adviesbrief aan de raad 2025 (def)

Aan de Raad van de gemeente Drechterland Datum: Onderwerp:

7 juli 2025 Advies jaarstukken 2024

Geacht raadslid, Hierbij ontvangt u het advies van de Auditcommissie over de Jaarstukken 2024 van de gemeente Drechterland. Dit advies is puur technisch-financieel van aard, en staat dus helemaal los van politieke keuzes over de besteding van onze financiële middelen. Op 24 juni jl. heeft de commissie gesproken met de accountant (ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V.), de gemeentesecretaris en de wethouder inclusief ambtelijke ondersteuning. Behalve de Jaarstukken stond ook het accountantsverslag op de agenda. Woord vooraf Het was helaas wederom een onstuimig jaar voor de auditcommissie wegens de discussie over de kosten van de accountant, het tijdelijk uitvallen van de concern controller en de discussie omtrent de boardletter. Er is het afgelopen jaar wat commotie geweest rond de kosten van de accountant. Deze kosten zijn uiteindelijk volledig betaald. Dit kwam mede door miscommunicatie en onduidelijkheid over bepaalde interne processen. Dit is uitvoerig met de betrokken partijen besproken en de processen zijn hierop aangepast. Ook worden de voorzitters van de auditcommissies inmiddels driewekelijks bijgepraat. De Boardletter die gebruikelijk in het eerste kwartaal van het jaar gepubliceerd wordt door de accountant is dit jaar vervangen door een bestuurlijke samenvatting van de managementletter.

Waarbij de auditcommissie ook de volledige managementletter heeft ontvangen van de SEDorganisatie. De vervanging van de boardletter was op verzoek van de accountant en de gemeentesecretarissen. We zullen deze verandering in oktober evalueren, maar staan hier momenteel positief tegenover vanwege de uitgebreidere informatie die we hierdoor ontvangen hebben. Opvolging aanbevelingen De managementletter vertoonde veel dezelfde zwakheden als het jaar ervoor. Het liet enkele licht positieve ontwikkelingen zien, maar niet in de mate waar wij vorig jaar op hoopten. Dit hebben wij als auditcommissie ook op tafel gelegd tijdens de bespreking van de managementletter, waarbij naar voren kwam dat het ‘controle team’ niet op sterke was en daardoor niet alle taken op heeft kunnen pakken. Tijdens de laatste vergadering is de auditcommissie echter medegedeeld dat het ‘controle team’ nu weer volledig op sterke is. Dus we verwachten voor komend jaar een positievere managementletter te ontvangen. Vermeld dient te worden dat de meest risicovolle processen wel zijn aangepakt, waarbij enkele ook duidelijk verbeterd zijn. Accountantsverslag/ Jaarstukken 2024 De stukken worden nader toegelicht door de accountant. Er is geen sprake van fouten of grote onzekerheden. De ratio’s geven ook aan dat qua solvabiliteit de financiële positie op dit moment als het minst risicovol wordt gekwalificeerd.

En zo ook voor wat betreft de netto schuldquote. Wederom wordt de weerstandscapaciteit als zeer hoog aangemerkt, ook in vergelijking met andere gemeentes.

De gemeente is daarmee goed in staat om toekomstige tegenvallers op te vangen. De accountant zal een goedkeurende verklaring afgeven. De accountant benoemt ook de gevaren omtrent de projectadministratie. Iedere gemeente heeft enkele individuele (langdurige) projecten die door de SED-organisatie worden uitgevoerd. De kosten werden aan de individuele gemeentes toebedeeld door een voorinschatting op de kosten. Dit brengt veel risico’s met zich mee aangezien de werkelijke kosten af kunnen wijken. De SED-organisatie heeft dit advies ter harte genomen en is nu bezig met een pilot om te zien of voor bepaalde onderdelen die los door de gemeentes gebruikt worden een urenadministratie bijgehouden kan worden. Het sociaal domein en dan specifiek de jeugdzorg is waar momenteel veel geld naar toe gaat en waar het lastig sturen is met betrekking tot de kosten, mede hierdoor blijft het lastig een passende begroting hierop te maken, zo constateert ook de accountant. De gemeente focus zich momenteel op data-analyse om deze inzichten te verbeteren en dit laat ook al de eerste resultaten zien. De accountant ziet dit als positieve ontwikkeling en gaf adviezen om de data-analyse nog beter te maken. Echter bij de auditvergadering werd duidelijk dat de gemeente al bezig was met het implementeren van de adviezen die de accountant gaf.

