Bijlage Voorgenomen AB-Besluit 1e begr wijz 2022 ODNHN met bijlagen (2021-55)
Tekst van het document
AB-BESLUIT Aan Datum vergadering Auteur Onderwerp Agendapunt Bijlage(n) Portefeuille
: Algemeen Bestuur OD NHN : 08-12-2021 : C. van den Tempel (Concerncontroller) : Eerste begrotingswijziging 2022 : Nummer :1 : Financiën (Dhr. Groot)
Aanleiding: Het Algemeen Bestuur verleent in de vorm van een begrotingswijziging goedkeuring aan de mutaties in de rapportageperiode. In artikelen 27 en 28 van de gemeenschappelijke regeling OD NHN is geregeld hoe een begrotingswijziging wordt voorbereid en vastgesteld. Dit besluit strekt hiertoe. Van de in deze begrotingswijziging opgenomen onderwerpen worden gelijktijdig separate besluiten aangeboden eventueel met bijbehorende projectplannen. Een samenvatting hiervan is: Trainees (€ 196.000) Met het traineeship wordt gewerkt aan een toekomstbestendige organisatie door het specifiek werk maken van de instroom van jongeren gedurende vier jaar (2022- 2025, uitlopend naar 2026). Op jaarbasis wordt een zevental trainees aangetrokken die gedurende een jaar meedraaien in de volle breedte van de organisatie. De totale kosten van een dergelijk traineeship op jaarbasis bedraagt €392.000,-. Onze eigenaren wordt verzocht per traineeship een bedrag van €196.000,-beschikbaar te stellen met de mogelijkheid tot overheveling van het budget naar het volgend boekjaar als het traineeship niet geheel binnen één boekjaar valt. Data-analisten (€ 200.000) Uit recent onderzoek in Binnenlands Bestuur (week 33, 2021) blijkt dat overheden de mogelijkheden van data nog onvoldoende benutten. De doeleinden van het datagebruik zijn divers, maar meestal is er alleen een financiële prikkel.
Nog lang niet alle organisaties gebruiken data om grip te krijgen. Het rapport van Noordbeek ‘Inventariserend onderzoek in 2020 aangaande de meerwaarde van data-analyse voor het optimaliseren van de informatievoorziening’ is in het voorjaar van 2021 toegezonden aan de leden van het Algemeen Bestuur. Het rapport gaat in op de dringende behoefte aan data-analisten bij de OD NHN. In het AB van 7 juli 2021 voorgesteld om een tweejarige pilot met twee analisten te starten om zo te bewijzen dat er toegevoegde waarde kan zitten in het gebruik van de data van de OD NHN. De vier pilots zijn Bedrijfsvoering, Informatie gestuurd en risicogericht handhaven, Geo-informatie en Wnb besluiten op locatie. Uitstel omgevingswet (€ 105.000) Wegens het uitstel van de Omgevingswet tot 1 juli wordt de implementatie in de reguliere organisatie met zes maanden uitgesteld en moet de programmaorganisatie langer in stand gehouden worden. Dit brengt extra incidentele kosten met zich mee voor de projectleider en de OW-ondersteuning ter hoogte van € 105.000,-.
Pagina 1 van 4
Eerste begrotingswijziging 2022
Gevolgen: •
Financiële gevolgen: De financiële gevolgen zijn verwerkt in de overzichten behorende bij dit agendapunt.
•
Juridische gevolgen: Met deze begrotingswijziging voldoet de OD NHN aan de rechtmatigheidsvereisten als gevolg van wijzigingen ten opzichte van de begroting die worden gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Gemeenschappelijke Regeling OD NHN. Deze begrotingswijziging is niet in strijd met de FUGR, daar het een begrotingswijziging betreft die geen betrekking heeft loon- of prijsontwikkelingen.
•
Personele gevolgen: Vacatures zullen worden ingevuld naar aanleiding van de extra beschikbare middelen.
•
Communicatieve gevolgen: Geen
•
Overige gevolgen: Geen
Risico’s: Geen Vervolgprocedure: In kader van rechtmatigheid actualiseren van de Begroting 2022 e.v. op basis van de vastgestelde wijzigingen. Bijlagen: 1. Begroting 2022 na wijziging; 2. Gewijzigde lumpsumbijdrage per deelnemer; 3. AB Besluit Traineeship 2022-2026; 4. Projectplan Traineeship 2022-2026; 5. AB Besluit pilots Data-analisten; 6. AB Besluit Uitstel Omgevingswet incidentele gevolgen; 7. Analyse financiële impact Omgevingswet.
Voorgesteld besluit van het DB aan het AB: d.d. 15 september 2021. Het AB wordt voorgesteld om de eerste begrotingswijziging 2021 vast te stellen rekening houdend met de gemotiveerde reactie van het Dagelijks Bestuur op de ingediende zienswijzen. Besluit Algemeen Bestuur de datum: 8 december 2021; conform voorstel. Ondertekening: De voorzitter,
De secretaris,
M.C. Uitdehaag
Q. Foppe
Pagina 2 van 4
Eerste begrotingswijziging 2022
Bijlage 1: Begroting 2022 na wijziging Primaire begroting 2022
Begroting 2022
1e begrotingswijziging
Begroting 2022 na wijziging
LASTEN Programma 1 Milieutaken
7.934.559
152.109
8.086.668
Programma 2 VTH plustaken
5.186.592
99.429
5.286.021
Programma 3 Overhead RUD NHN
7.422.617
249.462
7.672.079
Onvoorzien Milieutaken
58.388
58.388
Onvoorzien VTH-plustaken
54.636
54.636
Rente
0
0
Totaal
20.656.792
501.000
21.157.792
Programma 1 Milieutaken
7.934.559
152.109
8.086.668
Programma 2 VTH plustaken*
5.186.592
99.429
5.286.021
Programma 3 Overhead RUD NHN
7.422.617
249.462
7.672.079
BATEN
Onvoorzien Milieutaken
58.388
58388
Onvoorzien VTH-plustaken
54.636
54636
0
0
Totaal
20.656.792
501.000
21.157.792
€0
€0
€0
Geraamde saldo baten en lasten Toevoeging reserves: Onttrekkingen aan reserves: - Bestemmingsreserve Masterplan ICT - Bestemmingsreserve Omgevingswet - Bestemmingsreserve Impulsbudget cultuurmensontwikkeling Resultaat
Pagina 3 van 4
Eerste begrotingswijziging 2022
Bijlage 2: Bijdrage per deelnemer na wijziging Bijdrage per deelnemer
Gemeente Alkmaar Gemeente Bergen Gemeente Castricum Gemeente Den Helder Gemeente Drechterland Gemeente Enkhuizen Gemeente Heerhugowaard Gemeente Heiloo Gemeente Hollands Kroon Gemeente Hoorn Gemeente Koggenland Gemeente Langedijk Gemeente Medemblik Gemeente Opmeer Gemeente Schagen Gemeente Stede Broec Gemeente Texel Provincie Noord-Holland Provincie Noord-Holland VTH plus taken
Bijdrage 2022 primaire begroting
1e begrotingswijziging
Bijdrage 2022 na wijziging
1.344.436
32.607
1.377.043
657.919
15.957
673.876
667.835
16.197
684.032
888.380
21.546
909.926
454.791
11.030
465.821
466.050
11.303
477.353
653.017
15.838
668.855
345.141
8.371
353.512
1.733.131
42.035
1.775.166
1.495.573
36.273
1.531.846
141.540
3.433
144.973
280.583
6.805
287.388
1.278.819
31.016
1.309.835
65.406
1.586
66.992
806.266
19.555
825.821
106.859
2.592
109.451
495.755
12.024
507.779
612.149
14.847
626.996
8.163.142
197.985
8.361.127
20.656.792
501.000
21.157.792
Pagina 4 van 4
AB-BESLUIT Aan Datum vergadering Auteur Onderwerp Agendapunt Bijlage(n) Portefeuille
: Algemeen Bestuur OD NHN : 08-12-2021 : Esther Steltenpohl : Projectplan traineeship 2022-2026 : Nummer :1 : Personeel (portefeuille S. Bashara)
Aanleiding Op basis van een profielschets van het huidige personeelsbestand en de uitstroom voor de aankomende vijf jaar door pensionering van medewerkers, kunnen de volgende conclusies getrokken worden: • Bijna de helft van het personeelsbestand is 50+; • De leeftijdsopbouw is niet in balans; • 1/8 Deel van het personeelsbestand gaat de aankomende vijf jaar met pensioen; • Als we nu niet acteren op de uitstroom van medewerkers, loopt er veel waardevolle kennis en ervaring de deur uit, met name bij de primaire dienstverlening. Dit is een serieus risico voor de bedrijfscontinuïteit onze organisatie. Deze feiten maken duidelijk dat verjonging van de OD NHN geen keuze is, maar een absolute noodzaak om de bedrijfscontinuïteit te garanderen. De opgestarte traineeships in 2018 en 2020 waren hard nodig en hebben positief bijgedragen. Echter, op de langere termijn is het een druppel op de gloeiende plaat. Doorlopende verjonging binnen de OD NHN is absoluut noodzakelijk om de bedrijfscontinuïteit te garanderen. Om dit te realiseren wil de organisatie de aankomende vier jaar jaarlijks een traineeship van zeven trainees opstarten. Met een traineeship haal je goed opgeleide en enthousiaste young professionals in huis die daarnaast ook nog “kneedbaar” zijn.
