adviesbrief aan de raad Auditcommissie (def)

Aan de Raad van de gemeente Drechterland Datum: Onderwerp:

8 juli 2024 Advies jaarstukken 2023

Geacht raadslid, Hierbij ontvangt u het advies van de Auditcommissie over de Jaarstukken 2023 van de gemeente Drechterland. Dit advies is puur technisch-financieel van aard, en staat dus helemaal los van politieke keuzes over de besteding van onze financiële middelen. Op 2 juli jl. heeft de commissie gesproken met de accountant inclusief ondersteuning (ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.) en de wethouder inclusief ambtelijke ondersteuning. Behalve de Jaarstukken stond ook het accountantsverslag op de agenda. Woord vooraf De Auditcommissie heeft sinds de controle van de jaarstukken 2022 een flinke verandering doorgemaakt. Zo zijn er 2 leden vertrokken en 2 nieuwe leden aangetreden. Daarnaast is er een nieuwe voorzitter aangetreden. Dus de continuïteit met betrekking tot voorgaande jaren is niet ideaal. Desalniettemin hebben we getracht om een zo getrouw mogelijke controle uit te voeren en de controlerende lijn van voorgaande jaren van de auditcommissie voort te zetten. Dit is het eerste jaar dat de nieuw aangestelde accountant de jaarstukken controleert. Dat dient in het achterhoofd gehouden te worden bij het lezen van dit advies.

Opvolging aanbevelingen De Boardletter, die aan het einde van het eerste kwartaal tot onze beschikking kwam, de commissie medio mei heeft vastgesteld en recent met u is gedeeld, was zeer kritisch, met name de interne beheersing van bepaalde processen verdiende aandacht. Hoewel bij de jaarstukken hier nu een verbetering in is gemaakt is het nog verre van optimaal. De Boardletter wordt door de Auditcommissie gezien als een goed start document voor verdere verbeteringen in de organisatie en we zullen dit dan ook nauw gezet blijven monitoren samen met de accountant. Accountantsverslag / Jaarstukken 2023 De stukken worden nader toegelicht door de accountant. Er zijn geen sprake van fouten of grote onzekerheden. De ratio’s geven ook aan dat qua solvabiliteit de financiële positie op dit moment als het minst risicovol wordt gekwalificeerd. En zo ook voor wat betreft de netto schuldquote. De weerstandscapaciteit wordt als zeer hoog aangemerkt, ook in vergelijking met andere gemeentes, de gemeente is daarmee goed in staat om toekomstige tegenvallers op te vangen. De accountant zal een goedkeurende verklaring afgeven. Groot aandachtspunt is de interne controle en beheersing van de financiële processen door de eigen ambtelijke organisatie. Vorige jaren werd aangegeven dat hier goede stappen in zijn gezet, maar de nieuwe accountant stelt dat deze nog steeds ondermaats zijn.

Dit is het eerste jaar dat het college zelf de rechtmatigheidsverantwoording afgeeft. Hier werd al enkele jaren naar toegewerkt. Waarbij de intentie was om het in 2022 in te voeren, echter werd dat uitgesteld naar 2023. Er kan nu onderbouwd door de accountant geconstateerd worden dat dit gebeurt en goed gaat. De accountant was het eens met de conclusies en bevindingen van het college.

