adviesbrief aan de raad 2026 (definitief)

Aan de Raad van de gemeente Drechterland Datum: Onderwerp:

2 juli 2026 Advies jaarstukken 2025

Geacht raadslid, Hierbij ontvangt u het advies van de Auditcommissie over de Jaarstukken 2025 van de gemeente Drechterland. Dit advies is puur technisch-financieel van aard, en staat dus helemaal los van politieke keuzes over de besteding van onze financiële middelen. Op 24 juni jl. heeft de commissie gesproken met de accountant (ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.), de gemeentesecretaris en de wethouder inclusief ambtelijke ondersteuning. Behalve de Jaarstukken stond ook het accountantsverslag op de agenda. Woord vooraf Dit was de eerste vergadering van de (op)nieuw gekozen auditcommissie leden. Waarbij wij met genoegen kunnen zeggen dat we gegroeid zijn naar 4 actieve leden. En er zicht op is om later dit jaar een volwaardige afspiegeling van de raad te kunnen zijn, waarbij iedere partij vertegenwoordigd is. Ook dit jaar hebben er wat veranderingen plaatsgevonden omtrent de behandeling van de door de accountant gepubliceerde stukken. Zo verdween vorig jaar de boardletter door een bestuurlijke samenvatting met als bijlage de management letter. Dit jaar is besloten enkel en specifiek de management letter te bespreken. Daarbij was het gebruikelijk om dit door de 3 auditcommissies van de SED afzonderlijk te behandelen. Dit jaar is ervoor gekozen om de behandeling in SED verband te doen. Dus met 3 auditcommissies gezamenlijk.

Dit is door zowel de leden als de ambtelijke organisatie en de accountant als prettig ervaren. Hierdoor komt er minder ruis op de lijn tussen de afzonderlijke raden, en kan er met meer gewicht sturing aan de organisatie gegeven worden. Dit heeft dan ook meteen geresulteerd tot een direct resultaat, de 3 raden breed ingediend en aangenomen motie bij de financiële verordening. Welke onder toeziend oog van de auditcommissie in het najaar tot uitwerking zal worden gebracht. Ook dit jaar zijn er meerkosten gemaakt door de accountant, een voorval dat wij betreuren, mede omdat de besproken stappen daarvoor niet correct zijn genomen. Daarbij dient vermeld te worden dat het gaat over het contact richting de afzonderlijke auditcommissies. Het was namelijk wel correct en uitvoerig tussen de organisatie en de accountant besproken. Het bleek namelijk om praktische redenen noodzakelijk vanuit de organisatie dat de accountant deze meerkosten ging maken. Dus de meerkosten kwamen daar niet onverwacht en kunnen herleid worden. Voor de zekerheid zal er een factuurspecificatie uitgevraagd worden en zullen we er met de eerstvolgende gezamenlijke SEDauditcommissie vergadering op terugkomen. Opvolging aanbevelingen Hoewel de managementletter in eerste oogopslag niet veel veranderd lijkt ten opzichte van vorig jaar, constateren wij dat er toch grote stappen worden gemaakt.

De geconstateerde zwakheden worden adequaat opgepakt, zo erkent ook de accountant. Het is zichtbaar dat het controle team nu eindelijk op sterkte is en dat er dus ook daadwerkelijk voortgang wordt gemaakt. Echter diende er ook een winstwaarschuwing gemaakt te worden. De wetgeving verandert continu, de grote organisatie maakt aansturing en een eenduidige werkwijze complex en sommige zaken zijn dusdanig complex dat snelle invoering/aanpassing niet mogelijk is.

Accountantsverslag/ Jaarstukken 2025 Kort willen wij beginnen met onze financiële positie, we hebben hier niet lang bij stilgestaan. Dit omdat de toekomst onzeker is en het algemene advies is om daar niet te hard op vooruit te lopen. De financiële kengetallen laten wederom een positief beeld zien, en geven dus ruimte om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen. Er heerst dus geen behoefte om hier actief mee bezig te zijn. Vanwege de zo zichtbare toekomstige gevaren, zullen we deze cijfers echter wel nauwlettend blijven volgen. Er is gesproken over de zichtbaar grote schommelingen binnen de P&C cyclus van de gemeente. Er is geprobeerd duiding te zoeken waaraan dit allemaal ligt en of hierin verbetering mogelijk is. Hier kwam niet een eenduidig antwoord uit. Vooral omdat op veel cijfers niet te sturen valt, zoals de uitkering uit het gemeentefonds en de kosten vanuit sociaal domein. Er is wel gekozen om te starten met het project budgetinzicht om toch te kijken naar de mogelijkheden voor verbetering van de P&C cyclus. Ook wij zien hier mogelijkheden en zijn dan ook voornemens om dit een van de speerpunten voor komend jaar te maken. De verschillen zullen niet nihil worden, maar de nu optredende verschillen zijn te groot. Vorig jaar was een van de financiële gevaren voor de gemeente de projectadministratie.

