Najaarsnota SSC DeSom 2023 (2023-59)

NAJAARSRAPPORTAGE 2023

1

Inleiding

De begroting van SSC DeSom wordt in het voorjaar voorafgaand aan het dienstjaar vastgesteld. Het is daarom goed om gedurende het dienstjaar -met de actuele inzichten van het moment- de begroting in het voorjaar en het najaar integraal te beoordelen en wellicht te herzien. Waar de voorjaarsrapportage vooral dient om te beoordelen of de uitgangspunten bij de begroting in de praktijk ook kloppen, is de najaarsrapportage met name bedoeld om te beoordelen in hoeverre de geraamde budgetten -naar verwachting- toereikend zullen zijn. Basis voor de Najaarsrapportage 2023 is de Begroting 2023 inclusief Voorjaarsrapportage 2023, de overheveling vanuit het Jaarresultaat 2022 en de werkelijke cijfers tot en met juli 2023. In deze najaarsrapportage doen wij voorstellen voor begrotingswijzigingen, die qua karakter zijn in te delen in de volgende soorten: • •

2

Overheveling tussen budgetten. Budgettaire wijzigingen.

Voorstellen voor begrotingswijzigingen

Overheveling tussen budgetten (budgettair neutraal) In dit onderdeel wordt een voorstel gedaan om budgetten binnen de begroting over te hevelen naar andere onderdelen binnen de begroting. Voor de begroting als totaal zijn deze overhevelingen budgettair neutraal. Het gaat hierbij om de volgende overhevelingen: I I II II III III IV IV

Aframing budget Huur en energie dataruimte Bijraming budget Huur datacenter Aframing budget Ondersteuningsvergoedingen Bijraming budget Verwerking salarisadministratie Aframing budget Personeelskosten (salarissen) Bijraming budget Inhuur derden Aframing budget Informatiebeveiliging Bijraming budget Licenties

-/- € € -/- € € -/- € € -/- € €

114.000 114.000 37.000 37.000 418.000 418.000 26.000 26.000

Ad. I De huur van de dataruimte bij de gemeente Medemblik voor de stalling van de servers van SSC DeSom is in 2022 beëindigd. Alle servers van SSC DeSom staan nu in datacenters in Amsterdam en Utrecht of in de Cloud. Als gevolg van deze verandering wijzigt de verantwoording van deze kosten in het Overzicht van baten en lasten. Met de voorgestelde overheveling verhuist het budget mee naar de categorie Inkoop diensten bij derden. In de Begroting 2024 is deze wijziging al doorgevoerd.

Najaarsrapportage 2023 van SSC DeSom, versie 0.91

1

Ad. II De dienstverleningsovereenkomst voor de ondersteuning bij personeels- en salarisadministratie is in 2022 door de gemeente Medemblik beëindigd. De personeels- en salarisadministratie wordt nu uitgevoerd door AFAS / Simplex. Als gevolg van deze verandering wijzigt de verantwoording van deze kosten in het Overzicht van baten en lasten. Met de voorgestelde overheveling verhuist het budget mee naar de categorie Inkoop diensten bij derden. In de Begroting 2024 is deze wijziging al doorgevoerd. Ad. III Binnen de formatie zijn niet alle functies ingevuld. Hiervoor worden nu specialisten ingehuurd. Aan salariskosten valt naar verwachting in 2023 een bedrag van € 418.000 vrij en deze ruimte is nodig voor dekking van inhuur van die specialisten. Voorstel is de financiële ruimte over te hevelen naar het budget Inhuur derden. Ad. IV In de Voorjaarsrapportage 2022 is een incidenteel budget van € 338.000 voor informatiebeveiliging gevoteerd, waarvan € 329.000 is overgeheveld naar dienstjaar 2023. Onderdeel van het budget is een bedrag van € 26.000 voor de aanschaf van licenties Security Controls Ivanti. Om de registratie van de kosten zuiver te houden wordt voorgesteld om het onderdeel van € 26.000 over te hevelen naar het budget Licenties. Budgettaire wijzigingen De volgende voorstellen voor begrotingswijzigingen in de Begroting 2023 én Begroting 2024 worden gedaan: 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Bijraming budget Personeelskosten (ontslagvergoeding) Bijraming budget Inhuur derden Bijraming budget Bedrijfskosten (afrekening VNG GT Connect) Bijraming budget Bedrijfskosten (juridische ondersteuning) Bijraming budget Bedrijfskosten (businesscase Stip op de Horizon) Bijraming budget Huur kantoorruimte Aframing budget Afschrijvingslasten investeringen Aframing budget Verbruikskosten cloud Aframing budget Verbindingen Saldo voorstellen

