5.a Voorjaarsrapportage 2025 SSC DeSom versie 1.0

VOORSTEL aan Dagelijks Bestuur

Datum

7 april 2025

Nummer

Opsteller

M.A. Vrolijk

Onderwerp

Voorjaarsrapportage 2025

Samenvatting

De Voorjaarsrapportage 2025 betreft een bijraming van lasten van € 157.000 in verband met de overstap naar Microsoft 365 E5 licenties in het vierde kwartaal van 2024, vanwege marktontwikkelingen en aanvullende eisen van deelnemers en afnemer aan de nieuwe DeSom 2.0 werkplek. Deze overstap is in het vierde kwartaal van 2024 afgestemd met het Dagelijks Bestuur en de gevolgen voor de jaren na 2026 zijn al opgenomen in de Kaderbrief 2026 en Begroting 2026.

Voorstel

Akkoord gaan met de Voorjaarsrapportage 2025 en deze aan te bieden aan de gemeenteraden met het verzoek hun zienswijzen hierop af te geven, waarna de Voorjaarsrapportage 2025 voor vaststelling aan het Algemeen Bestuur kan worden aangeboden.

Interne toetsing

O Juridische gevolgen O Personele gevolgen

Nadere toelichting

Zie hieronder.

X Financiële gevolgen O Item voor de PVT

M.A. Vrolijk, Directeur SSC DeSom a.i.

Voorjaarsrapportage 2025 SSC DeSom, versie 1.0

Pagina 1

TOELICHTING De Begroting 2025 van SSC DeSom is op 10 juli 2024 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Het is goed om gedurende het dienstjaar de begroting integraal te beoordelen op basis van actualiteit en wellicht te herzien. In de budgetcyclus van SSC DeSom zijn twee momenten gepland waarbij de vastgestelde begroting integraal wordt beoordeeld op basis van actuele inzichten. In de voorjaarsrapportage wordt met name beoordeeld of uitgangspunten en eventuele aannames bij de begroting aansluiten bij de werkelijkheid. In de najaarsrapportage wordt vooral gekeken hoe de geraamde budgetten zich verhouden tot de werkelijke uitgaven en inkomsten van dat moment. Begrotingswijziging met budgettaire gevolgen Licentiekosten nadeel € 157.000 Als gevolg van marktontwikkelingen en als gevolg van aanvullende eisen van deelnemers en afnemer inzake compliancy en informatiebeveiliging was het absoluut noodzakelijk om in het vierde kwartaal van 2024 over te stappen naar Microsoft 365 E5 licenties. Deze overstap is in 2024 afgestemd met het Dagelijks Bestuur, waarbij de kosten voor 2026 en volgende jaren in de Kaderbrief 2026 zijn opgenomen en de kosten voor 2024 zijn verwerkt in de Jaarrekening 2024. Deze bijraming van lasten in 2025 is derhalve incidenteel. De marktontwikkelingen betreffen nieuw prijsbeleid bij leveranciers van software, welke heeft geleid tot forse prijsstijgingen.

Om nog hogere kosten te voorkomen was -vanwege aflopende gunstige prijsafspraken (op basis van het huidige gunstige SSC DeSom Microsoft contract in combinatie met de aflopende VNG kortingen) - van groot belang om snel te handelen in het vierde kwartaal 2024. Als we deze aanschaf niet voor 1 december 2024 hadden gedaan, maar hadden uitgesteld tot 1 januari 2025 dan zouden de nieuwe hogere Microsoft prijzen van toepassing zijn en zou de VNG korting nog slechts 17,0% zijn in plaats van 26,5%. De licenties zouden dan naar verwachting € 208.000 duurder uitvallen. Daarnaast stelden deelnemers en afnemer aan de nieuwe DeSom 2.0 werkplek aanvullende eisen van compliancy en informatiebeveiliging, vooruitlopend op nieuwe wet- en regelgeving (met name NIS2) en de toename van informatieveiligheidsrisico’s. Dit hogere niveau van maatregelen en beter en sneller inzicht in dreigingen wordt ook geëist door de Informatie Beveiliging Dienst (IBD). Bestuurlijke governance opdracht p.m. In december 2024 heeft het Algemeen Bestuur -na een korte marktverkenning- besloten om een juridische adviesopdracht te verstrekken voor de meest geschikte governance structuur. De verwachting is dat dit advies slechts een juridische schets zal opleveren en dat daarna nog een vervolgopdracht verstrekt zal worden.

