5.e Voorjaarsrapportage 2024

VOORSTEL aan Dagelijks Bestuur

Datum

21 maart 2024

Nummer

Opsteller

Namens MT SSC DeSom, M.A. Vrolijk.

Onderwerp

Voorjaarsrapportage 2024

Samenvatting

De Voorjaarsrapportage 2024 betreft per saldo een bijraming van lasten ad. € 64.000. De structurele gevolgen hiervan betreffen per saldo een verlaging van lasten 2025 ad. € 191.600. Deze aframing is al verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025 met uitzondering van de kapitaallasten van de investering inzake dataopslag. Deze mutatie wordt pas in de Begroting 2025 verwerkt na vaststelling van de Voorjaarsrapportage 2024.

Voorstel

Akkoord gaan met de Voorjaarsrapportage 2024 en deze aan te bieden aan de gemeenteraden met het verzoek hun zienswijzen hierop af te geven.

Interne toetsing

O Juridische gevolgen O Personele gevolgen

Nadere toelichting

Zie hieronder.

X Financiële gevolgen O Item voor de PVT

M.A. Vrolijk, Directeur a.i. SSC DeSom

Voorjaarsrapportage 2024 SSC DeSom, versie 1.0

Pagina 1

TOELICHTING De Begroting 2024 van SSC DeSom is op 19 juli 2023 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Het is goed om gedurende het dienstjaar de begroting integraal te beoordelen op basis van actualiteit en wellicht te herzien. In de budgetcyclus van SSC DeSom zijn twee momenten gepland waarbij de vastgestelde begroting integraal wordt beoordeeld op basis van actuele inzichten. In de voorjaarsrapportage wordt met name beoordeeld of uitgangspunten en eventuele aannames bij de begroting aansluiten bij de werkelijkheid. In de najaarsrapportage wordt vooral gekeken hoe de geraamde budgetten zich verhouden tot de werkelijke uitgaven en inkomsten van dat moment. In deze voorjaarsrapportage worden de begrotingswijzigingen onder punt 2 incidenteel opgenomen; de structurele gevolgen van deze mutaties zijn reeds verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025. De volgende mutaties worden in deze Voorjaarsrapportage 2024 aan u voorgelegd: 1 Overheveling tussen het budget Salarissen en het budget Inhuur derden; enkele functies worden structureel door inhuur van derden ingevuld. De hiermee gemoeide salariskosten werden in de afgelopen jaren via de najaarsrapportage overgeheveld.

In deze voorjaarsrapportage wordt nu gevraagd om de met deze overheveling betrokken salariskosten structureel over te hevelen van het budget Salarissen naar het budget Inhuur derden; 2 Begrotingswijzigingen met budgettaire gevolgen; 3 Investeringsaanvraag. Toelichting ad. 1: Overhevelingen Enkele functies binnen SSC DeSom worden structureel door inhuur van derden ingevuld. De reden hiervoor is dat voor deze functies in de praktijk geen vast personeel kan worden geworven vanwege de geringe fulltimeequivalent (fte) van de functies in combinatie met de voor de functies vereiste kwaliteit van de sollicitanten. Het gaat hierbij om de volgende functies: • Financieel controller (0,22 fte) • Functionaris gegevensbescherming (0,33 fte) • Strategisch inkoper (0,50 fte) Voorgesteld wordt vanuit het budget Salarissen € 110.000 structureel over te hevelen naar het budget Inhuur derden. Toelichting ad. 2: Begrotingswijzigingen met budgettaire gevolgen Huur kantoorruimte nadeel € 32.000 De huur voor het gebruik van kantoorruimte wordt berekend aan de hand van de consumentenprijsindex van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Deze is sterk gestegen door de hogere uitgaven voor levensonderhoud in de afgelopen tijd. De stijging van de huur is structureel en al verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025.