€ € € € € € -/- € -/- € -/- € €

85.000 200.000 13.000 150.000 40.000 32.000 72.000 93.000 85.000 270.000

Ad. 1 Zoals bij het Dagelijks Bestuur bekend is, hebben in de bedrijfsvoering twee nogal majeure ontwikkelingen dit jaar afgespeeld. In februari is de directeur op non-actief gezet en vooralsnog vervangen door een interim-directeur, die wordt ingehuurd. Met de voormalig directeur is inmiddels een vaststellingsovereenkomst gesloten waaruit voortvloeit, dat er in 2023 in de begroting van SSC DeSom geen sprake is van een vrijval van salariskosten. Daarnaast is vóór de zomer een integriteitsonderzoek binnen SSC DeSom gestart waarbij als conclusie twee medewerkers (op sleutelposities binnen SSC DeSom) vooralsnog op non-actief zijn gezet. Beide medewerkers zijn vervangen door de inhuur van derden. Verder is met deze medewerkers op dit moment nog geen vaststellingsovereenkomst gesloten, maar voor zover dat mogelijk is, is wel een globale inschatting

Najaarsrapportage 2023 van SSC DeSom, versie 0.91

2

gemaakt van de gevolgen uit de af te sluiten vaststellingsovereenkomsten. Daarom wordt voorgesteld om een bedrag van € 85.000 bij te ramen. Ook voor dienstjaar 2024 zullen uit de beschreven ontwikkelingen financiële gevolgen voortvloeien. Deze kosten worden in de Voorjaarsrapportage 2024 opgenomen. Ad. 2 Voor de kosten van de inhuur van derden bij de twee nogal majeure ontwikkelingen dit jaar zoals uitgelegd bij ad. 1 wordt voorgesteld om een incidenteel budget van € 200.000 bij te ramen, omdat deze kosten niet zijn geraamd en niet binnen het huidige budget passen. Ad. 3 Op verzoek van de deelnemers heeft SSC DeSom zich in 2018 ingeschreven voor de VNG aanbesteding GT Connect voor vervanging van de telefonieoplossing. Zoals bij de deelnemers bekend is, is deze aanbesteding geen succes geweest en heeft de VNG in 2020 de ATOS GT Connect Raamovereenkomst beëindigd. Reden was, dat ATOS niet kon voldoen aan de eisen uit de aanbesteding. Na ruim twee jaar procederen heeft de VNG dit jaar eindelijk een schikking kunnen treffen met ATOS. Recent heeft de VNG de financiële gevolgen hiervan verdeeld over alle inschrijvers. SSC DeSom heeft een eenmalige eindafrekening van € 13.000 ontvangen. Ad. 4 Voor de kosten van juridische ondersteuning bij de twee nogal majeure ontwikkelingen dit jaar zoals uitgelegd bij ad.