Dus de gemeente maakt goeie stappen om meer grip te krijgen op de budgettering van zorgkosten. Net zoals vorig jaar blijft een groot aandachtspunt de interne controle en beheersing van de financiële processen door de eigen ambtelijke organisatie (de zogenoemde eerste en tweede lijn). Het afgelopen jaar hebben hierin weinig ontwikkeling plaatsgevonden, en is vooral de derde lijn ‘het controle team’ op sterkte gebracht. Tijdens de vergadering werd duidelijk dat dit een proces is waar komend jaar meer tijd en aandacht aan besteed zal worden. Er waren 4 speerpunten uit de boardletter van 2024 gekomen met betrekking tot de interne beheersing die verbeterd moesten worden. Te noemen de interne beheersing inkoop- en aanbestedingsproces, interne beheersing subsidieproces, interne beheersing juistheid en rechtmatigheid verstrekte subsidie en de interne beheersing van prestatie levering inkopen. De auditcommissie heeft deze speerpunten laten opnemen in het controleplan van de accountant, om nogmaals te checken wat de stand van zaken van deze zwakheden momenteel is. Het is op zijn plaats een compliment uit te delen aan de organisatie wegens de grondige inzet op het verbeteren van deze processen zo blijkt uit het accountantsverslag. Ook het tweede jaar dat het college zelf de rechtmatigheidsverantwoording afgeeft is dit positief verlopen.

De gemeente zit net zoals vorig jaar ruim onder de gestelde verantwoordingsgrens. Een van de onrechtmatigheden waar dit jaar een gevaar in zat, zal volgend jaar afgedekt worden door de aanschaf van een nieuw computerprogramma, dat hier toezicht op zal houden. De schommeling die jaarlijks plaatsvindt tussen de primaire begroting, de bijgestelde begroting en de uiteindelijk gerealiseerde jaarstukken blijft ook een aandachtspunt. Hoewel de gemeente op sommige zaken in de begroting geen invloed heeft, zijn er ook processen waarop dat wel mogelijk is en daar kan de gemeente nog stappen in maken. Om er zo voor te zorgen dat de schommelingen niet iedere keer meerdere miljoenen bedragen. Leesbaarheid/ presentatiewijze financiële stukken Ook dit jaar zijn de jaarstukken opgedeeld in 3 programma’s en 15 Hoofstukken. Echter de accountant stelt net als voorgaand jaar dat een toereikende koppeling ontbreekt tussen het beleid en de realisatie gedurende het jaar. De accountant gaf enkele voorbeelden voor verbetering zoals te gaan werken met KPI’s of een nieuwe vorm genaamd ‘het logisch kader’. Bij de volgende bijeenkomst van de auditcommissie zullen wij hierop nader in gaan met betrekking tot de mogelijkheden hiervan.

Want het is interessant om hierover na te denken ter voorbereiding op de komende verkiezingen en eventueel te gaan implementeren tijdens het schrijven van het nieuwe bestuursakkoord. Resumé/ advies Hoewel het jaar wederom niet verliep zoals we hadden gehoopt zoals aangegeven bij het woord vooraf, maakt de gemeente hoewel soms nog klein, stappen waar wij tevreden over kunnen zijn. Dit laat de accountant ook zien door vooruitgang te schetsen met betrekking tot voorgaand jaar en duidelijk zichtbaar te maken welke stappen al genomen zijn met betrekking tot de aandachtspunten. Daarbij is het ‘controle team’ eindelijk weer op sterkte dus dit biedt veel hoop dat komend jaar grotere stappen gezet kunnen worden met betrekking tot de interne controle van de gemeente. Hoewel het proces met betrekking tot de accountantscontrole beter verliep dan vorig jaar, dient hier nauw op gelet te blijven worden. Dit jaar is dit gedaan door met alle auditvoorzitters van de SEDorganisatie, de accountant en concern controller eens per 3 weken bij elkaar te komen om de stand van zaken te bespreken. Er wordt overwogenn om dit volgend jaar opnieuw te doen. Verder zijn aankomend jaar de verkiezingen, zoals aangegeven liggen hier met betrekking tot de controle kansen tijdens het opstellen van het nieuwe bestuursakkoord. Wij verzoeken u dit in uw overwegingen mee te nemen.

In het vervolg zal de commissie aandacht (blijven) geven aan de volgende punten: -De nadere opzet intergemeentelijke (SED) aanpak over wijze van presentatie van de begrotings- en rekeningstukken -De actualisering van de risico-inventarisatie -De actualisering van de financiële verordeningen -De ontwikkeling rechtmatigheidsverantwoording door het college -De verbeterpunten aangeduid in de managementletter -Het aanpassen van de verordening rechtspositie raadsleden

Met vriendelijke groeten, Auditcommissie Drechterland, De secretaris, A van Langen-Visbeek

De voorzitter, D.W. Zwagerman, mede namens R.J.T. Visser en A.M. Bosch