Ze brengen de benodigde digitale vaardigheden en nieuwe kennis met zich mee, evenals een “frisse wind” die positief bijdraagt aan de cultuur van de organisatie. Met de juiste begeleiding kunnen zij uitgroeien tot zeer waardevolle medewerkers. Het resultaat van de eerdere opgestarte traineeships in 2018 en 2020 zijn hier mooie voorbeelden van. Voor de helft kunnen de traineeships gefinancierd worden vanuit de eigen middelen, voor de andere helft doet de OD NHN een beroep op haar eigenaren. Waarom het traineeship niet binnen de huidige begroting kan worden gefinancierd? De personeelsbegroting is gebaseerd op de werkelijke salariskosten en niet op de maximale salariskosten (periodiek 11), zodat hier geen ruimte in zit. Hier is voor gekozen om aan de in het verleden opgelegde bezuinigingen te kunnen voldoen. Inhoudelijk advies van DB aan AB Gezien de profielschets van het huidige personeelsbestand van de organisatie en de overwegingen in het projectplan traineeship 2022-2026, is er een absolute noodzaak tot verjonging binnen de organisatie. Daarnaast zijn vakvolwassen medewerkers niet of nauwelijks op de arbeidsmarkt te vinden. Het wachten tot de medewerker uit dienst gaat voordat deze wordt vervangen door een trainee zorgt voor verlies van kennis en overbelasting van de achterblijvende collega’s.
Deze zullen de lasten van het volledig inwerken en over brengen van specifieke kennis zorgen moeten dragen.
Pagina 1 van 3
Dubbelklik hier voor invoer tekst.
Dit levert heel veel meer werkdruk op dan het inwerken van een vakvolwassen nieuwe collega. Een traineeship is dan ook de meest voor de hand liggende oplossing. Het succes van de traineeships in 2018 en 2020 zijn hier bevestigende resultaten in. Het AB wordt daarom geadviseerd om in te stemmen met het voorstel om de aankomende vier traineeships: • Jaarlijks een traineeship van zeven trainees op te starten; • Per traineeship een bedrag van €196.000,-- beschikbaar te stellen met de mogelijkheid tot overheveling van het budget naar het volgend boekjaar als het traineeship niet geheel binnen één boekjaar valt. Alternatieven Het opstarten van een traineeship is bij uitstek de methode om op grotere schaal verjonging in je organisatie te realiseren en de komende vacatures te vervullen. Andere voor de hand liggende alternatieven zijn er niet. Gevolgen Financiële gevolgen Het opstarten van een traineepool vraagt om een investering. Voor een traineepool bestaande uit zeven traineeplaatsen komt de jaarlijkse investering uit op €392.000,-- , ofwel €51.000,-- per trainee. De helft van deze kostenpost wordt door de OD NHN gefinancierd. Voor de andere helft wordt om budget van de eigenaren gevraagd. Per saldo komt dit neer op een investering van €196.000,-- per traineeship voor zowel de OD NHN als voor de eigenaren.
De totale investering van de vier traineeships voor de eigenaren komt hiermee op €784.000,--.
Traineeship
Periode
Benodigd budget
1
2022 - 2023
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
2
2023 - 2024
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
3
2024 - 2025
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
4
2025 - 2026
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
€ 1.568.000
€ 784.000
€ 784.000
Totale investering 4 traineeships
Investering van OD NHN Investering van eigenaren
De kosten voor opleiding en ontwikkeling worden uit de reguliere opleidingsbudgetten gefinancierd. De tijdsinvestering voor de begeleiding van de trainees wordt gefinancierd uit de exploitatie. Bij wederzijdse tevredenheid en geschiktheid op vrijkomende functies, stromen de trainees na afronding van de traineepool door op reguliere formatieplaatsen die vrijkomen door pensionerende medewerkers. Per saldo vloeit de investering dus terug in de structurele personeelsbegroting, omdat zij deel gaan uitmaken van de structurele formatie. Juridische gevolgen Nvt Personele gevolgen Bij een positief besluit komen er de aankomende vier jaar jaarlijks zeven trainees in dienst. Dit zijn in de basis tijdelijke arbeidsovereenkomsten. Het uiteindelijke doel van het opstarten van de traineeships is om de trainees door te laten stromen op reguliere functies in de organisatie. Bij gebleken geschiktheid en bij een juiste match op vrijkomende vacatures kunnen deze tijdelijke arbeidsovereenkomsten omgezet worden in vaste arbeidsovereenkomsten. Daarnaast vraagt het opstarten van een traineeship het nodige van de interne organisatie. Goede begeleiding is essentieel en dat vergt een goed verwachtingenmanagement aan de voorkant naar de organisatie.
De betrokken collega’s moeten tijdig voorbereid worden op de komst van de trainees en in staat gesteld worden om hun begeleidende rol in het traineeprogramma te vervullen.
Pagina 2 van 3
Dubbelklik hier voor invoer tekst.
Communicatieve gevolgen Draagvlak in de organisatie is ontzettend belangrijk voor een succesvol traineeship. Er wordt regelmatig naar de organisatie gecommuniceerd over de ontwikkelingen met betrekking tot de organisatie en het verloop van het traineeship. Speciale aandacht is er voor de collega’s die een begeleidende rol in het traineeship vervullen. Zij worden tijdig betrokken. Overige gevolgen Nvt Risico’s Het grootste risico is de financiën. Het is van belang dat het DB en het AB instemmen met de benodigde investering die nodig is om de traineeships in de aankomende vier jaar op te kunnen starten. Zonder deze financiële steun ontstaat er een serieus probleem om de noodzakelijke verjonging binnen de organisatie te realiseren. Vervolgprocedure Na een positief AB-besluit wordt er een plan van aanpak opgesteld door de daadwerkelijke organisatie van de traineeships. De Ondernemingsraad heeft geen formeel advies- of instemmingsrecht. Zij worden wel geïnformeerd over de plannen om de traineeships op te starten en worden tussentijds op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Bijlagen 1. Projectplan traineeship 2022-2026 Voorgesteld Besluit van het DB aan het AB op 15-09-2021 Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om: 1. In te stemmen met het projectplan traineeship 2022-2026; 2. Kennis te nemen van de overwegingen in deze notitie en zich hieraan te conformeren; 3.
In te stemmen met een traject om de aankomende vier jaar jaarlijks zeven trainees te werven binnen de OD NHN; 4. Voor de aankomende vier jaar jaarlijks een bedrag van €196.000,-- beschikbaar te stellen voor de werving van deze trainees en deze te verwerken in de 1ste begrotingswijziging 2022; 5. In te stemmen met de mogelijkheid tot overheveling van het budget naar het volgend boekjaar als het traineeship niet geheel binnen een boekjaar valt. Besluit AB op 8-12-2021 Conform voorstel. Ondertekening: De voorzitter,
De secretaris,
M.C. Uitdehaag
Q.M. Foppe
Pagina 3 van 3
PROJECTPLAN TRAINEESHIP 2022-2026 Verjonging is noodzakelijk!
