bijl. 2 Communicatiestrategie uitvoering Spreidingswet (2024-57)

Communicatiestrategie uitvoering Spreidingswet Inhoudsopgave Nut en noodzaak van een communicatiestrategie ..................................................................................1 Methodologisch kader ..........................................................................................................................2 Participatiemogelijkheden ....................................................................................................................2 Communicatiepijlers in gemeentelijke uitingen ......................................................................................3 Communicatieopgave per projectfase ...................................................................................................5 Bestuurlijke kernboodschap .................................................................................................................7 Beschikbare communicatiekanalen ......................................................................................................7 Primaire bestuurlijke actoren en rolverdeling in realisatie van de opvangopgave.......................................8 Stakeholders per doelgroep ..................................................................................................................9

Nut en noodzaak van een communicatiestrategie De “Wet gemeentelijke taak mogelijk maken asielopvangvoorzieningen” (Spreidingswet) is per 1 februari jl. van kracht. Volgens de wet moeten alle Nederlandse gemeenten opvanglocaties realiseren. De planvormende fase behelst globaal het aanwijzen voorkeurslocatie en afspraken maken over de mogelijke uitruil van doelgroepen binnen de regio. Deze fase kent een deadline van 1 november. Na 1 november moeten gemeenten en COA samenwerken om de beoogde opvanglocatie te realiseren. De locatie moet medio 2025 operationeel worden. De bovengemiddelde belangstelling voor de opvangcrisis, mogelijke gevolgen voor de leefomgeving en het grote aantal betrokken stakeholders, rechtvaardigt een uitgebreide communicatiestrategie. Deze strategie ziet toe op de informatiebehoefte van alle belanghebbenden, beoogt het maatschappelijk draagvlak te bevorderen en desinformatie tegen te gaan. Een goede communicatiestrategie ziet toe op adequate informatieverschaffing over een langere periode. Het heeft als doel om alle stakeholders tijdig, feitelijk en neutraal te informeren, en zo draagvlak te creëren voor (uitvoering van) de opgave. 1

Daarnaast biedt de communicatiestrategie een praktisch handvat om inwoners en andere belanghebbenden (zonder bestuurlijke bevoegdheid) in een vroeg stadium te betrekken en participatie- en integratiemogelijkheden te stimuleren.

Methodologisch kader Vanwege de brede maatschappelijke impact en complexe opgave, is gekozen voor een uitwerking volgens Factor C. Factor C is een methodologie die helpt om het publieke- en private krachtenveld volledig in kaart te brengen. Deze methode is ontwikkeld door de rijksoverheid, en is bij uitstek geschikt voor projecten en programma's waar omgevingsgericht of opgavegericht gewerkt wordt. Op basis van de Factor C-aanpak is een actoren- en stakeholderanalyse gemaakt op basis van de beschikbare informatie. Daarbij is gekeken naar iedere activiteit rondom de voorgenomen locatie. Ook is gekeken naar andere belanghebbenden en hun informatiebehoeften. Op basis van de analyses zijn verschillende doelgroepen en hun informatiebehoefte geïdentificeerd. Er wordt een verdeling gemaakt op de informatiebehoefte per doelgroep, wat vervolgens wordt uitgewerkt in een communicatiekalender.

Participatiemogelijkheden Vanwege de inwerkingtreding van de Spreidingswet zijn mogelijkheden tot burgerparticipatie beperkt. Simpel gezegd is de vraag niet of er asielopvang gerealiseerd moet worden, maar hoe. Colleges van B&W hebben geen bestuurlijke bevoegdheden ter beschikking waardoor van de opvang van asielzoekers kan worden afgezien. Sinds de inwerkingtreding van de Spreidingswet (februari 2024) zijn gemeenten uitvoerder van landelijke wetgeving. De wet verplicht iedere gemeente om naar rato opvangvoorzieningen voor asielzoekers te faciliteren. Gemeenten zijn - samen met het COA en andere partners - verantwoordelijk voor de realisatie van de opvangplekken, die medio 2025 moeten worden opgeleverd. De meeste opvanglocaties vallen onder de kaders van ruimtelijke ontwikkeling (RO). Op het gebied van RO zijn gemeenten wel bevoegd bestuur, en kan er sprake zijn van burgerparticipatie. Denk bijvoorbeeld aan extra straatverlichting of het aanbrengen van een fietsberm.

