9.3 Voorjaarsnota 2023 SED

Voorjaarsnota 2023 SED

1

Inleiding Deze voorjaarsnota informeert het algemeen bestuur over de afwijkingen in de begroting. Indien noodzakelijk wordt voorgesteld de begroting te actualiseren. Het vaststellen van de voorjaarsnota resulteert in de eerste begrotingswijziging in 2023. Ter bevordering van het overzicht zijn structurele mutaties in dienstjaar 2023 ook in de begroting 2024 apart gepresenteerd en toegelicht. Een aantal mutaties welke in deze voorjaarsnota worden opgevoerd, zijn reeds in de begrotingen van de gemeenten opgenomen. Dit zijn allen mutaties waarvan de uitvoering in SED plaatsvindt. Hiervoor moet de begroting van SED ook worden aangepast. Daarnaast is in deze Voorjaarsnota 2023 een paragraaf opgenomen van onderwerpen waarvoor we in 2023 kosten verwachten die nu nog niet goed zijn in te schatten en daarom zullen worden geregeld in de Najaarsnota 2023. Leeswijzer Allereerst worden de actuele mutaties besproken. Hierna wordt een doorkijk gegeven wat er op ons af komt. Zaken welke nog geen financiële gevolgen hebben in deze nota maar waarvan de verwachting is dat deze later dit jaar in de najaarsnota wel tot mutaties leiden. Tenslotte wordt een overzicht gepresenteerd waar de lasten en baten voor en na het aanpassen van de begroting 2023 zichtbaar zijn. De financiële consequenties van deze voorjaarsnota zijn als volgt: Bijraming van lasten in 2023

€

2.168.000

Bijraming van baten via bijdragen deelnemers: Bijdrage gemeente Stede Broec Bijdrage gemeente Enkhuizen Bijdrage gemeente Drechterland Totaal bij te ramen bijdrage deelnemers

€ € € €

717.000 797.000 653.000 2.168.000

2

Mutaties begroting SED Personeelslasten CAO € 1.259.000 structureel nadeel Op 6 april 2023 hebben de leden van de vakbonden en werkgevers ingestemd met een nieuwe CAO voor 2023. Er kan nog niet met 100% zekerheid worden bepaald wat de financiële gevolgen zijn, omdat uitwerking in detail nog moet plaatsvinden. Echter is er al wel een indicatie gemaakt van de stijging van de salarislasten als gevolg van het nieuwe CAO. De begrote post salarissen in de SED-begroting 2023 wordt verhoogd met de ontwikkelingen van de CAO ad € 1.259.000, waarbij rekening is gehouden met de uitkomsten van HR21, de reeds eerder verwerkte indexatie en de verlaging van de werkgeverslasten. Hierbij wordt opgemerkt dat compensatie in de algemene uitkering mogelijk niet voldoende is om deze CAOverhoging volledig te dekken. Hierover gaat de VNG in gesprek met het rijk. De verwachting is dat hier in de meicirculaire 2023 meer duidelijkheid over komt. HR21 € 588.000 structureel nadeel Conform de genomen raadsbesluiten bij de drie deelnemende gemeenten wordt de begroting 2023 van de SED organisatie structureel aangepast met de consequenties van de aanpassing aan het gemeentelijk functiebeschrijvings- en waarderingssysteem HR21. Loonsom € 60.000 incidenteel nadeel Overeenkomstig de afspraken in de kadernota 2024 wordt in 2023 een analyse gemaakt wat werkelijk nodig is om tot een realistische begroting te komen.

In deze analyse wordt onder andere ook meegenomen het genoemde SED accres, CUP ’s, benchmark en overhead. Deze analyse zal leiden tot een meerjarige strategie. Hierbij blijft het noodzakelijk om bestuurlijke keuzes te maken welke taken wel, niet of later uitgevoerd moeten worden door de SED. De kosten voor inhuur van een projectleider zijn geraamd op € 60.000 incidenteel. Onderzoek naar centrale huisvesting € 30.000 incidenteel nadeel Vanaf de start van de SED Organisatie is het uitgangspunt op termijn te komen tot centrale huisvesting. Daarnaast is bij de behandeling van de kaderbrief 2023 door de raad van Drechterland aangegeven dat een visie en nadere analyse omtrent het huisvestingsvraagstuk gewenst is vanuit een organisatorisch en financieel oogpunt. Dit is herbevestigd in het statement van het algemeen bestuur van 12 oktober 2022. Een van de doelstellingen van het bestuur is een goed werkgever te zijn. Dit is ook van belang voor een goed imago als werkgever en voor een concurrerende positie op de arbeidsmarkt. Het kantoor is in die visie een plek om productief te werken en een plek om elkaar te ontmoeten: enerzijds voor overleg en anderzijds voor de sociale contacten met collega’s.

