6.c Accountantsverslag 2024 ODNHN

Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord

Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord Postbus 2095 1620 EB HOORN Onderwerp Accountantsverslag 2024 Datum 9 april 2025 Kenmerk 312018013.25.197

Geachte leden van het algemeen bestuur, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2024 van uw gemeenschappelijke regeling afgerond. De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 1 april 2025 hebben wij onze controlebevindingen besproken met uw Directeur en uw Concern controller a.i. Bij de jaarrekening 2024 hebben wij op 9 april 2025 een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2024. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. ValidSigned door A. Booij RA op 09-04-2025

A. Booij RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409. .

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ....................... 2

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

2. Financiële positie en resultaat.................................................. 7

Arie Booij 06 – 1509 2689 abooij@psa-ra.nl Remco Korhorn 06 – 1099 9195 rkorhorn@psa-ra.nl

3. Bevindingen eindejaarscontrole ............................................. 11 4. Interne beheersing ................................................................ 16 5. Overige aangelegenheden ..................................................... 19

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312018013.25.197 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 28 augustus 2024 (kenmerk 312018013.24.447) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2024. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (hierna: OD NHN). De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2024 voldoende voor de doelstelling van onze controle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol 2023 “voor de accountantscontrole op de jaarrekening” (hierna: het Controleprotocol) -welke van toepassing is op de accountantscontrole van het verslagjaar 2023 en later, wat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 18 oktober 2023, inclusief het bijhorend normenkader 2024 dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 12 maart 2025, en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2024.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het Controleprotocol 2023

De materialiteitsbepaling bij OD NHN is gebaseerd op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en op het Controleprotocol, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur op 18 oktober 2023. Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Bron: Jaarrekening 2024

Fouten

Onzekerheden

Goedkeuringsmaterialiteit

€ 283.000

€ 850.000

In het Controleprotocol heeft u ook de rapporteringstolerantie vastgesteld en deze bepaald op € 50.000.

Risico’s en aandachtspunten voor de controle van de jaarrekening 2024

Voor de controle van de jaarrekening 2024 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed.

312018013.25.197 - 2

De risico’s en aandachtspunten voor de controle 2024 waren: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪

Uw visie en ambitie om de interne beheersing, mede in relatie tot de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur, te blijven verbeteren. Voortgang van de (geplande) kwaliteitsimpulsen aan uw IT-omgeving. De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle. De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse. Vanuit de controlerichtlijnen dienen wij specifiek aandacht te besteden aan de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen. Dit risico is niet uniek voor uw gemeenschappelijke regeling. Belangrijke voorbeelden zijn de memoriaalboekingen, zoals handmatige (correctie)boekingen, en posten die gezien hun aard schattingselementen in zich hebben. Naleving van de (Europese) aanbestedingsregels en het potentiële corruptierisico bij aanbestedingen. Betaalproces, vanwege de potentiële (fraude-)risico’s.

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

De baten en lasten, alsmede balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen zijn rechtmatig

Op basis van het Controleprotocol (inclusief het bijhorend normenkader 2024) hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeenschappelijke regeling met betrekking tot de specifieke uitkeringen gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Uw gemeenschappelijke regeling voert twee specifieke uitkeringen uit. Deze zijn verantwoord via de SiSa-bijlage in uw jaarrekening.

Uw rechtmatigheidsverantwoording

In de jaarrekening legt het dagelijks bestuur met de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria die niet expliciet blijken uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties. Dit betreffen het begrotings-, het voorwaarden- en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd.

Onze conclusie is dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2024.

Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting, verordeningen en met de bepalingen in de relevante wet- en regelgeving, zoals opgenomen in het op 12 maart 2025 door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader 2024 voor de financiële rechtmatigheid. 312018013.25.197 - 3

Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur vastgestelde normenkader van de relevante weten regelgeving verder toegelicht. De rechtmatigheidsverantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 850.000. Er zijn afwijkingen geconstateerd boven dit grensbedrag. Deze afwijkingen hebben betrekking op het begrotingscriterium. In de jaarstukken (paragraaf bedrijfsvoering en in de rechtmatigheidsverantwoording welke is opgenomen in de jaarrekening) geeft het dagelijks bestuur hier een nadere toelichting op. In hoofdstuk 3 van dit accountantsverslag gaan wij nader in op de rechtmatigheidsverantwoording.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van OD NHN. Daarnaast vereisen zij van het dagelijks bestuur het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van OD NHN zijn uiteengezet in de paragraaf 2.1 “Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling”. In de jaarrekening 2024 hebben zich ten opzichte van 2023 geen wijzigingen voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van OD NHN. Wij hebben het door het dagelijks bestuur toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Er resteren in de jaarrekening van OD NHN geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde fouten of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn daarom niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312018013.25.197 - 4

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2024 van OD NHN een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2024 als van de activa en passiva op 31 december 2024 in overeenstemming met het BBV. Daarnaast zijn wij van mening dat de door het dagelijks bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft van de rechtmatigheid van het door haar gevoerde financieel beheer. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door het algemeen bestuur wordt vastgesteld. Wij verzoeken u daarom ons een door de leden van het algemeen bestuur ondertekend exemplaar van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.

312018013.25.197 - 5

2.

Financiële positie en resultaat

312018013.25.197 - 6

2. Financiële positie en resultaat Resultaat 2024 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerd saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeenschappelijke regeling ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerd saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen uit reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerd resultaat is dus mede het gevolg van bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeenschappelijke regeling het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1.000)

Totale baten

27.716

Totale lasten

28.338

Gerealiseerd saldo van baten en lasten (nadelig)

622

Af: Toevoegingen aan reserves

0

Bij: Onttrekkingen aan reserves

2.312

Saldo mutaties reserves (per saldo onttrekking)

2.312

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

1.690

NB. Door afrondingen op € 1.000 kunnen bedragen licht afwijken van de jaarrekening.

De exploitatie over 2024 laat een nadelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 622.000 zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) saldo van baten en lasten van € 0. Dit is een nadeel van € 622.000. Het voordelig gerealiseerd resultaat van € 1.690.000 is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen, waaronder de inleiding en hoofdstuk 4, een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. 312018013.25.197 - 7

Het voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten 2024 is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven (paragraaf 4.2). Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

De vermogenspositie van uw gemeenschappelijke regeling neemt af

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenschappelijke regelingen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten 2024 bedraagt € 622.000 nadelig. Per saldo is tussentijds € 2.312.000 aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerd resultaat over 2024 € 1.690.000 voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. Eigen vermogen (in € 1.000)

2024

2023

2022

2021

2020

Eigen vermogen per 1 januari

4.188

4.841

5.978

5.766

3.142

-/- 590

-/- 2.112

-/- 1.689

4.188

4.251

3.866

4.077

3.142

-/- 2.312

-/- 1.805

-/- 135

-/- 210

-/- 174

Gerealiseerd resultaat

1.160

1.742

1.110

2.111

2.797

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

-/- 622

-/- 63

975

1.901

2.623

Eigen vermogen per 31 december

3.566

4.188

4.841

5.978

5.766

Uitkering aan gemeenten/ resultaatbestemming Subtotaal Tussentijdse resultaatbestemming

NB. Door afrondingen op € 1.000 kunnen afrondingsverschillen ontstaan. 312018013.25.197 - 8

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw algemeen bestuur. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2024 circa 34,5% van het balanstotaal (2023: circa 41,8% van het balanstotaal). Zowel in absolute zin als relatieve zin is het eigen vermogen afgenomen. Een belangrijke oorzaak hiervan zijn de onttrekkingen aan de bestemmingsreserves ad € 2.312.000. In de toelichting op de balans geeft het dagelijks bestuur een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2024. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

Het dagelijks bestuur kwalificeert het weerstandsvermogen als “matig”

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het dagelijks bestuur bepaald op € 406.000 (2023: € 339.000). Dit komt overeen met de omvang van de “Algemene reserve Milieutaken” per 31 december 2024. Ten opzichte van 2023 is de beschikbare weerstandscapaciteit van de OD NHN toegenomen (2023: € 339.000). In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het dagelijks bestuur ook een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s, ofwel het benodigde weerstandsvermogen. Deze cumuleren voor 2024 tot een bedrag van € 505.000 (2023 eveneens € 505.000). Dit bedrag is bepaald op basis van de inventarisatie en kwantificering van de door het dagelijks bestuur onderkende risico’s. Deze zijn, zo valt ons op, exact gelijk aan die van voorgaande jaren. Door de inventarisatie en kwantificering van risico’s periodiek te actualiseren, houdt u goed zicht op de risico’s en kunt u een goede kwalitatieve beoordeling van uw vermogen maken. Wij hebben vernomen dat de directie dit in 2025 gaat oppakken.