Omdat niet duidelijk was aan welke gemeente de kosten toe te rekenen waren en/of welke kosten er waren gemaakt. De verdeling gebeurde toen nog door middel van voorinschatting, waarbij de kans hoog was dat de werkelijke kosten af zouden wijken. In 2025 is een projectcontroller aangesteld en is er een nieuwe applicatie in gebruik genomen. Dit alles heeft ervoor gezorgd dat de projectadministratie niet langer als een risico beschouwd hoeft te worden. Bij het sociaal domein is een nieuwe applicatie in gebruik genomen voor data-analyse. Om meer inzicht te krijgen omtrent kosten, en zo hopelijk meer grip op de begroting te krijgen. Zowel de gemeente als de accountant zijn zeer positief over het gebruik. Enige nadeel was dat de facturering halverwege 2025 is aangepast, wat ervoor zorgde dat de applicatie tijdelijk minder goed werkte. Maar de mogelijkheden die de applicatie biedt worden dus door zowel de accountant als de gemeente onderschreven, en wij zullen de voortgang hieromtrent dan ook blijven volgen. In een ideale situatie is er binnen een organisatie een sterke interne controle, de zogenoemde eerste en tweede lijn. Dit is iets waar de SED-organisatie ook naar toe moet, echter is hier de laatste jaren te weinig tijd/aandacht aan gegeven. In 2026 lijkt hier verandering in te komen. Er worden meerdere stappen gezet om dit nu wel voor elkaar te krijgen.

Zo wordt er een nieuw controleplan geïntroduceerd, wordt er in ieder team iemand aangewezen die hier verantwoordelijk voor is en wordt er een applicatie geïntroduceerd die hier op een eenvoudige en eenduidige manier invulling aan moet helpen geven. Wij zijn benieuwd naar de resultaten hiervan voor volgend jaar. Ook dit jaar heeft het college een rechtmatigheidsverantwoording kunnen afgeven, echter viel de ruimte waarmee dat kon wel op, die was namelijk nogal beperkt. Hier hebben we uitvoerig bij stilgestaan aangezien de resultaten van 2024 een stuk rooskleurig waren. Het gehele bedrag heeft betrekking op onrechtmatige Europese inkoop- en aanbestedingsprocedures. Dit betekent niet dat we dus 1.2 miljoen kwijt zijn, dit betekent dat we 1.2 miljoen achteraf (met nadruk op achteraf) anders hadden moeten aanbesteden. Echter blijken we niet de enige gemeente die hier last van heeft, omdat vaak tussentijds de kosten toenemen en/of de termijnen veranderen waardoor opeens de aanbesteding anders had moeten verlopen. In 2026 geldt dit probleem in mindere mate omdat de procedures dan anders ingeregeld worden. Dus hoewel het bedrag dit jaar aan de hoge kant was, levert het geen doorlopende gevaren op.

De inkoop- en aanbestedingsprocedures blijven een zorg voor de organisatie en de accountant. Echter is eindelijk de spendanalyse af, waarmee inzicht gegeven kan worden op de inkoopuitgaven van de gemeente. Waardoor gestuurd optimalisatie en verbeteringen doorgezet kunnen worden. En in 2026 is gestart met een nieuw inkoopbeleid. Dus hoewel wij niet verwachten dat de problemen hiermee opgelost zijn, verwachten wij volgend jaar duidelijke stappen hieromtrent gemaakt te zien. Dit proces zullen wij monitoren bij de auditcommissie vergaderingen komend jaar. Leesbaarheid/ presentatiewijze financiële stukken Het bestuursakkoord is net geschreven en hieruit zal een college uitvoeringsplan (CUP) komen. Zoals vorig jaar aangeven is dat het moment om de controle tussen gemaakt beleid en realisatie te verbeteren. Door het toevoegen van enkele duidelijke KPI’s of andere structuren. Dit helpt niet alleen de leesbaarheid van de stukken, maar ook de doelstelling binnen de organisatie en de mogelijkheid tot het controleren of de juiste doelen zijn behaald. Wij kijken dan ook uit naar de uitwerking van het CUP. Resumé/ advies De interne beheersing van de gemeente is zoals zoveel dingen aan schommelingen onderhevig. Waarbij sommige zaken voortvarender gaan dan anderen.

Maar wij durven met vertrouwen naar de toekomst te kijken, voorgaande jaren hebben we het te vaak over bijzaken rondom de controle gehad. En de koers is nu duidelijk gericht op de hoofdtaken. Hoewel soms nog niet op het niveau waar wij het graag gezien zouden hebben, worden er zeker zichtbare stappen gezet. Ook worden zaken voortvarend opgepakt, nog voordat de accountant het constateert. Dit stemt ons positief omdat dit laat zien dat de gemeente ook zonder ruggespraak bezig is de processen beter op orde te brengen. We gaan als auditcommissie een nieuw termijn van 4 jaar in, met een zittende accountant en een nieuwe concerncontroller. Het doel is om de stijgende lijn door te zetten en te blijven werken aan de moeilijke processen. In het vervolg zal de commissie aandacht (blijven) geven aan de volgende punten: -De nadere opzet intergemeentelijke (SED) aanpak over wijze van presentatie van de begrotings- en rekeningstukken -De actualisering van de risico-inventarisatie -De ontwikkeling rechtmatigheidsverantwoording door het college -De verbeterpunten aangeduid in de managementletter Met vriendelijke groeten, Auditcommissie Drechterland, De secretaris, A van Langen-Visbeek

De voorzitter, D.W. Zwagerman, mede namens H.G.J. Sijm, T.D. Rietbergen en A.M. Bosch