Antwoorden Technische vragen WFA PDL

Technische vragen aan burgemeester en wethouders Fractie

PDL

Opsteller

Jorine de Vries

RTG/raad

2 juni 2025

Onderwerp

Zienswijze jaarrekeningen 2024 en begroting 2026 gr’en

Geagendeerd

Ja

Agendapunt

Cluster 2, agendapunt 3

Datum aanvraag

3 juni 2025

Inleiding: Onderstaande vragen konden niet (volledig) worden beantwoord tijdens de RTG.

Vragen: 1. Westfries archief Vraag: In het voorstel aan de gemeenteraad staat: te onderzoeken of gezien de overmaat van de algemene reserves er een teruggave aan de deelnemers mogelijk is. Het Archief heeft eerst gemeenten geholpen met de digitalisering van o.a. grote hoeveelheden bouwdossiers. Dit heeft voorrang gekregen ten koste van de eigen digitalisering. Die digitalisering wordt nu uitgevoerd en daar heeft WFA het bedrag in de algemene reserve voor nodig. Kunt u toelichten waarom dit voorstel tot onderzoek van teruggave aan deelnemers er is en wat vindt het WFA hiervan?

Antwoorden Kunt u toelichten waarom dit voorstel tot onderzoek van teruggave aan deelnemers er is? Het digitaliseren van de bouwvergunningen van de gemeenten is aan het initiële project van het Westfries Archief toegevoegd. De Bouwvergunningen van het WFA gaan over de periode 1903 tot en met 2010 en van de gemeenten sluiten op deze tijdsperiode aan. Door deze digitalisering wordt de gemeente minder belast omdat de inwoners de informatie zelf kunnen opzoeken. Anders moet elk verzoek worden uitgevoerd door de gemeentelijke organisatie dat veel tijd kost. De gemeenten wilden meedoen aan dit project omdat het WFA strenge eisen stelt aan de kwaliteit van de scans van bouwvergunningen en -tekeningen. Als de gemeente dit zelf moet uitvoeren kost dat meer tijd en geld dan als dit volgens de voorwaarden van het WFA gebeurt. In 2024 heeft het Westfries Archief voorrang gegeven aan de bouwvergunningen bij de gemeenten. Daar hebben de gemeenten zelf voor betaald. Maar het WFA heeft de begrootte kosten voor digitalisering niet uitgegeven. Omdat het bedrag voor de bestemmingsreserve Digitalisering hoog is en de gemeenten de komende periode minder te besteden hebben, wordt voorgesteld om te onderzoeken of (een deel van) de bestemmingsreserve naar de deelnemers terug kan vloeien.

Wat vindt het WFA hiervan? Het Westfries Archief geeft het volgende als reactie op dit voorstel: In eerste instantie was het digitaliseringsproject bedoeld om de bouwvergunningen die naar het Westfries Archief zijn overgebracht te digitaliseren. Daar is het projectbudget en bestemmingsreserve voor opgezet. Op verzoek van de gemeenten is dit project uitgebreid met de bouwdossiers die nog in beheer zijn bij de gemeenten. Om logistieke redenen hebben in 2024 de bouwvergunningen van de gemeenten voorrang gekregen. Bij de uitvoering bleek dat er meer bouwvergunningen te digitaliseren waren dan geïnventariseerd was. Daarnaast is aan het verzoek van de gemeenten voldaan om de constructie tekeningen ook te digitaliseren terwijl dit niet in de oorspronkelijke opdracht was meegenomen. Dit heeft voor vertraging gezorgd waardoor de eigen bouwdossiers niet gedigitaliseerd zijn. Het WFA verwacht in 2026 het project af te ronden en om dat de komende jaren succesvol te kunnen doen, is het nodig om het geld over 2024 aan de bestemmingsreserve toe te voegen. Als dit niet gebeurt kan het WFA de eigen bouwvergunningen niet digitaal aanbieden aan de inwoners van Westfriesland.

⃰ Dit vragenformulier z.s.m. toezenden aan griffie@drechterland.nl