Raadsvoorstel Aanbesteding accountant en vaststelling Programma van Eisen (2022-34)

Voorstel aan de gemeenteraad

Zaaknummer:

Vaststelling van het Programma van Eisen voor de aanbesteding accountantsdiensten Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en gemeenschappelijke regelingen SED-organisatie, RSW en ABWF. 998040

RTG: Raadsvoorstel:

14 november 2022 28 november 2022, nr. 2022-34

Portefeuillehouder

F. de Vos-Janssen

Programma:

1: Bestuur en dienstverlening

Karakter:

Besluitvormend

Bijlagen:

Programma van eisen

Onderwerp:

Voorgesteld besluit: 1. te besluiten tot gezamenlijke aanbesteding van accountantsdiensten; 2. vast te stellen het “Programma van Eisen voor de accountantsdiensten voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland, alsmede de gemeenschappelijke regelingen SEDorganisatie, RSW en AWBF”; 3. Het raadslid de heer I. Brouwer, namens de raad, aan te wijzen in de beoordelingscommissie. Inleiding De gemeenten Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de gemeenschappelijke regelingen SED, het Recreatieschap Westfriesland (RSW) en het Afvalbedrijf Westfriesland (ABWF) hebben een contract voor accountantsdiensten tot en met de controle van de jaarrekening 2022. Voor de boekjaren 2023 en verder van de afzonderlijke gemeenten, de SED-organisatie het RSW en ABWF is het noodzakelijk opnieuw een overeenkomst aan te gaan inzake accountantsdiensten. Het voornemen bestaat om wederom gezamenlijk in SED-verband en met het RSW en ABWF een overeenkomst aan te gaan voor een periode van drie jaar (2023 t/m 2025) met de mogelijkheid tot verlenging van eenmaal drie jaar (t/m 2028) en eenmaal twee jaar (t/m 2030). Dit omdat de administratie van de drie gemeenten het RSW en ABWF plaatsvindt binnen de context van de ambtelijke SED-organisatie. De controle van de jaarrekeningen over 2022 ligt nog in handen van de huidige accountant.

Tot de accountantsdiensten behoren naast de controle van de jaarrekening, op grond van artikel 197 van de Gemeentewet, ook de zgn. SISA-bijlagen (Single Information Single Audit) en de natuurlijke adviesfunctie. Daarnaast is het ook mogelijk om aan de nieuw te benoemen accountant deelverklaringen te vragen en advieswerkzaamheden op te dragen, waarvoor aparte opdrachten gegeven worden. Het Programma van Eisen en de Inschrijfleidraad zijn afgestemd met de auditcommissies van de drie gemeenteraden en betrokkenen uit de gemeenschappelijke regelingen. Ook de samenstelling van de beoordelingscommissie is daar besproken en akkoord bevonden. De Inschrijvingsleidraad is een uitvoeringsdocument en wordt alleen door het college vastgesteld. De auditcommissie van Drechterland is akkoord met het Programma van Eisen en de Inschrijvingsleidraad en de samenstelling van de beoordelingscommissie. Beoogd effect De opdrachtgever (de raden van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en het algemeen bestuur van de SED organisatie, het RSW en ABWF) wil een overeenkomst aangaan met een opdrachtnemer, een (register)accountant, voor de controle van de jaarrekening(en) conform artikel 213 van de Gemeentewet voor een periode van drie jaar en de optie van verlenging met eenmaal drie jaar en eenmaal twee jaar.

De omvang van de dienstverlening gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst bestaat uit de volgende onderdelen:  de algemeen certificerende functie, waaronder o jaarrekening (inclusief SISA) op getrouwheid o verslag van bevindingen;

1

 de natuurlijke adviesfunctie;  eventueel controle van overige verantwoordingen;  eventueel aanvullende specifieke werkzaamheden. De dienstverlening van de accountant leidt onder meer voor wat betreft de jaarrekeningen tot een controleverklaring en een verslag van bevindingen en voor de interim controles tot een managementletter en een boardletter. Beleidsvrijheid / -ruimte (wettelijk kader) Gelet op de omvang van de aan te besteden diensten (de opdrachtwaarde over vier jaar overschrijdt de Europese aanbestedingsgrens) is gekozen voor een openbare Europese aanbesteding. Een projectteam, bestaande uit een griffier, de concerncontroller, medewerkers van de financiële afdeling en een inkoopadviseur hebben de aanbesteding voorbereid waaronder de inschrijfleidraad en het door u vast te stellen programma van eisen. Wij behouden ons het recht voor tot het aanbrengen van technische wijzingen voor wat betreft het aanbestedingsproces als dat gewenst mocht blijken. De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Voor de beoordeling van de offertes en het voorbereiden van een voorstel aan uw raad wordt een beoordelingscommissie ingesteld, waarin per gemeente een afgevaardigde van de raad uit de auditcommissie deelneemt.

Het ligt in de bedoeling in het voorjaar van 2023 een voorstel tot aanwijzing van de accountant aan u ter vaststelling aan te bieden. Kanttekeningen / alternatieven Op grond van de geldende wet- en regelgeving is uw raad gehouden een accountant aan te wijzen en daarvoor de Europese aanbestedingsprocedure te volgen. Planning, evaluatie en verantwoording U wordt gevraagd in te stemmen met het programma van eisen. Na plaatsing eind 2022 van de nodige stukken op Tenderned verwachten wij begin 2023 de inschrijvingen van de verschillende partijen en beoordeelt de commissie de offertes. Onderdeel van het proces is tevens een presentatie aan de beoordelingscommissie van de drie hoogst scorende inschrijvingen. Een en ander leidt er vervolgens toe dat u, aan de hand van een advies van deze commissie, in april 2023 een besluit kan nemen wie de accountantsdienstverlening gaat verrichten. Dit betekent dat hierna de definitieve gunning plaatsvindt en het contract met de nieuwe accountant kan ingaan. Financiën Het streven is erop gericht om binnen de bestaande budgetten voor de accountantscontrole, tot overeenstemming te komen met een aanbiedende partij. Daarvoor gelden de criteria voor de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij de criteria “prijs” en “kwaliteit” onderdeel uitmaken van de uiteindelijke afwegingen.

Hoogkarspel, 25 oktober 2022. Burgemeester en wethouders van Drechterland De secretaris, De burgemeester,

C.M. Minnaert

M. Pijl

2