Naar een Toekomstbestendige Griffie (def)

“Naar een toekomstbestendige griffie”

1 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Inhoudsopgave

1. Wat is het Probleem?........................................................................................................................ 3 2.2 Er moet een duidelijk functieprofiel zijn voor alle medewerkers op de griffie..................................7 Bijlage 1: Wat doet de raadsgriffie en samenstelling..........................................................................13 Samenstelling: wie is wie bij de raadsgriffie........................................................................................ 14 Bijlage 2: Instructie griffier................................................................................................................... 15 Begripsbepalingen.............................................................................................................................. 15 Artikel 1 Algemene ondersteuning...................................................................................................... 16 Artikel 2 Agendering............................................................................................................................ 16 Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters.....................................................................16 Artikel 5 Raadscommunicatie.............................................................................................................

16 Artikel 6 Afstemming........................................................................................................................... 17 Artikel 7 Werkplan griffie..................................................................................................................... 17 Artikel 8 Bevoegd gezag..................................................................................................................... 17 Artikel 9 Vervanging griffier................................................................................................................. 17 Artikel 10 Overig................................................................................................................................. 17 Artikel 1............................................................................................................................................... 17 Artikel 2............................................................................................................................................... 18 Artikel 3............................................................................................................................................... 18 Artikel 4...............................................................................................................................................

18 Artikel 5............................................................................................................................................... 18 Artikel 7............................................................................................................................................... 18 Artikel 8............................................................................................................................................... 19 Artikel 9............................................................................................................................................... 19 Artikel 10............................................................................................................................................. 19

2 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

1.

Wat is het Probleem?

Ik vergelijk de griffie van Drechterland zelf in gedachten weleens met een ouderwetse huisartsenpraktijk. De huisarts was altijd bereikbaar en deed alles zelf (soms samen met zijn echtgenote) dat betekent echter ook dat hij een groot aantal taken deed die ook een assistente had kunnen doen als die er was geweest. Daarnaast zijn dergelijke huisartsen tegenwoordig niet meer te vinden. Als we de griffie dus toekomstbestendig willen maken zullen we moeten kijken naar welke taken er liggen en op welk niveau die het beste uitgevoerd kunnen worden. Waarbij de griffier zich meer bezighoudt met de strategische- en (boven)regionale taken en de griffiemedewerker puur met de uitvoering bezig is. De (junior) raadsadviseur zorgt voor de verbinding en kan op beide terreinen bijspringen. Hiermee kunnen we er tevens voor zorgen dat de griffie minder kwetsbaar wordt omdat er altijd (behalve bij ziekte) een dubbele bezetting is. 1.1. Capaciteit van de Griffie Met de capaciteit van de griffie is het slecht gesteld. De griffie van Drechterland is de laagst bezette griffie van West-Friesland. Dat maakt de griffie kwetsbaar vooral op maandag omdat dan nog veel dingen geregeld moeten worden voor de RTG en raad en er dan maar een enkele bezetting is.

Door de toegenomen druk op de primaire processen is er geen tijd voor strategische zaken die ook bij de griffie horen, de adviserende en coachende werkzaamheden en de voorbereiding van zaken als: - De verbeteragenda van de rol van de raad (aanbevelingen werkgroep Lokale Democratie) - Omgevingswet - Doorontwikkeling Regionale Raadleden Bijeenkomsten - Nieuwe WGR (zie voorstel raad maart) - Burgerparticipatie - Regelement van Orde aanpassen - Nieuwe verordening op de vertrouwenscommissie - 3-SED-radenbijeenkomsten - Regionale Samenwerking - WOO (Wet Open Overheid) Er komt steeds meer werk bij. Sinds de laatste uitbreiding op de griffie is de SED ontstaan, het Sociaal Domein naar de gemeenten gekomen en nu de Omgevingswet, allemaal zaken die hun weerslag hebben op de capaciteit. Minder dan 1% van de SED organisatie werkt rechtstreeks voor de gemeenteraad. Daarmee doet u uw raad én uw inwoners tekort. Als u wenst dat de griffier de raad ook op strategisch niveau ondersteunt, is een aanpassing nodig van de formatie nodig zowel kwantitatief als kwalitatief. Daarnaast is de griffie kwetsbaar. Bij ziekte of langdurige afwezigheid neemt de werkdruk nog verder toe. De vastgestelde vervangingsregeling tussen de griffiers in SED-verband, biedt alleen een oplossing tijdens raadsvergaderingen. Uitbreiding is geen wens maar noodzakelijk .

De kwaliteiten van de medewerkers op de griffie worden onvoldoende benut. De griffier doet bijna de helft van de tijd routineklussen. De griffiemedewerkster heeft een opleiding afgerond als raadsadviseur/ commissiegriffier en werkt ook deels op dit niveau. Zij is nu ingeschaald als griffiemedewerkster. Ook de griffier doet gedeeltelijk het werk van de griffiemedewerker. In het voorstel wordt dit niet beter. Weliswaar komt er een (junior) raadsadviseur/commissiemedewerker bij maar de functie van griffiemedewerker verdwijnt terwijl het werk blijft.

1.2 Nederlands Vereniging voor Raadsleden (NVvR): beslisboom ideale omvang De NVvR is van mening dat een sterke ondersteuning van de raad meer én beter is gediend met een goed gesprek over de ideale omvang van de griffie. Vaak gaat het in dit soort gesprekken om de minimale omvang in plaats van de ideale omvang. Om het gesprek te stimuleren, heeft de NVvR een beslisboom (zie bijlage) opgesteld om het gesprek over de ideale omvang van de griffie als de belangrijkste ondersteuner van de gemeenteraad te voeren. Volgens de beslisboom heeft Drechterland een ideale griffie omvang van 6,5 fte.

3 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Dit wordt bepaald door: -

het aantal raadszetels (2,0 fte) aantal fracties (0,6fte) RTG (1,0 fte ) aantal gemeenschappelijke regelingen (0,9 fte ) aantal inwoners (1,0 fte ) ondersteuning hulptroepen zoals Rekenkamer, Auditcommissie en andere strategische zaken o.a. werkgroep Omgevingswet (1 fte)

1,3 Vergelijking met andere gemeenten De Vereniging van Griffiers heeft in 2020 een inventarisatie gemaakt van de omvang van griffies. De onderstaande tabel laat zien dat veel raden van gemeenten met een vergelijkbare omvang een grotere ondersteuning hebben. Aandachtspunt: dit is het huidige aantal fte, niet de ideale omvang. Gemeente Hillegom

Inwonert al 22.000

Aantal raadsleden 19

Omvan riffie in fte 2,5

Rhenen

20.100

19

2,3

Wijk bij' Duurstede

23.927

19

2,4

Zeewolde

22.886

19

2,7

Lisse

22.800

19

2,3

Loon op Zand

23.504

19

2,2

Zundert

21.500

19

2,2

Voorst

24.800

19

3,0

HardinxveldGiessendam Son en Breughel Harlingen Zandvoort Wormerland Waalre

18.410

17

2,2

17.605 15.804 17.165 16.332 17.532

17 17 17 17 17

2,5 2,0 3,2 2,1 2,3

Daarnaast laat een inventarisatie in Westfriesland zien dat Drechterland inmiddels beschikt de laagst bezette griffie van de regio: Gemeente Drechterland Enkhuizen Koggenland Opmeer Hoorn Medemblik Stede Broec

Inwonertal Aantal raadsleden 20.413 17 18.631 17 23.000 19 1 1.500 15 73.619 35 45.178 29 21.944 19

Omvang griffie in fte 1,5 /2,11 (nieuw) 2,44 2,59 2,0 6,1 4,45 2,59

Hoe is het geregeld in de SED?

