zaaknummer:

Naar een toekomstbestendige griffie 135292

Presidium: Raadsvoorstel:

31 mei 2023 3 juli 2023

Portefeuillehouder: Programma:

Michiel Pijl 1: Bestuur en ondersteuning

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen:

1 . 2 .

Aanbiedingsbrief werkgeverscommissie Plan “Naar een toekomstbestendige griffie”

Voorgesteld besluit: 1. In te stemmen met het plan “Naar een toekomstbestendige griffie” (inclusief de daarin opgenomen bijlagen) 2. Voor 2023 de incidentele financiële gevolgen te verwerken in de Najaarsnota en vanaf 2024 structureel te verwerken in de Kadernota.

Samenvatting De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie de formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast (de capaciteit). Goede ondersteuning van de raad maakt democratie sterker. Een juiste omvang van een griffie is noodzakelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning van de raad. De huidige omvang van de griffie is te beperkt om de primaire taken uit te voeren, laat staan te kijken naar overige relevante taken en ambities van de raad. De griffie uitbreiden met een raadsadviseur en een raadscommunicatie-medewerker (reeds begroot) en daarmee te groeien van 1,5 fte naar 1,9 fte is een noodzakelijke eerste stap op weg naar een toekomstbestendige griffie. Verder wordt voorgesteld een nieuw functieprofiel vast te stellen voor een (junior) raadsadviseur en daarnaast om de griffiers instructie opnieuw vast te stellen aangezien deze 10 jaar oud is en aan vernieuwing toe is. Inleiding De werkgeverscommissie Presidium heeft aan uw griffier gevraagd de benodigde formatie in beeld te brengen om de raad te kunnen ondersteunen. Op 31 mei 2023 heeft de werkgeverscommissie van de griffier het capaciteitsplan voorgelegd aan het Presidium. Het capaciteitsplan heeft de goedkeuring van de werkgeverscommissie. Besluitvorming over het capaciteitsplan gebeurt door de raad. Beoogd effect Goede ondersteuning van de raad maakt democratie sterker.

Een juiste omvang van een griffie is noodzakelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning van de raad. De ondersteuning van de raad door de griffie moet aansluiten bij de huidige en toekomstige verwachtingen en ambities van de raad en samenleving. Inzet is om de kwetsbaarheid te verminderen en meer ruimte te creëren om mensen in te zetten op basis van hun kwaliteiten (specialisatie), waardoor zowel de werklast als de werkdruk wordt verminderd.

1

Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) - Artikel 107a Gemeentewet: de griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. - Artikel 107d Gemeentewet: de raad regelt de vervanging van de griffier. - Artikel 107e Gemeentewet: de raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie. De raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren. - Artikel 2.1 Organisatieverordening griffie: de raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie de organisatiedoelstellingen (het griffieplan) en formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast (het capaciteitsplan). Argumenten Hoge werkdruk De werkdruk op de griffie is hoog. De afgelopen maanden zijn vele extra uren gemaakt om de raad de ondersteuning te geven die nodig is en gevraagd wordt. Het gaat hierbij niet alleen om ondersteuning van de raadsleden en raadsvergaderingen, maar ook om fractievertegenwoordigers, RTG-vergaderingen en andere ondersteunende overleggen, waaronder ook regionale overleggen. De griffie bestaat nu uit twee personen (1,5 fte).

Er liggen veel taken waar de griffie nu niet of onvoldoende aan toekomt, zoals de vorming van de raadsagenda/akkoord, kwaliteitsverbetering van raadsvoorstellen, verdieping in grote maatschappelijke vraagstukken als de Omgevingswet, sociaal domein of duurzaamheid, burgerparticipatie (vervolg op de Quick Scan Lokale Democratie), een rol van betekenis spelen in regionale samenwerking, deskundigheidsbevordering en netwerkvorming. Daarnaast is de griffie kwetsbaar. Bij ziekte of langdurige afwezigheid neemt de werkdruk onverantwoord toe. Benodigde omvang van de griffie De vereniging voor Raadsleden heeft een beslisboom gemaakt op basis waarvan raden de ideale omvang van hun griffie kan beoordelen. Op basis van deze beslisboom zou u een griffie van 6,6 fte moeten hebben. De Vereniging van Griffiers heeft in 2020 een inventarisatie gemaakt van de omvang van griffies. Daar blijkt uit dat vergelijkbare gemeenten een griffie omvang hebben van circa 2,5 fte. In het capaciteitsplan is het voorstel gedaan om te griffie uit te breiden van 1,5 fte naar 1,9 fte. Met deze omvang is de griffie in staat om: - De basisondersteuning van raad en commissies nu en in de toekomst te verzorgen. - Strategische advisering van raads- en niet-raadsleden te verzorgen. - De facilitaire ondersteuning van raads- en niet-raadsleden te verzorgen.