2

Communicatiepijlers in gemeentelijke uitingen De basisprincipes van alle communicatie over een project, worden vastgelegd in communicatiepijlers. Het gaat zowel om een inhoudelijke koers, als de vorm. Met deze pijlers wordt een eenduidige toon aangehouden in de uitingen van de gemeentelijke organisatie. Belanghebbenden tijdig betrekken (1) Uit eerdere casuïstiek van de realisatie van opvanglocaties, weten we dat vroegtijdige communicatie een positief effect heeft op het maatschappelijk draagvlak en weerstand vermindert. Het is van belang om belanghebbenden, met name de direct omwonenden, zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken. Tijdige, doelgroepgerichte communicatie geeft inwoners de gelegenheid om aan een idee te wennen of te participeren. Inwoners en direct omwonenden mogen zich niet overvallen voelen door ontwikkelingen. Daarbij is het van belang een prioritering aan te brengen in de verschillende doelgroepen en hun gerechtvaardigde informatiepositie vast te stellen. Zo worden direct omwonenden eerder betrokken dan inwoners die verder van de locatie wonen. Toegankelijke boodschap zonder waardeoordeel (2) Een eenduidige boodschap met feitelijke informatie draagt bij aan verwachtingenmanagement en maatschappelijk draagvlak. De communicatieuitingen zijn vrij van politieke opvattingen, maar schetsen wel (de gevolgen van) de huidige opvangcrisis.

Dat doen we omdat uit onderzoek1 blijkt dat een goede uitleg van de humanitaire noodzaak, tot meer begrip en draagvlak leidt. We formuleren de boodschap op een toegankelijke en inclusieve manier zodat alle inwoners toegang hebben tot de informatie. Openheid en transparantie (3) Inwoners hebben recht om te weten waar ze aan toe zijn, zeker wanneer er sprake is van impact op de leefomgeving. Ook als gaat het om onderwerpen waarover zeer uiteenlopende opvattingen bestaan, zoals asielopvang. Proactieve en transparante communicatie bevordert de positionering van de gemeente tot haar inwoners. Het schept duidelijkheid in de rol van de gemeente, en bevordert derhalve het vertrouwen van de lokale samenleving in de lokale overheid. Hoewel de gemeentelijke organisatie een wettelijke taak uitvoert, hebben inwoners (met name direct omwonenden) een zwaarwegend belang in de realisatie van de opvanglocatie. De impact op de privésfeer is bij deze doelgroep immers het grootst. De gemeente draagt actief uit dat het de belangen van de inwoners serieus neemt. Communicatie-uitingen van de gemeente schetsen daarom realistisch beeld van de

1

https://www.movisie.nl/publicatie/asielopvang-wat-werkt-informeren-betrekken-inwoners

3

verwachte gevolgen van de asielopvang voor de omgeving, ook wanneer de gevolgen negatief van aard kunnen zijn.

4

Communicatieopgave per projectfase Fase 1: Oriëntatie naar mogelijke opvanglocaties (voltooid) Gemeenten voeren ambtelijk onderzoek uit naar opvanglocaties die mogelijk geschikt zijn. Tijdens besloten bijeenkomsten worden raads- en commissieleden bijgepraat over de opgedane bevindingen tijdens de oriëntatiefase. In dit stadium is nog geen of beperkt sprake van externe communicatie over de invulling van de opgave omdat het. Deze fase is afgerond wanneer een (besloten) collegebesluit is genomen ten aanzien de voorgenomen locatie. Fase 2: Publieke bekendmaking voorkeurslocatie (lopend) De voorkeurslocatie wordt openbaargemaakt door B&W. De belangrijkste doelstelling in deze fase is het creëren van draagvlak voor de voorkeurslocatie onder de inwoners van Drechterland. Daarbij maken we onderscheid tussen de gerechtvaardigde informatiepositie van de verschillende doelgroepen. Het nieuws wordt allereerst bekend gemaakt bij de groep direct omwonenden van de voorkeurslocatie. We communiceren direct en indirect met inwoners. We maken gebruik van de beschikbare middelenmix, en benaderen journalisten van lokale media. In lokale media geven we aanvullende context en duiding op het collegebesluit. Daarbij benadrukken we de bestuurlijke positie van de gemeente Drechterland bij de realisatie van de opvanglocatie. Volgorde en wijze van bekendmaking: Eerste tranche 1.

