Raadsbrief DeSom Drechterland

Raadsbrief SSC DeSom Zaaknummer: 250823 Geachte raad, Met deze raadsbrief informeren wij u over ontwikkelingen bij SSC DeSom en beantwoorden wij de vragen uit de RTG van 4 december en de motie van de Seniorenpartij Drechterland van 6 november. Aanleiding Bij de behandeling van de najaarsnota en het informatiebeveiligingsplan van SSC DeSom zijn vragen gesteld en zorgen geuit over de (recente) ontwikkelingen en de toekomst van DeSom. Op 6 november is ook een motie aangenomen waarin wordt verzocht om de raad op de hoogte te brengen van de stand van zaken bij SSC DeSom. In deze raadsbrief wordt u geïnformeerd over de ontwikkelingen bij DeSom in het algemeen en de toekomst. Vanwege de vertrouwelijkheid worden vragen over de kosten inhuur derden en de juridische kosten die veroorzaakt zijn door het ontslag van de directeur en twee medewerkers niet in de raadsbrief beantwoord. Hiervoor wordt desgewenst een aparte vertrouwelijke Teams sessie georganiseerd op 18 december voorafgaand aan het presidium. Informatieverstrekking Achtergrond DeSom In 2014 is de samenwerking op ICT gebied gestart. Het zwaartepunt van de werkzaamheden lag op het centraal hosten en onderhouden van de verschillende applicaties van de deelnemers. De applicaties waren geïnstalleerd op eigen servers in Wognum. De laatste jaren is het ICT landschap ingrijpend veranderd.

De belangrijkste ontwikkelingen zijn:  De gemeenten en hun taakpakket zijn veranderd;  De techniek is veranderd. Er komen steeds meer cloud oplossingen / software as a service (versaasing);  De toegenomen cyber dreigingen Door bovenstaande ontwikkelingen zullen ICT kosten de komende jaren stijgen. Zo heeft de versaasing als negatief effect dat leveranciers steeds vaker alleen nog maar cloud oplossingen aanbieden die vervolgens duurder zijn dan het on-premise (op locatie) product. De versaasing heeft grote impact op de werkzaamheden van DeSom. Software wordt in toenemende mate niet meer door DeSom gehost maar steeds vaker door de deelnemer zelf. Beheerstaken verschuiven mee of de deelnemer vraagt DeSom deze taken voor hen uit te voeren. Een deel van de kosten verschuiven van DeSom naar de deelnemers. In de najaarsnota werd dit al zichtbaar door de mutatie in de ‘verbruikskosten cloud’. De ontwikkelingen zijn door het AB, DeSom en de Adviescommissie (AC) onderkend en het afgelopen jaar zijn een aantal stappen gezet om te komen tot een toekomstbestendig SSC DeSom. Onderstaand een overzicht van de stappen die zijn gezet. Stip op de horizon In 2022 is tijdens een gezamenlijke AB/AC bijeenkomst van SSC DeSom gesproken over het actiepunt ‘Keuze om wel of niet gezamenlijk een beleid te ontwikkelen voor de langere termijn’.

De vergadering ging akkoord met het voorstel van Monique Bonsen (Burgermeester van Koggenland en bestuurlijk opdrachtgever) en Marc Winder (Gemeentesecretaris van Opmeer en ambtelijk opdrachtgever) om het vraagstuk vanuit een de wensen van de individuele deelnemers te benaderen. In september 2022 is het project ‘Stip op de horizon’ van start gegaan met onderstaande opdracht:

Stel vast in welke mate de DeSom-gemeenten gedeelde ambities hebben om voor de lange termijn gezamenlijk visie te ontwikkelen op het gebied van Informatisering en Automatisering. Het antwoord op deze vraag dient tevens een herijking te vormen van de ‘businesscase’ van SSC DeSom: is deze publieke samenwerkingsvorm op het gebied van ICT nog passend voor de deelnemende gemeenten? De werkgroep heeft op basis van diverse inventarisatieronden en gesprekken uiteindelijk vastgesteld dat de DeSom-gemeenten wel degelijk een gezamenlijk stip op de horizon hebben als het gaat om de samenwerking op ICT maar dat deze samenwerking een wezenlijk andere invulling zal moeten krijgen dan de huidige. De werkgroep heeft in april 2023 de volgende aanbevelingen gedaan: 1.

Definieer een ontwikkelopdracht voor SSC DeSom die het volgende resultaat moet opleveren:  Een organisatievorm en bijbehorend governance model (structuur en juridisch) die makkelijk kan en wil meebewegen met ontwikkelingen in de markt en bij de gemeenten vanuit een dienstverlenende grondhouding;  Die een basisdienstverlening levert die we smaller definiëren dan de huidige situatie en eventueel een uitbreiding van de dienstverlening per gemeente;  De mogelijkheid biedt om tussentijds eenvoudig taken te kunnen op- en afschalen, met een verrekeningsgrondslag die daarbij past  Het bovenstaande vertaald in een nieuwe service level overeenkomst met de deelnemers;  Een constructie waarbij de bestuurlijke overhead vermindert (in de rol van Eigenaar), de rol van de gemeentesecretarissen en hoofden bedrijfsvoering belangrijker wordt (in de rol van Opdrachtgever) en de directie van het SSC DeSom in de rol Opdrachtnemer vooral met de hoofden bedrijfsvoering te maken heeft i.p.v. met de bestuurders. Dat doet meer recht aan het bedrijfsvoeringskarakter van ICT; 2. Definieer gelijktijdig een ontwikkelopdracht voor de gemeenten om – al dan niet in samenwerking – hun regieformatie kwalitatief en kwantitatief op orde te brengen ter versterking van hun opdrachtgevende rol; 3.