4 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

In Stede Broec heeft de raad in 2022 de Griffie uitgebreid met 1 fte raadsadviseur, 0,22 Fte communicatiemedewerker, de fulltime griffier is gebleven, naast 0,5 griffiemedewerker maakt 2,59 Fte. Structurele kosten van de uitbreiding bedragen 113.500 euro. In Enkhuizen is in 2022 gekozen voor 1 Fte Griffier, 0,89 Fte raadsadviseur/commissiegriffier, 0,22 Fte communicatiemedewerker en 0,33 fte griffiemedewerker. Structurele kosten bedragen €78.500. Doordat in Drechterland de griffier uren inlevert en de griffiemedewerker verdwijnt zijn de structurele kosten van het voorliggende voorstel €32.000. Drechterland blijft ondanks de voorgestelde uitbreiding relatief gezien de laagst bezette griffie in de regio.

1.4 Uitbreiding aantal zetels vraagt extra capaciteit Op basis van het inwoneraantal (> 20.000 inwoners) zal de raad van Drechterland in 2026 worden uitgebreid van 17 naar 19 raadsleden. Dat betekent dat de raadszaal hierop aangepast moet worden en dat de griffie meer mensen moet gaan faciliteren. Eerder gebeurde dit al in Stede Broec. Op basis van bovenstaande overzichten heeft de griffie van een raad van 19 zetels waarnaar Drechterland op dit moment toegroeit gemiddeld een omvang van 2,5 fte (afgerond). Dit is niet de ideale omvang, maar de huidige omvang van griffies voor raden van 19 personen (zie ook Stede Broec). Op dit moment is het verloop binnen de griffies groot. Dat komt vooral doordat veel griffies worden uitgebreid. Er zitten relatief nieuwe griffiers in Enkhuizen, Stede Broec en Drechterland maar ook in Koggenland en Opmeer. Ook Hoorn moet op zoek naar een nieuwe griffier. Er zijn veel vacatures voor commissiegriffier, raadsadviseur of plaatsvervangend griffier. Dit laat ook zien dat veel raden op dit moment investeren in hun eigen ondersteuning.

1.5 Ontwikkelingen in de regio In de regio speelt op dit moment de doorontwikkeling van de regionale raadsledenbijeenkomsten. De wens is om in de toekomst gebruik te maken van een regiogriffier. De meest logische standplaats voor deze griffier is Hoorn omdat de medewerkers van het Pact hier ook voor de regio werken. In de voorgestelde scenario’s komt er ten hoogste 1 Fte regiogriffier bij. Waarschijnlijk zal dit voor Drechterland geen of nauwelijks voordeel opleveren. De trend is immers dat het werk in de regio eveneens toeneemt. Of er geld komt voor de regiogriffier is op dit moment nog onduidelijk.

5 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

2. Gewenste omvang griffie Drechterland Het is duidelijk dat de huidige bezetting van de griffie tekort is om de (toekomstige) ambities van uw raad te kunnen invullen, dat de griffie kwetsbaar is en (te) weinig tijd heeft voor de extra taken die op ons afkomen. De huidige omvang van de griffie is 1,5 fte. Wat is nu de gewenste omvang voor de griffie? Griffier (junior) Raadsadviseur/commissiegriffier Griffiemedewerker/plaatsvervangend grffier -Communicatiemedewerker*

0,89 fte (nu 1,0 Fte) 1 fte (nieuw) ,34 fte (nu 0,5 Fte ingevuld) 0,22 fte (samenwerking in SEDverband)

Totaal

2,44 Fte

Dat betekent dat de griffie moet worden uitgebreid met 0,89 fte commissiegriffier en er een parttime communicatiemedewerker (indien mogelijk in SED-verband) wordt aangesteld (hier is al budget voor gereserveerd). De griffier (0,11 Fte en de Griffiemedewerker 0,16 Fte) leveren uren in ten behoeve van de Griffiemedewerker/plaatsvervangend griffier die gedeeltelijk op beide niveaus inzetbaar is. Hiermee is de omvang van de Griffie vergelijkbaar met die in Enkhuizen. Drechterland zet echter iets meer uren in voor de functie (junior) raadsadviseur/commissiegriffier en minder voor de griffier. Hierdoor zijn de Met een griffie van deze omvang zijn we in staat om:  De basisondersteuning van raad en -commissies nu en in de toekomst te verzorgen.  Strategische advisering van raads- en niet-raadsleden te verzorgen.  De facilitaire ondersteuning van raads- en niet-raadsleden te verzorgen.  Grotere rol kunnen spelen in de vorming van netwerken binnen griffies en deskundigheidsbevordering.

 Voor de rol van de raad belangrijke onderwerpen structureel op te pakken zoals: - De verbeteragenda van de rol van de raad (aanbevelingen werkgroep Lokale Democratie) - Omgevingswet - Doorontwikkeling Regionale Raadleden Bijeenkomsten - Nieuwe WGR (zie voorstel raad maart) - Burgerparticipatie - Regelement van Orde aanpassen - Nieuwe verordening op de vertrouwenscommissie - 3-SED-radenbijeenkomsten - Regionale Samenwerking - WOO (Wet Open Overheid) *reeds begroot

2.1 Sober en doelmatig Gesprekken met de werkgeverscommissie hebben ertoe geleid dat er een tussenstap wordt ingebouwd. De griffie wordt eerst uitgebreid met 1 Fte junior raadsadviseur waarbij de Griffier teruggaat naar 0,89 Fte en de functie van Griffiemedewerker opgaat in de functie van Junior Raadsadviseur. Hiermee ontstaat een griffie van 1,9 FTE iets kleiner dan de griffie van Opmeer. Er wordt in samenwerking met de afdeling communicatie een communicatiemedewerker aangesteld (budget is al gerserveerd). Op dit moment huren we een junior communicatieadviseur in om hiervoor voorbereidingen te treffen. Bijvoorbeeld door het opstellen van een raadscommunicatieplan.