Het bestuur ziet dat de huidige huisvestingsituatie niet aansluit bij de nieuwe manier van hybride werken en heeft eerder al aangegeven dat we de komende jaren onze visie op hybride werken uitwerken en deze vervolgens fasegewijs implementeren. Om te komen tot een visie is het belangrijk om eerst de huidige situatie in beeld te brengen, zowel vanuit organisatorisch als financieel oogpunt. De huidige situatie binnen SED dient vergeleken te worden met de situatie in de markt. Veranderende inzichten en hybride werken zorgen voor een ander beeld op huisvesting. Die marktverkenning kan vervolgens afgezet worden tegen de huidige situatie binnen SED, waarna er samen met de directie conclusies getrokken kunnen 3

worden, die mogelijk leiden tot een gemeenschappelijk beeld van de gewenste huisvestingssituatie zodat op basis daarvan een projectopdracht kan volgen. Voor dit onderzoek is incidenteel € 30.000 nodig.

Facilitair Contributies en Lidmaatschappen € 70.000 structureel nadeel De afdeling Facilitair heeft een budget voor contributies en lidmaatschappen voor de gehele organisatie. Een groot deel van dit budget wordt besteed aan abonnementen/licenties met Wolters Kluwer en SDU. Het betreft licenties bij Wolters Kluwer voor de domeinen Ruimte (omgevingswet, ca. € 25.000 per jaar) en Samenleving (diverse kennisbanken, ca € 45.000 per jaar) en licenties bij SDU voor domein samenleving (Burgerzaken en omgevingszaken ca. € 37.000 ). In eerdere jaren zijn deze extra kosten ten laste gekomen van het budget van facilitair. Het budget is echter niet meer toereikend waardoor er een structurele verhoging nodig is van € 70.000. Vervoersmiddelen team realisatie € 15.500 structureel nadeel vanaf 2024 en - € 10.000 nadeel incidenteel 2023 Binnen Team Realisatie zijn acht civieltechnisch toezichthouders werkzaam. Een groot deel van de dag zijn deze toezichthouders op straat. Om hun werk goed te kunnen doen zijn een aantal voertuigen beschikbaar. Er is echter al jarenlang een tekort aan vervoersmiddelen, waardoor sommige toezichthoudende taken of zijn blijven liggen of alleen konden worden uitgevoerd door gebruik te maken van een privé voertuig. Dit is onwenselijk.

Daarom wordt een investering gevraagd in:  2 (elektrische) dienstvoertuigen: een investering van € 92.000, afgeschreven over 8 jaar  2 (bak)fietsen: een investering van € 10.000 waarvan wordt voorgesteld deze ineens af te schrijven ten laste van de exploitatie 2023. Voor een adequate calamiteitenbestrijding heeft SED de Contact Ambtenaar Gemeenten (CAG) 24/7 in dienst. Voor de werkzaamheden beschikken zij over een gedeeld dienstvoertuig met de toezichthouders. Om deze piketfunctie naar de toekomst toe te kunnen borgen, onder andere door inzet van (daartoe geschoolde) collega’s uit andere afdelingen en domeinen, is het garanderen van een volwaardig voertuig noodzakelijk. Hiervoor is een investering noodzakelijk van € 22.500, afgeschreven over 8 jaar. Het voorgaande resulteert in de volgende ramingen: Krediet dienstvoertuigen team Realisatie ad € 92.000: kapitaallast vanaf 2024 ad € 12.500 Krediet voertuig calamiteitenbestrijding ad € 22.500: kapitaallast vanaf 2024 ad € 3.000 Krediet (bak)fietsen team Realisatie ad € 10.000: afschrijving ineens in 2023 ad € 10.000. Momenteel wordt onderzocht of wellicht lease van deze voertuigen –binnen het budget van de kapitaallasten- een optie is binnen de eisen die aan de voertuigen worden gesteld.