Bij het sociaal domein wordt geconstateerd dat er onvoldoende controle is op de ontwikkeling van toekomstige kosten. Echter de accountant was zeer te spreken over de interne controle met betrekking tot de zekerheid van prestatieleveringen in het sociaal domein. Meerdere jaren wordt nu een groot verschil geconstateerd tussen de primaire begroting, de bijgestelde begroting en de uiteindelijk gerealiseerde jaarstukken. Deze schommeling bedraagt meer dan 5 miljoen. Hier is aandacht voor gevraagd door de accountant aangezien hier vooral door de eerste lijn teams beter naar gekeken moet gaan worden. De raad heeft er zelf voor gekozen om de maximale goedkeuringstoleranties te hanteren. Mede hierdoor heeft de accountant een goedkeurende verklaring kunnen afgeven. Want in het gesprek is wel aangegeven dat er veel onzekerheden waren. Dit resulteerde erin dat de accountant zelf veel werk heeft moeten doen om deze onzekerheden binnen de normen te krijgen. Dit heeft vooral betrekking op de onzekerheden in het inkoopproces. Deze correcties zijn al doorgevoerd in de definitieve jaarrekening waardoor hierop dus ook een positieve verklaring kan worden afgegeven. Er waren ook enkele foute boekingen met betrekking tot de grondexploitaties. Ook dit is gebeurd voor de publicatie van de jaarstukken dus daarom zie je in de accountantsverklaring dat er geen fouten meer in de jaarstukken zitten.

Leesbaarheid / presentatiewijze financiële stukken Ook dit jaar zijn de jaarstukken opgedeeld in 3 programma’s en 15 Hoofstukken. Dit wordt als positief ervaren. Er is in het verleden de keuze gemaakt om enkel de verplichte KPI’s te gebruiken. De accountant adviseert om toch meer duidelijke prestatie indicatoren in de programma’s te verwerken. Om zo meer grip op onze doelen te krijgen en beter te zien of wat we proberen te behalen ook daadwerkelijk bereikt worden. Resumé / advies De accountant heeft een positief advies afgegeven echter is hij wel kritisch. Hij ziet veel verbeterpunten en zou hier graag voortgang in zien. De organisatie onderschrijft deze veranderingen en is hier al hard mee bezig. Dit stemt ons positief. De accountant heeft een andere visie dan zijn voorganger, maar naar ons inziens is dat positief, aangezien de vorige accountant enkele fouten/zwakheden niet heeft geconstateerd. We waren ontevreden over het gelopen proces met betrekking tot de publicatie van de jaarstukken. En hebben hier tijdens de vergadering uitvoerig over gesproken. Naar ons inziens valt dit zowel de accountant als de organisatie aan te rekenen. Echter zien we dat beide gestreefd hebben om de juiste stukken op tijd aan te leveren. Er zat ook een stukje overmacht in wegens het fout boeken van de inkomsten van ontheemden in Enkhuizen wat gevolgen had voor onze jaarstukken.

Wij constateren dat er aan beide kanten verbeterpunten te behalen zijn met als doel het tijdig aanleveren van de stukken. Beide partijen zijn dan ook voornemens dit volgend jaar anders te doen. We verwachten dan ook dat dit een eenmalig probleem was en zien verder geen aanleidingen om hier dieper op in te gaan. Dit jaar was het eerste jaar dat het college zelf de rechtsmatigheidsverantwoording moest afleggen en dit is naar behoren gegaan dus zijn hier positief over aangezien het vertrouwen hierin de afgelopen jaren nog wel eens schommelde. Belangrijkste aandacht punt in de jaarstukken was de interne controle op de inkoop, aangezien de accountant hier veel in moest controleren en alsnog zitten we maar net onder de goedkeuringstolerantie marges. Het college heeft aangegeven hier aan te werken, maar we zullen dit als commissie het komende jaar nauwlettend volgen.

In het vervolg zal de commissie aandacht (blijven) geven aan de volgende punten:

-De Nadere opzet intergemeentelijke (SED) aanpak over wijze van presentatie van de begrotings- en rekeningstukken -Voortgangsrapportage aanbevelingen accountant waarbij met name aandacht is voor de interne controle van meerdere processen. -De actualisering Nota Reserves en Voorzieningen -Ontwikkeling rechtmatigheidsverantwoording door het college -De verbeterpunten aangeduid in de Boardletter

Met vriendelijke groeten, Auditcommissie Drechterland, De secretaris, A van Langen-Visbeek

De voorzitter, D.W. Zwagerman, mede namens R.J.T. Visser en A.M. Bosch