OPSTELLER Organisatie Afdeling Projectcoördinator Telefoon E-mail Kenmerk
: : : : : :
Omgevingsdienst Noord-Holland Noord Bedrijfsvoering/HR HR Advies 088 102 1818 esteltenpohl@odnhn.nl Klik en typ Kenmerk
Adres
:
Bezoekadres
: :
Postbus 2095 1620 EB HOORN Dampten 2 1624 NR HOORN
: : : :
Omgevingsdienst Noord-Holland Noord HR advies 088 102 18 18 esteltenpohl@odnhn.nl
OPDRACHTGEVER Organisatie Contactpersoon Telefoon E-mail DATUM 26 augustus 2021
Projectplan traineeship OD NHN 2022-2026
INHOUDSOPGAVE 1
SAMENVATTING EN CONCLUSIE ................................................... 4
2
AANLEIDING................................................................................. 5
3.
CONTINUÏTEIT ............................................................................. 5
4.
IS VERJONGING NOODZAKELIJK? ................................................ 6
4.1
Profielschets van het huidige personeelsbestand ............................................ 6
4.2
Uitstroom wegens pensionering ................................................................... 7
4.3
Verjonging is noodzakelijk! ......................................................................... 8
5.
YOUNG PROFESSIONALS WERVEN – TRAINEESHIP! ..................... 8
5.1
Advies voor de opstart van een nieuw traineeship .......................................... 8
5.2
Financiële kaders ......................................................................................10
6.
BESLUIT ..................................................................................... 10
Pagina 3 van 10
Projectplan traineeship OD NHN 2022-2026
1
SAMENVATTING EN CONCLUSIE
Tot en met 2026 zal 1/8 deel van het personeelsbestand wegens pensionering de organisatie verlaten. Dit betreft alleen de uitstroom wegens pensionering. Vertrek van personeel door het vinden van een baan bij een andere werkgever wordt hierin buiten beschouwing gelaten. Bijna de helft van onze medewerkers heeft de 50+ leeftijd en er is sprake van een onevenwichtige leeftijdsopbouw in het personeelsbestand. Als we nu niet acteren op de hoge uitstroom van medewerkers, loopt er veel waardevolle kennis en ervaring de deur uit. Dit is een serieus risico voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en daarmee voor de dienstverlening aan onze eigenaren/opdrachtgevers. Bovenstaande feiten maken duidelijk dat verjonging van de OD NHN geen keuze is, maar een absolute noodzaak om de bedrijfscontinuïteit te garanderen. Niets doen is geen optie! Om verjonging in de organisatie te realiseren, wordt geadviseerd om een traineeship op te starten. Met een traineeship haal je goed opgeleide en enthousiaste young professionals in huis die daarnaast ook nog “kneedbaar” zijn. Ze brengen de benodigde digitale vaardigheden en nieuwe kennis met zich mee, evenals een “frisse wind” die positief bijdraagt aan de cultuur van de organisatie. Met de juiste begeleiding kunnen zij uitgroeien tot zeer waardevolle medewerkers.
Het resultaat van de eerdere opgestarte traineeships in 2018 en 2020 zijn hier mooie voorbeelden van. Op basis van onderzoek onder millenials, de evaluatie de vorige traineeship en op basis van praktijkervaringen van andere omgevingsdiensten, is een advies voor de opstart van een nieuw traineeship opgesteld: 1. Een goede voorbereiding is essentieel, incl. het creëren van draagvlak in de organisatie 2. Zorg voor duidelijk verwachtingenmanagement, naar de trainees en naar de organisatie. 3. Zorg voor een goede begeleiding van het traineeprogramma. 4. Investeer in opleiding en ontwikkeling. 5. Gezien de uitstroom die plaats gaat vinden: start vier traineeships van één jaar op met per traineepool 7 trainees. 6. Steek het traineeship in op HBO- en WO-niveau. 7. Richt de werving op de young professionals met maximaal vijf jaar fulltime werkervaring. 8. Start de werving in het voorjaar. Dit sluit aan op het moment dat pas-afgestudeerden en bijna-afgestudeerden op zoek gaan naar een baan. Elk traineeship heeft een doorlooptijd van één jaar. Het start in het najaar en strekt zich vervolgens over 2 kalenderjaren heen. De vier traineeships strekken zich dus over een totale periode van vijf kalenderjaren:
Traineeship
Periode
Benodigd budget
1
2022 - 2023
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
2
2023 - 2024
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
3
2024 - 2025
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
4
2025 - 2026
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
€ 1.568.000
€ 784.000
€ 784.000
Totale investering 4 traineeships
Investering van OD NHN Investering van eigenaren
Per traineeship is een investering van €392.000,-- nodig. De OD NHN neemt hiervan de helft voor haar rekening, voor de andere helft wordt budget van de eigenaren gevraagd. De totale investering van de vier traineeships voor de eigenaren komt hiermee op €784.000,-- . Op naar een toekomstbestendige OD NHN met een evenwichtige balans en optimale samenwerking tussen jong en oud!
Pagina 4 van 10
Projectplan traineeship OD NHN 2022-2026
2
AANLEIDING
De OD NHN heeft een moeilijke start gehad. Sinds de oprichting van de organisatie is er ingrijpend op de in opbouw zijnde organisatie bezuinigd. Dat begon met een taakstellende bezuiniging van 10% bij de overdracht van budgetten in 2013 en daarnaast een start van de organisatie in 2014 met een negatieve reserve van 400.000 euro als bruidsschat. In de jaren 2014 tot en met 2016 is de nullijn gehanteerd, waarna in 2018 wederom taakstellend is bezuinigd voor een percentage van 5%. In die jaren zijn de oprichtingskosten terugbetaald aan de eigenaren voor een bedrag van 900.000 euro. Al deze kortingen bij elkaar optellend is in vijf jaar tijd een kwart op de totale begroting bezuinigd. Dit is gerealiseerd in een tijd dat de organisatie moest worden opgebouwd en uitgebouwd, omdat onze eigenaren een groeiend aantal opdrachten verstrekten en het takenpakket werd uitgebreid. Het effect was dat onze medewerkers met sterk verouderde apparatuur moesten werken, letterlijk met bloknoot en pen naar bedrijven werden gestuurd en de achterstand in de bedrijfsvoering steeds verder opliep. Behalve naar de financiële kant van de zaak dient gekeken te worden naar de personele opbouw. Veel medewerkers kwamen over van de drie milieudiensten, van de provincie en van zes participerende gemeenten.
De leeftijd van deze medewerkers was bovengemiddeld met als gevolg dat er van aanvang af een scheve leeftijdsopbouw is. In de afgelopen drie jaar is op specifieke terreinen geïnvesteerd, waaronder een moderne ICTopbouw voor een bedrag van 8,7 miljoen euro (loopt vanaf medio 2018), waarvan 3,5 miljoen euro door de organisatie zelf wordt opgebracht door bezuinigingen in het personeelsbestand. Hiermee wordt in vijf jaar een enorme achterstand ingelopen. Er is een strategische personeelsplanning (SPP) ontwikkeld met aanzienlijk meer opleidingsmogelijkheden en als een van de gevolgen het aantrekken van elf trainees in 2018. Voor dat laatste hebben de eigenaren eenmalig €300.000,-beschikbaar gesteld. In 2020 is uit eigen middelen een nieuw traineeship van zeven trainees opgestart. Uit eigen middelen zijn verder het interne en externe communicatiebeleid op poten gezet, is de financiële opbouw en verantwoording aanzienlijk verbeterd, de organisatienaam aangepast en zijn we al langere tijd bezig met grote projecten zoals een andere financieringsvorm, een kwaliteitsontwikkelingsbeleid, meer transparantie, een sterker fundament en dergelijke.
3.