Op basis van de inschatting en kwantificering van de risico’s en de uiteindelijk beschikbare weerstandscapaciteit van € 406.000, is de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit in de jaarrekening is daarmee 0,80 (2023: 0,67). Het dagelijks bestuur kwalificeert daarom het weerstandsvermogen als “matig” (zie paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing). Het dagelijks bestuur heeft de beschikbare weerstandscapaciteit bepaald op basis van de notitie “Financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen”. Daarin is bepaald dat de algemene reserve niet groter mag zijn dan 2,5% van de totale lasten. Hierbij is het dagelijks bestuur uitgegaan van de totale lasten voor milieutaken ad € 18.135.000 (in feite de lasten die gemaakt zijn ten behoeve van de deelnemende gemeenten, inclusief toerekening van overhead) en zijn de lasten VTH-Plustaken ad € 10.203.000 (lasten ten behoeve van provinciale taken) buiten beschouwing gelaten, omdat eventuele risico’s hieromtrent kunnen worden gedekt uit de bestemmingsreserve VTH-plus. Met een saldo van € 406.000 voldoet de algemene reserve aan deze voorwaarde, omdat dit minder is dan 2,5% van € 18.135.000 ofwel € 453.000.

Wij adviseren u om de risico-inventarisatie te blijven actualiseren en te kwantificeren en, gelet op het feit dat uiteindelijk de deelnemers “belast” worden met de risico’s, dit periodiek te blijven bespreken in het algemeen bestuur.

312018013.25.197 - 9

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312018013.25.197 - 10

3. Bevindingen eindejaarscontrole De rechtmatigheidsverantwoording 2024 is getrouw

Het dagelijks bestuur neemt sinds 2023 een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en verantwoordt zich daarmee over de rechtmatigheid van het gevoerde financieel beheer. Naar aanleiding van het eerste verslagjaar 2023 waarin de rechtmatigheidsverantwoording 2023 was opgenomen heeft de commissie BBV vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen ontvangen. Deze hebben geleid tot een aangepaste versie van de Kadernota rechtmatigheid, welke in oktober 2024 is gepubliceerd door de Commissie BBV. In deze kadernota is een aantal aanpassingen doorgevoerd. Deze aanpassingen zien toe op het volgende: ▪

▪

▪ ▪

Van oordelen naar beschouwen. De tekst van de rechtmatigheidsverantwoording bij het onderdeel “Bevinding” is aangepast. In 2023 diende het dagelijks bestuur aan te geven dat “Het dagelijks bestuur van mening is dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties wel of niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens”. Vanaf 2024 stelt het dagelijks bestuur vast, dat “de omvang van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € xxx bedraagt en dat dit lager of hoger is dan de daarvoor gestelde grens”. Daarnaast geeft het dagelijks bestuur aan welk deel van dit bedrag als acceptabel kwalificeert, op basis van de door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken. Stellige uitspraak ten aanzien van het M&O-beleid. In de Kadernota is een stellige uitspraak opgenomen ten aanzien van het M&O-beleid: “Geconstateerd misbruik, waarbij het M&O-beleid juist is uitgevoerd en op een getrouwe wijze is verwerkt in de jaarrekening, wordt niet betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel dient via de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en de (financiële) impact van het bij de gemeenschappelijke regeling geconstateerde misbruik”. In de Kadernota is hiervoor ook een beslisboom opgenomen. Technische aanpassing hoofdstuk 2.

Hoofdstuk 2 van de Kadernota is herschreven. Met het inkorten van dit hoofdstuk beoogt de commissie BBV een minder technische uitleg te geven die specifiek gericht is op het algemeen bestuur. Verduidelijking begrotingsonrechtmatigheid. In de Kadernota is de volgende aangepaste definitie van begrotingsonrechtmatigheid opgenomen (NB: in uw situatie dient voor college van B&W respectievelijk gemeenteraad dan dagelijks bestuur respectievelijk algemeen bestuur gelezen te worden): “Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het college van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast danwel deze afwijkingen te laat aan de raad zijn gemeld (3). Wat niet tijdig concreet betekent wordt bepaald door de “spelregels” tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. Deze spelregels zijn veelal in de financiële verordening art.

