Bijlage Najaarsnota SED 2022 (2022-35)

Najaarsnota 2022

1

Inleiding Deze najaarsnota informeert het bestuur over ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de geraamde budgetten in de begroting en die leiden tot voorstellen om de begroting te actualiseren. Vaststelling van de najaarsnota resulteert in de 2e begrotingswijziging 2022. De najaarsnota van de SED organisatie heeft een relatie met de begroting van de bij de SED organisatie aangesloten gemeenten. Een bijstelling van de begroting van de SED organisatie resulteert immers in een bijstelling van de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Een aanpassing van de bijdrage aan een GR kan pas in de gemeentebegroting verwerkt worden als het AB van de betreffende GR de begrotingswijziging heeft vastgesteld. Omdat dit met de huidige bestuurlijke besluitvormingsprocessen niet volgtijdelijk past, worden de mutaties uit deze NJN 2022 opgenomen in de Najaarsnota’s van de individuele gemeenten en worden de gemeenteraden gevraagd de zienswijze op de Najaarsnota 2022 SED te formuleren bij vaststelling van de Najaarsnota ’s van de individuele gemeenten. Op deze manier is het mogelijk om de begrote bijdrage aan de GR SED organisatie nog binnen het dienstjaar in de gemeentebegrotingen aan te passen. Leeswijzer   

Wijzigingen met budgettaire gevolgen Overige ontwikkelingen Overzicht financiële gevolgen en het voorstel

2

blz. 3 blz. 4 blz. 6

Mutaties begroting 2022 SED organisatie Wijzigingen met budgettaire gevolgen Doorontwikkeling HR De wereld om ons heen verandert in hoog tempo en de arbeidsmarkt staat stevig onder druk. Om op korte en langere termijn aan deze ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden moet de SED organisatie een doorontwikkeling maken. Het verder digitaliseren van de Human Resource (HR) processen draagt mede bij aan een gezonde bedrijfsvoering. De personeelsadministratie wordt op dit moment veelal handmatig gedaan en door procesoptimalisering, digitalisering en informatiebeveiliging raken thema’s als loonsom, personeelsmutaties en inhuur meer ‘in control’. Door een doorontwikkeling in te zetten en de SED organisatie als aantrekkelijk werkgever te positioneren in de arbeidsmarkt, kunnen we (nog) voortvarender de juiste mensen binnen halen. Dit moet leiden tot het verder verlagen van de werkdruk. Gelet op de urgentie die hier op staat, willen we zo snel mogelijk van start. De incidentele lasten bestaan uit eenmalige aanschaf- en implementatiekosten van de diverse modules van Motion (het HR-systeem). De structurele lasten bestaan uit licentiekosten ad € 12.000 en het aantrekken van medewerkers voor Recruitment & ontwikkeling en beheer ad € 108.000. Incidentele lasten 2022 -/133 Structurele lasten vanaf 2022 -/120 Robotisering De digitale transformatie zet onverminderd door.

Het digitaliseren en automatiseren van processen door ontwikkeling van een aantal digitale assistenten helpt ons een efficiëntere bedrijfsvoering te realiseren, doorlooptijden te verkorten en processen te optimaliseren. Een goed voorbeeld hiervan is het proces rond de afhandeling van aanvragen om energietoeslag. Voor inzet van licenties voor robotsoftware is structureel een bedrag nodig van € 14.500. Voor inhuur is een incidenteel budget in 2022 nodig van € 35.500. Aanvullend is in 2023 nog een incidenteel bedrag nodig van € 100.000 voor inhuur (98,5k) en training (1,5k). Deze budgetaanvraag wordt opgenomen in de Voorjaarsnota SED 2023. Incidentele lasten in 2022 Structurele lasten vanaf 2022

-/-/-

35,5 14,5

Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het boekjaar 2023 worden colleges en het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en gebeurt dit niet langer onder verantwoordelijkheid van de accountant. Aangezien de organisatie dient te voldoen aan de gestelde vereisten en tijdig klaar wil zijn wordt er dit jaar al gestart met de extra werkzaamheden. De noodzakelijke tijdelijke extra capaciteit in 2022 kost € 36.000. Noodzakelijke incidentele kosten voor 2023 worden opgenomen in de Voorjaarsnota 2023. Incidentele lasten 2022

-/-

3

36

Procedure koepelvrijstelling Mede op grond van jurisprudentie (uitspraak gerechtshof BAR gemeenten 2022) heeft de SED organisatie bezwaar ingediend tegen de btw aangifte over het 1e kwartaal 2022 om de rechten met betrekking tot koepelvrijstelling veilig te stellen. De belastingdienst heeft verzocht om het ingediende bezwaar koepelvrijstelling btw nader te motiveren. De motivering zal in nauw overleg met de vaste fiscaal adviseur worden opgesteld, welke adviseur ook de verdere begeleiding zal verzorgen. Naar verwachting zal hier een bedrag van ca € 15.000 mee zijn gemoeid. Het mogelijke structurele voordeel voor de drie gemeenten verschilt per jaar, maar bedraagt gemiddeld ruim € 250.000 per jaar. Incidentele lasten 2022