CONTINUÏTEIT
Uit vorenstaande overzicht blijkt dat de OD NHN sinds de oprichting werkt met een zeer strak budget waarin weinig tot geen ruimte zit. Waar bij de overheid doorgaans de stelling geldt “samen trap op en samen trap af”, heeft deze organisatie de trap op nog niet meegemaakt. Op personeelsterrein is de afgelopen paar jaar een probleem aan het groeien waar binnen de huidige verhoudingen weinig aan gedaan kon worden. De vergrijzing binnen de organisatie zet door, de arbeidsmarkt biedt nauwelijks tot geen mogelijkheden om ervaren technische medewerkers te werven en de kosten van inhuur lopen hard op. De tarieven die de OD NHN in rekening kan en mag brengen bij de opdrachtgevers bedragen momenteel €90,11 als basisuurtarief en €97,15 voor extra opdrachten. Specialisten die steeds vaker moeten worden ingehuurd kosten echter tussen de 110 euro tot 135 euro per uur. Dit betekent dat elk voor een opdrachtgever gewerkt uur verlies oplevert. Die kruik gaat zolang te water tot hij barst. En dan moeten we nog geluk hebben dat we mensen kunnen vinden. In het kader van het eerdergenoemde SPP hebben we de afgelopen jaren samenwerking gezocht met overheden en opleidingsinstituten en scholen in de regio en provincie, maar omdat veel van
Pagina 5 van 10
Projectplan traineeship OD NHN 2022-2026
onze medewerkers technisch specialist zijn leidt die samenwerking niet tot meer ingevulde vacatures. Voor ons belangrijke opleidingen zijn door hogescholen bij gebrek aan voldoende belangstelling uit de markt geschrapt. Nog in 2018 slaagden we erin bijna alle 55 vacatures in te vullen, maar we merken dat die mogelijkheid ook voor ons begint te slinken, ondanks dat we bekend staan als een aantrekkelijke werkgever. Conclusie is dat, indien we de continuïteit van de organisatie willen garanderen en we de opdrachten van onze eigenaren willen blijven uitvoeren, we stevige maatregelen moeten nemen. Anders zal de situatie ontstaan dat we nee moeten gaan zeggen tegen opdrachten. Zowel bij basistaken als bij plustaken is dat een zeer ongewenste situatie. In 2018 heeft de OD NHN een eerste traineeship opgestart waarin elf trainees vol enthousiasme zijn gestart. Acht van deze voormalige trainees zijn inmiddels als voltallige medewerkers in reguliere functies werkzaam binnen onze organisatie. In oktober 2020 is opnieuw een traineeship gestart met 7 trainees. 3 Trainees zijn inmiddels doorgestroomd naar een reguliere functie en van de andere trainees is de verwachting dat zij op korte termijn doorstromen naar een reguliere functie.
Dit zijn mooie resultaten om trots op te zijn! Ook de aankomende jaren krijgen we te maken met een hoog aantal medewerkers dat onze organisatie verlaat vanwege de pensioengerechtigde leeftijd. Met het vertrek van deze collega’s loopt er ook veel kennis en ervaring de deur uit. Om de bedrijfscontinuïteit van onze organisatie te garanderen is het noodzakelijk om hier op in te springen, zodat deze kennis en ervaring tijdig overgedragen kan worden. Daarnaast moeten we ons goed realiseren dat we een organisatie zijn met specifieke vakspecialismen waar de arbeidsmarkt zeer krap in is. Tegelijkertijd moet ook naar de toekomst gekeken worden en moeten we ons o.a. de volgende vragen stellen: • Welke ontwikkelingen komen op ons af? o Vakinhoudelijke ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet; o Maar ook maatschappelijke ontwikkelingen, zoals de toenemende automatisering, datagestuurd werken en robotisering. Dit gaat veel invloed hebben op de manier waarop we werken.
• Wat verwachten onze eigenaren van ons? • Wat betekent dit voor de dienstverlening die we moeten leveren? • Wat betekent dit voor de inrichting van onze organisatie? • Welke vertaalslag volgt hieruit naar de functies van onze organisatie? De personele situatie van onze organisatie en de overwegingen richting de nabije toekomst die gemaakt moeten worden, leidt ook tot de vraag of de opstart van een nieuw traineeship en dus het binnenhalen van een groep nieuwe young professionals, hier in positieve zin aan bij kan dragen. In deze memo wordt daar een advies voor gegeven.
4. IS VERJONGING NOODZAKELIJK? 4.1
Profielschets van het huidige personeelsbestand
Een evenwichtige balans in generaties binnen het personeelsbestand is belangrijk, omdat het bijdraagt aan het succes en de bestendigheid van organisaties. Elke generatie heeft zijn eigen unieke kwaliteiten. Door het verbinden van deze generaties en kwaliteiten op de werkvloer, haal je het beste in je medewerkers en dus in je organisatie naar boven. In onderstaande tabel staat de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand van de OD NHN weergegeven.
Pagina 6 van 10
Projectplan traineeship OD NHN 2022-2026
De aantallen achter de leeftijdscategorieën vertegenwoordigen het aantal medewerkers in die categorie.
Het personeelsbestand van onze organisatie heeft een gemiddelde leeftijd van 46,7 jaar. In 2020 was dit 47,8 jaar en drie jaar geleden was het 50,3 jaar. Deze daling in de gemiddelde leeftijd wordt met name veroorzaakt door het vertrek van een aantal gepensioneerden en de binnenkomst van de trainees in 2018 en 2020. Ondanks dit gegeven heeft nog bijna de helft van het personeelsbestand de 50+ leeftijd. Daarnaast is uit de tabel duidelijk op te maken dat de leeftijdsopbouw niet in balans is. De groep medewerkers tot 35 jaar betreft 19% van het personeelsbestand terwijl 30% van het personeelsbestand de 55+ leeftijd heeft. Zonder tijdige actie loopt er de aankomende jaren veel kennis en ervaring de deur uit en dat is een onacceptabel risico. 4.2
Uitstroom wegens pensionering
Voor het huidige kalenderjaar en de aankomende vijf jaar is onderzocht hoeveel fte en hoeveel medewerkers uit dienst gaan wegens pensionering. Voor personeelsplanning en sturing op behoud van kennis, is een vooruitblik van vijf jaar een relatief kort tijdspad. Het is van belang om nu te acteren op de gevolgen van deze scenario’s om de gevolgen goed op te kunnen vangen. In onderstaande tabel staan de resultaten weergegeven.
Uitstroom door pensionering Kalenderjaar Aantal fte % Uitstroom qua fte 2021 5,82 3,1% 2022 3,83 2,0% 2023 2,78 1,5% 2024 4 2,1% 2025 4,44 2,4% 2026 2,67 1,4% Totaal 23,54 12,5%
Aantal personen % Uitstroom qua aantal pers 7 3,4% 4 2,0% 3 1,5% 4 2,0% 5 2,5% 3 1,5% 26 12,7%
Pagina 7 van 10
Projectplan traineeship OD NHN 2022-2026
Qua aantal fte’s is er tot en met 2026 een uitstroom van 12,5%. Qua aantal personen is dit 12,7%. Deze gegevens vertellen ons dat 1/8 deel van het totale personeelsbestand de aankomende vijf jaar onze organisatie verlaat. Van deze uitstroom is 92% werkzaam in de primaire dienstverlening van onze organisatie. En juist op deze werkterreinen is het lastig om goed gekwalificeerd personeel op de arbeidsmarkt te vinden. 4.3
Verjonging is noodzakelijk!
Op basis van de profielschets van het huidige personeelsbestand en de uitstroom voor de aankomende vijf jaar door pensionering van medewerkers, kunnen de volgende conclusies getrokken worden: • Bijna de helft van het personeelsbestand is 50+; • De leeftijdsopbouw is niet in balans; • 1/8 Deel van het personeelsbestand gaat de aankomende vijf jaar met pensioen; • Als we nu niet acteren op de uitstroom van medewerkers, loopt er veel waardevolle kennis en ervaring de deur uit, met name bij de primaire dienstverlening. Dit is een serieus risico voor de bedrijfscontinuïteit onze organisatie. Op basis van deze gegevens kunnen we stellen dat de ronde trainees in 2018 en 2020 hard nodig was, maar op de langere termijn is het een druppel op de gloeiende plaat. Doorlopende verjonging binnen de OD NHN is absoluut noodzakelijk om de bedrijfscontinuïteit te garanderen!