Verbruikskosten Cloud voordeel € 93.000 De verbruikskosten van de Cloud zijn afhankelijk van de hoeveelheid servers op het SSC DeSom Azure platform en het gebruik (dataverkeer). SSC DeSom monitort de verbruikskosten van de Cloud nauwlettend en past op basis hiervan de meest voordelige oplossing toe. Hierdoor kunnen we in 2024 op het budget Verbruikskosten Cloud besparen. Bij gelijkblijvende hoeveelheid en gebruik kan deze besparing structureel ingeboekt worden en is daarom al verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025. Huur verbindingen voordeel € 85.000 In 2022 zijn de laatste oude verbindingen vervangen door voordeligere GT vast verbindingen van Vodafone Libertel. In voorgaande jaren hadden wij daardoor nog te maken met dubbele verbindingen en eenmalige kosten voor aanleg van nieuwe verbindingen. Het vervangingsproject is inmiddels volledig afgehandeld en de oude verbindingen zijn uitgefaseerd. Deze structurele besparing is al verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025.

Voorjaarsrapportage 2024 SSC DeSom, versie 1.0

Pagina 2

Audits inzake licenties voordeel € 25.000 Dit structurele budget voor kosten van externe licentie-audits en eventuele juridische procedures is al enige jaren niet geheel gebruikt zodat hierop € 25.000 kan worden afgeraamd. Deze aframing is structureel en is daarom al verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025. Onderhoud voordeel € 20.000 Ook het structurele budget voor onderhoud wordt al enige jaren niet geheel gebruikt zodat hierop € 20.000 kan worden afgeraamd. Deze aframing is structureel en is daarom al verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025. Verwerking salarisadministratie voordeel € 15.000 In 2023 heeft SSC DeSom de personeels- en salarisadministratie in eigen beheer genomen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de diensten van AFAS met als partner Simplex. Aangezien een aantal werkzaamheden nu door eigen personeel wordt uitgevoerd, kan er op het budget Verwerking salarisadministratie een aframing van € 15.000 plaats vinden. Deze aframing is structureel en daarom al verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025. Inhuur derden nadeel € 35.000 In 2024 hebben we in overleg met de gemeente Medemblik afscheid genomen van de gezamenlijke inzet van de functionaris gegevensbescherming (FG). De inzet van de FG met een 'dubbele pet' was voor beide organisaties niet meer werkzaam. Ook was het niet meer toegestaan dat de FG ook operationele taken op gebied van privacy-beheer uitvoert.

De FG is volledig in dienst gegaan bij de gemeente Medemblik. Derhalve dient SSC DeSom op zoek te gaan naar een nieuwe deeltijd FG en een Privacy Officer voor de operationele taken. Gelet op de huidige ontwikkelingen in kader van DeSom 2.0 en marktontwikkelingen heeft SSC DeSom ertoe besluiten om voorlopig een FG en Privacy Officer voor dit jaar in te huren. De meerkosten van inhuur voor beide taken betreft voor 2024 naar verwachting totaal € 35.000. Deze bijraming is incidenteel. Overige bedrijfskosten (juridische kosten) nadeel € 85.000 In de Najaarsrapportage 2023 is melding gemaakt van extra benodigde middelen voor de inzet van juridische ondersteuning en afhandeling van arbeidsovereenkomsten. Niet alle destijds te verwachten kosten zijn in 2023 gemaakt, derhalve worden er ook in 2024 kosten verwacht. Daarom vraagt SSC DeSom incidentele middelen om de nog te maken kosten in 2024 te kunnen dekken. De verwachte kosten zijn voor 2024 in totaal € 85.000. Informatiebeveiliging nadeel € 150.000 Eén van de financiële ‘meevallers’ in de Jaarstukken 2023 is vrijval van incidenteel budget van € 150.000 voor informatiebeveiliging projecten 2022-2023. Deze projecten konden niet volledig in 2023 worden opgepakt. Daar SSC DeSom met deze projecten in 2024 met voortvarendheid mee verder moet, wordt een incidenteel budget gevraagd van € 150.000. Toelichting ad.

3 Investeringsaanvraag Investering Uitbreiding dataopslag investeringskrediet € 60.000 De databases die SSC DeSom beheert gebruiken een eigen systeem voor dataopslag. De capaciteit op dit systeem is niet meer toereikend. Er zijn vier alternatieven uitgewerkt waarvan er slechts één nu een oplossing biedt waarmee SSC DeSom de continuïteit van de dienstverlening voldoende kan garanderen. Dit betreft een uitbreiding van het huidige systeem voor dataopslag. Hiervoor is een investering van € 60.000 benodigd. Verplaatsing van databases naar een ander systeem is geen optie omdat als gevolg daarvan de licentiekosten fors gaan stijgen. Een dergelijke oplossing pakt veel duurder uit dan de hier voorgestelde investering. De structurele kapitaallasten van de investering bedragen in totaal € 67.200 (zie onderstaand overzicht). Aangezien over dit krediet -via deze Voorjaarsrapportage 2024- nog moet worden besloten zijn de lasten hiervan nog niet verwerkt in de Ontwerp-begroting 2025. Dienstjaar 2025 2026 2027 2028 2029 Totaal