Met een griffie van deze omvang zijn we in staat om:

6 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

  

De basisondersteuning van raad en -commissies nu en in de toekomst te verzorgen. Strategische advisering van raads- en niet-raadsleden te verzorgen. De facilitaire ondersteuning van raads- en niet-raadsleden te verzorgen.

Andere taken zullen we slechts incidenteel kunnen oppakken, hetzelfde geldt voor de ambities in het College uitvoeringsprogramma. Op dinsdag is de griffie kwetsbaar er kan sprake zijn van een dubbele bezetting maar het gaat dan om een junior raadsadviseur en een communicatiemedewerker. Ook op vrijdag zal de griffie waarschijnlijk een éénmanspost zijn omdat er ook ’s avonds de nodige uren gemaakt worden. Dit betekent verder dat zowel de griffier als de junior raadsadviseur taken van de griffiemedewerker op moeten pakken. Is het capaciteitsprobleem hiermee opgelost? Nee, dit is pas een eerste stap. Gezien het feit dat er nu 6-10 uur per week wordt overgewerkt en de griffier 4 uur inlevert komen er netto 4-8 uur bij. Gezien de groei van het aantal taken en ambities zullen er keuzes gemaakt moeten worden. Ook specialisatie is maar beperkt mogelijk nu de griffiemedewerker verdwijnt.. De kwetsbaarheid blijft bestaan bij een minimale bezetting op de dinsdag en vrijdag. Er zal in tegenstelling tot in Enkhuizen en in mindere mate in Stede Broec minder tijd zijn om strategische zaken binnen de SED en de regio op te pakken. Dat betekent dat we in de samenwerking een meer bescheiden positie moeten innemen. Regionaal zullen we moeten afwachten welke keuzes er zullen worden gemaakt en meer moeten leunen op een mogelijk in de toekomst aan te stellen regiogriffier.

2.2 Er moet een duidelijk functieprofiel zijn voor alle medewerkers op de griffie Elke gemeenteraad moet kunnen rekenen op goede, strategische ondersteuning. De basis van het vak is overal hetzelfde. Toch heeft elke raad voor zijn griffier/griffiemedewerkers een apart functieprofiel en waardering. Het is in het belang van de raad dat de griffiersfunctie binnen de SED wordt vastgelegd in één generieke functiebeschrijving voor de griffier en de griffiemedewerkers, zodat helder is wat verwacht kan worden van de medewerkers. Met het uitbrengen van het advies 'Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen' hebben de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de VNG samen een belangrijke stap gezet naar een uniforme en sterke positie van griffiers. De griffier en de medewerkers op de griffie horen een functieprofiel te hebben. Door de Vereniging van Griffiers, Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zijn eenduidige functieprofielen opgesteld. Met als resultaat een generiek functieprofiel voor alle griffiers in Nederland. De profielen voor de functies binnen de griffie van Drechterland zijn in bijlagen 3, 4 en 5 uitgewerkt. Voor de functie van griffiemedewerker en (junior) raadsadviseur/commissiegriffieer is een model van de VNG gebruikt. Voorstel - Breng de griffie in 2023 naar een omvang van 1,89 fte.

Waarbij voor de communicatiemedewerker (0,22 Fte) moet worden gekeken of samenwerking in SED-verband mogelijk is. Bijvoorbeeld door het gezamenlijk aanstellen of inhuren (hier is al geld voor gereserveerd). - Stel het landelijke generieke functieprofiel voor de griffier vast en daarnaast het functieprofiel voor (junior) raadsadviseur/commissiegriffier vast (nieuw), griffiemedewerker is een bestaande functie, naar een functieprofiel voor de functie van communicatiemedewerker binnen de griffie wordt later gekeken, wellicht volstaat het model van communicatiemedewerker binnen de SED. - Kijk in de praktijk of dit voldoende is en vraag indien nodig in 2024 alsnog budget aan voor (een deel van) de in dit voorstel verdwenen functie van Griffiemedewerker 0,5 Fte. Voordeel: -

Minder budget nodig ( €32.000 t.o.v. €60.000)

Nadeel -

Meer kans op overbelasting Minder specialisatie mogelijk Grotere afhankelijkheid van de SED/Regiogriffiers

7 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

3. Wat staat er in 2023-2026 op de Agenda? In dit hoofdstuk treft u een overzicht aan van zaken waarbij de griffie een (belangrijke) rol zou kunnen vervullen maar waar het met de huidige bezetting vaak blijft bij het uitspreken van de ambitie en zo mogelijk het doen van een bescheiden eerste aanzet. Uitgangspunt is steeds dat de dagelijkse werkzaamheden niet in het gedrang mogen komen. Met de sobere en doelmatige uitbreiding van de griffie zoals voorgesteld kunnen we wellicht een aantal van deze zaken oppakken maar zeker niet alle. In de eerste plaats zullen dat de wettelijke verplichtingen zijn, als er nog ruimte over is zullen we die investeren in de wensen van uw raad en tenslotte zo mogelijk enkele ambities en zaken uit het bestuursakkoord oppakken. Bij al deze zaken zullen we mee moeten liften met de griffies van Stede Broec en Enkhuizen. 3.1 Wettelijke verplichtingen In 2023-2026 komen er een aantal zaken op de Griffie af als gevolg van wettelijke verplichtingen. Zo zal er een aanbesteding moeten plaatsvinden voor het Raadsinformatiesysteem, is besloten dat de Omgevingswet zal worden ingevoerd en is de Wet Open Overheid ingevoerd. Dit zijn zaken die ook voor Drechterland geen uitstel dulden en die hoe dan ook capaciteit vragen van de Griffie. Protocol geheimhouding Per 1 januari 2023 is de wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden.

Hierdoor wijzigen een aantal wetten waarin bepalingen zijn opgenomen die tot doel hebben de zuiverheid in de persoonlijke en bestuurlijke verhoudingen in het decentraal bestuur te waarborgen. Hoofdstuk Vb van deze wet treedt in werking op 1 april 2023. Daarmee worden gemeenten in staat gesteld om waar nodig interne processen aan te passen. Met hoofdstuk Vb worden de artikelen 25, 26 en 27 van de Gemeentewet geschrapt en vervangen door een apart hoofdstuk Geheimhouding (artikelen 87 tot en met 89). In 2023 wordt het interne protocol geheimhouding in overeenstemming gebracht met deze wet en wordt de raad geïnformeerd over impact van de wetswijzigingen. Aanbesteding accountancydiensten/Notubiz Voor de boekjaren 2023 en volgende gaan we de accountancydiensten opnieuw aanbesteden. Ook Notubiz moet opnieuw worden aanbesteed waarbij we waarschijnlijk gaan kiezen voor een onderhandse aanbesteding omdat een wijziging van het raadsinformatiesysteem (RIS) nogal wat gevolgen heeft voor de werkzaamheden op de griffie maar ook voor de opleiding van raadsleden. Traject bestuurlijke besluitvorming Notubiz Het ligt in de lijn der verwachting dat voorafgaand aan de nieuwe raadsperiode het raadsinformatiesysteem wel opnieuw aanbesteed zal gaan worden.