5. YOUNG PROFESSIONALS WERVEN – TRAINEESHIP! Om verjonging in de organisatie te realiseren, ligt het voor de hand om een traineeship te overwegen. Je haalt hiermee goed opgeleide en enthousiaste young professionals in huis die daarnaast ook nog “kneedbaar” zijn. Daarnaast hebben ze ook steun aan elkaar, ze zitten in dezelfde positie en in hetzelfde leertraject en kunnen daardoor goed op elkaar terugvallen door ervaringen te delen en van en met elkaar te leren. Met de juiste begeleiding kunnen zij uitgroeien tot zeer waardevolle medewerkers. Het resultaat van de eerdere opgestarte traineeships in 2018 en 2020 is hier een mooi voorbeeld van. De trainees brengen benodigde digitale vaardigheden en nieuwe kennis met zich mee waar de organisatie de vruchten van plukt. Ook brengt een traineepool met young professionals een “frisse wind” in houding en gedrag met zich mee die positief bijdraagt aan de cultuur van de organisatie. Daarnaast laat je met het opstarten van een traineeship je maatschappelijke betrokkenheid als organisatie zien. Je geeft een groep enthousiaste en goed opgeleide jonge mensen met weinig tot geen werkervaring de kans om zich te ontwikkelen, waardoor zij een mooie carrière in het vooruitzicht hebben.
5.1
Advies voor de opstart van een nieuw traineeship
Uit onderzoek onder young professionals van de millennial generatie blijkt dat ze het belangrijk vinden om zich te blijven ontwikkelen. Daarnaast hebben ze een sterke behoefte aan waardering, begeleiding en het leveren van een zinvolle, tastbare bijdrage. Ook vinden ze flexibele werktijden en goede work-life balans belangrijk. Er is een stigma dat millennials erg zelfverzekerd zijn en een houding hebben alsof ze alles al weten. Uit het onderzoek blijkt dat dit in de praktijk wel meevalt. 70% van de millennials is regelmatig onzeker over hun vaardigheden op de werkvloer. Ze hebben graag iemand die hen ondersteunt in hun carrière, zoals een mentor. Deze waardering en erkenning van collega’s of leidinggevenden geeft ze dan ook een zeker gevoel op de werkvloer. Bovenstaande aspecten zijn van belang om rekening mee te houden bij de opstart van een nieuw traineeship. Dit geldt ook voor de uitkomsten die uit de evaluaties van de vorige traineeships naar
Pagina 8 van 10
Projectplan traineeship OD NHN 2022-2026
voren zijn gekomen en de praktijkervaringen van andere omgevingsdiensten. Dit leidt tot het volgende advies: 1. Goede voorbereiding is essentieel a) Zorg voor een heldere en tijdige planning met duidelijke afspraken aan de voorkant; b) Zorg voor draagvlak in de organisatie, bereidt de organisatie tijdig voor op het traineeprogramma. Heb hierin speciale aandacht voor de collega’s die een rol hebben in het traineeprogramma. 2. Duidelijk verwachtingenmanagement aan de voorkant a) Het is essentieel om aan de voorkant duidelijke verwachtingen mee te geven wat de trainees kunnen verwachten. Dit geldt voor de verwachtingen tijdens het traineeprogramma, maar ook voor de verwachtingen aan het einde van het traineeprogramma (wel/geen doorstroom naar een reguliere functie). Wees hier realistisch in en kom de afspraken ook na. b) Een goed verwachtingenmanagement naar de organisatie is minstens net zo essentieel om een succesvol traineeship te realiseren. De betrokken collega’s moeten tijdig voorbereid worden op de komst van de trainees en in staat gesteld worden om hun rol in het traineeprogramma te vervullen. 3. Goede begeleiding van het traineeprogramma is essentieel a) Goede begeleiding en aansturing van en op het gezamenlijke traineeprogramma is essentieel voor een goed verloop ervan.
Geadviseerd wordt om een traineecoördinator aan te wijzen (of een soortgelijke rol) die het centrale programma vormgeeft en aanstuurt (intervisie, gezamenlijke opleiding & ontwikkeling, etc.). b) Goede begeleiding van de trainees “on the job” is van belang. Geadviseerd worden om met een constructie van persoonlijke mentoren te werken. Voor deze rollen (traineecoördinator en mentoren) is het noodzakelijk dat er goede afwegingen gemaakt worden wie van de collega’s deze rollen op de juiste wijze kunnen uitvoeren. Hierin moet gekeken worden naar inhoudelijke kennis en naar de juiste competenties. 4. Investeer in opleiding en ontwikkeling Opleiding en ontwikkeling is onmiskenbaar verbonden met een traineeship. Geef hier invulling aan op een manier die aansluit bij de behoefte van young professionals: coaching via de begeleiding, gezamenlijke intervisie, een algemeen opleidingsprogramma o.a. gericht op persoonlijke ontwikkeling, etc. Op het moment dat duidelijk is naar welke functie een trainees doorstroomt moet er ook ruimte zijn voor maatwerk, denk aan functiegerichte opleidingen / trainingen. 5. Doorlooptijd en grootte van de traineepool Gezien de hoge uitstroom van medewerkers die de aankomende jaren wegens pensionering plaatsvindt, wordt geadviseerd om in ieder geval de aankomende vier jaar jaarlijks een nieuwe traineepool op te starten van zeven trainees. 6.
Het opleidingsniveau van de traineepool Kijkend naar de ontwikkelingen in het werk, de ontwikkelingen die op de OD NHN afkomen, de vaardigheden die nodig zijn en het kennisniveau dat hiervoor vereist is, wordt geadviseerd om de trainees te werven op HBO- en WO-niveau. 7. Doelgroep traineeship Traineeships richten zich veelal op de pas-afgestudeerden met maximaal 2 jaar fulltime werkervaring. Om een grotere doelgroep aan te kunnen spreken, wordt geadviseerd om te werven onder de doelgroep met maximaal vijf jaar werkervaring. Het advies is om niet verder dan 5 jaar fulltime werkervaring te gaan. Hoe meer werkervaring iemand heeft opgedaan, hoe hoger de opgebouwde WW-rechten zijn. Hoe hoger vervolgens ook het financiële risico is voor de organisatie, aangezien de OD NHN als overheidswerkgever eigen risico drager is voor de WW-lasten. 8. Moment van werven
Pagina 9 van 10
Projectplan traineeship OD NHN 2022-2026
Het is van belang om de werving van de trainees aan te laten sluiten op het moment dat pas-afgestudeerden of bijna-afgestudeerden op zoek gaan naar een baan. Vanuit dit oogpunt is het belangrijk om de werving in het voorjaar te starten. Dit is van belang om op een succesvolle werving uit te komen. 5.2
Financiële kaders
Het opstarten van een traineepool vraagt om een investering. Voor een traineepool bestaande uit zeven traineeplaatsen kom je uit op een jaarlijkse investering van €392.000,-- , ofwel €51.000,-per trainee. De helft van deze kostenpost wordt door de OD NHN gefinancierd. Voor de andere helft wordt budget van de eigenaren gevraagd. Per saldo komt dit neer op een investering van €196.000,-- per traineeship voor zowel de OD NHN als voor de eigenaren. De totale investering van de vier traineeships voor de eigenaren komt hiermee op €784.000,--
Traineeship
Periode
Benodigd budget
1
2022 - 2023
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
2
2023 - 2024
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
3
2024 - 2025
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
4
2025 - 2026
€ 392.000
€ 196.000
€ 196.000
€ 1.568.000
€ 784.000
€ 784.000
Totale investering 4 traineeships
Investering van OD NHN Investering van eigenaren
De kosten voor opleiding en ontwikkeling worden uit de reguliere opleidingsbudgetten gefinancierd. De tijdsinvestering voor de begeleiding van de trainees wordt gefinancierd uit de exploitatie. Bij wederzijdse tevredenheid en geschiktheid op vrijkomende functies, stromen de trainees na afronding van de traineepool door op reguliere formatieplaatsen die vrijkomen door pensionerende medewerkers. Per saldo vloeit de investering dus terug in de structurele personeelsbegroting, omdat zij deel gaan uitmaken van de structurele formatie. De gevraagde investering wordt niet zomaar gevraagd, de noodzaak voor verjonging is hoog. Er is geen evenwicht in generaties in het personeelsbestand. Zoals eerder weergegeven is de gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand te hoog en de aankomende jaren is er sprake van een hoge uitstroom wegens pensionerende medewerkers. Zonder tijdige actie loopt er veel waardevolle kennis en ervaring zonder borging de deur uit. En dat is een te groot risico. De gevraagde investering is hard nodig om de bedrijfscontinuïteit van de OD NHN te garanderen.