-/-

15

Wijzigingen in bestaande kredieten Krediet mobiele telefoons verhogen met € 50.000 Er is beleid opgesteld om telefoons van medewerkers die uit dienst gaan weer uit te geven aan nieuwe medewerkers. Ook is er een maximumbedrag gesteld bij de keuze voor nieuwe telefoons. Toch is het krediet op aanschaf van mobiele telefoons ‘onderschat’ door verschillende oorzaken: - Er zijn meer nieuwe medewerkers in dienst gekomen dan voorspeld; - Bij medewerkers die uit dienst zijn gegaan, voldoet de telefoon niet meer om deze opnieuw uit te geven; - Voortijdige vervanging door schade telefoon. We stellen dit krediet te verhogen met € 50.000. De kapitaallasten voor 2023 stijgen hierdoor structureel met € 16.667. Structurele lasten vanaf 2023

-/-

16,7

Overige ontwikkelingen CAO Verlofharmonisatie In de CAO is een paragraaf opgenomen over investeren in duurzame inzetbaarheid. Er is een verlofharmonisatie opgenomen ingaande 1-1-2023. En vanaf 1-1-2022 krijgen alle medewerkers de mogelijkheid om hun bovenwettelijke vakantie te sparen. Met dit verlofsparen krijgen medewerkers meer mogelijkheden om hun vrije tijd af te stemmen op hun specifieke wensen ten aanzien van hun werk en privéleven, zodat ze beter in staat zijn om gedurende hun gehele loopbaan vitaal te blijven. Dit alles heeft natuurlijk ook invloed op de bedrijfsvoering van de SED organisatie. We gaan deze ontwikkelingen uitwerken en mogelijke financiële gevolgen voor de bedrijfsvoering van de SED organisatie in beeld brengen. Mocht daar aanleiding toe bestaan, dan zullen we voorstellen hiervoor een voorziening te vormen. Personeelslasten In het voorjaar van 2022 werd er voor de SED een nadeel geprognosticeerd van € 927.000. We zien dat er door de hoge werkdruk en extra taken druk op de personeelslasten blijft, 4

waardoor het nadeel verder toeneemt. Zoals bekend de loonsom in de begroting gebaseerd op de maximale schaalindeling van de formatie min twee periodieken. We zien echter dat het overgrote deel van de formatie in of zelfs boven het maximum van de schaal zit, omdat zij ofwel al gedurende lang tijd voor de SED of haar voorgangers werken, ofwel omdat de arbeidsmarkt hier om vraagt. Op dit moment willen we niet overgaan om in deze Najaarsnota een hoger tekort te prognosticeren dan de eerder afgegeven € 927.000, omdat we er op sturen om –ondanks de te beperkte middelen- binnen de begroting te blijven. In het tekort is ook nog geen rekening gehouden met incidentele posten, zoals het doorbelasten van de gemaakte uren voor de opvang van de Oekraïense vluchtelingen en overschotten op overige personeelslasten, zoals opleidingen. In de overschrijding op de loonsom is nog geen rekening gehouden met de te verwachten kosten van de onderhoudsronde HR21 en de benodigde aanpassingen in de conversietabel. De kosten van deze actualisering worden tegen het eind van dit jaar bekend. Ondanks dat de te verwachte overschrijding op de loonsom in absolute zin een aanmerkelijk bedrag is, willen wij het bestuur erop attenderen dat gelet op de totale personeelskosten van ruim € 31 miljoen de overschrijding zich beperkt tot een percentage van net onder de 3 %.

Evenals voorgaande jaren willen wij op dit moment niet overgaan tot het maken van een begrotingswijziging voor het geprognosticeerde nadelig resultaat op de personeelslasten omdat de werkelijke uitkomsten nog onzeker zijn. Personeelslasten, gedekt bij de gemeenten Voor een aantal zaken zijn in de begrotingen van de gemeenten budgetten beschikbaar gesteld. De uitvoering van deze zaken vindt in de SED-organisatie plaats. Dit zijn kosten welke direct kunnen worden doorberekend naar de gemeenten. Dit geeft bij straks bij het opmaken van de jaarstukken een overschrijding op de personeelslasten. Omdat er tegenover deze uitgaven ook inkomsten van de 3 gemeenten staan, is dit voor de SED organisatie budgettair neutraal. Ook voor de gemeenten zijn deze doorbelastingen neutraal, want hiermee is in de gemeentelijke begrotingen rekening gehouden. Evenals voorgaande jaren willen wij op dit moment niet overgaan tot het maken van een begrotingswijziging.

5

Financieel overzicht wijzigingen In deze wijzigingen zijn positieve bedragen ruimte-scheppend en negatieve bedragen ruimte-vragend. Bedragen zijn afgerond op € 100.

Voorstel In deze Najaarsnota 2022 wordt het AB het volgende gevraagd: 



In de begroting 2022 per saldo € 234.000 aan uitgaven bijramen, in de meerjarenraming per saldo € 151.200 structureel aan uitgaven bij te ramen en de bijdragen van de gemeenten bij te stellen; Het krediet voor mobiele telefoons te verhogen met € 50.000.

6