Dit brengt een heel traject van bestuurlijke besluitvoerming met zich mee maar betekent ook mogelijk een heel traject voor opleiding van raadleden inrichting van de raadscommunicatie enzovoorts. Klankbordgesprek burgemeester De burgemeester dient jaarlijks een klankbordgesprek (functioneringsgesprek) met de commissie klankbordgesprekken burgemeester te voeren. Dit gesprek is wederkerig; zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester en de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Daarnaast vormen het verslag en de afspraken uit het klankbordgesprek van 2022 leidraad voor het gesprek, dat plaatsvindt op basis van afgesproken specifieke onderwerpen. De resultaten van het gesprek worden teruggekoppeld via het presidium Wijziging diverse verordeningen Een aantal verordeningen die onder het ‘beheer’ van de raadsgriffie vallen, worden herzien. Het gaat dit jaar in elk geval om een actualisering van de (1) Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en de Verordening op de Rekenkamer.

8 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

1. Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies Met ingang van 1 januari 2023 is de Wet Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. Daarnaast komt er per 1 april 2023 een nieuw hoofdstuk Va over geheimhouding in de Gemeentewet in plaats van de artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet. DIt heeft invloed op het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Drechterland.

2. Wijziging Rekenkamer (SED) Op 1 januari 2023 is de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Deze wet wijzigt onder andere de Gemeentewet. Na 1 januari 2023 is het verplicht om een onafhankelijke Rekenkamer in te stellen. Er geldt een overgangstermijn van een jaar. In 2023 kan de huidige Rekenkamer SED in functie blijven. De griffie bereidt in het eerste half jaar een nieuwe verordening voor. We werven een nieuwe voorzitter en herbenoemen de leden voor de Rekenkamer, die worden benoemd met hulp van de modelverordening van de VNG en de handreiking van de NVRR/VNG. Besluitvorming is gepland in 2023. Verder zijn een aantal verordeningen aan actualisatie toe, afhankelijk van de werkdruk op de griffie kunnen we hier tijd aan besteden. Omgevingswet In 2024 is iedere gemeente verplicht een Omgevingsvisie te hebben die antwoord geeft op de vraag: “Hoe ziet de gemeente eruit in 2040?” In SED-verband wordt aangestuurd op een gezamenlijke Omgevingsvisie, Er is in Drechterland een

nieuwe werkgroep Omgevingswet samengesteld Klankborden en het begeleiden van het proces van de invoering staan hierbij centraal. De griffie speelt een rol in de begeleiding van deze en andere werkgroep(en). De gemeenteraad is aan zet voor de oordeels-en besluitvorming en moet de Omgevingsvisie gaan vaststellen. Deze geeft antwoord op de vraag “Wat voor gemeente willen we zijn?” De omgevingsvisie is vormvrij: de gemeenteraad bepaalt het detailniveau, de gebieden, sectoren en thema’s. Denk hierbij aan belangrijke maatschappelijke opgaves als wonen, gezondheid en duurzaamheid maar ook aan het benutten van de mogelijkheden die de wet biedt tot versnelling. Samenwerking is een belangrijk uitgangspunt van de Omgevingswet. Het betrekken van de inwoners bij de keuzes die gemaakt worden. Maar ook de samenwerking met onze externe partners en integrale samenwerking binnen de organisatie. Wet Open Overheid (WOO) De WOO is de opvolger van de WOB, na invoering van de wet moeten meer zaken (waaronder verordeningen) actief openbaar gemaakt worden. Dit zal ook gevolgen hebben voor de werkzaamheden op de griffie. 3.2 Gesprekken met raadsleden Als nieuwe griffier ben ik als eerste bij alle fracties aangeschoven om een indruk te krijgen van de mensen waarvoor wij werken en hun wensen te inventariseren.

Inmiddels heb ik ook met (bijna) alle raadsleden een individueel gesprek gevoerd en ga verder met de fractievertegenwoordigers. Daarnaast heb ik regelmatig contact met de fractievoorzitters via het presidium, mijn eerste aanspreekpunt is de werkgeverscommissie. Uit deze gesprekken is naar voren gekomen dat de verhouding tussen de raad en de griffie goed is. Raadsleden zijn over het algemeen tevreden over het functioneren van de griffie. Het organiseren van RTG en Raad en het adviseren van de raad bij het inzetten van de daarbij behorende raadsinstrumenten wordt gezien als de belangrijkste taak van de griffie. Ook is het belang samen met de raad te zorgen voor een goede onderlinge samenwerking.

9 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Daarnaast zijn er individuele wensen die voor ieder raadslid verschillend zijn. De ervaren raadsleden die ook vaak vertegenwoordigd zijn in het presidium en de werkgeverscommissie weten zich inmiddels vaak prima te redden als zelfstandig raadslid, sterker nog ze hebben vaak binnen hun fractie een rol als vraagbaak. Bij de nieuwe raadsleden zijn er wel vaak nog vragen en wensen, bijvoorbeeld op het gebied van opleidingen maar ook op het gebied van (raads)communicatie en het inzetten van de verschillende raadsinstrumenten. 3.3 Ambities De wereld om ons heen verandert en dit heeft ook impact op de werkzaamheden van de raad. Een goed georganiseerde griffie kan de raad daarbij naar behoren ondersteunen. Op basis van de nu voorgestelde minimale uitbreiding van de formatie zullen hierin duidelijke keuzes moeten worden gemaakt. Versterking lokale democratie In de vorige raadsperiode is een werkgroep actief geweest met het thema versterking lokale democratie. Er is een overdrachtsdocument samengesteld. Uit de gesprekken met raadsleden is mij gebleken dat uw raad dit thema te belangrijk vindt om te laten liggen.

De werkgroep had destijds de volgende aanbevelingen: 1) Inwoners meer betrekken bij de wij/het dorpen/of de omgeving 2) Inwoners beter informeren over de procedures en ondersteuningsmogelijkheden bij bewonersinitiatieven 3) Inwoners meer betrekken en informeren over beleid en besluitvorming zowel in de voorfase als achteraf. Daarnaast is de gemeenteraad ook nadrukkelijk zelf aan zet om de eigen positie nadrukkelijk vorm te geven. De volgende aanbevelingen verdienen hierbij de aandacht: 1) Zet in op constructief dualisme en betrek de raad vroegtijdig bij de beleidsvormende fase en het daaruit voortvloeiende besluitvormingsproces (kaderstelling) 2) Vergroot de zichtbaarheid van de raad en bekijk wat mogelijk is met een doordachte en moderne raadscommunicatie 3) Zorg voor een goed toegeruste raad, die door een doelmatige ondersteuning van de griffie haar taken effectief en efficiënt kan verrichten. Breng in dit verband focus aan en denk daarbij aan het verbeteren van de LTA, startnotities en zinvolle thematische bijeenkomsten. Hieronder worden een aantal mogelijke ambities beschreven die hieruit voortvloeien. Werkbezoeken raad en commissies Het is belangrijk dat raadsleden en fractievertegenwoordigers een goede verbinding hebben met het maatschappelijk veld.