6. BESLUIT Het Algemeen Bestuur te verzoeken het volgende besluit te nemen: 1. Kennis te nemen van de overwegingen in deze notitie en zich hieraan te conformeren; 2. In te stemmen met een traject om de aankomende vier jaar jaarlijks zeven trainees te werven binnen de OD NHN; 3. Uit de exploitatie zorg te dragen voor de begeleiding van deze trainees; 4. Voor vier traineeships een bedrag van €196.000,-- per traineeship beschikbaar te stellen. 5. Jaarlijks verslag te doen over de voortgang van dit project aan het algemeen bestuur.
Pagina 10 van 10
AB-BESLUIT Aan Datum vergadering Auteur Onderwerp Agendapunt Bijlage(n) Portefeuille
: Algemeen Bestuur OD NHN : 08-12-2021 : Mike Goudemond : Pilot data-analisten : .. :: Financiën (de heer T. Groot)
Aanleiding
Op 7 juli is de Begroting 2022 behandeld in het Algemeen Bestuur en vastgesteld op basis van de ingediende Zienswijzen. Tegelijkertijd is in het Algemeen Bestuur aangekondigd dat op een drietal onderwerpen een begrotingswijziging voorgesteld zal worden. Eén daarvan betreft het onderwerp data-analyse. Uit recent onderzoek in Binnenlands Bestuur (week 33, 2021) blijkt dat overheden de mogelijkheden van data nog onvoldoende benutten. De doeleinden van het datagebruik zijn divers, maar meestal is er alleen een financiële prikkel. Nog lang niet alle organisaties gebruiken data om grip te krijgen. Veel medewerkers willen wel data gebruiken in hun dagelijkse werk, maar lopen daarbij wel tegen obstakels aan, als het koppelen van gegevens en privacyaspecten. Organisaties kunnen hun medewerkers daarin beter ondersteunen. Er is vooral behoefte aan extra tijd, training en inzicht in de mogelijkheden. Ook hulp van een data-analist is welkom, om onder meer de data te ontsluiten, te koppelen en te analyseren. Pilots Om de meerwaarde van data-verrijking voor de deelnemers inzichtelijk te maken zijn door ons vier pilots geselecteerd. Met behulp van de kennis en ervaring uit deze pilots zullen we dit vervolgens OD-breed kunnen uitwerken.
Wat kunnen onze deelnemers verwachten vanuit de pilot data-analisten? Snellere ontsluiting van gegevens, waardoor het mogelijk is: • Sneller inspelen op vragen vanuit de raad; • Betere rapportage op effecten; • Grotere samenhang op vakdisciplines; • Monitoren en sneller bijsturen van beleid: • Multidisciplinaire verantwoording; • Betere/snellere advisering op basis van wat wel en niet kan. Waarom twee data-analisten Het rapport van Noordbeek ‘Inventariserend onderzoek in 2020 aangaande de meerwaarde van data-analyse voor het optimaliseren van de informatievoorziening’, versie 1.0, 23 januari 2021, is in het voorjaar van 2021 toegezonden aan de leden van het Algemeen Bestuur. Het rapport gaat in op de dringende behoefte aan data-analisten bij de OD NHN. Het opstellen van dit rapport en de toezending van de Kadernota 2022 hebben deels parallel aan elkaar plaatsgevonden. Momenteel is data-analyse een versnipperde deeltaak van enkele mensen verdeeld over de breedte van de organisatie. In totaal betreft dit bij elkaar opgeteld circa 1,5 - 2 fte. Zowel in het rapport Noordbeek, als in de VTH Strategie 2021 - 2023 (door het algemeen bestuur vastgesteld op 1 juli
Pagina 1 van 6
2020) wordt gepleit voor een tweetal medewerkers die zich vanuit hun takenpakket dedicated bezighouden met data-analyse. Waarom een pilot? Het AB heeft nog niet ingestemd met extra financiering (€ 200.000,- per jaar) voor de dataanalisten, zoals verzocht in de Kadernota 2022. In het AB-voorstel van 1 juli 2020 is het volgende opgenomen over de financiële gevolgen van het vaststellen van de VTH-strategie 2021 -2023: Het opstellen en aanbieden van de VTH-strategie 2021-2023 past binnen lopende budgetten. Voor het toepassen van de VTH-strategie is bij het hierna volgende onderwerp ‘personele gevolgen’ aangegeven dat er 2 fte benodigd zijn om een juiste monitoring en actuele analyse van inzichten te kunnen borgen. Deze formatie wordt ingezet voor data-analyse en monitoring van de beoogde doelstellingen waarbij – met de vaststelling van deze strategie – een verschuiving van kwantitatieve naar kwalitatieve resultaten plaatsvindt. Over de (mogelijke) kosten van deze inzet hoeft u nu nog niet te beslissen. Daarvoor gebruiken wij – in overeenstemming met de FUGR – de normale financiële cyclus (kadernota en begroting). Hierdoor kunt u dit integraal en in de volle breedte van de (organisatie)ontwikkelingen beschouwen. Daar wordt onderbouwd of er sprake is van te integreren formatieruimte of dat hiervoor (enige) extra inzet nodig is.
Er is hierin nadrukkelijk niet aangegeven dat de twee fte data-analisten binnen de huidige formatieruimte gevonden worden, maar dat hiervoor via de financiële cyclus (kadernota en begroting) een onderbouwing komt om het bestuur een integrale afweging van het belang te laten maken. Deze onderbouwing voor de benodigde capaciteit is gedaan via het rapport van Noordbeek (Business analist en kwaliteitsbewaker). Echter, een integrale afweging, en daarmee een goede onderbouwing voor de extra financiële bijdrage van € 200.000,- per jaar, ontbreekt vooralsnog. Daarom is in het AB van 7 juli 2021 voorgesteld om een tweejarige pilot met twee analisten te starten om zo te bewijzen dat er toegevoegde waarde kan zitten in het gebruik van de data van de OD NHN. Dit voorstel is door het AB omarmd, met daarbij aantekening dat ook mogelijke inverdieneffecten moeten worden meegenomen. In dit voorstel worden de contouren van mogelijke pilot(s) geschetst, die (indien akkoord) de komende tijd verder worden uitgewerkt. In het rapport van Noordbeek kwamen drie belangrijke eisen naar voren. Deze betreffen het bestaande dashboard HRM, de behoefte aan een financieel dashboard en de behoefte aan risico gestuurd werken, met name voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). De gekozen pilots sluiten aan bij deze eisen.
Inverdieneffecten Op dit moment is het nog niet mogelijk om aan te geven wat het inverdieneffect zal zijn van de pilots. Dit zal onderdeel zijn van de pilots en als onderzoeksvraag worden opgenomen in de plannen van aanpak. De vier pilots zijn: 1. Wnb besluiten op locatie; 2. Informatie gestuurd en risicogericht handhaven; 3. Geo-informatie; 4. Bedrijfsvoering. Ad1: Wnb besluiten op locatie Doel: met één druk op de knop, op locatie, een kaart te zien welke Wnb besluiten eruit zijn gegaan. Toelichting: Voor het in kaart brengen van de stikstofproblematiek is het van belang diverse data/informatie te verzamelen, te analyseren, in verband te brengen met elkaar en dit op kaart inzichtelijk te maken. De benodigde informatie kan bestaan uit verleende en aangevraagde Wet natuurbeschermings-
Pagina 2 van 6
vergunningen, activiteiten waarbij stikstof vrijkomt (oa bedrijven), ontwikkelingen in een gebied, de ligging van Natura 2000-gebieden, resultaten uitgevoerde aeriusberekeningen, etc. Voorgesteld wordt voor 5 Natura 2000-gebieden deze exercitie uit te voeren en na te gaan of op basis van deze analyses prioriteiten in de uitvoering/maatregelen kunnen worden gesteld en wat de invloeden van de ondernomen acties zijn op deze gebieden Ad 2: Informatie gestuurd en risicogericht handhaven Doel: De toezichthouders nog gerichter en adequater inzetten om de doelen uit de VTH-strategie efficiënt te halen. Toelichting: Landelijke rapporten, zoals het ‘Dreigingsbeeld Milieucriminaliteit’ en het ‘Van Aartsen rapport’ roepen op tot verbetering van de informatie-uitwisseling en het beter benutten en combineren van beschikbare data. Er bestaat al een aantal landelijke data-portalen voor de overheid die slimmer benut kunnen worden voor ons toezicht. Voorbeelden hiervan zijn het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA), het Asbestvolgsysteem (LAVS), maar ook reguliere systemen als het KVK-register of de BAG. Het doorgronden en combineren van deze data kan patronen aan het licht brengen die kunnen duiden op illegale en ongewenste activiteiten die bij regulier toezicht niet of nauwelijks te ontdekken zijn.