Afschrijving € 12.000 € 12.000 € 12.000 € 12.000 € 12.000 € 60.000

Rente 4% € 2.400 € 1.920 € 1.440 € 960 € 480 € 7.200

Voorjaarsrapportage 2024 SSC DeSom, versie 1.0

Pagina 3

Overzicht van begrotingswijzigingen met budgettaire gevolgen

Overzicht van begrotingswijzigingen Voorjaarsrapportage 2024: Onderdeel 2024 Huur kantoorruimte Verbruikkosten Cloud Huur verbindingen Audits inzake licenties Onderhoud Verwerking salarisadministratie Inhuur derden Juridische kosten Informatiebeveiliging Kapitaallasten dataopslag*

-32.000 93.000 85.000 25.000 20.000 15.000 -35.000 -85.000 -150.000

2025 -32.000 93.000 85.000 25.000 20.000 15.000

-14.400

(* Voorstel is nog niet vastgesteld door het Algemeen Bestuur)

-64.000

Voorjaarsrapportage 2024 SSC DeSom, versie 1.0

191.600

Pagina 4

Totaaloverzicht budgetten 2024 en doorberekening mutaties naar deelnemers (bedragen x € 1): Product

Begroting 2024 (inclusief VJR 2023 en UIB*)

Incidentele mutaties VJR 2024

Structurele mutaties VJR 2024

Bijgestelde Begroting 2024

Lasten Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Licenties Audits inzake licenties Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente

788.900 1.487.200 29.700 279.500 410.500 13.000

Organisatiekosten Salarissen Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten

3.657.000 85.400 142.100 191.700 128.500

Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur- en energie serverruimten

226.800 10.000

32.000

258.800 10.000

Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Externe dienstverleningscontracten Huur datacenter Verwerking salarisadministratie

245.800 265.900 121.000 48.100

-85.000

160.800 265.900 121.000 33.100

Onvoorzien

10.000

Totaal lasten

8.141.100

270.000

-206.000

8.205.100

Baten Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Westfriesland

7.431.700 709.400

270.000

-206.000

7.495.700 709.400

Totaal baten

8.141.100

270.000

-206.000

8.205.100

Baten en lasten diverse dienstverlening

-

Totaal saldo van baten en lasten

-

Mutatie reserves

-

Geraamd resultaat

-

-25.000 -93.000 -20.000

788.900 1.487.200 4.700 186.500 390.500 13.000

3.657.000 85.400 177.100 341.700 213.500

35.000 150.000 85.000

-15.000

10.000

-

-

-

-

-

-

* Financiële gevolgen van besluitvorming over: - Voorjaarsrapportage 2023, bijraming € 488.000 structureel (Algemeen Bestuur 19 juli 2023) - Uitvoeringsplan informatiebeveiliging 2024-2025, bijraming € 121.000 incidenteel (Algemeen Bestuur 22 december 2023)

Gemeente Drechterland Enkhuizen Stede Broec Opmeer Medemblik Koggenland Totaal

Inwoners per 1 januari 2023 20.377 18.880 22.135 12.176 46.040 23.513 143.121

Voorjaarsrapportage 2024 SSC DeSom, versie 1.0

Incidentele mutaties 38.400 35.600 41.800 23.000 86.800 44.400 270.000

Structurele mutaties -29.300 -27.200 -31.900 -17.500 -66.300 -33.800 -206.000

Aanpassing Bijdrage 2024 9.100 8.400 9.900 5.500 20.500 10.600 64.000

Pagina 5

BESLUIT van het Dagelijks Bestuur

Datum

10 april 2024

Nummer

Voorstel

Akkoord gaan met de Voorjaarsrapportage 2024 en deze voor zienswijze aanbieden aan de raden.

Besluit

Namens het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, d.d.

De voorzitter,

De directeur a.i.,

J. Franx

M.A. Vrolijk

Voorjaarsrapportage 2024 SSC DeSom, versie 1.0

Pagina 6