Dit kan op allerlei manieren worden georganiseerd: bedrijven, organisaties en instellingen kunnen worden uitgenodigd (bijvoorbeeld tijdens- of buiten vergaderingen of op informatieavonden), maar de raadsleden en fractievertegenwoordigers kunnen ook werkbezoeken afleggen. Voornemen is om 8-10 werkbezoeken per jaar te organiseren. Kernbezoeken (in het kader van vitale kernen) Bij wijkbezoeken gaan raadsleden en fractievertegenwoordigers samen met het college of een wethouder op bezoek in een specifieke kern. Op deze manier is er gelegenheid om met bewoners van gedachten te wisselen en om de buurt en organisaties en verenigingen beter te leren kennen. Het programma van het bezoek wordt in overleg met de griffie uitgewerkt. Drechterland heeft 8 kernen met één kernbezoek per halfjaar komen al onze dorpen aan bod. Met de huidige capaciteit op de griffie wordt het lastig om een dergelijke activiteit te organiseren bovenop de huidige werkzaamheden. Door de uitbreiding kan hierop ingezet worden en kunnen we het ook ondersteunen met de nodige communicatie.

RTG op locatie

10 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Als er een onderwerp op de agenda staat dat de mensen in een bepaald dorp erg interesseert zou het een optie kunnen zijn een RTG op locatie te organiseren. In elke kern is wel een café of dorpshuis waar dar mogelijk is. Met een goede communicatie komt zo het werk van de raad ook meer in de schijnwerpers te staan. Voorafgaand aan de RTG zou een RTG-café georganiseerd kunnen worden waar mensen kunnen inlopen om contact te hebben met raadsleden over niet geagendeerde onderwerpen. Iets dergelijks gebeurt nu al in Hollands Kroon. Regionale samenwerking Het Pact van Westfriesland 7.1: zeven gemeenten één geluid, is ambitieus, de titel van het Ambitie en Uitvoeringsprogramma zegt wat dat betreft genoeg. Ook worden er samen met het bedrijfsleven, onderwijs en de zorg focuspunten aangebracht zodat er gericht aan bepaalde doelstellingen gewerkt kan worden. Dit heeft ook gevolgen voor de regionale samenwerking van de raden en de griffies in Westfriesland. Drechterland zet in op de komst van een regiogriffier om dit op te pakken. Regionale Raadleden Bijeenkomsten Sinds 2015 zijn er Regionale Raadsledenbijeenkomsten. Er is onderzoek gedaan door Twijnstra en Gudde over hoe we de samenwerking verder kunnen versterken en de positie van de raad binnen de samenwerking kunnen versterken.Het verder ontwikkelen van de RRB heeft ook in 2023 onze aandacht.

Met de Westfriese griffiers wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn, ook hier zet Drechterland in de toekomst in op de komst van een regiogriffier. Samenwerking binnen de SED De griffiers binnen de SED werken goed samen zo is er een vervangingsreglement op gesteld, waardoor de griffies minder kwetsbaar worden. Maandelijks is er een overleg waarbij nadrukkelijk wordt gekeken welke dingen de raden gezamenlijk op kunnen pakken. Ook is er een SED klankbordgroep en zijn er 3-raden bijeenkomsten. We pakken hierbij sinds kort ook inhoudelijke thema’s op. Ook bij het organiseren van werkbezoeken zal moeten worden gekeken of we mee kunnen liften op de inspanning van met name Stede Broec. Wijziging gemeenschappelijke regelingen Op 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd. Hiermee is de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden bij taken die in gemeenschappelijke regelingen worden uitgevoerd versterkt. Er is meer ruimte voor keuzes in de werking van een gemeenschappelijke regeling, bijvoorbeeld door te kiezen voor een gemeenschappelijke adviescommissie of het gebruik van zienswijzen door gemeenteraden. Er geldt een overgangstermijn van twee jaar. Dit betekent dat uiterlijk 1 juli 2024 alle gemeenschappelijke regelingen moeten zijn aangepast aan de wetswijziging.

De Regietafel Noord-Holland Noord heeft hiertoe een Plan van aanpak implementatie wijziging Wgr uitgewerkt. Dit plan is wordt de gemeenteraden vastgesteld en er is opdracht verleend aan de Regietafel NHN voor de regievoering op/uitvoering van het Implementatietraject Wijziging gemeenschappelijke regelingen als gevolg van de Wgr. De gemeenteraden zijn via de RRB betrokken bij de verplichte en de facultatieve wijzigingen in 2023 en 2024. Uiterlijk oktober zijn de kaderstellende besluiten voorbereid, waarin de raden, na advisering door de RRN, vaststellen welke wijzigingen de gemeenteraden op welke manier willen invullen in alle/een deel van de gemeenschappelijke regelingen. Raadscommunicatie Naast lopende werkzaamheden (zie verderop) moet een plan van aanpak voor raadscommunicatie 2023 (en verder) nog vorm krijgen. Dit gebeurt op basis van overleg tussen de griffie (communicatieadviseur) en het presidium. Nu is er geen specifieke kennis op het gebied van communicatie op de griffie beschikbaar. Het is weer iets wat we erbij doen. Zo kennen we in Drechterland de Griffiebrief om raadsleden te informeren over allerlei zaken waar ze mee te maken krijgen. Maar er leven ook ideeën om de activiteiten van de raad beter voor het voetlicht te brengen.

Hiervoor willen we de samenwerking zoeken met de afdeling communicatie van de SED, hier zitten immers de professionals bovendien is het goed om de communicatie vanuit de diverse overheidsgeledingen op elkaar af te stemmen.

11 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Jongeren en de raad Klas in de raad voor groepen 7 en 8 van de basisschool Dit project is al jaren een succesvolle activiteit van de gemeenteraad. Met ‘Klas in de raad’ probeert de gemeenteraad de jeugd op speelse wijze te interesseren voor de gemeentelijke politiek en zo de afstand tussen het gemeentebestuur en de jeugd (groepen 7 en 8) te verkleinen; er wordt op deze momenten niet aan partijpolitiek gedaan. Onder begeleiding van twee raadsleden maken de leerlingen kennis met de werkzaamheden van de gemeenteraad. De griffie zet zich ook in om de JAR die recent is geinstalleerd meer in verbinding te brengen met de raad. Opleidingen Tijdens de gesprekken met raadsleden gaven vooral de startende raadsleden aan behoefte te hebben aan opleidingen buiten de introductieperiode voor nieuwe raadsleden om. Dit wordt in StedeBroec en Enkhuizen al gedaan. Een raadslid kwam met de suggestie meer inzicht te geven in het vergunningen traject teneinde vragen hierover beter te kunnen beantwoorden en wellicht ook mee te kunnen denken om het traject te versnellen. Een ander voorbeeld zou bijvoorbeeld snellezen kunnen zijn. De cursus Politiek Actief wordt om de twee jaar georganiseerd in Drechterland. Eén keer met de inzet van Pro Deimos en één keer zonder. Zo blijven de cursussen actueel en verwachten we mensen met interesse in de politiek te kunnen interesseren voor het raadswerk.