Omgevingsdienst West-Holland concludeerde eerder door inzage in andere datasystemen dat overtreders zich meestal niet beperken tot één enkel aspect maar ook een loopje nemen met de milieuregels. Met het informatie - en risicogericht handhaven beogen wij onze aandacht efficiënter te richten op activiteiten die een verhoogd risico voor het milieu en de leefomgeving opleveren. Eigen data moet daarbij handig worden gecombineerd met data van buiten onze organisatie waaronder die bij onze handhavingspartners. Hierdoor verkrijgen wij een actueler en vollediger beeld van riskante activiteiten maar helpen wij ook door data-deling onze handhavingspartners bij hun toezicht of optreden bij calamiteiten. Naast efficiencyvoordelen kunnen we met de aanstelling van data-analisten ook tegemoet komen aan landelijke eisen om specifieke bedrijfsdata naar burgers en ondernemers te gaan ontsluiten via een Omgevingswet-loket en bedrijfsdata richting onze handhavingspartners via het digitaal portaal genaamd Inspectieview. De ingebruikname van een nieuw bedrijfsregistratiesysteem in 2022 biedt kansen om de kwaliteit en actualiteit van de bedrijfsdata, door het combineren met extern verkregen data, versneld te verbeteren. Met de intrede van Centric Leefomgeving zal ook de digitale handhaving zijn intrede doen. Daartoe moet de data aan randvoorwaarden voor bruikbaarheid voldoen.
Actualiteit en volledigheid zijn daarvoor van groot belang. Om vervolgens effectief data te kunnen vertalen naar nieuw beleid en projecten zijn data-analisten onmisbaar om de integriteit van de data die we invoeren en eraan onttrekken integer te krijgen en te houden. Aan welke specifieke toepassingen moet u dan denken? We noemen enkele voorbeelden: Toezicht gebaseerd op naleefgedrag We willen de beschikbare handhavingscapaciteit richten op bedrijven en instellingen die het niet zo nauw nemen met de regels. Data-analisten zullen u en ons helpen om de beschikbare data, zoals klachtenpatroon, overtredingen in het verleden en eventuele handhavingsprocedures te combineren en analyseren in combinatie met extern beschikbare data zoals omgevingsvariabelen (bijv: nabijheid woonbebouwing) en zodoende de risicogerichte handhaving op te tuigen. We gaan onze aandacht richten op locaties waar dat gewenst en noodzakelijk is en waar dat het meeste rendement oplevert voor het milieu en de leefomgeving. Propaanreservoirs Het registreren van stationaire propaantanks bij bedrijven en particulieren in de Registratie Gevaarlijke Stoffen (RGS) wordt een wettelijke verplichting. Om hier invulling aan te geven wordt voorgesteld de aanwezigheid van deze tanks door middel van slimme technieken (bv. Luchtfoto’s) te signaleren. Op basis van deze gegevens kunnen de eigenaren worden aangeschreven een
Pagina 3 van 6
zelfcontrole middels een digitale checklist via de site van de OD NHN uit te voeren om zodoende te kunnen bepalen of zij voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Aan de hand van de gegevens van de zelfcontrole en steekproeven worden knelpunten en veel voorkomende overtredingen zichtbaar. Voorlichting aan eigenaren maar ook leveranciers en brancheorganisaties kunnen het naleefgedrag verhogen en gedragsverandering teweeg brengen. Op basis van de verkregen informatie kan de Veiligheidsregio NHN hun aanvalsplannen voor gevaarzetting optimaliseren bij branden en calamiteiten. Ondersteuning aanpak ondermijning Voor de bestrijding van ondermijning en specifiek de productie van synthetische drugs is het voor het RIEC belangrijk te weten waar geschikte bedrijfspanden worden gevonden. De OD NHN beschikt over informatie van bedrijven die zijn gestopt en nog beschikken over leegstaande panden. Als voor die locaties bijvoorbeeld het stroomverbruik en waterverbruik wordt geanalyseerd komen panden in beeld waar mogelijk illegale activiteiten plaatsvinden. Het betreffen locaties waar doorgaans ernstige bodemverontreiniging is opgetreden waar de OD NHN verantwoordelijk is voor de nazorg. Ad 3: Geo-informatie Doel: Onderzoeken of het ontsluiten van onze kwalitatieve geo-data voor de gemeenten een basis is voor de omgevingsplannen en welke data daarbij nog ontbreekt.
Toelichting: Als OD NHN verzamelen we ontzettend veel kennis en informatie in de uitvoering van ons werk. Daardoor beschikken we over veel informatie die niet altijd bekend is bij onze opdrachtgevers: de gemeenten en provincie. Deze informatie is echter van onschatbare waarde voor de gemeenten en provincie. De Omgevingswet geldt als een katalysator naar vragen om data. Per gebied dient er na 1 juli 2022 een gebiedsanalyse te worden gemaakt op basis waarvan een omgevingsplan wordt vastgesteld. In dat omgevingsplan worden allerlei waarden vastgelegd, waaronder ook de waarden vanuit milieu. Het omgevingsplan dient vervolgens weer als basis voor een omgevingsvergunning op basis waarvan activiteiten worden vergund. In de praktijk moet vervolgens worden gekeken in hoeverre de activiteiten de vastgestelde waarden gaan beïnvloeden. Er moet met andere woorden structureel gemeten worden hoe het de waarden in het omgevingsplan vergaat. In de wet is zelfs een monitoringsplicht opgenomen voor de bevoegde gezagen. Zowel de gebiedsanalyses, de omgevingsplannen als ook de monitoring van vastgestelde waarden gaan leiden tot heel veel vragen om data en analyses. Data en analyses waar juist de OD NHN goed in kan worden. Voor deze pilot starten we voor een gemeente en zullen we alle beschikbare data presenteren als GEO-informatie in een GIS-omgeving.
Met de geobasisregistratie (van de gemeenten) als ondergrond kunnen dan daarover de verschillende lagen met relevantie (GEO-)informatie worden gelegd, om het omgevingsplan verder vorm te geven, zoals de (basis)functies en zoneringen. Hierdoor helpt de GEO-data om het juiste beeld te krijgen van de leefomgeving en een goede start met het omgevingsplan te maken. De OD NHN zal een analyse maken van deze kaarten waarmee aan omgevingstafels advies kan worden gegeven over “kansen” en “bedreigingen” en de informatie die (wettelijk) nog nodig is. Ad 4: Bedrijfsvoering Doel: het doel is optimalisatie van de informatievoorziening door data-analyse voor zowel intern gebruik als voor de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling OD NHN. Dit leidt tot een betere toegankelijkheid van gegevens waarbij de voortgang van de productie en de daarmee samenhangende gegevens sneller en frequenter kunnen worden gepresenteerd. Naast het efficiënter kunnen laten verlopen van de eigen processen zal ook de kwaliteit van de brondata worden verhoogd. Het huidige gebruik van data is vooral gericht op input voor het uitvoeringsproces en sturing op aantallen. Met deze pilot wordt ook beoogd de mogelijkheden van data meer te benutten, zoals integrale data-analyses, het herkennen van patronen etc.. Om dit mogelijk te maken is het nodig
Pagina 4 van 6
om de gegevens te normaliseren en ervoor te zorgen dat brondata juist en actueel zijn. Mogelijk zijn voor het ontsluiten van data nieuwe (andere) tools nodig. Toelichting: De ontsluiting van informatie is nu onvoldoende door versnippering van data en beperkingen van het huidige zaaksysteem. Dit leidt ertoe dat veel handwerk moet worden verricht en de databronnen niet goed kunnen worden gecombineerd om waardevolle rapportages te maken voor de opdrachtgevers en de processen te verbeteren. Om handmatige bewerkingen te beperken en de mogelijkheden van data meer te benutten is het belangrijk dat vanuit de brondata wordt gewerkt en dat de brondata juist en actueel zijn. Door ingebruikname van CLO (Centric Leefomgeving), het nieuwe zaaksysteem van de OD NHN is het mogelijk de gegevens uit verschillende systemen, het zaaksysteem, het personeelsinformatiesysteem, het financieel systeem etc., geautomatiseerd in te lezen in de datawarehouse. De gegevens in deze nieuwe datawarehouse zullen moeten worden genormaliseerd, zodat de gegevens uit de verschillende systemen met elkaar kunnen worden vergeleken. De gegevens zullen vervolgens dienen te worden geanalyseerd en verrijkt tot informatie die bruikbaar is voor de verschillende doelgroepen. Op deze manier zal de informatie niet alleen beter ontsloten, maar ook gepresenteerd kunnen worden.
