Auditcommissie - advies Jaarstukken 2020 (2021-31)

Auditcommissie Aan de Raad van gemeente Drechterland Datum: Onderwerp:

30 juni 2021 Advies Jaarstukken 2020

Geacht raadslid, Hierbij ontvangt u het advies van de Auditcommissie over de Jaarstukken 2020 van de gemeente Drechterland. Dit advies is zoals u weet technisch-financieel van aard, en dus a-politiek. Op 10 juni jl. heeft de commissie gesproken met de accountant inclusief ondersteuning (Astrium) en met de wethouder inclusief ambtelijke ondersteuning. Het was een digitale video-vergadering. Behalve de Jaarstukken 2020 stonden het accountants-verslag en de reactie hierop van het college op de agenda. Een ander belangrijk punt van gesprek betrof uiteraard de opvolging van de eerdere aanbevelingen van de accountant. Opvolging aanbevelingen Een belangrijke aanbeveling van de accountant betrof de interne controle en beheersing van de financiële processen. Waar dit in voorgaande jaren slechts matig verbeterde, worden er nu goede stappen gezet. In november zal de accountant wederom toetsen of deze opgaande lijn naar boven wordt voortgezet. De duidelijke vooruitgang kan niet los worden gezien van de nieuwe organisatiestructuur en aansturing binnnen de SED. De controller van de gemeente meldt dat er een intern beheersingsplan is geschreven dat ziet op het goed beschrijven van processen en de risico’s die er mee gemoeid zijn. Tevens wordt geanticipeerd op het door de gemeente zelfstandig overleggen van een rechtmatigheidsverklaring.

Processen met grotere financiële invloed en het domein Samenleving worden geprioriteerd. De afdelingshoofden worden hier nauw bij betrokken. Als commissie kunnen we niet anders dan tevreden zijn met deze ontwikkelingen, en zal zij de continuëring hiervan blijven volgen. Accountantsverslag / Jaarstukken 2020 De accountant gaf in zijn toelichting op het verslag aan dat zijn controle heeft geresulteerd in een goedkeurende verklaring voor de Jaarstukken 2020. Er zijn geen bijzondere bevindingen qua onrechtmatigheden gevonden en met betrekking tot de controles van de pgb-budgetten en de onzekerheden in het sociale domein zijn belangrijke vorderingen gemaakt. Ook ten aanzien van de grondexploitaties zijn er geen op- of aanmerkingen; onderbouwing en opzet hiervan zijn helder. Speciaal punt van aandacht betreft een verklaring van het college met betrekking tot de rechtmatigheid, die er in 2022 moet zijn. Hieraan gekoppeld is de begrotingswetmatigheid, hetgeen betekent dat overschrijdingen zonder instemming van de gemeenteraad voorkomen moeten worden. De accountant heeft geconstateerd dat de organisatie hier goed aan werkt. Al met al is er, zoals hierboven ook reeds benoemd, sprake van een stijgende lijn qua beheer en controle van budgetten en administratie.

De commissie heeft een aantal vragen gesteld die door de accountant goed en duidelijk zijn beantwoord. Een aantal punten benoemen we hier: # Bij de EU-aanbestedingen kon de commissie zich niet aan de indruk onttrekken dat de normen werden opgerekt, maar de accountant kon uitleggen dat er sprake is van verschillende diensten en projecten, die dus los van elkaar moeten worden gezien. Van oprekking van de normen is derhalve geen sprake. # Binnen het Sociaal Domein is nog altijd sprake van enige onzekerheden, dit met betrekking tot de uitvoering van de WMO en de onzekerheid rond het CAK, en met betrekking tot het balansonderzoek Jeugdhulp. De accountant is van mening dat de risico’s in dezen niet echt groot zijn. Feit is dat de gemeente afhankelijk blijft van tijdige aanlevering van gegevens door de zorgaanbieders. # Een positief punt betreft het doorvoeren van aanvullende controles van de pgb-budgetten door de SED-organisatie, waardoor er geen onzekerheden zijn met betrekking tot de lasten. Leesbaarheid / presentatiewijze financiële stukken Tot nu toe zat er tot teleurstelling van deze commissie nog weinig schot in het verbetertraject voor een betere leesbaarheid en duidelijker presentatiewijze van de financiële documenten. En in het verlengde hiervan een betere aansluiting van de diverse documenten op elkaar.

In maart werd reeds aangekondigd dat de organisatie er dit jaar toch voortvarender mee aan de slag zou gaan. En dat is ook waargemaakt, zo bleek uit de presentatie hierover op 10 juni. Er gaan vele stappen gezet worden, zij het in fases. In de begroting van 2022 zullen de eerste verbeteringen zichtbaar zijn, waarna het proces in de begroting van 2023 wordt afgerond. De aansluiting van de financiële documenten op elkaar zou dan ook in 2022 zichtbaar moeten worden. Informatie zal korter en bondiger worden aangeboden. Het streven is om de verschillenanalyse helderder en meer op bestuurlijk niveau te presenteren. Zo goed als mogelijk zullen dubbelingen in de documenten worden vermeden, door alle relevante informatie in de paragrafen op te nemen. In 2023 zal de programma-indeling zijn gewijzigd en zal er ook meer aansluiting zijn bij de collegeuitvoerings-programma’s. Tevens worden de kritische prestatie-indicatoren hierop aangepast. In z’n algemeenheid zullen indicatoren een toegevoegde waarde moeten hebben. Financiële kerngegevens zullen beeldend worden verhelderd (ook wel: infographics). Resumé / advies Dit resumé en ons advies kunnen kort zijn, en dat is natuurlijk goed nieuws. De eerdere aanbevelingen worden nu goed opgepakt. We kunnnen alleen maar zeggen: hou dit vast.

Ten aanzien van de leesbaarheid en de presentatiewijze hebben wij geconstateerd dat daar door de organisatie nu serieus werk van wordt gemaakt. De commissie zal dit uiteraard met belangstelling volgen. Op dit moment is er wat ons betreft geen reden voor nieuwe aanbevelingen.

Met vriendelijke groeten, Auditcommissie Drechterland, De secretaris,

De voorzitter,

J.N.M. Commandeur

J.C.N. Wagenaar, mede namens N. Vertelman en I. Brouwer