Verhoog de verantwoordelijkheid van de hoofden bedrijfsvoering bij deze bedrijfsvoeringstaak door hen als gedelegeerd opdrachtgever samen met de (interim) directeur te laten sturen op de inhoud en realisatie van beide ontwikkelopdrachten. DeSom 2.0 Na de Stip op de horizon is een vervolgopdracht vastgesteld waarin de hoofden bedrijfsvoering samen met WerkSaam en DeSom invulling hebben geven aan een nieuwe koers voor de DeSom. Op 19 juli heeft DeSom de nieuwe visie gepresenteerd aan het AB. Het AB heeft daarna aan een onafhankelijke externe partij (NCOD) gevraagd om de visie te vertalen in een business case. Het AB wilde weten wat de meerwaarde is van DeSom op middellange en lange termijn. De bevindingen van NCOD zijn vertaald in een eerste versie business case op basis van een aangepaste dienstverlening van DeSom. Daarnaast is in het rapport ook een aanzet gegeven van de veranderopgave voor DeSom om te komen tot de gewenste situatie. De nieuwe koers van DeSom 2.0 is vertaald in flexibel dienstverleningsconcept waarbij de deelnemers een keuze kunnen maken uit een of meerdere diensten: 1. Een basisdienstverlening: focus op ICT kantoorautomatisering en connectiviteit 2. Standaard hostingdiensten: hosten en differentiatie in ICT diensten 3.

Flexibele diensten op basis van individuele en gezamenlijke opdrachten Hiermee voldoet de dienstverlening aan de voorwaarde dat deelnemers zelf kunnen bepalen welke diensten ze van DeSom afnemen. Iedere deelnemer bepaalt zelf of ze alleen de basisdienstverlening afnemen of ook extra diensten. Op 24 januari zal NCOD tijdens een regionale raadsledenbijeenkomst een presentatie geven over hun bevindingen en DeSom 2.0.

Governance Een van de aanbevelingen van de Stip op de horizon projectgroep was dat de er ook gekeken moet worden naar de governance van DeSom. De huidige samenwerkingsvorm betreft een ‘zware’ vorm, die rechtspersoonlijkheid bezit en een geleed bestuur kent (algemeen bestuur, dagelijks bestuur en een voorzitter). In een apart advies is gekeken naar alternatieve vormen van bestuur. Uitkomst hiervan was dat de omzetting naar een bedrijfsvoeringorganisatie het meest voor de hand ligt. De bedrijfsvoeringsorganisatie is een lichte samenwerkingsvorm in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De belangrijkste verandering is de introductie van een enkelvoudig bestuur in plaats van een geleed bestuur. Op die manier wordt bestuurlijke drukte deels voorkomen, en wordt de aansturing van de bedrijfsvoeringsorganisatie eenvoudiger. De omzetting naar een bedrijfvoeringsorganisatie wordt nu uitgewerkt inclusief juridische en organisatorische aspecten. Vervolg Na de presentatie van 24 januari zijn de deelnemers en afnemer WerkSaam aan zet om te bepalen welke vorm van dienstverlening ze willen afnemen. Als alle deelnemers hun keuze hebben aangegeven kan een definitieve versie van de business case en veranderopgave worden bepaald. De definitieve businesscase en de veranderopgave zullen gepaard gaan met een extra investering om te komen tot de gewenste situatie.

De hoogte van de extra investering zijn nog niet bekend. Zodra dit bekend is zal het definitieve plan met financiële gevolgen voor een zienswijze worden voorgelegd aan de raden van de deelnemers. De verwachting is dat dit in het eerste kwartaal van 2024 zal zijn. Overige vragen: Is er iets mogelijk met de huur(indexatie). Het is aan SSC DeSOm om te bepalen of ze akkoord gaan met de indexeren van de huur van hun pand. De huur is conform afspraken (het hanteren van het CBS index) verhoogd. AFAS doet lonen waarom SED niet Medemblik had een dienstverleningsovereenkomst Personeel en Organisatie met DeSom. Na beëindiging heeft DeSom aan gemeenten gevraagd de taken over te nemen maar niemand had capaciteit, ook de SED niet. Vervolgens heeft deSOM het extern uitgezet. De makkelijkste en goedkoopste oplossing is uiteindelijk AFAS geworden.

Hoogkarspel, Burgemeester en wethouders van Drechterland De secretaris, De burgemeester,

C.M. Minnaert

P.F. Dijkman