4

Informatie management De afdeling Informatie heeft haar beleid ingericht volgens drie pijlers:  Ontwikkeling van de afdeling  Visie op informatiemanagement  Project Woo (Wet open overheid) Vanuit de pijler ‘Visie op informatiemanagement’ richt de afdeling zich op het informatieplan, de domeinplannen, bio-plan, projectenlijst, zaaksysteem en de kadernota. Ten opzichte van de begroting 2023 zijn er voor de projectenlijst nieuwe aanbestedingen te verwachten. Voor de pijler ‘Ontwikkeling van de afdeling’ moet in informatiebeveiliging geïnvesteerd worden: Privacybescherming € 121.000 structureel nadeel (ondergebracht bij personeelslasten) en € 30.000 incidenteel nadeel in 2023, 2024 en 2025 In de kaderbrief SED 2023 is al aandacht gevraagd voor van informatiebeveiliging en privacy. Om bescherming van persoonsgegevens (privacy) de komende jaren op niveau te krijgen zal de SED privacybescherming een hogere prioriteit moeten geven. Hierbij is niet alleen de beveiliging van persoonsgegevens van groot belang, maar ook de bewustwording bij de medewerkers. Immers, 80% van alle datalekken wordt veroorzaakt door (on)bewust menselijk handelen. Momenteel beschikt de SED nog niet over een vaste invulling van de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De wettelijke taak van de FG is een toezichthoudende en adviserende taak.

De SED heeft momenteel geen formatie voor een Privacy Officer Als gevolg hiervan voert de ingehuurde FG momenteel zowel uitvoerende als toezichthoudende taken uit. Dit is een onwenselijke situatie. In deze voorjaarsnota wordt daarom structureel budget van € 121.000 gevraagd voor permanente invulling van deze twee functies. Om de bewustwording binnen de SED te verhogen wordt in de voorjaarsnota voor 3 jaar (2023-2025) een tijdelijk bewustwordingsbudget gevraagd van € 30.000 per jaar.

Administratieve verschuivingen: budgettair neutrale mutaties: Vanuit de loonsom is er € 20.000 overgeheveld naar het facilitaire budget in verband met schoonmaakwerkzaamheden.

Personeelslasten In de begrotingen van de gemeenten zijn veel zaken opgenomen, waarvan de uitvoering bij SED ligt. Deze zaken worden bij de jaarrekening doorbelast naar de gemeenten. De verdeling van deze posten gaan niet via de verdeelsleutel. Over de jaren heen, worden er steeds meer budgetten op deze manier bij de SED ondergebracht. Om meer grip te krijgen op de besteding van deze budgetten is het noodzakelijk om voor deze budgetten een raming op te nemen in de SED begroting. Het gaat om een totaalbedrag van € 2.097.000. De gemeenten hebben hier al budget voor opgenomen in hun eigen begroting. Dit bedrag wordt in deze voorjaarsnota (nog) incidenteel opgenomen.

5

Wat komt er nog op ons af ? Vanuit autonome ontwikkelingen zullen we onontkoombare uitgaven moeten doen die geen uitstel verdragen. Indien deze zich aandienen, zullen we hiertoe andere keuzes voorleggen. Er zijn echter onderwerpen waarvan we nu al weten dat die in 2023 tot kosten zullen leiden, maar waarvan de omvang in deze voorjaarsnota 2023 nog niet goed is te berekenen of in te schatten is. Om die reden wordt voorgesteld de bijraming van deze kosten te regelen in de Najaarsnota 2023. Het gaat daarbij om de volgende onderwerpen:

Verlofsparen In 2022 is er een voorziening opgenomen voor het verlofsparen over 2022. Dit is een verplichting overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording (BBV) In het principeakkoord voor de nieuwe cao 2023 is een uitbreiding van de mogelijkheid voor verlofsparen opgenomen. Omdat er nog niet teruggevallen kan worden op historische cijfers en ervaring uit verleden, en er nog geen zicht is op hoeveel medewerkers in 2023 gebruik gaan maken van verlofsparen, kan op dit moment niet aangegeven worden wat de gevolgen zijn voor de begroting van de SED. Bij het opmaken van de jaarrekening 2023 zal de voorziening worden aangepast aan het feitelijk gespaarde verlof. Thuiswerkvergoeding & reiskostenvergoeding In het principeakkoord is een verhoging van de thuiswerkvergoeding van € 2 netto per dag naar € 3 netto per dag afgesproken. Daarnaast is het fiscaal mogelijk geworden om de netto kilometervergoeding van € 0,19 per kilometer te verhogen naar € 0,21 per kilometer. Met het oog op aantrekkelijk werkgeverschap in een krappe arbeidsmarkt zal het ook voor potentiële werknemers buiten de regio aantrekkelijk gemaakt moeten worden om te komen werken bij de SED door bijvoorbeeld de maximale reiskostenvergoeding te verhogen. Daarnaast is het vanuit duurzaamheidsoogpunt wenselijk om het reizen per openbaar vervoer aantrekkelijker te maken en dit te gaan vergoeden.