Presentaties voor ouderenbonden Door het geven van presentaties aan onder andere ouderenbonden in de verschillende dorpskernen willen we met ouderen in gesprek gaan over het werk van de gemeente en hoe we invulling kunnen geven aan de wensen van deze groeiende groep inwoners van Drechterland.

12 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Bijlage 1: Wat doet de raadsgriffie en samenstelling Wat doet de raadsgriffie Raadsadvisering De griffie adviseert over de inrichting van de raad als gevolg van de dualisering, binnen de afspraken met de gemeenteraad, zodat de raad functioneert volgens de richtlijnen. Kernactiviteiten: • adviseren van de raad over de kaderstellende en controlerende functie; • (technische) ondersteuning bij het opstellen van moties, initiatiefvoorstellen, amendementen; • communicatieadvies; • adviseren over de bestuurlijke organisatie, agenda en werkzaamheden van de raad. Procesondersteuning De griffie ondersteunt de raad in zijn kaderstellende rol, binnen de processen van een gedualiseerd systeem, zodat de werkprocessen van de raad zijn afgestemd op het verder ontwikkelen en invoeren van de dualisering. Kernactiviteiten: • procesondersteuning voor besluitvorming en bestuurlijke processen; • ondersteuning bij het vaststellen van raads- en commissieagenda’s; • monitoring van de uitvoering van de raadsbesluiten door het college • voorbereiden en/of organiseren van onderzoeksvragen of initiatiefvoorstellen; • communicatieactiviteiten, inclusief het leggen en onderhouden van contacten met media. Coaching De griffie begeleidt raadsleden bij het uitvoeren van hun taak als raadslid, binnen dualiseringskaders, zodanig dat de gemeenteraadsleden al lerend hun expertise vergroten.

Kernactiviteiten: • begeleiding van het raadslid en vraagbaak; • begeleiding bij professionalisering; • coachen van de vakinhoudelijke samenwerking tussen raadsleden onderling en met het college van burgemeester en wethouders. Coördinatie RTG De griffie ondersteunt de RTG, zodat de fractievertegenwoordigers en raadledeneffectief en efficiënt kunnen functioneren. In het kader van de participatie worden actief mensen uitgenodigd om deel te nemen aan de RTG Kernactiviteiten: • stimuleren van goede (intern)gemeentelijke (duale) werkwijze; • bevorderen van professionalisering van de raad en de griffiefunctie. Logistieke ondersteuning De griffie zorgt voor de logistieke ondersteuning van de raad en controleert de logistieke uitvoering volgens gemaakte afspraken. Kernactiviteiten: • voeren van het secretariaat van raadsvoorzitter en commissievoorzitters; • voortgangsbewaking van raadsprocedures, klachten en raadscorrespondentie; • aanspreekpunt voor facilitaire zaken o.a. Notubiz; • organiseren van werkbezoeken • verzorgen van verslaglegging van raad en raadscommissies.

13 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Samenstelling: wie is wie bij de raadsgriffie Per 1 januari 2023 bestaat de raadsgriffie 1,5 fte: • •

raadsgriffier: 1 x 36 uur (1 fte); griffiemedewerker (voor administratieve ondersteuning): 1 x 18 uur (0,5fte).

Voorstel is om de griffie in 2023 uit te breiden met 1 Fte Raadsadviseur/Commissiegriffier. De Griffier levert daartoe o,11 Fte formatie in en de functie van Griffiemedewerker 0,55 Fte verdwijnt. Hierdoor groeit de formatie van 1, 5 naar 1,89 Fte. De structurele kosten van de griffie zullen hierdoor toenemen met circa (€ 32.000) per jaar. Andrea van Langen-Visbeek: raadsgriffier (0,89 Fte) De raadsgriffier adviseert en ondersteunt de raad over positionering, organisatie en werkwijze. Zij is eerste adviseur en aanspreekpunt van de raad, de fractievoorzitters en de burgemeester (als voorzitter van de raad). Zij adviseert de voorzitters van de RTG, de raadsleden en fractievertegenwoordigers bij het hanteren van de raadsinstrumenten. Daarnaast bewaakt zij de voortgang van de correspondentie, procedures en afspraken. Stimuleert de duale werkwijze van de raad en begeleidt het proces van het in positie brengen van de raad. De griffier is het eerste aanspreekpunt voor de RRB en de SEDbijeenkomsten zij stemt alle agenda’s af met het presidium. Verder geeft zij leiding aan de raadsgriffie en stemt dit af met de werkgeverscommissie. Bereikbaar onder: 0228-534259/0629693754/andrea.vanlangen@drechterland.nl (jr) Raadsadviseur/Commissiegriffier (vacature 1 Fte ) De raadsadviseur verzorgt de inhoudelijke en logistieke voorbereiding van de RTG.

Zij adviseren de voorzitters van de RTG, de raadsleden en fractievertegenwoordigers bij het hanteren van de raadsinstrumenten. Hij/Zij zorgt voor de uitwerking van de vergadering en bewaken de afdoening van de toezeggingen en de beantwoording van de vragen. Zij coördineren en organiseren raadsonderzoeken, -bijeenkomsten en activiteiten. Hij/Zij kunnen indien nodig een aantal taken uitvoeren op het niveau van de griffier alsmede op het niveau van de griffiemedewerker. (zie functieprofiel) De raadsadviseur zorgt tevens voor de secretariële en administratieve ondersteuning van de raadsgriffie. Zij ondersteunt onder meer de Griffier/raadsadviseur bij diverse administratieve en organisatorische uitvoerende werkzaamheden. Op dit moment doet de huidige griffiemedewerker al gedeeltelijk taken op het niveau van commissiegriffier. Communicatiemedewerker (Vacature) De communicatiemedewerker biedt ondersteuning en geeft uitvoering aan redactionele en organisatorische taken alsmede de uitvoering van onderdelen van het communicatiebeleid voor de gemeenteraad. Hiervoor wordt op dit moment een communicatieplan geschreven dat op termijn structurele werkzaamheden met zich mee zal brengen. Een raadswebsite moet immers ook gevuld worden. Onderverdeling RTG De RTG wordt zo mogelijk onderverdeeld op basis van de portefeuilleverdeling.

Als er veel onderwerpen op de agenda staan wordt de bijeenkomst in de RTG-zaal begeleid door de griffiemedewerker in de toekomst zal dit een taak zijn van de (jr)raadsadviseur/commissiegriffier.