212 Gemeentewet opgenomen.” 312018013.25.197 - 11

Kaderstelling binnen de OD NHN Naar aanleiding van het verslagjaar 2023 heeft u de kaders, zoals deze voor het jaar 2023 van toepassing waren, geëvalueerd en waar wenselijk aangepast. Dit heeft voor het verslagjaar 2024 geleid tot de volgende kaderstelling. Verantwoordings- en rapporteringsgrens Op 12 maart 2025 heeft uw algemeen bestuur de “Verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2024” vastgesteld. De verantwoordingsgrens is daarbij vastgesteld op 3% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de toevoegingen aan de reserves. Voor 2024 is dat een bedrag van (afgerond) € 850.000. De rapportagegrens (wanneer geconstateerde afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering moeten worden toegelicht) is vastgesteld op € 50.000. Normenkader (voorwaardencriterium) Het dagelijks bestuur heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door uw algemeen bestuur vastgesteld op 12 maart 2025. Het normenkader is van belang voor de interne controle (en verantwoording) met betrekking tot de drie rechtmatigheidscriteria (het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium) die van belang zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Begrotingsafwijkingen (begrotingscriterium) In de “Verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2024” zijn in artikel 11 kaders voor de toepassing van het begrotingscriterium opgenomen. Daarbij is in lid 4 aangegeven in welke situaties sprake kan zijn van acceptabele begrotingsafwijkingen en is aangegeven dat het uitgangspunt is dat begrotingsafwijkingen als onrechtmatig worden beschouwd, maar als acceptabel kunnen worden gekwalificeerd, wanneer deze tijdig zijn gemeld. Op basis van artikel 11 lid 6 kan tijdig melden met een tussentijdse rapportage en/of de jaarstukken. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-criterium) Binnen de OD NHN is geen overkoepelend beleidsstuk M&O oftewel M&O beleid aanwezig. Omdat geen beleid aanwezig is, heeft het dagelijks bestuur - in overeenstemming met de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV - dit vermeldt in de paragraaf Bedrijfsvoering. Overigens zijn vanuit zowel uit de interne controlewerkzaamheden als onze controlewerkzaamheden geen indicaties gebleken dat sprake is geweest van misbruik dan wel oneigenlijk gebruik. Daarom is geen sprake van daadwerkelijke afwijkingen die mee moeten worden genomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Uw rechtmatigheidsverantwoording 2024 De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening in paragraaf 10.

Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model en dat daarbij de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zijn gehanteerd. Deze kaders zijn in overeenstemming met richtlijnen die vanuit de commissie BBV zijn gegeven. 312018013.25.197 - 12

Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat sprake is van rechtmatigheidsafwijkingen voor een totaalbedrag van € 2.003.000. De afwijkingen hebben uitsluitend betrekking op het begrotingscriterium en kwalificeren voor een bedrag van € 1.582.000 als acceptabel. Wij hebben uit onze controles geen indicaties dat sprake is van andere afwijkingen (voorwaardencriterium en M&O-criterium) dan die het dagelijks bestuur rapporteert. Ons oordeel bij uw rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het algemeen bestuur hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur een getrouw beeld geeft. De jaarrekening (rechtmatigheidsverantwoording) en het jaarverslag (paragraaf Bedrijfsvoering) bevat alle voorgeschreven informatie. Alle verplichte onderdelen zijn toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Geen sprake van te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt van het dagelijks bestuur is dat in uw jaarrekening geen sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht (Vpb) vallen. In de jaarrekening 2024 (paragraaf 6) heeft het dagelijks bestuur vermeld dat uw gemeenschappelijke regeling met het Bureau Belastingplicht Overheidsondernemingen overeengekomen is dat nagenoeg alle taken die door uw omgevingsdienst worden uitgevoerd, zijn voorgeschreven in de wet en daarom zijn vrijgesteld van Vpb. Wij adviseren de ontwikkelingen over Vpb voor overheidsbedrijven en uw eigen Vpb-positie te blijven monitoren, om tegenvallers inzake de Vpb te voorkomen dan wel tijdig te signaleren. Daarnaast adviseren wij u om uw Vpb-positie af te (blijven) stemmen met de Belastingdienst.