Daarom is in deze Voorjaarsrapportage 2025 nog geen aanvullend budget gevraagd; de totale kosten van externe adviezen in dit kader worden meegenomen in de Najaarsrapportage 2025.

RISICOPARAGRAAF We zien op dit moment wel ontwikkelingen die mogelijk tot bijstellingen in de najaarsrapportage kunnen leiden. Ten eerste constateren we dat de geopolitieke ontwikkelingen snel gaan, en het is nog niet duidelijk wat dit op korte en langere termijn voor ons zal betekenen. Deze onzekerheid en instabiliteit kunnen leiden tot het nemen van extra beveiligingsmaatregelen en/of tot een verhoging van de prijzen van licenties van Amerikaanse leveranciers, waarvan SSC DeSom afhankelijk is voor de dienstverlening. Het is nu nog te vroeg om hieraan duiding te geven. Voorjaarsrapportage 2025 SSC DeSom, versie 1.0

Pagina 2

Verder zijn er risico's te benoemen die samenhangen met de transitie naar DeSom 2.0. In december 2024 heeft het Algemeen Bestuur van SSC DeSom besloten tot DeSom 2.0. In 2025 is gestart met deze transitie, wat een druk programma betekent met veel projecten; transitieprojecten, informatiebeveiligingsprojecten en onderhoudsprojecten. Sommige projecten zitten nog in de opstartfase en de kosten zijn daardoor onzeker. Het programma is cruciaal voor DeSom 2.0 en de borging van veiligheid en continuïteit van de dienstverlening. Ondanks de beperkte tijd lijkt de planning haalbaar, mits we efficiënt blijven samenwerken en focussen op noodzakelijke zaken. Op dit moment vragen we geen extra geld, maar bij tegenslagen kan het nodig zijn om in de Najaarsrapportage 2025 extra budget aan te vragen. In het transitieplan DeSom 2.0 zijn de risico’s reeds benoemd. Hier zijn maatregelen op geformuleerd, die voor een deel van de risico’s voor oplossing of mitigatie hebben gezorgd. Onderstaande risico’s zijn nog steeds actueel: Risico 1- Tempo van besluitvorming over DeSom 2.0 veroorzaakt vertragingen in realisatie DeSom 2.0. Dit risico is opgetreden; impact is dat voor 2024 geplande inrichtingsactiviteiten doorschuiven naar 2025. Hiermee ontstaan twee nieuwe risico’s: Risico 1a- Frictiekosten kunnen toenemen doordat het langer duurt voordat activiteiten voor DeSom 2.0 gestart kunnen worden.