Ook is de visie op hybride werken nog niet volledig uitgewerkt, dit kan mogelijk ook invloed hebben op het aantal thuiswerk dagen. Er wordt een analyse gemaakt van de financiële gevolgen van deze ontwikkelingen. Deze worden in de najaarsnota meegenomen. ARBO De bedrijfsgeneeskundige dienst moet in 2023 worden aanbesteed. Deze aanbesteding is nog niet afgerond en er is nog geen zicht op de te hanteren tarieven. Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen ligt het in de lijn der verwachting dat de tarieven hoger zullen liggen dan nu opgenomen in de begroting. Na de aanbesteding volgt een analyse van de financiële gevolgen. Aanbesteding Beheer Openbare Ruimte applicatie (BOR-applicatie) De gemeente Koggenland is, na Hoorn, gestart met de aanbesteding voor een BOR-applicatie. Binnen de SED ligt ook een behoefte voor deze applicatie. De SED onderzoekt in het eerste kwartaal van 2023 mogelijkheden bij verschillende leveranciers. De definitieve investeringsaanvraag vindt plaats in de najaarsnota 2023. 6

In de voorjaarsnota 2022 is gesproken en goedkeuring verleend om in te zetten op maximaal € 50.000. Hierdoor kan gestart worden met uitgaven tot € 50.000, maar zodra er meer zicht is op de totale kosten zal dit geformaliseerd worden in een begrotingswijziging. Voor de voorgaande onderdelen is aangekondigd dat budget gaat worden gevraagd in de najaarsnota 2023. In het volgend onderdeel wordt gevraagd om in 2023 (aanloopkosten) kosten te mogen maken, waarbij de budgettaire gevolgen worden geregeld in de Najaarsnota. Het gaat daarbij om de volgende onderwerpen: Verlenging key2Burgerzaken Bij burgerzaken wordt gebruik gemaakt van de applicatie Key2burgerzaken, waarvan het contract in 2023 wordt verlengd. De applicatie wordt nu aangeboden als Software as a Service (SaaS) waardoor de kosten hoger liggen. De exacte kosten zijn nog niet bekend, deze worden in de najaarsnota 2023 opgenomen, maar via deze voorjaarsnota 2023 vragen we goedkeuring zodat gestart kan worden met de uitgaven. Verlenging key2financiën Bij financiën wordt gebruik gemaakt van de applicatie Key2financiën. Hiervan wordt het contract in 2023 verlengd. De applicatie wordt nu aangeboden als Software as a Service (SaaS) waardoor de kosten hoger liggen.

De exacte kosten zijn nog niet bekend, deze worden in de najaarsnota opgenomen, maar via deze voorjaarsnota vragen we goedkeuring zodat gestart kan worden met de uitgaven.

Loonsom Vanuit de analyse die gemaakt wordt om tot een realistische begroting te komen, worden een strategie en advies opgesteld. Dit advies kan leiden tot andere keuzes die mogelijk financiële gevolgen hebben. De financiële gevolgen zullen opgenomen worden in de najaarsnota 2023.

7

Overzicht baten en lasten

Begroting 2023

Mutatie Voorjaarsnota 2023

Begroting na voorjaarsnota 2023

Personeelslasten

31.711

2.008

33.719

Salarissen

29.081

1.948

31.029

Overige salarislasten Kosten tijdelijke vervanging

451 355

0 0

451 355

Overige kosten personeel

1.824

60

1.884

182

1.915

2.097

6.830 723 432 830 4.845

130 90 0 10 30

6.960 813 432 840 4.875

138 48 56 33

0 0 0 30

138 48 56 63

-38.488 -12.732 -14.156 -11.600

-2.168 -717 -797 -653

-40.656 -13.449 -14.953 -12.254

-372 -191 -182 0

-1.915 0 -1.915 0

-2.288 -191 -2.097 0

Personele kosten, gedekt bij de gemeenten Personele kosten, gedekt bij de gemeenten Facilitair Faciliteiten Huisvesting gemeentehuizen Huisvesting werkplaatsen ICT Overig Onvoorzien Accountantskosten Overige kosten Bijdrage gemeenten aan SED Stede Broec Enkhuizen Bijdrage Drechterland Overige baten Diverse baten Direct doorbelaste kosten Totaal

8

Mutatie bijdrage gemeenten Een gedeelte van de mutaties is gedekt door budgetten welke al begroot zijn bij de gemeenten. De gevolgen van deze voorjaarsnota voor de gemeenten zijn hieronder weergegeven: De gevolgen voor de begroting 2023 zijn als volgt: Totaal mutatie bijdrage Stede Broec Enkhuizen Drechterland

-717 -797 -653 -2.168

9