WNT-verantwoording en anticumulatiebepaling WNT

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2024 van € 223.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT-plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording (anticumulatiebepaling).

Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren. In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt daarom geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. 312018013.25.197 - 13

In 2024 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2025 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2024 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Als op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarrekening met daarin de WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2023 en eerdere jaren op de website van OD NHN is gepubliceerd.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage 2024

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2024 onder SiSa vallen. Wij doen dit met onderstaande tabel, die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. In overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa is de tabel leeg als er geen bevindingen zijn. Fouten en onzekerheden 2024 Nr

Volg nr

Specifieke uitkering of overig

Fout of onzekerheid

E93

1

Regeling specifieke uitkering Interbestuurlijk programma VTH

Fout

E93

2

Regeling specifieke uitkering Interbestuurlijk programma VTH

Onzekerheid

K21

1

Eenmalige specifieke uitkeringen ten behoeve van extra ondersteuning voor toezicht op en handhaving van de energiebesparingsplicht

Fout

K21

2

Eenmalige specifieke uitkeringen ten behoeve van extra ondersteuning voor toezicht op en handhaving van de energiebesparingsplicht

Onzekerheid

Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring) Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening

Financiële omvang in euro's

Toelichting fout/onzekerheid

: Goedkeurend : Goedkeurend

312018013.25.197 - 14

4.

Interne beheersing

312018013.25.197 - 15

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim-controle 2024

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht geschonken aan de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Naar aanleiding van de controle 2024 hebben wij met onze managementletter 2024 onze bevindingen gedeeld met het dagelijks bestuur en de directie. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen, welke wij in de managementletter hebben opgenomen, zijn: ▪

Ons overall beeld is dat de interne beheersing van een goed niveau is. U heeft in 2024 diverse kwaliteitsinitiatieven uitgevoerd waarvan in 2025 de eerste uitkomsten zichtbaar zullen zijn. 2025 zal gebruikt worden om te onderzoeken of in de komende jaren gesteund kan worden op de interne beheersing naar aanleiding van deze initiatieven. In het kader van de ambities van het dagelijks bestuur en directie om deze kwaliteit op een steeds hoger niveau te krijgen, hebben wij geadviseerd om de visie en ambities hieromtrent vast te leggen. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van de notitie “De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden” van de Commissie BADO (Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden).

▪

De VIC voert de werkzaamheden uit volgens het Intern Controleplan 2023-2026 welke – net als voorgaand jaar – een goede basis biedt voor de (interne) controle en verantwoording. Wij hebben het dagelijks bestuur en directie de volgende mogelijkheden meegegeven om deze naar een nog hoger niveau te brengen: o

o

o

o

o

Besteed meer aandacht aan procesbeschrijvingen door deze actueel te houden en meer aandacht te besteden aan het beschrijven van interne beheersmaatregelen (controls). Daarmee kunnen beheersmaatregelen op de effectieve werking worden getoetst en behoeven in mindere mate gegevensgerichte controles achteraf te worden uitgevoerd. In het Intern Controleplan 2023-2026 wordt geen aandacht geschonken aan IT General Controls en application controls. Bij een systeemgerichte aanpak, maar ook in een omgeving waarin u in grote mate afhankelijk bent van de automatiseringsomgeving, vinden wij het belangrijk dat hier meer aandacht aan besteed wordt. Blijf de risicoanalyse doorontwikkelen. Door risico’s te onderkennen op het niveau van beheersmaatregelen in plaats van op procesniveau, worden deze nog concreter en kunnen geplande controlewerkzaamheden daar nog beter op aan sluiten. De frauderisicoanalyse is in 2024 niet geactualiseerd. Wij hebben het dagelijks bestuur geadviseerd om bij het actualiseren van de frauderisicoanalyse ook aandacht te besteden aan potentiële corruptierisico’s. Uiteraard moeten onderkende risico’s ook worden afgedekt met interne beheersingsmaatregelen, zoals bijvoorbeeld de VIC. Er worden geen periodieke interne controlerapportages opgesteld waarin bevindingen worden gerapporteerd aan de directeur en het dagelijks bestuur.