- Een bescheiden rol kunnen spelen in de vorming van netwerken binnen griffies en deskundigheidsbevordering. - Voor de rol van de raad belangrijke onderwerpen incidenteel op te pakken zoals: o Participatie o Omgevingswet o Regionale samenwerking o Verplichte Incidentele onderwerpen als: - aanbestedingen - verordeningen O Kwaliteitsverbetering van besluitvorming o Raadscommunicatie (0,22 Fte) Dit betekent dat de griffie uitgebreid zal worden met een (junior) raadsadviseur/plaatsvervangend griffier (1 Fte) en een communicatiemedewerker (0,22 Fte). De Griffiemedewerker 0,5 Fte wordt vervangen door de . (junior) raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en de Griffier gaat terug naar 0,89 Fte. De totale formatie van de griffie wordt 1,9 Fte aangevuld met de Communicatiemedewerker 2,11 Fte. Ter vergelijking: StedeBroec heeft inmiddels 2,59 Fte en Enkhuizen 2,44 Fte.

2

Functieprofielen, functiewaardering en instructie griffier Daarbij is het ook tijd om voor de functies op de griffie (landelijke) functieprofielen vast te stellen. Ook voor de functies binnen de SED zijn de functieprofielen recent aangepast. Voor de functieomschrijvingen is gebruik gemaakt van stukken die eerder zijn gebruikt in Stede Broec en Enkhuizen. Draagvlak Als werkgeverscommissie staan wij achter het capaciteitsplan dat door de griffier – via de werkgeverscommissie – is gepresenteerd. Wij snappen dat de gemeentelijke financiën op dit moment onder druk staan en dat de raad de begroting 2023 heeft vastgesteld. Tegelijkertijd vinden wij goede ondersteuning van de raad erg belangrijk. En in het kader van goed werkgeverschap hebben wij ook een verantwoordelijkheid richting ons eigen personeel. Planning, evaluatie en verantwoording Na het besluit van de raad, gaat de griffier – ondersteund door de werkgeverscommissie – aan de slag met de uitbreiding van de griffie. Op basis van het mandaatbesluit griffiepersoneel, is de griffier gemandateerd om personele besluiten te nemen zoals het aangaan van arbeidsovereenkomsten. De griffier overlegt hierover met de werkgeverscommissie. Er wordt gestart met de werving van een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier zodat deze naar verwachting na de zomer van 2023 kan starten.

Gewenste griffiemedewerker/plv griffier De gewenste extra )0,33 Fte griffiemedewerker waar (nog) niet voor is gekozen zou jaarlijks 25.000 extra kosten. De voordelen staan genoemd in het voorstel “Naar een toekomst bestendige Griffie”. Financiën Uitbreiding met functieraadsadviseur/plv. griffier

82.000 euro (schaal 9)

-/- 4 uur Griffier -/- 18 uur Griffiemedewerker

- 14..000 euro - 36.000 euro

Structurele kosten

32.000 euro

Dit zijn de maximale bedragen incl. werkgeverslasten en het maximale bedrag uit de betreffende salarisschaal. Direct na het raadsbesluit wordt er geworven voor de functie raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. De wervingskosten zijn nihil en komen ten laste van het jaarlijkse budget van de griffie. Een eventueel (groter) tekort wordt verklaard in de jaarrekening. Voor 2023 worden de financiële gevolgen van 32.000 euro verwerkt in de Najaarsnota en vanaf 2024 in de Kadernota.

Hoogkarspel, 24 mei 2023

Het presidium De griffier,

De voorzitter,

A. Van Langen-Visbeek

M. Pijl

3