Raadsbrief proces jaarstukken 2023

Raadsbrief proces jaarstukken 2023 Zaaknummer: 401802

Geachte raad, Met deze raadsbrief geven wij u meer duiding over het proces van de jaarstukken. Aanleiding De accountant heeft de jaarstukken gecontroleerd en een management samenvatting van het verslag van bevindingen uitgebracht. De accountant heeft de intentie om een goedkeurende verklaring af te geven. Het boekjaar 2023 was het eerste jaar waarin de rechtmatigheidsverantwoording een wettelijke verplichting werd. Wij hebben op basis van de vastgestelde wet- en regelgeving in het normenkader (waaronder de financiële verordening) verklaard rechtmatig te hebben gehandeld. We kijken terug op een intensief jaarrekeningproces. Na ontvangst van het verslag van bevindingen zullen wij u hierover informeren en het verslag voorzien van een reactie. Informatieverstrekking De gemeentelijke financiële administratie is ingericht op basis van het systeem van lasten en baten. In dit systeem wordt onderscheid gemaakt tussen de feitelijke uitgaven en ontvangsten en de wijze waarop deze worden toegerekend aan begrotingsjaren. Hierbij is leidend dat de toerekening zoveel mogelijk overeen moet komen met de jaren waarin ook het nut van de met de uitgaven bekostigde goederen wordt genoten. Het duidelijkste voorbeeld van een dergelijke situatie is de aanschaf van kapitaalgoederen waarop gedurende enkele jaren wordt afgeschreven.

Het aanschaffen van deze goederen leidt tot uitgaven, maar de daaraan verbonden lasten worden verdeeld over de jaren overeenkomstig de afschrijvingstermijn. In de richtlijnen van de commissie BBV is nader omschreven hoe met het onderscheid tussen uitgaven en kosten moet worden omgegaan. In het kader van de declaratie van de uitgaven voor de opvang van Oekraïners in de Immerhornpolder in Enkhuizen is het uitgangspunt geweest dat alle uitgaven in 2023ook als kosten mogen worden opgevoerd. Hierover is met de accountant een discussie ontstaan. De beknopte samenvatting van deze discussie was dat de accountant van mening was dat dit op grond van de door de NOO (nationale opvangorganisatie) opgestelde regelingen niet was toegestaan. Deze discussie heeft geleid tot een stagnatie in het verstrekken van de benodigde verklaringen en rapportages door de accountant. Om het proces vlot te trekken, is een overleg georganiseerd met de accountant en een vertegenwoordiger van de NOO om de casus te bespreken. De uitkomst van dit overleg is dat de NOO er geen moeite mee heeft om al deze uitgaven in 2023 op de declaratie op te nemen. Wel is hier bij de voorwaarde gesteld dat de declaratie moet zijn opgesteld conform de richtlijnen die door BBV hieraan zijn verbonden. Indien de accountant geen goedkeurende verklaring afgeeft, worden de uitgaven niet vergoed.

Op grond van de bovenstaande informatie heeft de accountant aangegeven dat hij ook op basis van de richtlijnen uit het BBV niet kan instemmen met het opnemen van alle uitgaven als kosten in 2023. Hierover blijft een verschil van mening met de accountant.

Omdat de tijd dringt voor het verkrijgen van een verklaring van de accountant, en de tijd dus ontbreekt om nog een discussie te voeren over de toepassing van de regels uit het BBV, is besloten om de uitgaven uit 2023 conform de wens van de accountant te verdelen over een aantal boekjaren. Deze wijze van verwerken leidt voor de drie gemeenten tot een financieel nadeel. In de boekjaren 2024 en 2025. Dit nadeel is echter vele malen kleiner dan het niet vergoed kunnen krijgen van de totale kosten uit 2023. De combinatie van tijdsdruk en deze kosten-/ batenafweging heeft geleid tot de uitkomst zoals u die in de jaarstukken van 2023 heeft aangetroffen. Hoogkarspel, 5 juli 2024 Burgemeester en wethouders van Drechterland De secretaris, De burgemeester,

W. van Twuijver

P.F. Dijkman