Wij hebben geadviseerd om dergelijke rapportages periodiek op te stellen en te bespreken met de directeur en het dagelijks bestuur, mede in het kader van het door ontwikkelen van uw interne beheersing. 312018013.25.197 - 16

▪

De werkzaamheden binnen de salarisadministratie – waaronder het verwerken en controleren van mutaties en het uitvoeren van de salarisrun – worden primair door één medewerker uitgevoerd. Hierdoor ontstaat een kwetsbaarheid in de continuïteit van het proces bij eventuele uitval van deze medewerker. Een sterke afhankelijkheid van één medewerker binnen een proces zoals de salarisverwerking verhoogt het risico op verstoring van bedrijfsvoering en fouten in de salarisverwerking bij plotselinge uitval van deze medewerker. Wij hebben geadviseerd om extra capaciteit te creëren door een tweede en eventueel een derde medewerker op te leiden en in te werken in het salarisadministratieproces of een (tijdelijke) achterwacht te regelen die de huidige medewerker kan waarnemen in geval van plotselinge uitval. Dit verkleint de afhankelijkheid van één persoon en draagt bij aan de continuïteit en betrouwbaarheid van de salarisadministratie.

▪

Vanaf 1 januari 2024 gebruikt OD NHN de applicatie AFAS 2.0 voor het voeren van de financiële administratie. Binnen deze applicatie zijn diverse beheersmaatregelen getroffen ter borging van de betrouwbaarheid van de financiële administratie. In 2025 zullen de procesbeschrijvingen worden geactualiseerd. Het beschrijven van de interne beheersmaatregelen is van belang om op termijn de effectieve werking van de getroffen beheersmaatregelen vast te kunnen en om ook van dit onderdeel van de geautomatiseerde gegevensverwerking vast te stellen of de applicatie ondersteunend is aan uw interne beheersing.

▪

Wij hebben aanbevelingen gedaan om een beleidsnotitie op te stellen welke kaders geeft voor de wijze waarop de prestatielevering van gefactureerde leveringen van goederen en diensten wordt vastgesteld, alvorens tot betaling wordt overgegaan.

▪

Wij hebben geadviseerd om het aantal handmatige betalingen tot het minimum te beperken en daarnaast diversen waarborgen te treffen rondom het proces van de handmatige betalingen, zoals bijvoorbeeld het verhogen van de bewustwording, intern nabellen in geval van een handmatige betaling en factuur altijd via het financieel systeem te verwerken (in plaats van rechtstreeks in de bankapplicatie).

▪

In de managementletter hebben wij verder een aantal aandachtspunten voor de jaarrekening opgenomen en zijn wij ingegaan op actuele ontwikkelingen die belangrijk zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze punten zijn door het dagelijks bestuur opgevolgd met de jaarrekening 2024.

312018013.25.197 - 17

5.

Overige aangelegenheden

312018013.25.197 - 18

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het dagelijks bestuur

Er zijn geen meningsverschillen met het dagelijks bestuur geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het dagelijks bestuur van uw gemeenschappelijke regeling de volledige medewerking verleend en hebben wij de volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Wij hebben namens het dagelijks bestuur een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Bevestigingen van het dagelijks bestuur ontvangen

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met de concerncontroller van de OD NHN, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Ook hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht.

Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2024 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van materiële fraude.

312018013.25.197 - 19

Bevestiging onafhankelijkheid

De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen Publieke Sector Accountants ingebed. In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de ViO van de NBA, dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur. Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de OD NHN in 2024 voldoende is gewaarborgd en bevestigen wij dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de OD NHN in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.

Controleverschillen

Overzicht van de controleverschillen: Aard van de fouten en onzekerheden Fouten

Getrouwheid

N.v.t Totaal fouten

N.v.t €0

Onzekerheden N.v.t. Totaal onzekerheden

N.v.t. €0

Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur bevestigt dat de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Daarnaast is in de jaarrekening een aantal correcties doorgevoerd naar aanleiding van onze controle. Uw organisatie beschikt over een overzicht van deze correcties.

312018013.25.197 - 20

312018013.25.197 - 21