Advies Auditcommissie - Jaarstukken 2022

Auditcommissie

Aan de Raad van gemeente Drechterland Datum: Onderwerp:

30 juni 2023 Advies Jaarstukken 2022

Geacht raadslid, Hierbij ontvangt u het technisch-financiële advies van de Auditcommissie over de Jaarstukken 2022 van de gemeente Drechterland. Op 8 juni jl. heeft de commissie gesproken met de accountant inclusief ondersteuning (Astrium/Flynth) en met de wethouder inclusief ambtelijke ondersteuning. Behalve de Jaarstukken 2022 stonden het accountantsverslag en de reactie hierop van het college op de agenda. De opvolging van eerdere aanbevelingen van de accountant waren zoals te doen gebruikelijk een belangrijk punt van gesprek. Opvolging aanbevelingen Uit de boardletter van begin dit jaar en het recente verslag van de accountant kunnen we opmaken dat de organisatie blijft werken aan eerdere aanbevelingen, en dat er verder geen nieuwe aanbevelingen worden gedaan. Accountantsverslag / Jaarstukken 2022 De stukken worden nader toegelicht door de accountant. Er is geen sprake van fouten en onzekerheden. De ratio’s geven ook aan dat qua solvabiliteit de financiële positie als het minst risicovol wordt gekwalificeerd. En zo ook voor wat betreft de netto schuldquote. De weerstandscapaciteit wordt als hoog genoeg aangemerkt en de gemeente is daarmee goed in staat om toekomstige tegenvallers op te vangen. De accountant zal een goedkeurende verklaring afgeven.

Een continu aandachtspunt van de accountant betreft de interne controle en beheersing van de financiële processen door de eigen ambtelijke organisatie. Hierin zijn de afgelopen jaren goede stappen gezet en deze lijn is vastgehouden. De accountant is tevreden over het in controle zijn van de organisatie betreffende de interne controle en de beheersing van de administratieve processen. Er zal een goedkeurende verklaring worden afgegeven op getrouwheid en rechtmatigheid. Aandachtspunt is de communicatie in- en extern, waardoor er bijvoorbeeld eerder zicht zou kunnen zijn op onderbesteding vanwege onvoldoende ambtelijke capaciteit. Het zelfstandig gaan verzorgen van de rechtmatigheidsverantwoording door het college ligt op schema. Er moet wel focus blijven, immers, het moet dit jaar wel geregeld zijn. Als voorbeeld wordt genoemd dat er aanbevelingen gedaan zijn voor het inkoopmodel, maar dat hierbij het onderscheid tussen onderhoud en aanschaf soms moeilijk is te maken. De commissie houdt de vinger aan de pols. Met betrekking tot de controles binnen het sociaal domein wordt geconstateerd dat de beheersmaatregelen in Drechterland goed lijken te werken, in tegenstelling tot in andere gemeenten. De afwijking ten opzichte van de decemberrapportage is een trend die bij meerdere gemeentes te zien is. Er is meer uit de reserves gehaald dan is besteed, er is sprake van onderbesteding.

Het werk moet echter alsnog worden uitgevoerd. De commissie staat wat uitgebreider stil bij de uitgaven met betrekking tot de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne. Hoe worden de middelen vanuit het Rijk geadministreerd en verdeeld onder de gemeenten? Op basis van de nodige uitleg na de vergadering kan de commissie instemmen met de opgevoerde bedragen.

De lastenoverschrijding van €432.000, die is uitgesplitst naar verschillende programma’s, valt binnen de normen. Wat betreft de normen: de raad zal voor 2023 en verder opnieuw in het controleprotocol moeten aangeven welke percentages moeten worden gehanteerd in het kader van de goedkeuringstoleranties. De raad bepaalt de normen voor rechtmatigheid. De controller pleit voor een werkbare norm. Afgesproken wordt dat het college komt met een voorzet voor de te hanteren normen voor rechtmatigheid en dat dit stuk wordt geagendeerd voor de raad. De commissie vraagt door over het risico van fraude en ondermijning. Wat is de rol van de accountant en is het raadzaam om dit nader te onderzoeken? Er wordt gekeken naar frauderisico’s, beheersmaatregelen en financiële risico’s. Pas bij een vermoeden van fraude volgt doorgaans een extra opdracht, maar daarvan was geen sprake. Leesbaarheid / presentatiewijze financiële stukken We werken nu met drie programma’s en 15 hoofdstukken, die goed aansluiten bij de administratie en de college-uitvoeringsprogramma’s. Doelen worden zo Smart mogelijk geformuleerd, en er wordt gewerkt aan een heldere en kernachtige schrijfwijze. Er wordt gebruik gemaakt van de verplichte KPI’s en er wordt een vraag uitgezet aan de raad over eventuele extra KPI’s.

Tarievendiscussie Afgesproken is dat, conform de wens vanuit de raad, de gemeentelijke tarieven gelijktijdig met de begroting zullen worden besproken. De discussie kan dan plaatsvinden, maar de definitieve vaststelling blijft in december. Normaliter zijn er dan nog hooguit kleine bijstellingen nodig. Resumé / advies De accountant laat in zijn rapportage wederom een positief beeld zien. Als commissie zijn wij tevreden met de bevindingen van de accountant. De eerder al ingezette verbetering ten aanzien van de interne controle en de beheersing van de financiële processen is gecontinueerd. Het is wel zaak om deze lijn vast te houden; het blijft voortdurend aandacht vragen. Met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording is de organisatie op schema, maar we zijn er nog niet. Terwijl het dit jaar wel zaak is om dit geregeld te hebben. Uw commissie zal hierover regelmatig naar de stand van zaken vragen. In het vervolg zal de commissie aandacht (blijven) geven aan de volgende punten:

• •

• • • • •

de nadere opzet intergemeentelijke (SED) aanpak over wijze van de presentatie van de begrotingsen rekeningstukken voortgangsrapportage aanbevelingen accountant waarbij met name aandacht is voor planmatige aanpak en doorontwikkeling van de interne controle en actualisering sturing en beheersing van de relevante bedrijfsvoeringsprocessen de stand van zaken betreffende de overheveling rechtmatigheidsverantwoording van accountant naar college van b. en w. de actualisering Nota Reserves en Voorzieningen uitvraag aan de raad over KPI’s kaderstelling normen voor rechtmatigheid thema-avond overzicht grondexploitaties

Met vriendelijke groeten, Auditcommissie Drechterland, De secretaris, A. van Langen-Visbeek

De voorzitter, J.C.N. Wagenaar, mede namens I. Brouwer en A.M. Bosch