14 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Auditcommissie Griffier: Andrea van Langen  voert namens de raad periodiek overleg met de accountant;  adviseert over het controleprotocol;  adviseert over de jaarrekening;  adviseert over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole;  kan de raad adviseren over de kwaliteit van planning en controldocumenten. Presidium/Agendacommisie Griffier: Andrea van Langen Het presidium doet aanbevelingen over de organisatie van de werkzaamheden en de werkwijze van de raad en zijn commissies. Het presidium bestaat uit de voorzitter van de raad (tevens voorzitter presidium) en de fractievoorzitters. Het presidium is tevens agendacommissie. De agendacommissie stelt de voorlopige agenda vast van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. Vertrouwenscommissie/Commissie klankbordgesprekken Griffier: Andrea van Langen De vertrouwenscommissie heeft tot taak namens de raad de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden. De commissie klankbordgesprekken heeft tot taak namens de raad functioneringsgesprekken met de burgemeester te houden. Werkgeverscommissie Griffier: Andrea van Langen De werkgeverscommissie neemt de dagelijkse gang van zaken van het werkgeverschap van de griffie voor zijn rekening.

Rekenkamercommissie (SED) Griffier: : Andrea van Langen De rekenkamercommissie ondersteunt de gemeenteraad bij zijn controlerende en (in mindere mate) kaderstellende taken door het verrichten van onderzoek. De rekenkamercommissie, die uit drie leden bestaat, wil daarmee een bijdrage leveren aan het verbeteren van het functioneren van het bestuur van de gemeente Drechterland op de aspecten doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid.

Bijlage 2: Instructie griffier Begripsbepalingen • griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

15 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

• griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers; • werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd • agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad (en de raadscommissies); • bestuurlijke planning: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad. Artikel 1 Algemene ondersteuning 1. De griffier draagt zorg voor de strategische advisering van de raad, en de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de leden. 2. De griffier draagt er, desgevraagd of uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van de raad via de in de gemeente gebruikelijke kanalen de informatie krijgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap. 3. De griffier draagt er, desgevraagd of uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van de raad inhoudelijke bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, verzoeken om inlichtingen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke. 4.

De griffier draagt zorg voor het uitvoeren van de werkzaamheden die de griffie betreffen en die worden aangegeven in andere verordeningen van de raad, of in raadsbesluiten. Artikel 2 Agendering 1. De griffier of iemand van de griffie ondersteunt de agendacommissie bij het vaststellen van de (voorlopige) agenda van de raadsvergaderingen en de RTG-vergaderingen. 2. De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raadsvergaderingen en de RTG vergaderingen, de themabijeenkomsten en de werkbezoeken. Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters 1. De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad bij een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 2. De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding en ondersteuning van de voorzitters van Presidium, agendacommissie en de overige commissies van de raad, voor een goed verloop van de vergaderingen. Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging 1. De griffier draagt zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de (concept)agenda’s, raadsbrieven, digitale besluitenlijsten en overige agendastukken die raadsleden voor vergaderingen nodig hebben. 2. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een ingekomen stukkenlijst van de raadsvergaderingen. 3.

De griffier draagt zorg voor het registreren van bestuurlijke toezeggingen die door het college gedaan worden in de vergaderingen van de raad of de raadscommissie(s), en ziet er op toe dat het college tijdig over de afdoening van de toezeggingen rapporteert aan de raad. 4. De griffier of zijn vervanger is secretaris van de agendacommissie en het presidium.

Artikel 5 Raadscommunicatie 1. De griffier is verantwoordelijk voor de externe en interne communicatie van de raad. 2. De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners van de gemeente als het gaat om de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.

16 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

3. De griffier verleent ondersteuning aan inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

Artikel 6 Afstemming 1. De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. 2. De griffier voert periodiek overleg met de voorzitters van fracties. 3. De griffier onderhoudt contacten met collega´s binnen de SED en in Westfriesland, op regionaal en bovenregionaal niveau. Deze afstemming heeft onder meer betrekking op de ambtelijke samenwerking, gemeenschappelijke regelingen en bevordering van regionale samenwerking. Artikel 7 Werkplan griffie De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een vierjaarlijks werkplan, dat in overleg met de werkgeverscommissie van de griffie wordt vastgesteld en ter kennisname aan de gehele raad wordt gestuurd. Artikel 8 Bevoegd gezag 1. De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt. Nadere regels hierover worden gesteld in de verordening op de werkgeverscommissie van de raad en de mandaatregeling van de raad. 2. De griffier kan een of meer van zijn taken laten uitvoeren door personeel dat werkzaam is op de griffie. De griffier is verantwoordelijk voor alle door of namens hem verrichtte werkzaamheden. Artikel 9 Vervanging griffier De griffier draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid vanwege andere redenen zijn vervanging adequaat geregeld is.

Hierin wordt voorzien door het aanwijzen door de raad van een locogriffier. Artikel 10 Overig 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie van de raad. Indien noodzakelijk wordt over de uitslag van het overleg informatie verstrekt aan het presidium en/of de agendacommissie. 2. Deze gewijzigde instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking. 3. De Instructie voor de griffier 2012 wordt gelijktijdig ingetrokken.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 In dit artikel wordt de griffier gepositioneerd als de eerste strategische adviseur van de gemeenteraad. Het gaat om strategische advisering aan de raad als bestuursorgaan, maar ook de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning aan leden afzonderlijk. Nadere invulling van die inhoudelijke

17 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

ondersteuning, staat in lid 3. In lid 2 wordt geregeld dat de griffier een belangrijke rol speelt in de informatievoorziening naar de raad toe. De griffier kan hierbij ten behoeve van de raad optreden als intermediair tussen de raad enerzijds en het college en de burgemeester anderzijds. Naast de wettelijke taken en bevoegdheden die aan de raden toekomt en waar de griffier ambtshalve bevoegdheden heeft, zijn er vaak nog andere verordeningen waarin taken aan de griffier toebedeeld worden of waaraan de griffier rechten of plichten aan kan ontlenen. In lid 4 wordt daar kortheidshalve naar verwezen. Hierbij kan gedacht worden aan bepalingen uit onder andere het Reglement van Orde voor de raad en op de raadscommissie(s), de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, verordening op de werkgeverscommissie. Artikel 2 In artikel 19 Gemeentewet wordt nog steeds gesproken over de burgemeester die de oproeping voor de raad verzendt. In de meeste gemeenten wordt inmiddels gewerkt met een commissie die zich bezig houdt met de agendering voor de bijeenkomsten van de raad en raadscommissie. In Stede Broec is dat de agendacommissie. Het is vanzelfsprekend dat de griffier deze commissie ondersteunt. De ondersteuning kan ook worden opgedragen aan een andere medewerker van de griffie.