Maatregel; dit risico accepteren. Risico 1b- Risico op behalen doelen binnen planning neemt toe. Het niet halen van de geplande datum voor DeSom 2.0 (januari 2026) en vervanging van de digitale werkplek (oktober 2025) heeft financiële gevolgen. Er is dan tijdelijke verlenging van contracten nodig die aflopen. De infrastructuurcontracten verlopen per april 2026 en de werkplekcontracten per 1 oktober 2025. Maatregel; dit risico accepteren. Risico 2- ICT-inkoopkosten (licenties, hardware) stijgen sterker dan inflatiecorrectie. Dit risico is opgetreden door hoge inflatie en wijzigingen in het licentiemodel van Microsoft 365 waardoor SSC DeSom andere, duurdere licenties (E5 in plaats van E3) moet afnemen. Maatregel is deze kostenverhoging mee te nemen in de meerjarenraming (zie pagina 7). Risico 3- Mogelijke aanpassingen governance treden later in werking. Op dit moment onderzoekt het Algemeen Bestuur een passende governance voor SSC DeSom. De effecten voor SSC DeSom zijn nog onbekend. Onduidelijk is daarmee of hier hogere, of juist lagere kosten gemoeid zijn. In de begroting zijn wij van lagere governance inzet uitgegaan. Risico 4- Overheadkosten en bedrijfsvoering kosten worden omgeslagen naar de verschillende niveaus van dienstverlening. De snelheid waarmee overhead en bedrijfsvoering op- en afgeschaald kunnen worden, is lager dan de op- en afschaling van dienstverlening zelf.

Hierdoor kunnen meerkosten ontstaan voor deelnemers en afnemer. Maatregel; dit risico accepteren. We zullen de risico's continue monitoren en waar nodig met deelnemers en afnemer de te nemen maatregelen afstemmen.

Voorjaarsrapportage 2025 SSC DeSom, versie 1.0

Pagina 3

Totaaloverzicht budgetten 2025 en doorberekening mutaties naar deelnemers (bedragen x € 1): Product

Begroting 2025 (inclusief VJR 2024 en Veranderopgave DeSom 2.0*)

Incidentele mutaties VJR 2025

Structurele mutaties VJR 2025

Bijgestelde Begroting 2025

Lasten Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Licenties Audits inzake licenties Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente

664.600 1.542.700 4.900 193.400 429.900 27.900

Organisatiekosten Salarissen Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten

3.691.700 88.600 257.400 302.800 519.300

3.691.700 88.600 257.400 302.800 519.300

Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur- en energie serverruimten

268.500 10.300

268.500 10.300

Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Huur datacenter Externe dienstverleningscontracten Verwerking salarisadministratie

166.800 125.500 275.900 34.300

166.800 125.500 275.900 34.300

Onvoorzien

10.000

10.000

Totaal lasten

8.614.500

157.000

Baten Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Westfriesland

7.877.400 737.100

157.000

Totaal baten

8.614.500

157.000

Baten en lasten diverse dienstverlening

-

Totaal saldo van baten en lasten

-

Mutatie reserves

-

Geraamd resultaat

-

664.600 1.699.700 4.900 193.400 429.900 27.900

157.000

-

8.771.500

8.034.400 737.100 -

8.771.500 -

-

-

-

-

-

-

* Financiële gevolgen van besluitvorming over: - Voorjaarsrapportage 2024, overheveling € 110.000 van budget Salarissen naar budget Inhuur derden en bijraming € 14.400 structurele kapitaallasten investering Uitbreiding dataopslag (Algemeen Bestuur 10 juli 2024) - Veranderopgave DeSom 2.0, aframing € 72.000 incidenteel (Algemeen Bestuur 18 december 2024)

Gemeente Drechterland Enkhuizen Stede Broec Opmeer Medemblik Koggenland Totaal

Inwoners per 1 januari 2024 20.498 18.901 22.216 12.222 46.005 23.580 143.422

Voorjaarsrapportage 2025 SSC DeSom, versie 1.0

Incidentele mutaties 22.400 20.700 24.300 13.400 50.400 25.800 157.000

Structurele mutaties -

Aanpassing Bijdrage 2025 22.400 20.700 24.300 13.400 50.400 25.800 157.000

Pagina 4

BESLUIT van het Dagelijks Bestuur

Datum

7 april 2025

Nummer

Voorstel

Akkoord gaan met de Voorjaarsrapportage 2025 en deze voor zienswijze aanbieden aan de raden.

Besluit

Namens het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, d.d. 07 april 2025

De voorzitter,

Voorjaarsrapportage 2025 SSC DeSom, versie 1.0

De directeur a.i.,

Pagina 5