Telefonisch contact direct-belanghebbenden 2. Bezorging bewonersbrief met uitnodiging inloopbijeenkomst 3. Raadsinformatiebrief 4. Persbericht 5. Publicatie publieksinformatie op gemeentewebsite 6. Berichtgeving op social media 7. Briefing KCC Tweede tranche 8. Interview met lokale media vóór de inloopbijeenkomst 9. Inloopbijeenkomst (met thematafels, geen plenaire toelichting) tweede week november 10. Terugkoppeling van de opbrengst van de inloopbijeenkomst en gesprekken direct-belanghebbenden en wat de gemeente ermee doet (vorm nader te bepalen) maximaal twee weken na afloop 5

Fase 3: realisatie opvanglocatie Tijdens de realisatie van de opvanglocatie blijven we communiceren naar directbelanghebbenden en bewoners. We nemen hen mee in het proces tot en met het moment dat de opvanglocatie is gerealiseerd. 1. Consultatie raad (bijeenkomst met raad om hen mee te nemen in het proces en te vertellen over het ontwerpbesluit door het college) 2. Ontwerpbesluit college over locatiekeuze 3. Voorbereiding aanvraag omgevingsvergunning door COA 4. Aanvraag omgevingsvergunning door COA voor tijdelijke huisvesting op locatie 5. Voorgenomen collegebesluit verlening omgevingsvergunning 6. College legt voorgenomen besluit over verlening omgevingsvergunning voor aan de raad voor bindend advies 7. Definitief collegebesluit over verlenen omgevingsvergunning Bij elk college- en raadsbesluit communiceren we naar direct-belanghebbenden en bewoners. Hiervoor zetten we een mix aan communicatiemiddelen in, en houden we rekening met actualiteiten uit de regio en vanuit het kabinet. Fase 4: ingebruikname opvanglocatie Als de opvanglocatie in gebruik wordt genomen, blijven we onze inwoners informeren en betrekken. Precieze invulling van de opgave tijdens deze fase vindt op een later moment plaats.

6

Bestuurlijke kernboodschap Zolang de Spreidingswet van kracht is, zijn we verplicht om daar uitvoering aan te geven. Dat doen we met een gedegen voorbereiding, waarin alle opties zijn afgewogen en de gemeenteraad is betrokken tijdens planvormende fase. In de keuze voor de locatie zullen wij er alles aan doen om de lokale impact te beperken en in het bijzonder oog te hebben voor de consequenties op het gebied van leefbaarheid en veiligheid (dan wel veiligheidsbeleving).

Beschikbare communicatiekanalen De gemeente Drechterland heeft diverse communicatiekanalen ter beschikking om bovenstaande pijlers uit te dragen. Dat zijn: Print • •

Bewonersbrieven Gemeentenieuws Nieuwsblad Stede Broec Enkhuizen Drechterland

Fysiek • • •

Eén-op-één-gesprekken Inloopavonden (ingericht op basis van thema’s) Telefoonnummer voor rechtstreeks contact met contactpersoon bij de gemeente

Digitaal • Projectpagina op website • Digitale themanieuwsbrieven • Posts op social media • Mailadres voor rechtstreeks contact met contactpersoon bij de gemeente • Nieuwsberichten gemeentewebsite • Reguliere wekelijkse digitale nieuwsbrieven Perscontacten • Persgesprekken • Persberichten • Beantwoording van persvragen

7

Primaire bestuurlijke actoren en rolverdeling in realisatie van de opvangopgave Organisatie College van B&W Drechterland Gemeenteraad Drechterland Commissaris van de Koning Noord-Holland Provinciale Regietafel (PRT) Regionale Regietafel (RRT) West-Friese gemeenten Veiligheidsregio NoordHolland Noord COA NIDOS Ministerie Veiligheid en Justitie en Asiel en Integratie VNG

Rol/mandaat Opmerkingen Planvorming, uitvoering en handhaving Consulterend, controlerend en adviserend Coördinerend Overlegorgaan Overlegorgaan Regionale samenwerking Toezichthouder en adviserende rol Uitvoeringsorganisatie (zbo), ontwikkelaar operationeel beleid Uitvoeringsorganisatie (stichting) Ontwikkelaar strategisch beleid Belangenbehartiger

Valt onder COA Politiek eindverantwoordelijk

8

Stakeholders per doelgroep • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Bestuurlijke actoren (zie hierboven) Ambtenaren SED-organisatie Direct omwonenden Overige inwoners in de gemeente Drechterland Inwoners nabij de opvanglocatie, maar buiten de gemeentegrens Drechterland Buurt- en wijkorganen (wijkraad, buurtoverleg) Ondernemers detailhandel Overige ondernemers Sportverenigingen Recreatieve c.q. culturele voorzieningen Maatschappelijke organisaties (excl. vrijwilligersorganisaties) Vrijwilligersorganisaties en religieuze instellingen Onderwijsinstellingen (waaronder buitenschoolse opvang) Politie Brandweer GHOR/GGD Huisartsen en andere lokale zorgvoorzieningen Journalisten (lokaal en regionaal) Asiel(keten)partners (AVIM, DJI, UNHCR, IND, enzovoorts) Private contractpartners (grondeigenaar, aannemer, enzovoorts)

9