1 wordt voorgesteld om een incidenteel budget van € 150.000 bij te ramen, omdat deze kosten niet zijn geraamd en niet binnen het huidige budget passen. Ad. 5 In de vergadering van 19 juli 2023 heeft het Algemeen Bestuur in het kader van Stip op de Horizon opdracht gegeven aan SSC DeSom om een businesscase op te stellen. Voor de uitwerking van deze businesscase heeft SSC DeSom een extern bureau ingeschakeld. De incidentele kosten hiervan bedragen € 40.000. Ad. 6 De huur, die de gemeente Medemblik bij SSC DeSom in rekening brengt voor het gebruik van kantoorruimte, is aanzienlijk gestegen, omdat de huur berekend wordt aan de hand van de Consumentenprijsindex, berekend door het Centraal Bureau voor de Statistiek, welke zeer sterk is gestegen door de hogere uitgaven voor levensonderhoud in de afgelopen tijd. De stijging van de huur is structureel. Ad. 7 Het aframen van afschrijvingslasten van investeringen in dit dienstjaar is een incidentele gebeurtenis, omdat de oorspronkelijke uitgangspunten ten tijde van het vaststellen van het budget Afschrijvingslasten investeringen sindsdien zijn veranderd. Overigens geldt dit voor elk dienstjaar wat de ene keer leidt tot een aframing en de andere keer tot een bijraming. Ad. 8 De verbruikskosten van de Cloud zijn afhankelijk van de hoeveelheid servers op het SSC DeSom Azure platform en het gebruik (dataverkeer).

SSC DeSom monitort de verbruikskosten van de Cloud nauwlettend en past op basis hiervan de meest voordelige oplossing toe. Hierdoor is het in 2023

Najaarsrapportage 2023 van SSC DeSom, versie 0.91

3

wederom gelukt om op het budget Cloud verbruikskosten te besparen. Bij gelijkblijvende hoeveelheid en gebruik kan deze besparing structureel ingeboekt worden. Ad. 9 In 2022 zijn de laatste oude verbindingen vervangen door voordeligere GT vast verbindingen van Vodafone Libertel. In voorgaande jaren hadden wij daardoor nog te maken met dubbele verbindingen en eenmalige kosten voor aanleg van nieuwe verbindingen. Het vervangingsproject is inmiddels volledig afgehandeld en de oude verbindingen zijn uitgefaseerd. Dit betekent, dat deze besparing structureel is.

3

Financiële gevolgen voor de bijdrage van de deelnemers in 2023 en 2024

Begrotingswijzigingen op de budgetten

Begroting 2023

1. Personeelskosten (ontslagvergoeding) 2. Inhuur derden 3. Bedrijfskosten (afrekening VNG GT Connect) 4. Bedrijfskosten (juridische ondersteuning) 5. Bedrijfskosten (businesscase Stip op de Horizon) 6. Huur kantoorruimte 7. Afschrijvingslasten investeringen 8. Verbruikskosten cloud 9. Verbindingen Totaal

€ € € € € € € € € €

Financiële gevolgen voor de bijdrage van de deelnemers

Aantal inwoners

Drechterland Enkhuizen Stede Broec Opmeer Medemblik Koggenland Totaal

Begroting 2024

85.000 200.000 13.000 150.000 40.000 32.000 -72.000 -93.000 -85.000 270.000

19.978 18.620 21.952 12.074 45.450 23.041 141.115

€

32.000

€ € €

-93.000 -85.000 -146.000

Bijdrage 2023 € € € € € € €

38.200 35.600 42.000 23.100 87.000 44.100 270.000

Aantal inwoners 20.377 18.880 22.135 12.176 46.040 23.513 143.121

Bijdrage 2024 € € € € € € €

-20.800 -19.300 -22.600 -12.400 -46.900 -24.000 -146.000

* Een positief b edrag b etekent een verhoging van de b ijdrage, een negatief b edrag b etekent een verlaging van de b ijdrage.

Voor dienstjaar 2023 betekent dit, dat de bijdrage van de deelnemers toeneemt met € 270.000 terwijl vanaf dienstjaar 2024 de bijdrage van de deelnemers structureel afneemt met € 146.000 per jaar.

4

Besluitvorming

Voorstel: • •

Vaststellen van de Najaarsrapportage 2023. De voorstellen tot wijziging van de begroting verwerken in de Begroting 2023 en in de meerjarenraming.

Najaarsrapportage 2023 van SSC DeSom, versie 0.91

4

•

5

De gemeenteraden van de deelnemers vragen een zienswijze af te geven op deze Najaarsrapportage 2023.

Overig

Gelijktijdig met de Najaarsrapportage 2023 wordt separaat een memo Advies Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025 aan het bestuur van SSC DeSom aangeboden.

Najaarsrapportage 2023 van SSC DeSom, versie 0.91

5