Inhoudelijk advies van DB aan AB: Het DB adviseert het AB in te stemmen met de gekozen pilots en deze pilots verder uit te laten werken. Alternatieven: Het Algemeen Bestuur zou kunnen besluiten de pilots niet uit te voeren en daarmee niet de voordelen en inverdieneffecten van data-analyse te onderzoeken. Gevolgen: •
Financiële gevolgen:
Organisatie
Omgevingsdienst Noord-Holland Noord
Dekking uit budget
Grootboekrekening
Kostenplaats
Maximaal 4 cijfers
Maximaal 2 cijfers.
Incidenteel
Structureel
€ 400.000,- (€ 200.000/jaar)
Bedrag in euro’s (€ #.##0,00)
Totale kosten
Looptijd
01-01-2022 tot en met 31-12-2023
Projectleider
Nog te bepalen
Tekenbevoegdheid *
☐ Directeur
☒ Voorzitter
☐ Besluit DB
* Kruis aan wat van toepassing is.
•
Juridische gevolgen: Nvt
•
Personele gevolgen: Er is 2 fte aan dedicated data-analisten nodig om de pilots te kunnen laten uitvoeren. De overige bemensing van de pilots zal moeten komen uit de bestaande capaciteit.
•
ICT gevolgen:
Pagina 5 van 6
Gestart zal worden met het opstellen van informatiebeleid en kaders m.b.t. het werken met data opstellen voor de OD NHN en alle data en informatiebronnen in beeld brengen en brondata op orde maken. Voor het beschikbaar krijgen van de data en de benodigde geo-informatie is de beschikking over de juiste software noodzakelijk. Met het NCS en Power BI is dit deels ingevuld. Mogelijk moet er nog een centraal GIS worden aangeschaft. •
Communicatie gevolgen: Na vaststelling van deze opzet voor de pilots zullen 3 projectgroepen worden opgezet die met de uitwerking van deze opdrachten aan de slag gaan. Zij zullen de opdracht krijgen om via een opdrachtformulier de opdracht vast te leggen en te starten.
Vervolgprocedure: Conform AB-besluit worden de pilots de komende twee jaar uitgevoerd. Na uitwerking zullen de resultaten ter verdere besluitvorming aan het AB worden voorgelegd. Bijlagen: Geen Voorgesteld besluit van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur: 15 september 2021 Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om in te stemmen met de gekozen pilots en deze pilots de komende 2 jaar uit te laten werken en de financiële consequenties op te nemen in de 1ste begrotingswijziging 2022. Besluit Algemeen Bestuur 8 december 2021: conform voorstel Ondertekening De voorzitter,
De secretaris,
M.C. Uitdehaag
Q.M. Foppe
Pagina 6 van 6
AB-BESLUIT Aan Datum vergadering Auteur Onderwerp Agendapunt Bijlage(n) Portefeuille
: Algemeen Bestuur OD NHN : 08-12-2021 : Peter Verduin : Omgevingswet in Begroting 2022 – gevolgen uitstel : Nummer : Analyse Impact Omgevingswet – ODNL Seinstra : Omgevingswet (portefeuille A. Jongenelen)
Aanleiding Eind mei werd duidelijk dat de Omgevingswet – wederom – is uitgesteld, ditmaal tot 1 juli 2022 (onder voorbehoud van definitieve besluitvorming in de Kamer). Dit uitstel heeft gevolgen voor de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord, waaronder ook financiële. Het betreft zowel incidentele als structurele gevolgen. Inhoudelijk advies van DB aan AB De periode van een half jaar uitstel wordt met name benut voor het oefenen, zoals ook landelijk wordt geadviseerd. Om te zorgen dat medewerkers zich de nieuwe regelgeving goed eigen maken, gaan we aan de slag met casuïstiek. Eerst via papier, waarna het werken via het DSO intern en met onze opdrachtgevers en ketenpartners de volgende stap is naar de beoogde datum van uitvoering 1 juli 2022. De invoering van de wet betekent een majeure verandering voor de taakuitvoering. We hebben ons hierop in de voorafgaande jaren in samenwerking met onze opdrachtgevers en ketenpartners zo goed mogelijk voorbereid. Ondanks gedegen voorbereidingen is de exacte impact van de invoering, ook financieel, nog onvoldoende duidelijk. Door adviesbureaus afgegeven voorzichtige ramingen (informatie vanuit OD.NL) tonen een kostenverhogend effect van circa 10% voor de te leveren diensten milieu in het kader van de Omgevingswet. Maar ook na inwerkingtreding vraagt de Omgevingswet nog aandacht.
We monitoren hoe de uitvoering verloopt en of onze werkwijze en de afspraken die we met opdrachtgevers of ketenpartners hebben gemaakt nog bijstelling behoeven. Verder is van belang dat de transitieperiode in de regelgeving nog doorloopt tot en met 2029, omdat de gemeenten dan hun omgevingsplan volledig moeten hebben vastgesteld. Het gaat hierbij zowel om incidentele gevolgen door het uitstel en de structurele gevolgen i.v.m. de wijziging taakuitvoering (zie onderstaande tabel). Incidentele gevolgen Structurele gevolgen • Langere instandhouding • Grotere diversiteit per casus programmaorganisatie (omgevingsplan is leidend, ook buiten inrichting) • Langere voorbereidingstijd (oefenperiode) • Grotere diversiteit per deelnemer (verschillende beleidsruimte/participatie • Periode met Nieuw Centraal Systeem gemeenten) Omgevingswet-proof én oude wetgeving • Ruimere dienstverlening (intensiever • Gebroken boekjaar vooroverleg) • Langer druk op UP (ureninzet) • Meer toezicht (door meer meldingen) • Nieuwe diensten
Pagina 1 van 3
Financiële gevolgen (incidenteel) – uitstel Omgevingswet
Door de incidentele gevolgen in beeld te hebben, kan een inschatting worden gemaakt over de kosten die met name liggen bij het langer in stand houden van de programmastructuur ter ondersteuning van met name interne projecten waaronder verlenging pilot omgevingsadviseurs én de implementatie programma zijnde de oefenfase. De totale extra incidentele kosten betreffen: € 105.000,- i.v.m. inhuur interne projectleider en ondersteuning (respectievelijk € 69.000,- en € 36.000,-) voor de periode van 6 maanden. Daarnaast zullen de structurele gevolgen en de exacte kosten hieromtrent verder in beeld moeten worden gebracht. Vanzelfsprekend zal daarbij de verdere input vanuit OD.NL, maar ook de verdere uitwerking met de opdrachtgevers op basis van de uitvoeringsprogramma’s/PDC onderdeel zijn van de te berekenen kosten.
Alternatieven geen Gevolgen Het uitstel van de Omgevingswet tot 1 juli 2022 geeft gevolgen, waaronder incidentele- en structurele financiële gevolgen. Dit Besluit betreft het opvangen van de incidentele financiële gevolgen als gevolg van het uitstel. Financiële gevolgen De incidentele gevolgen van het uitstel ingangsdatum Omgevingswet per 1 juli betreft € 105.000,-. De structurele gevolgen zullen zichtbaar worden middels inschattingen van ODNL en de uitvoeringsprogramma’s/ PDC. Juridische gevolgen Personele gevolgen De incidentele kosten betreffen de personele kosten. Communicatieve gevolgen Overige gevolgen Risico’s Het afbreukrisico betreft een breuk in het implementatieproces van de Omgevingswet. Vervolgprocedure 1. De vervolgprocedure betreft een voortgang van de huidige status quo in het implementatieproces van de Omgevingswet. Bijlagen (ter informatie, niet voor besluitvorming) 1. Analyse impact Omgevingswet – ODNL Seinstra. Deze analyse betreft een indicatie van de te verwachten stijging in de structurele uitvoeringskosten