Advies Auditcommissie - Jaarstukken 2021 (2022-13)

Auditcommissie

Aan de Raad van gemeente Drechterland Datum: Onderwerp:

14 juni 2022 Advies Jaarstukken 2021

Geacht raadslid, Hierbij ontvangt u het advies van de Auditcommissie over de Jaarstukken 2021 van de gemeente Drechterland. Dit advies is puur technisch-financieel van aard, en staat dus helemaal los van politieke keuzes over de besteding van onze financiële middelen. Op 8 juni jl. heeft de commissie gesproken met de accountant inclusief ondersteuning (Astrium) en met de wethouder inclusief ambtelijke ondersteuning. Het was een fysieke bijeenkomst. Behalve de Jaarstukken 2021 stonden het accountants-verslag en de reactie hierop van het college op de agenda. De opvolging van eerdere aanbevelingen van de accountant waren uiteraard een belangrijk punt van gesprek. Opvolging aanbevelingen Uit de boardletter van begin dit jaar en het recente verslag van de accountant kunnen we opmaken dat de organisatie goede vorderingen maakt met de eerdere aanbevelingen, en dat er verder geen nieuwe aanbevelingen worden gedaan. Hieronder gaan we nader in op de interne controle, de rechtmatigheidsverklaring en de pgb-budgetten. Accountantsverslag / Jaarstukken 2021 De stukken worden nader toegelicht door de accountant. Er is geen sprake van fouten en onzekerheden. De ratio’s geven ook aan dat qua solvabiliteit de financiële positie als het minst risicovol wordt gekwalificeerd. En zo ook voor wat betreft de netto schuldquote.

De weerstandscapaciteit wordt als uitstekend aangemerkt en de gemeente is daarmee op basis van de huidige inzichten goed in staat om toekomstige tegenvallers op te vangen. De accountant zal een goedkeurende verklaring afgeven. Een belangrijke aanbeveling van de accountant betreft nog altijd de interne controle en beheersing van de financiële processen door de eigen ambtelijke organisatie. Vorig jaar meldde de accountant al, na moeizame jaren daarvoor, dat er in dezen door de organistaie goede stappen zijn gezet. Het afgelopen jaar is deze opgaande lijn doorgezet. Dit blijkt al wel uit het accountantsverslag, maar ook tijdens ons gesprek was de accountant zeer positief. De nieuwe organisatiestructuur en aansturing binnen de SED werpen hun vruchten af. Het zelfstandig gaan verzorgen van de rechtmatigheidsverantwoording door het college ligt goed op schema. In plaats van het jaar 2022 wordt deze maatregel nu met ingang van het jaar 2023 ingevoerd. De interim-controller licht nog toe dat voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording door het college al de nodige maatregelen zijn opgepakt en het aanbeveling verdient, ondanks het uitstel naar 2023, de focus hierop te houden. Met betrekking tot de controles binnen het sociaal domein wordt geconstateerd dat de gemeente de organisaties die de prestaties leveren stevig aanspreekt op de verantwoording en de te behalen resultaten.

Dit vooral ten aanzien van toeleveranciers die nog niet tijdig een controleverklaring kunnen opleveren. Door interne beheersingsmaatregelen (controles) weet de gemeente wat geleverd is en tegen welke prijs. Ten aanzien van de pgb-budgetten houdt de organisatie middels controles de vinger aan de pols. Er zijn geen aanwijzingen dat we hiermee uit de pas lopen.

Verder wordt nog aangegeven dat de raad opnieuw in het controleprotocol moet aangeven welke percentages moeten worden gehanteerd in het kader van de goedkeuringstoleranties (volgens regelgeving nu 1% en 3% voor fouten en onzekerheden). De organisatie hanteert nu ook voor fouten en onzekerheden de 1% en het verdient aanbeveling dit zo te handhaven. Met het oog op de onzekere tijden en de veranderende wereld, merken wij hier nog maar eens op dat jaarlijks een actualisering plaatsvindt van de risico-inschatting en dat dit ook in de komende begroting wordt verwerkt. Al met al is uw commissie tevreden met de ontwikkelingen, en zal de continuëring hiervan blijven volgen. Leesbaarheid / presentatiewijze financiële stukken Het afgelopen jaar is het verbetertraject voor een betere leesbaarheid en duidelijker presentatiewijze van de financiële documenten door de organisatie verder uitgewerkt. Er wordt door de interim-controller nu voorgesteld om een wijziging van de programma-indeling door te voeren waarbij er 3 programma’s en 15 hoofdstukken overblijven, welke goed aansluiten bij de administratie van de organisatie en de college-uitvoeringsprogramma’s. Als bijlagen hierbij zullen de cliëntgebonden kosten (jeugd, wmo en participatie) en overige kosten duidelijk zichtbaar worden gemaakt. Het advies van de commissie is om hiermee in te stemmen.

Resumé / advies De accountant laat in zijn rapportage een overwegend positief beeld zien. De organisatie heeft verdere stappen gezet op het gebied van beheersing en controle van het sociaal domein en inkoop. Het aantal bevindingen is daardoor niet erg groot en geeft aan dat de organisatie goede voortgang heeft geboekt. Als commissie zijn wij daarom tevreden met de bevindingen van de accountant. Vooral de interne controle en de beheersing van de financiële processen zijn aanzienlijk verbeterd. Wij verwachten dat de organisatie dit traject blijft volhouden en zien wat dit betreft de toekomst positief tegemoet. In het vervolg zal de commisie aandacht geven aan de volgende punten: • de nadere opzet intergemeentelijke (SED) aanpak over wijze van de presentatie van de begrotings- en rekeningstukken • voortgangsrapportage aanbevelingen accountant waarbij met name aandacht is voor planmatige aanpak en doorontwikkeling van de interne controle en actualisering sturing en beheersing van de relevante bedrijfvoeringsprocessen • de stand van zaken betreffende de overheveling rechtmatigheidsverantwoording van accountant naar college van b. en w.

• de actualisering Nota Reserves en Voorzieningen (volgt later dit jaar) • inzicht in de planning voor aanbesteding van een nieuw contract dienstverlening accountant aangezien het nieuwe contract niet meer verlengd kan worden Met vriendelijke groeten, Auditcommissie Drechterland, De secretaris,

De voorzitter,

J.N.M. Commandeur

J.C.N. Wagenaar, mede namens I. Brouwer en A.M. Bosch