De jaarplanning van de raadsvergaderingen wordt eerst in het presidium vastgesteld, waarna de agendacommissie lopende het jaar de vergadermomenten verder vult en wijzigingen in het schema kan doorvoeren. Artikel 3 Artikel 107 b Gemeentewet schrijft voor dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. De griffier of een van zijn vervangers treedt daarnaast ook op tijdens andere formele vergaderingen als ambtelijk ondersteuner van de voorzitter. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan de RTG maar ook ad hoc ingestelde raadswerkgroepen. Artikel 4 De griffier voert het secretariaat voor de door de raad ingestelde vergaderingen en is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een actie- en motielijst. Het gaat hierbij om toezeggingen die tijdens een raadsvergadering of formele RTG vergadering door het college aan de raad worden gedaan of om aangenomen moties. Artikel 5 De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd over alles wat zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en besluitenlijsten op internet e.d. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Burgers en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad.

De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie. Artikel 6 De griffier ondersteunt de gemeenteraad onder meer door afstemmingsoverleggen te voeren met de burgemeester en de gemeentesecretaris, de zogenaamde bestuurlijke driehoek. Met de voorzitters van de fracties onderhoudt de griffier ook contacten.

Artikel 7 De griffier is in grote mate volgend ten opzichte van de raad maar heeft als belangrijkste adviseur van de raad binnen de raadskaders wel eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden b.v. ten aanzien van personele trajecten of maatregelen. Het werkplan wordt in principe in overleg met de werkgeverscommissie afgestemd en ingevuld. De raad krijgt dit ter kennisname. Naast reguliere taken, kunnen ook incidentele taken worden opgenomen, zoals gemeenteraadsverkiezingen, de uitrol van bepaalde projecten e.d. De griffier stelt het werkplan vast, het is het spoorboekje van de griffie voor een bepaalde periode, vergelijkbaar met een afdelingsplan. Ook zorgt de griffier voor de evaluatie die ook weer kan worden besproken met de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie treedt namens de raad op als werkgever (opdrachtgever) voor de griffier.

18 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Artikel 8 De Gemeentewet bepaalt in artikel 107 dat de raad de griffier benoemt, schorst en ontslaat. Ten aanzien van het personeel op de griffie is in artikel 107e lid 2 bepaald dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen en te ontslaan. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag, maar kan deze bevoegdheid in mandaat overdragen aan de werkgeverscommissie of de griffier. In de verordening op de werkgeverscommissie Griffier worden nadere regels gesteld over de wijze waarop de griffier verantwoording aflegt aan de raad. Artikel 9 In artikel 72 Gemeentewet staat dat als de burgemeester langer dan zes weken afwezig is, hij hiervoor toestemming nodig heeft van de Commissaris van de Koning. Gelet op de positie die de griffier vervult is het van belang een soortgelijke regeling te treffen en te blijven voorzien in informatieverstrekking aan de werkgeverscommissie Griffier en de burgemeester als voorzitter van de raad. Artikel 10 In dit artikel wordt geregeld op welke wijze om dient te worden gegaan met onvoorziene situaties. In de regel vindt overleg plaats met de werkgeverscommissie Griffier en de voorzitter van de raad.

Bijlage 3: Functieprofiel (jr) Raadsadviseur / commissiegriffier Plaats in de organisatie: De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder de verantwoordelijkheid van de griffier. Doel van de functie: Een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, raadscommissies (RTG) en presidium bij voorbereiding, verloop en afwikkeling van raads- en commissievergaderingen, raadswerkgroepen en raadsinformatiebijeenkomsten. Kernwoorden zijn: betrokkenheid/politieke sensitiviteit/pro-activiteit en efficiency

19 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Adviseren van raad(scommissies), raadsinformatiebijeenkomsten en raadswerkgroepen  Is verantwoordelijk voor het secretariaat van een of meerdere (raads)commissies (RTG) en verzorgt ondersteuning op procedureel/logistiek gebied  Adviseert, informeert en ondersteunt de (raads)commissie (RTG) respectievelijk de voorzitter over de aanpak en behandelwijze van onderwerpen  Adviseert individuele raads- en fractie over actieve inzet van raadsinstrumenten en over de daarbij te volgen werkwijze  Het zelfstandig begeleiden van (raads)werkgroepen en/of commissies. Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden: Verleent ondersteuning bij het opstellen van de concept-agenda’s van raads- en commissievergaderingen, het presidium, raadsinformatiebijeenkomsten en raadswerkgroepen. Bereidt in overleg met de griffier de agenda’s voor. Draagt zorg voor geluidsopnames, besluiten- en actielijsten van de raads- en commissievergaderingen, het presidium, raadsinformatiebijeenkomsten en raadswerkgroepen. Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang en andere randvoorwaarden van de raads- en commissievergaderingen, het presidium, raadsinformatiebijeenkomsten en raadswerkgroepen. Bewaakt de voortgang in het afdoen van de raadscorrespondentie. Verzorgt de (procedurele afhandeling van) inkomende en uitgaande post.

Beheert het raadsinformatiesysteem: up to date houden met vergaderstukken richting raad, stukkenstroom college, schriftelijke vragen, etc. Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken. Verleent ondersteuning bij werkbezoeken, hoorzittingen of andere bijeenkomsten. Verleent overige inhoudelijke ondersteuning aan raad en griffier zoals het opzetten van een klein onderzoek, uitzoekwerk, advisering en ondersteuning bij ontwikkeling werkvormen participatie. Contactpersoon voor RKC/Auditcommissie Draagt zorg voor interne en externe communicatie. Verzorgt de informatieverstrekking aan de raad ism afdeling Communicatie Verzorgt ondersteuning bij besluitvormings- en bestuurlijke processen. Verschaft informatie over producten/diensten van de griffie aan derden. Verzorgt externe zichtbaarheid werkzaamheden van de gemeenteraad en producten/diensten van de griffie via website/social media/krant/ect. Organiseert en faciliteert raadsactiviteiten. Adviseert over de opzet van raadscommunicatie instrumenten (oa website). Is mede verantwoordelijk voor de communicatie over procedures richting andere organisatieonderdelen.

Vervangen van de griffier Het overnemen van de taken van de griffier op basis van plaatsvervanging.

Competenties:

-

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Nauwkeurig en geordend Pro actief Samenwerken Stressbestendig Bestuurlijke sensitiviteit

20 Raadsgriffie –Toekomstbestendig

Indicatieve functie-eisen: HBO Kennis van en/of enige ervaring in het openbaar bestuur is een pré Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen Goede digitale vaardigheden Bereidheid om met enige regelmaat in de avonduren te werken Contacten: Intern: Griffier, raad(sleden), burgemeester, gemeentesecretaris, wethouders, ambtelijk management, andere sleutelfiguren in de organisatie. Extern: Andere overheden en bestuurslichamen, inwoners, bedrijven, belangenorganisaties.

21 Raadsgriffie –Toekomstbestendig